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编 号：HTH-XZWZ-01
版 本：1.0
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物资采购及管理制度

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物资采购及管理制度
编 号：HTH-XZWZ-01
版 本：1.0
生效日期：

1.0 目的
为规范物资采购申请流程，控制费用的合理支出，避免浪费，并保证物资采购、保管、领用的规范性、效率性，特制定本规定。
2.0 适用范围
指公司日常办公业务所需的各种办公物资(包括办公用品、日常用品、低值易耗品)、固定资产、IT系统等有形物资的采购，除以上等其他物品的采购也可参照本制度执行。招商运营部须求的营销物料及工程建设物料不在此范围。
3.0 名词解释
3.1办公用品：指常用办公文具、办公耗材。
3.2日常用品：指办公室常用药品、招待茶点、茶叶、桶装水、箱装水、清洁用品等；
3.3低值易耗品：单价在人民币2000元以下，且容易消耗的物资，通常为部门专用物品。（如工程管理部用的工程鞋子、工具、卷尺，招商运营部用的激光笔、U盘，成本部用的专用计算器，人事行政部的花卉，财务管理部的账本装订机和装订条等）
3.4固定资产：指人民币单价在2,000元（含）以上，使用期限超过一年以上的有形资产,包括机器设备、运输工具、电子设备、家私家具等。对于单件价格虽低于2,000元但大于1000元且使用年限超过一年以上或整批购买金额较大的有形资产，财务管理部和人事行政部可以根据实际情况共同商定作为固定资产管理，但同时应通知使用保管部门。
3.5部门特殊物品：指只有该部门需要使用的物品。（如招商运营部用于开盘时的电视机等）
3.6急需性物资采购： 指临时紧急需要、事先经总经理口头同意，无法按正常流程采购且事后补单的物资。
4.0采购权责部门
4.1人事行政部是物资采购的第一责任部门,通过对供应商资源及公司内部资源进行管理，保证及时、优质、低价地为公司各部门提供所需物资; 负责对供应商资质进行评审；负责合同谈判和签署、物资验收，退货处理等环节的组织和协调；负责物资的库存管理，做好公司库存物资的收、发、存账务与实物管理。
4.2 财务管理部负责对采购过程和采购合同的合规性和合法性进行监督；负责按公司管理制度审核付款资料，并按照合同要求准时、正确安排付款；大件物资参与人事行政部组织的对供应商的考察、评估；负责定期检查物资的库存情况。

5.0 采购规定
5.1 同类物资采购次数频繁的（一月一次），应当选择定点采购方式，定点采购一般采取按项目结算或月结的方式。
5.2 同类物资采购次数不频繁的，可以临时选择供应商，进行零星采购。零星采购按照两人经手、货比三家的原则，由人事行政部或请购部门直接在市场上询价，并在《物资采购请示》中附上比价资料及建议采购供应商，报公司总经理签批后，方可实际采购。
5.3 各部门所需的办公用品和日常用品由人事行政部每月统一采购，并设定安全库存，保障日常使用。
5.4 公司办公需用的固定资产，由人事行政部统一计划，填写《物资采购请示》，经总经理同意后方可购买。
5.5 各部门有其它物资需求的，价值1000元以内物品需填写低值易耗品采购申请表》，价值超过1000元的，由人事行政部向公司领导提出书面申请，领导签批后落实采购。
6.0 验收规定
人事行政部及物资需求部门共同负责采购物资的物品入库检验验收；验收时应保证送货方的送货单据上有明确数量、单价、总金额，贵重物品应附有售后服务单、质量保修单及使用说明书等资料，才可根据验收情况签名确认；验收完毕后人事行政部负责进行入库登记。
7.0 供应商选择
选择供应商时，应充分考虑价格、质量、服务等要素，需提供至少3家供应商的性价比对比分析，择优选择后可长期合作。合作满一年需重新评估是否有必要更换供应商。
8.0付款及报销
8.1合同签署的批准权限：工程类合同50万元以上报集团总部审批；非工程类合同10万元以上报集团总部审批。
8.2按合同条款付款的审批权限：
8.2.1规划、设计、工程款及客户押金、保证金付款由副总经理和总经理审批。
8.3合同类和非合同类的采购付款由副总经理和总经理审批。
8.4采购付款，经办部门应凭申购依据（请示报告）、合同或订单、验收依据（入库单或验收报告等），及领用依据（资产领用签收表）进行请款，附合法发票（电脑小票或送货单等应作为附件）。
9.0 固定资产管理规定
9.1财务管理部负责公司的固定资产资金形态管理，人事行政部负责固定资产实物形态管理，两个部门须各司其职，互相配合，切实加强管理与监督。
9.2人事行政部设立兼职资产管理员，对新购入的资产进行统一分类编号，并设置资产管理帐记录资产的增减，同时按使用部门及使用人建立《固定资产管理明细表》。
9.3凡经验收合格的固定资产，资产管理员应即以喷字或其他方式将编号印记于该资产上，并应与其所经管的资产管理帐保持一致。
9.4为便于资产管理，下列品种资产不论数额大小一律作为固定资产入帐，具体包括：冰箱、电脑、手提电脑、手机、复印机、空调、刻录机、汽车、摩托车、扫描仪、摄像机、数码相机、速印机、碎纸机、投影仪、音响、点钞机、绘图仪、专业软件（2000元以上）、电瓶车等。
10.0 物资领用及使用规定
10.1员工领用的所有采购物资都要合理使用，并妥善保管，如因人为因素而发生丢失或损坏的，责任人需按评估价值赔偿。
10.2 所有固定资产及金额在500元以上的低值易耗品需由人事行政部建立电子档案，员工领用时应填写“资产领用签收表”，由资产管理员及领用人签名确认，其中一联随同付款手续交财务管理部入账，同时资产管理员将相关内容输入资产明细表后存档。
10.3人事行政部负责对办公用品使用情况进行管理，设置“办公用品进出存明细表”，每次采购入库时，进行库存清点，做到表实相符；人事行政部在派发办公用品时，应使用“办公用品领用登记表”，由使用人在领用时按实签收。
10.4 未经人事行政部同意，任何人不得擅自改变固定资产使用人和存放位置。
10.5员工在调/离职时，要到行政人事办理好物资交接手续，方可离职。
11.0相关表格
11.1《办公用品库存清单》
11.2《办公用品领用登记表》
11.3《固定资产管理明细表》
11.4《物品借用登记表》
11.5《物品领用申请单》
11.6《物资采购申请表》
11.7《资产领用登记表》