基于A公司的应收账款管理案例研究.doc

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基于A公司的应收账款管理案例研究
作者：简建辉,何平林,许翡  出处：《中国总会计师杂志社》  更新时间： 2008年02月28日 

适度的应收账款，是企业适应市场竞争、扩大销售、节约存货资金占用和降低存货成本的需要。但过高比例的应收账款，导致销售收入的增长只能给企业带来账面利润，不能带来维持经营、扩大生产规模所必需的现金流入，使企业的营运能力和偿债能力下降。如何管理控制好应收账款，使企业尽量减少营运资金在应收账款上的呆滞和占用，从而提高企业的资金利用效率，减少企业经营风险，是企业财务管理的重要方面。
一、 A公司案例介绍
A公司是我国一家大型的电力设备制造企业的全资子公司，拥有职工近千人。公司输变电产品的产销量、净利润、人均利润率、人均劳动生产率等指标均居全国同行业前列，公司每年以50%以上的发展速度递增，在实践中逐渐摸索出了一套适应本企业的应收账款管理办法与制度。A公司所生产的产品规格大，价值高，大部分产品都是订产的，这种“以订定产”的方式决定了公司在应收账款管理上将建立健全体现公司特性的制度体系。A公司的应收账款控制由事前、事中和事后三部分组成：
1．事前控制：主要从以下三个步骤来达到控制的目标：首先要对客户进行信用风险评估，这是最关键的一步。企业信用管理部门派出销售人员去对客户的情况进行调查，销售人员根据搜集到的客户的资产、隶属关系、市场地位等进行打分，然后反馈到信用部门，之后信用管理部门经理根据销售人员反馈的信息，参考社会上信用评审机构给出的信息对客户进行信用评级。然后根据客户的级别对客户的付款方式进行分类，共分为优、良、中、差四个类别，不同的类别对应着不同的信用条件，如第二个类别“良”为“3:3:3:1”，即一共分四次付款，投产前、完工后、投运n天后、质保期满后各付30%、30%、30%、10%，一般主打客户的分类级别较高；其次，信用评估后满足条件，则履行“投标-中标-签合同-法律处出具意见”的程序。其中签合同时一定注意明确付款方式、商务条款（如违约条款、诉讼条款）、技术服务等，签订后，A公司便开始维护应收账款预警台账；最后，则看客户是否根据合同约定的预付款要求，如根据合同要求签合同后10天内，按预付到总货款的30%来付款，若如期付款，A公司则履行合同要求开始投产。
2 ．事中控制。产品投产并完工后，客户便应该按照合同来履行付款义务，即支付发货款。假设合同规定的是3:3:3:1的付款方式，此时客户应支付30%的货款。若支付未到30%则不允许发货，这是一条A公司在应收账款管理上刚性的规定，确保了A公司的应收账款回收率一直保持在很高的水平。约定的货款到账后，财务部门签发提货单，由仓库进行发货评审，销售人员提交申请，领取出门证后方可发货，客户接到产品后销售人员出具发票，至此应收账款正式形成。
3．事后控制。相对于其他两步，A公司在事后控制上做的更为细致和系统，主要包括四个相互联系的管理措施：（1）应收账款的确认。产品投运后，A公司销售人员要经常向客户了解运行情况，正常运行合同规定的天数后，客户就要支付另外30%的货款。质保期满后，客户便应将剩余的10%质保金支付。在这期间销售人员与客户双方要进行应收账款的确认，一般是半年一次，采用应收账款确认函的方式，销售人员在应收账款确认中兼有提醒、催收的职责；（2）预警台账的管理。预警台账的建立与维护是A公司应收账款管理中的一大特色，这主要由A公司销售公司财务部门来操作执行。销售公司的财务部门由销售会计主管和销售前台共5名财务人员组成。销售前台四名财务人员分别负责项目管理、业务款项汇总、预警台账管理和费用汇总，主管会计负责编制凭证报表等工作。每月编制清收计划提交销售公司，销售公司将对该项目的销售人员下达催收任务，之后根据完成情况进行考核。一般每月召开一次清收会议，会上由销售主管、财务主管、销售人员等对难以收回的欠款作分析，分出良性和恶性欠款，针对不同的欠款采取专人催收，甚至起诉的方式来解决。通过维护预警台账，销售部门可以很方便地查询到应收账款的情况，可以及时地提醒销售人员，起到了很好的预警作用，也是企业搞好内控的一个重要工具；（3）发票回执。发票回执单由销售人员在给客户开具发票时交对方，由客户办理签收后交回销售公司，公司建立发票回执签收本及时汇总。该措施控制了销售人员利用发票徇私舞弊的行为，也从另一方面保证了应收账款的准确回收；（4）收货回执。回执单一般由财务处开具，需要客户确认后签章。一般司机是经办人，财务处收到回执单后才给司机报销运费。通过这一操作对司机的工作起到了控制作用，保证了运输的质量。另外，值得一提的是，在A公司内部还存在一个与应收账款管理密切相关的销售管理平台系统，它的出现大大方便了企业销售各部门的交流，提升了应收账款的信息化管理水平。
二、案例分析及其启示
A公司作为一家大型的电力设备制造企业，其体现行业特色的生产方式和经营过程决定了在应收账款管理上所面临风险、控制目标、程序和方法等方面具有一定的特殊性。但是其以最大限度的提高应收账款效益的目标和方法针对不同企业必然存在很多的共性，该公司构建应收账款管理体系对于各类企业加强应收账款管理具有较强的借鉴意义。
（一）建立规范的信用管理部门，制定合理的信用政策制定科学合理的信用政策就是要在实际情况中具体地确定信用标准、信用条件和收账政策。一个企业信用政策对其应收账款管理起着决定性的作用，但有些企业在这方面缺乏系统的认识，信用管理部门的运作不够规范，有的甚至没有设置专门的信用管理部门，只是由财务处或销售部门的个别人员代理负责，这样应收账款的风险就很难得到控制。在案例中，A公司从销售部门和财务部门中抽调业务能力较强的人员，同时聘用了部分专门的管理人员成立了专门的信用管理部门。首先，对客户建立资信档案，设基本资料和往来资料两部分。往来资料包括客户的交易时间、金额、付款情况等，同时采用动态更新管理制，及时录入新的信息资料，实行对客户信用的动态管理；其次，对客户资信进行风险评估。客户的资信度取决于以下五个方面：信用品质、偿付能力（流动比率）、资本实力、抵押品的变现能力、经济状况，即常说的“5C”评定法。对此A公司成立专门评信小组，运用专门的信用分析技术和模型，通过对客户所有相关财务及非财务信息和交易记录进行整理、分析、评定信用等级；最后，根据风险评估的结果制定科学合理的信用政策。同时，企业的信用政策要根据市场情况及客户信用情况的变化进行必要的动态调整。
（二）建立与完善应收账款内部控制制度应收账款内部控制制度是企业内部控制制度的一个重要组成部分，案例中A公司在应收账款内部控制方面有以下三点启示：（1）加强对销售合同的签订管理。在A公司中，销售业务人员根据相关部门确认的订货信息打印出订货清单明细表并送交信用管理部门审核；信用管理部门接到订货清单后，对客户进行信用评估，对于有欠款的客户，需得到销售部主管领导书面同意后方可订货。批准销售部门的赊销申请后，信用管理部门应派专人会同销售人员与客户签订销售合同。合同中详细注明销售价格、信用政策、还款方式及期限等，合同签定应尽量采取票据结算方式，大大降低了应收账款管理的风险；（2）强化财务部门的管理和监督职能。首先，A公司在财务部下设立专门的财务检查小组，配置专职会计人员，负责有关销售业务的往来核算和监督；其次，加强对“潜在坏账”的管理，加强对这些账款的实时追踪和账龄分析。A公司财务部门预警台账的维护，包含了对客户付款进度的记录，对应收账款的账龄分析和分类管理，规范系统地做到了应收账款事后的维护管理；最后，建立良好的约束和培训机制，充分调动销售人员的积极性。
（三）提高应收账款管理信息化水平传统的应收账款的管理耗费大量人力、物力资源，而将计算机应用于应收账款的管理就能迅速准确地提供所需的各种信息。A公司自有一套销售管理平台系统，这是企业内部自创的一个软件。企业销售内各部门，包括营销、市场、财务、车间等部门，每日将当日发生的事项登记发布到平台上,通过企业内网，各部门人员、领导可以方便的查询到自己所需要的信息，大大方便了企业各部门之间的，部门与领导之间的信息交流，提高了工作效率。但是，笔者认为，A公司的这一销售平台系统还可以进一步完善。从平台的具体操作流程中可以看出，这一系统更像一个“信息共享系统”，而非“管理控制系统”。
（四）开拓应收账款管理新领域应收账款占用了企业的资金，但也为企业融资提供了另外新的渠道，通过应收账款的抵借、让售等金融创新方法，收回账款，加快资金周转。案例中A公司并未涉足应收账款管理的这些创新性领域，但这只能说明A公司在管理上还存在不完善的地方，有潜力可挖。不可否认，这些方式将为企业融资开辟了新的渠道。

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