国有公司档案管理办法-模版.docx

公司档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强公司（以下简称公司）档案管理工作，促进档案工作更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、国家档案局企业档案管理规定、中国中铁股份公司中国中铁股份公司档案管理办法，结合公司档案管理工作实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 公司档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分。公司档案工作是企业物质文明建设的重要条件，也是企业精神文明建设的重要内容，对于企业的持续发展具有重大作用。各级领导必须给予高度重视，加强领导，增强全员档案意识，整合资源，同心协力做好档案工作。 第四条 公司应将档案工作列入企业发展规划，并制定企业档案工作发展规划和年度计划；明确本单位档案工作分管领导并经常督促检查档案工作。 第五条 公司应认真贯彻、执行、遵守档案法，依法管理本单位档案，确保档案完整、齐全和安全，根据本办法制定本单位档案管理实施细则，并报公司备案。 第二章 档案工作机构、职责及人员 第六条 公司档案工作接受国家档案局、中央档案馆、国务院国资委的监督和指导，公司实行统一领导，分级管理，逐级监督、指导的原则。 第七条 公司档案管理部门是各子（分）公司、办事处档案业务主管部门，依法履行下列职责： 一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；二、统筹规划公司档案工作并负责公司总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； 三、 指导公司和各子（分）公司、办事处及各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 四、 监督、指导公司所属机构（含指挥部、项目部、境外机构）的档案工作。 第八条 公司应建立、健全档案管理机构，形成管理网络，明确职责，统一管理本单位的档案，并负责本企业内档案工作的业务指导、监督和检查。各级档案工作机构的性质，既是党的机构，又是行政机构，为便于工作，机构设在行政。 第九条 各单位应为档案工作部门配备政治可靠、责任心强、起码具有大专以上学历、有一定档案专业知识、业务能力，数量与档案管理工作量相适应的档案工作人员。 第十条 档案工作人员应当坚持坚定正确的政治方向，忠于职守，遵纪守法，刻苦钻研业务，努力提高政治、业务素质和工作能力。 第十一条 各单位要加强档案工作队伍的建设，在有计划地选调具有档案专业学历人员的同时，组织好现有人员的业务培训和继续教育。要把专业技术职务评聘作为加强档案队伍建设的重要手段，努力改善人员结构，保证队伍相对稳定。 第三章 文件材料的收集、归档 第十二条 各单位应建立健全文件材料和收集归档制度。一般应明确各类文件材料的收集、归档责任部门、人员和职责；明确归档范围、归档时间、归档要求等。 第十三条 各单位可结合文件材料形成的流程、文件材料的专业内容特征等分类确定文件材料的收集、归档责任部门和人员： 一、 公文类（如正式公文、函、电报）文件材料，由单位的文书部门专人负责收集、整理、归档，单位有关部门兼职文书人员予以配合。 二、 公文以外其它形式（如科技、财会、声像、实物等）的文件材料，由单位有关业务部门的兼职文书人员或特定专人负责收集整理、归档。 第十四条 收集的各类文件材料应交单位档案部门集中管理，任何人都不得据为己有或拒绝归档。 第十五条 归档文件材料基本要求： 一、 各类文件材料应完整、准确、系统，能全面反映股份公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 二、 文件书写和载体材料应能耐久保存，宜使用碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔及红墨水等不耐久材料。 三、 拟归档文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系。 四、 非纸质文件材料（如电子文件）应将内容相同的纸质文件及电子文件阅读条件说明一同归档。 第十六条 归档时间：纸质文件一般应在文件材料形成年度的第二年上半年向档案部门移交归档。电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档同时进行。工程、科研项目档案一般应在项目验收通过后三个月内向档案部门移交归档。机构变动、产权变更等情况下形成的文件材料应随时归档。各子（分）公司、办事处应结合实际做出具体规定。第四章 档案管理 第十七条 公司档案管理部门应对所保管的档案采取下列管理措施：一、建立科学的档案管理制度，分别制定文书、科技、会计、声像、实物等档案管理细则，纳入员工责任制，定期进行考核，逐步实现档案管理工作规范化、标准化。 二、 档案工作场所实行库房、阅览室、办公室三分开。库房建设符合档案保管要求，配备防火、防盗、防光、防热、防有害气体、防潮、防虫、防磁等必要设施。 三、 加强对电子文件归档和电子档案的管理，开展电子文档管理系统应用及相关制度建设，积极推进档案管理现代化。 四、 主动向领导汇报工作情况，反映存在问题，提出建议或意见。 第十八条 对接收的纸质文件材料应按照公司归档文件整理规则及本单位实施细则进行分类、整理。 第十九条 应根据国家和上级单位有关规定，编制本单位档案材料保管期限表，经单位主管领导批准后执行。 第二十条 划定档案密级，一般按照文件材料形成时确定的密级或单位保密部门的规定确定。 第二十一条 制定、采取有效措施，加强档案的安全保管，特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密和知识产权档案的管理。 第二十二条 建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定向上级档案管理部门报送档案工作基本情况统计表。 第二十三条 主动开展档案利用工作。建立档案借阅制度，编制检索工具，编辑史志、年鉴、专题文件汇编，开发档案信息资源，为企业各项工作提供及时、有效的服务。 利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。公司必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。 第二十四条 对保管期限已满的档案应定期进行鉴定，提出鉴定工作报告。对确无保存价值的档案要登记造册，经企业法定代表人批准后进行监销。 第二十五条 国有企业资产与产权发生变动，应按国有企业资产与产权变动档案处置办法规定，做好档案的处置工作，确保档案完整与安全 第二十六条 公司干部、会计、公安档案的管理办法，应分别符合中组部、财政部、公安部的有关文件精神与要求。 第五章 奖 惩 第二十七条 有下列事迹之一的，由各单位对在档案工作中做出突出贡献的部门和人员给予表彰和奖励： 一、对档案的收集、整理、管理、编研开发、提供利用做出显著成绩的；二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； 三、在推动、加强企业档案基础工作方面做出显著成绩的；四、同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。 第二十八条 公司应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，由档案管理部门责令限期改正；情况严重的，依纪给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第六章 附 则 第二十九条 本办法由公司档案部门负责解释。 第三十条 本办法自印发之日起实施。