工程项目管理咨询公司分公司会议管理规定.docx

中国建筑股份有限公司

版 次：A
工程项目管理咨询有限责任公司分公司制度文件

修改码：0
会议管理规定
-6（2013）

页 次：4-4

工程项目管理咨询有限公司分公司

会议管理规定

-6（2012）

2013-07-31 发布
2013-08-01 实施

文件修订记录

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修改条款号
生效日期
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会 议 管 理 规 定

-6（2013）

第一条 为加强和规范分公司会议的组织工作，使会议精简、高效，特制定本规定。
第二条 本规定所指的会议是指分公司总经理办公会议、分公司年度总结会议和部门负责人会议，其余各部门或项目部主持的会议由各部门或项目部自行通知、组织和服务，各部门应制定部门会议方案，报分管领导同意后实施，总公司各项会议参照总公司规定执行。
第三条 分公司总经理办公会议定期召开，由总经理召集主持，参会人员应有二分之一以上高级管理人员，总经理认为有必要或有紧急事由可召开临时会议。
（一）参加人员：总经理，副总经理；列席人员：根据需要邀请相关部门负责人或员工。
（二）主 持 人：总经理。
（三）会议时间：由总经理视工作情况确定，原则上每月一次，每月第一周 周五。
（四）会议议题：
1.讨论决策分公司总经理职权范围内的所有重大事项以及总公司授权的其它事项。
2.传达总公司的指示，研究贯彻执行意见。
3.研究确定分公司发展战略和中期及年度发展计划，确定工作目标。
4.研究确定分公司机构、人事、劳资、财务等重要内部管理工作。
5.研究确定与分公司业务工作有关的其它重要事宜。
第四条 分公司年度总结会
（一）参加人员：总经理，副总经理，党、团支部和工会分会负责人，各部门负责人。
（二）主持人：总经理
（三）会议时间：每年两次，分别在年初和年中进行。
（四）会议议题：
1.听取各部门工作总结汇报；
2.通报分公司经营管理情况，展望公司未来。
3.解决各部门存在问题；
4. 安排下阶段分公司工作计划。
第五条 分公司部门负责人例会
（一）参会人员：各部门负责人之一（由部门经理或部门经理指定1人参加），公司领导轮流参加。
（二）主持人：综合部负责人。
（三）会议次数及会议时间：每月第一周星期二上午9：30（如有调整，综合部提前通知各参会人员），时间约1小时。
（四）会议议题：
1.传达公司近期工作安排及文件精神，各部门提出分公司质量管理、行政管理中需其它部门协调的问题。
2.部门机构建设和公司制度执行情况。
3.通报公司重要人事任免、调动，人员招聘录用情况
4.发现问题，讨论解决方案，跟踪解决问题。
5.收集部门建议和需总经理办公会讨论议题。
第六条 会议的准备
（一）总经理办公会议、公司年度总结会和部门例会由综合部负责准备，其它会议由各部门或项目部自行负责准备。会前组织部门需明确会议目的，拟定会议通知和议程，及时通知相关参会人员。
（二）会议服务
组织会议的部门在会前需及时准备会议场所、会议文件或资料；做好会场布置、设备调试等工作。
第七条 会议记录和会议纪要
（一）组织会议的部门需负责记录；需要录音、录像的，应及时安排。
（二）需要形成会议纪要的，由牵头承办部门在会议后及时拟稿（最迟不晚于3天），按发文程序办理，及时报送有关领导和部门传阅。
（三）牵头承办部门须注意收集齐全会议资料，整理立卷后按公司《档案管理规定》的要求归档保管。
第八条 会议纪律
（一）参加会议人员必须对会议内容保密。
（二）参会人员应准时到会，不得无故迟到或早退。
（三）因故不能参加会议，须向会议主持人请假。
（四）组织、配合会议的部门，须按会议要求提前安排参会人。
（五）因保密须收回的会议资料，必须严格份数，提前编号；牵头承办部门必须安排专人在会后及时收回。
（六）内部会议集体决策需执行的事项，各部门和全体员工必须坚决执行。如有不同意见且意见特别紧急、重要的，原则上按程序逐级汇报，不得随意影响执行。
第九条 本规定由分公司综合部负责解释。