甲供材料管理办法.doc

目 录
第一章 总 则 2
第一条 目的 2
第二条 原则 2
第三条 适用范围 2
第四条 职责范围 2
第二章 操作细则 3
第五条 甲供材料（设备）的管理职责 3
第六条 工程配合、设计、安装、调试和验收 7
第七条 检验验收标准及索赔 8
第九条 甲供材料（设备）进度款的审批 10
第十条 甲供材料（设备）的结算 10
第十一条 合格供货方考评制度 11
第十二条 附表 11

第一章 总 则
第一条 目的
1.1. 规范甲供材料（设备）管理的操作流程,明确职责，选择优质的材料（设备）供应商。
1.2. 保证采购的材料（设备）在符合质量及工期要求的基础上价格合理，实现合作共赢。
第二条 原则
2.
2.1. 确保材料（设备）符合设计要求及国家相关标准及规范。
2.2. 严格按照合同要求进场，保证工程按质和合理工期。
第三条 适用范围
适用于集团公司各开发项目的甲供材料（设备）的管理工作，非开发项目看参照执行。
第四条 职责范围
2
3
4
4.1 研发中心从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求及验收规范。
4.2 项目部负责甲供材料（设备）的采购资料准备、并提供甲供料清单、采购实施、组织验收以及检查采购材料（设备）是否按合同要求进场。
4.3 造价采购部负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度。
4.4 集团下属公司可以根据实际情况制定管理细则，但管理细则不得与本管理办法冲突。
第二章 操作细则
第五条 甲供材料（设备）的管理职责
5
5.1 甲方职责
5.1.1 熟悉供货合同中对供货周期的约定，根据合同约定和工程进度向供货方发出《供货通知》，该通知须包括材料（设备）的规格、数量和交付时间等内容。
5.1.2 对供货方所供货物，甲方应组织材料（设备）安装单位（总包或分包单位）、监理单位、供货方共同验收，清点数量及规格型号，并对验收结果负责，同时甲方有权在材料（设备）安装后,要求供货方除去所有标记而无需支付任何额外的费用。
5.2 供货方职责
供货方应按约定时间和要求，完成包括但不限于以下工作：
5.2.1 知识产权
供货方须保证材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方在使用其提供的货物、服务时不受到第三方关于侵犯专利权、商标权或其他知识产权的指控。任何第三方如果提出侵权指控，供货方须与第三方交涉并承担由此引起的一切法律责任和费用。供货方在得知任何侵权时须第一时间通知材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方，并补偿材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方由此产生的任何损失。
5.2.2 保险
供货方应办妥材料（设备）进入工地以前的一切保险事宜，向信誉卓著的保险公司投保一切险，以保证材料（设备）安全到达工地现场。
5.2.3 包装
A、供货方提供的货物须采用相应标准的保护措施进行包装。这种包装应适应于长途运输，并有良好的防湿、防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等保护措施，以确保材料（设备）安全运抵现场，货物到达现场时，包装应无明显损坏。供货方承担由于包装不良所造成的损失和由于采用不充分或不妥善的防护措施而造成的任何锈蚀、损坏或丢失以及由此产生的一切费用和损失。
B、每件包装应附有详细装箱单和质量证书。
C、供货方应在每件包装箱的两侧以国内贸易通用的运输标志标明“重心”和“吊装点”， 并根据材料（设备）的特点和运输的不同要求，以清晰字样在包装箱注明“小心轻放”、“此端向上”、“切勿受潮”等贸易标志，以方便装卸和搬运。
5.2.4 装运条款
A、供货方应按照甲方的通知时间进行供货，并在交货期前7天以书面形式通知材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方供货的合同号、货物的名称规格型号、数量、包装件数、总毛重、总体积（立方米）和备妥待运日期等。同时，供货方应以挂号信寄给材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方详细的交货清单一式三份，交货清单中应包括合同编号、货物名称规格型号、数量、包装件数、总毛重、总体积（立方米）和备妥待运日期以及货物在运输和仓储中的特殊要求和注意事项等内容。
B、供货方负责安排运输至现场交货，具体交货方式按合同约定，承担所有货物在运输途中产生的费用，否则甲方有权拒收货物。
C、货物到达工程所在地现场交货，经甲方、监理单位和材料（设备）安装单位（总包或分包单位）验收合格后的日期为货物的交货日期。
5.2.5 装运通知
供货方应在货物装运完成后24小时内以传真通知材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方，通知包括合同编号、货物名称规格型号、数量、包装件数、总毛重、总体积（立方米）、发票金额和启运日期等内容；并在发货前向材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方发出该通知。
5.2.6 质量保证及保修期限
A、供货方应保证所提供的货物是全新的、未使用过的，并在质量、规格和性能等各个方面符合合同的约定；并且供货方应保证其所供应的货物是符合中华人民共和国国家安全环保标准、行业标准以及该货物的出厂标准，完全符合合同规定的质量、规格、性能。
B、供货方保证其货物经过正确安装、合理操作和维护保养，在货物寿命期内运转良好。在规定的质保期内，供货方应在收到业主方或使用人通知后及时免费负责修理或更换。
C、供货方须在货物进场至安装验收完毕期间由专职的技术人员在施工现场向甲方和各专业分承包人提供本合同书约定的现场配合、安装调试指导等服务，并免费培训甲方的运行人员。货物安装期间，供货方要派驻工地代表，现场解决出现的问题，对提出问题的解决时间最长不得超过2个日历天。
D、供货方须对一切与本合同有关的材料（设备）及技术接口、技术服务等问题负全部责任。供货方须保证所提供的技术资料（含软件）完整正确，数据和资料准确无误，能够保证材料（设备）按时正确地安装、调试和验收，并能满足正常运行和维修保养的需要。供货方须承担按技术资料进行的操作致使材料（设备）或部件损坏的责任。如系更换，供货方应负责将新的材料（设备）运至工地，其风险和费用由供货方承担；如系修理，供货方应负责将受损的材料（设备）修复，由此发生的所有风险和费用由供货方负担；如系退货，供货方应返还业主方的货物款，同时承担该货物的直接费用（运输、保险、检验、货款利息及银行手续费等）。
E、货物保修期应在合同中约定,时间从整体工程竣工验收合格之日起算。凡属产品质量问题，供货方自接到甲方通知 24小时内到位处理，12小时完成维修业务。
F、供货方有责任在保修期内根据货物维修需要，免费派遣有足够能力的技术人员到材料（设备）使用地点进行维护和修理。若由于产品质量问题造成损坏，供货方应在接到甲方或使用人的通知后24小时内派专业工程师到现场进行维修，更换受损的零部件，使货物恢复正常使用，直至甲方或使用人满意为止。否则甲方或使用人有权单方面另行组织人力进行维修，因此发生的维修费用从保修金中扣除，而且供货方须对甲方或使用人的维修结果继续负责。若保修款不足以赔偿损失的，甲方或使用人有权对供货方追偿。
G、在供货方承诺的保修期间，供货方应对货物出现的质量及安全问题进行处理并承担一切费用。
5.2.7 技术培训
供货方负责对甲方的操作维护人员免费进行技术、操作、维护以及保养培训，并提供相应的资料、设施和条件，培训内容包括：
A、系统组成、工作原理和性能；
B、系统的安装及调试；
C、材料（设备）的维护及操作，还需包括清洗和润滑保养，要求经培训的用户，可自行清洗，且不会造成损害；
D、使受训人员达到正确操作和维护的上岗资格；
E、系统通过验收后，供货方应协助甲方建立维护和维修制度，制定系统备份方案和安全保障方案。
5.3 材料（设备）安装单位（总包或分包单位）职责
5.3.1 订货计划：材料（设备）安装单位（总包或分包单位）向甲方提供《材料（设备）采购计划单》（详见附表一），计划须比使用时间提前30日上报甲方，经甲方审核后，由甲方下单到供货方。
5.3.2 订货计划要求：《材料（设备）采购计划单》须以工程实际使用量和时间为基础，力求做到准确（准确率不得低于95%），并有前瞻性，订货计划应尽量及时、全面无遗漏，避免滞后性计划；若出现超出实际使用量的计划时按照合同约定进行处罚。
5.3.3 材料（设备）的领用：原则上不超出材料供应计划，如超出须报请甲方批准；领用量和实际使用量不一致时的奖惩办法见第七条的约定。
5.3.4 材料（设备）安装单位（总包或分包单位）验收后承担对材料（设备）的保管责任和费用，甲方、监理单位和材料（设备）安装单位（总包或分包单位）的验收合格并不免除供货方应承担的责任。
5.3.5 材料（设备）安装单位（总包或分包单位）应及时向甲方提出其发现的货物质量问题。
5.3.6 材料（设备）安装单位（总包或分包单位）负责到场材料（设备）的保管、现场吊装运输，但并不免除供货方应承担的责任。
5.3.7 甲方和材料（设备）安装单位（总包或分包单位）的权利义务按照双方签订的施工合同约定执行，且未经甲方许可，针对该项材料（设备），材料（设备）安装单位（总包或分包单位）不得再计取任何费用。
第六条 工程配合、设计、安装、调试和验收
3
4
5
6
6.1 供货方对材料（设备）的技术、结构、性能、特点和质量做出详细的文字说明并报甲方和材料（设备）安装单位（总包或分包单位）；竣工后，协助材料（设备）安装单位（总包或分包单位）提供竣工图。
6.2 货到验收，供货方每次将供货通知上所示的材料（设备）运到现场后，由甲方组织相关各方进行验收后，材料（设备）安装单位（总包或分包单位）方可进行材料（设备）的安装和调试。
6.3 验收时，供货方必须在现场。
6.4 系统联动检验：系统所有的材料（设备）安装完毕，并已通过单机材料（设备）检验后，由甲方组织供货方和有关人员按有关标准对系统进行联动验收，验收合格的，甲方、供货方、材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和监理单位在检验结果记录签字，作为系统联动验收合格及办理结算和付款的依据。
6.5 系统联动调试期间，供货方都要派专人跟踪，现场解决出现的问题，对提出问题的解决时间不得超过2个日历天。
6.6 供货方提供的技术资料文件为中文，并应使用中华人民共和国国家标准规定的图形符号及术语。
第七条 检验验收标准及索赔
4
5
6
7
7.1 在发货前，供货方对材料（设备）的质量、规格、数量或重量等进行全面正确的检验，并出具一份证明货物符合合同规定的证书。该证书作为付款依据之一，但有关质量、规格、数量或重量的检验不应是为最终检验，供货方的检验结果和详细要求应在质量证书中加以说明。
7.2 如果货物的质量、规格与合同不符，或在质量保证期内证实货物有缺陷，包括潜在缺陷或使用不符合要求的材料，材料（设备）安装单位（总包或分包单位）或甲方应报请当地检验部门进行检查，并有权凭检验证书向供货方提出索赔。根据实际情况，索赔方式如下：
7.2.1 退货：按照合同中约定的同种货币将退货款退还给甲方，并承担由此发生的一切损失和费用，包括利息、银行手续费、运费、保险费、商检费、仓储、装卸费以及为保护拒收的货物所需的其他必要的费用，并按合同约定赔偿相关方的一切损失。
7.2.2 按照货物的瑕疵程度，损坏程度以及材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方的受损情况，降低材料（设备）的价格。
7.2.3 用符合规格要求的新零件、部件或材料（设备）来更换有瑕疵的部分，供货方承担一切费用和风险并负担材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和甲方所遭受的一切费用，同时供货方应按合同对更新的零部件延长相应的质量保证期。
7.3 材料设备合同签订或到场后。非供货方原因涉及变更而导致的换货、退货，供货方应予以办理，退货价格按合同、招标文件约定或双方协商执行。
7.4 有关材料（设备）的安装、调试、测试检验的主要依据是国家及地方现行的规范标准执行。
第八条 甲供材料（设备）的进场验收
5
6
7
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8.1 基本要求
8.1.1 计划采购的材料（设备），凡需要根据施工进度确定材料（设备）进场时间和数量的，应在施工合同中明确，甲方将以书面（邮件）《供货通知》的形式决定具体的送货要求。
8.1.2 甲方项目部应根据施工场地、施工进度和《材料（设备）采购计划单》中规定的进场时间，经与材料（设备）安装单位（总包或分包单位）协商后，报造价采购部进行审核（详见附表二）后确定材料（设备）分批进场的种类、时间和数量。
8.1.3 在向供货方发出《供货通知》前，应充分考虑供货方的备货周期和运输距离，并与供货方拟定《供货通知》。
8.1.4 《供货通知》经项目部、造价采购部审核，项目经理签署后，以传真或邮件方式由甲方项目部向供货方发出。
8.1.5 《供货通知》发出后，项目部应按到货时间顺序保管《供货通知》，并及时跟踪督促供货方按约定时间供应材料（设备）。
8.1.6 所有材料（设备）的进场验收，甲方项目部必须依据材料（设备）监管计划的规定，完成相应的验收检查，并确认验收记录。
8.1.7 由甲方项目部会同监理单位、材料（设备）安装单位（总包或分包单位）和供货方进行现场验收，对大宗材料和重要设备的验收，造价采购部须派人共同验收。
8.2 进场验收操作
8.2.1 供货方提前24小时通知材料进场，并提交《材料（设备）到货验收确认书》（详见附表三）。
8.2.2 现场检查内容和步骤：
A、材料（设备）的现场验收按照国家有关规定要求进行；
B、与材料（设备）样板进行核对，若核对不合格，将勒令供货方将材料清退场；
C、检查材料的出厂合格证及材质检验报告；
D、核对材料的规格、数量。
E、检查包装及损耗情况，并对材料的运输损耗进行统计，按照合同约定将损坏部分退返给供货方。
8.2.3 材料（设备）验收合格后，才能入库并用于工程项目。
8.2.4 材料验收合格后各方填写并确认《材料（设备）实际到货领用确认单》（详见附表四）和《材料（设备） 到货验收确认书》（详见附表三）。
8.2.5 甲方项目部、造价采购部共同填写《材料（设备）台账》（详见附表五）。
8.2.6 材料（设备）安装调试完毕后，填写《材料（设备）安装调试验收单》（详见附表六）。
第九条 甲供材料（设备）进度款的审批
9
9.1 甲供材料（设备）进度款及最终结算款参照《工程付款审批管理办法》
9.2 办理甲供材料（设备）进度款及最终结算时须具备以下资料方可办理：
9.2.1 《进度款申请报告》；
9.2.2 《材料（设备）到货金额汇总表》（详见附表七）；
9.2.3 《材料（设备）到货验收确认书》；
9.2.4 最终结算时，还须提供全套各方签字确认的原始凭据。
第十条 甲供材料（设备）的结算
10
10.1 甲供材料（设备）最终结算时，供货方应持有第六条约定的完备的资料办理结算；
10.2 对于材料（设备）安装单位（总包或分包单位），办理工程结算时，还需提供《材料（设备）领退料 及超用量核算表》（详见附表八）；
10.3 甲供材料（设备）超领量核算办法：
数量核算办法：超领数量＝实际领用数量－合同约定应领数量[即竣工图纸核算工程量×（1 ＋合同约定甲供材料（设备）损耗率）]；
10.4 奖惩办法
A、超领数量为负值时，表明甲供材料节约，按节约金额的20％比例作为奖励，该奖励只针对甲供材料，对甲供设备不适用。
B、超领数量为正值时，表明甲供材料（设备）超领，按实际采购价从结算中扣除，如出现严重超领、恶意超领或套现的现象，按二倍的实际采购价从结算中扣除；超领比例超过5%时视为恶意超领，超领比例=（实际领用数量－合同约定应领数量）/合同约定应领数量*100%。
第十一条 合格供货方考评制度
甲供材料（设备）供货合同履行完毕后，甲方将根据《分供方评价管理办法》对供货方进行考评。考评合格的，可作为合格供货方继续参与天立集团公司后续工程项目的投标活动；考评不合格的，将取消其两年内参与天立集团公司后续工程项目的投标资格。如发生严重质量事故，将列入供货方黑名单并按合同约定追究相应的法律责任。
第十二条 附表
11
12
12.1 附表一：材料设备采购计划单
12.2 附表二：材料（设备）采购计划审批表
12.3 附表三：材料（设备）到货验收确认书
12.4 附表四：材料（设备）实际到货领用确认单
12.5 附表五：材料（设备）台账
12.6 附表六：材料（设备）安装、调试验收单》
12.7 附表七：《材料（设备）到货款金额汇总表》
12.8 附表八：《材料（设备）领退料及超用量核算表》

附表一：材料设备采购计划单
序号
名称
型号规格
技术参数
生产厂家
产地
单位
单价
数量
合价
本次需求时间
本次使用部位
备注
预算量
已供量
本次供应量
预算价
已供应价
本次供应价

工程名称： 合同名称： 合同金额：
申请单位： 合同编号： 编号：

申请单位经办人： 申请单位负责人：

附表二：材料（设备）采购计划审批表
编号：
合同名称

合同编号

工程名称

材料类别

合同金额

预算量

已供量

本次供应量

申请单位

申请次数

使用部位

使用时间

申请施工单位

经办人： 项目经理：

总包单位审核

经办人： 负责人：

监理单位审核

监理工程师： 总监理工程师：
甲方项目部审核

专业工程师： 专业主管：

项目经理：
甲方造价采购部审核

经办人： 造价采购部负责人：
甲方分管总经理审批：
（1）附件：《材料设备采购计划》。
（2）本审批表及附件一式五份，甲方二份，申请单位、监理单位、总包单位各一份。
工程名称

编号

送货单位

材料类别

使用部位

使用时间

送货次数

送货单位

经办人： 负责人：
施工使用单位

经办人： 项目经理：

总包单位审核

经办人： 负责人：

监理单位审核

监理工程师： 总监理工程师：
甲方项目部审核

专业工程师： 主管工程师：

项目经理：
甲方造价采购部审核

专业工程师： 造价采购部负责人：
附表三：材料（设备）到货验收确认书

（1）附件：《材料（设备）实际到货领用确认单》。
（2）本确认书及附件一式七份，甲方、送货单位各二份，监理单位、总包单位、施工使用单位各一份。

附表四：材料（设备）实际到货领用确认单
工程名称：

编 号：

送货单位：

第 次

序号
材料名称
规格型号
单位
前累计到货量
本次情况
累计到货量
本次计划量
实际到货量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

送货单位： 使用施工单位：

甲方项目部： 甲方造价采购部：

附表五：材料（设备）台账
序号
材料（设备）名称
规格型号
数量
供应厂家
到场时间
备注

1、本台账按材料（设备）到场时间登记流水帐；
2、本台账一式二份，甲方项目部、造价采购部各一份。

甲方项目部： 甲方造价采购部：

附表六：《材料（设备）安装、调试验收单》
负责安装、调试单位名称

供方授权代表

厂商名称
设备和材料名称
型号/规格
数量
安　装　调　试　情　况
备注
安装质量(满分2分)
安装工期(满分2分)
试运行情况　　　(满分2分)
技术力量(满分2分)
安装、调试结果
(满分2分)
合计(满分10分)
操作培训和工具配备情况等

验收意见

汇　　签
甲方项目部验收人：　　　　　　　　　　　　总包验收人：　　　　　　　　　 　　施工方验收人：

监 理 单 位：　　　　　　　　　　 安装调试方授权代表：　　　　 　　　日　　 　期：

填表说明： １、各验收项目分优良、合格和不合格三个等级。各项均为2分，共计10分，优良2分，合格1分，不合格0分。
　　　　　　2 、设备和材料厂商不提供安装的，可不填写安装工期和质量项目，其相应分数加到安装、调试结果项，即该项为6分。
　　　　　　3 、技术力量是指安装、调试人员的技术水平和解决问题能力。　
　4 、同一厂商的同类材料设备不分规格和型号可一起打分，分期分批交货的按各批次的材料设备情况综合打分。
　　　　　　5 、联合试运行的材料设备按不同的厂商分别打分。
　　　　　　6 、本表单一式五份，签字方各执一份。

附表 七：《材料（设备）到货款金额汇总表》
供货单位（盖章） 日期:
序号
合同规格
实际送货规格
单位
数量
合价
备注
规格型号
单价
规格型号
单价
第一次
第二次
第三次
小计
合同价
实际规格价

合计

供货单位经办人： 供货单位负责人：
注：本表一式两份报甲方（分存于项目部和造价采购部）

附表八：《材料（设备）领退料及超用量核算表》

工程合同名称及编码： 施工单位名称： 合同号： 起始日期： 截止日期：

序号
项 目 部 填 报 栏
造 价 采 购 部 核 算 栏
材料编码
材料名称
型号规格
单位
单价
领出数量
退回数量
实用数量
金额
按合同规定计算的材料允许使用量
超用量
扣减金额
备注
1

2

3

6

7

8

9

10

12

15
合计

甲方项目部： 甲方造价采购部：

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