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银行员工尽职调查与问责管理办法

第一章 总则
第一条 为进一步加强本行内部控制和合规管理，树立和增强员工的风险意识、合规意识、责任意识，构建防范和控制各类风险的长效机制，保障各项业务稳健发展，依据国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策制度，制定本办法。
第二条 本办法所称尽职调查，是指尽职调查人员对符合尽职调查与问责范围的事项所涉及的当事人在该事项中遵守和执行国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度情况进行调查的过程。
本办法所称问责，是指在尽职调查的基础上，有权机构对符合尽职调查与问责范围的事项所涉及当事人的尽职程度、需承担的责任以及接受的处罚等进行评议、审核及实施的全过程。
第三条 尽职调查与问责应当遵循以下原则：
（一） “尽职免责、不尽职问责”原则。在充分调查的基础上，对不尽职人员严格按相关制度进行处罚，对尽职人员给予免责并为其消除不良影响。
（二） 相关性原则。尽职调查与问责应基于不尽职行为与事项产生原因之间的关联程度，虽存在不尽职行为，但并不直接导致被调查事项产生的，不予问责。（三）“回避”原则。被调查事项所涉及的当事人及当事人的近亲属或其他利益相关方应当回避该事项的尽职调查与问责工作。
（四） “公平、公正”原则。尽职调查与问责应基于客观存在的事实，遵循统一的依据和评价尺度，做出恰当合理的结论或判断，严禁主观臆断、包庇偏袒或打击报复。
（五） “不溯及既往”原则。尽职调查与问责的依据为事项发生时有效的国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度。除特别规定外，事项发生后生效的国家有关法律法规、监管规定和本行有关政策、制度的效力不溯及既往。
（六） “情节与后果兼顾”原则。尽职调查与问责最终处罚结果的确定，应充分考量违规行为的情节以及所导致的最终后果，并根据情节及后果的程度予以相应处罚。
第四条 尽职调查与问责的范围包括：
（一） 资产风险分类形态为可疑或损失类的授信业务、债券业务、同业业务、投行业务；
（二） 发生案件的；
（三） 发生其它重大风险事项或总行认定为严重违规的。
第五条 尽职调查与问责的对象包括所有与本行签订《劳动合同》的员工（董事会聘任的人员除外）。与本行有劳务派遣关系的员工参照本办法执行。
第六条 尽职调查与问责的依据包括：国家有关法律法规、监管规定；本行政策、办法、规定、细则、尽职要求、处理标准等。
第七条 本行员工尽职调查与问责的实施，不影响各机构按
照其职责和职权，根据相关制度对事项本身的正常管理和处置。

第二章 组织与职责
第八条 尽职调查与问责实行总行、分行两级管理体系，分别按权限履行相应职权范围内的尽职调查与问责管理职能。
（一） 以下事项由总行负责实施：
1．风险分类形态为可疑或损失类的单户业务余额200万元以上个人类、1000万元以上公司类授信业务；
2．风险分类形态为可疑或损失类且业务办理环节涉及总行人员的各类授信业务；
3．风险分类形态为可疑或损失类的债券业务、同业业务，以及风险属性与可疑或损失类相同的投行业务；
4．发生案件的；
5．总行认定为严重违规的。
（二） 以下事项由分行负责实施：
1．风险分类形态为可疑或损失类的单户业务余额200万元（含）以下个人类、1000万元（含）以下公司类授信业务，且业务办理环节不涉及总行人员的；
2．分行认为有必要开展的其它事项。
总行有权监督、检查分行的尽职调查与问责工作。
第九条 总行设立尽职调查与问责管理领导小组（以下简称 “问责管理领导小组”），由总行行长任组长，分管法律合规的副行长任副组长，总行法律合规部、风险管理部、人力资源部、党群监察部、审计部负责人参加，负责管理全行尽职调查与问责工作，主要职责包括：
（一） 负责建立健全本行尽职调查与问责体系；
（二） 负责评议总行权限的尽职调查结论及处罚意见；
（三） 负责审议尽职调查与问责的其它事项。
第十条 总行设立尽职调查与问责管理办公室（以下简称
“问责管理办公室”），设在总行法律合规部，主要职责包括：
（一） 负责贯彻落实高级管理层和问责管理领导小组有关尽职调查与问责工作的指示和决定；
（二） 负责组织、指导和推动本行尽职调查与问责体系的建立；
（三） 负责牵头组成尽职调查组，开展总行权限的尽职调查与问责工作；
（四） 负责监督、检查分行权限的尽职调查与问责工作；
（五） 负责尽职调查与问责工作的统计、分析和报告；
（六） 负责尽职调查与问责的其它工作。
第十一条 各分行参照总行模式设立相应的尽职调查与问责管理领导小组以及办公室，负责分行问责管理工作。

第三章 工作流程
第十二条 尽职调查与问责工作程序包括：启动、尽职调查
实施、问责评议、反馈申辩、问责决策、问责实施等六个环节。
第十三条 启动环节。
（一） 即时启动。
根据总行行长室要求，总行问责管理办公室可立即组织启动尽职调查与问责程序。
分行认为需要立即启动尽职调查与问责程序的，经分行行长审批同意后，启动尽职调查与问责程序。同时，于启动当日，将开展的尽职调查与问责事项向总行问责管理办公室报备。
（二） 定期启动。
总行问责管理办公室按季梳理纳入可疑和损失类不良资产，组织或责成分行启动尽职调查与问责程序。
第十四条 尽职调查实施环节。
（一） 组成尽职调查组。根据尽职调查与问责权限，由总行或分行问责管理办公室组成尽职调查组。尽职调查组成员可由法律合规人员、风险管理人员、相关业务部门人员组成，人员数量原则上不得少于三人，在尽职调查过程中可根据需要调整、补充调查人员。
（二） 开展调查。尽职调查组采取适当、必要的方法开展尽职调查工作，包括实地调查、询问当事人、访谈证人及其他相关人员、查阅原始凭证和其它相关档案资料等。
涉及专业技术性较强、以尽职调查组成员能力无法准确衡量判断的有关事项，尽职调查组可组织行内相关部门或聘请外部专业机构作出专业判断或技术鉴定。（三）形成书面尽职调查报告。尽职调查组在调查工作结束后，应形成书面尽职调查报告，内容主要包括：调查事由、调查人员、调查方法及依据、被调查事项情况、调查结论等。
（《尽职调查报告》模板详见附录1）
（四）移交尽职调查材料。尽职调查组在调查报告完成后，应将当事人、证人及其他相关人员谈话笔录、原始凭证及其它相关档案资料的复印件等移交本级问责管理办公室。
对于事实清楚、证据确凿、制度依据充分的事项，可适当简化调查工作程序。
第十五条 问责评议环节。
（一） 初步审核。问责管理办公室对尽职调查报告进行审核，并提出补充调查或修改完善意见。经审核通过后，根据本行《员工违规行为处理暂行办法》及其它相关规定提出初步处罚意见。
（二） 召开评议会。问责管理办公室向问责管理领导小组申请召开尽职调查与问责评议会，并将尽职调查报告、初步处罚意见及相关资料送交评议会成员审阅。评议会由领导小组组长或副组长主持召开，所有成员部门参加，尽职调查组成员列席。
评议会听取尽职调查组及问责管理办公室相关情况汇报，就有关问题进行充分讨论，必要时，可要求当事人、访谈证人及其他相关人员到场接受询问。评议会认为需要补充调查的，由尽职调查组进行补充调查、修改完善尽职调查报告，重新提交评议会评议；评议会应形成调查结论及处罚意见。对于评议会成员就调查结论及初步处罚意见无法达成一致意见的，由领导小组组长或副组长主持以记名方式投票表决，表决意见分为同意和不同意两种，不得投弃权票，有效表决结果以全体评议会参加人数的过半数（不含半数）通过。
第十六条 反馈申辩环节。
问责管理办公室将尽职调查结论及初步处罚意见向当事人进行反馈（《反馈意见书》模板详见附录2）。当事人在5个工作日内，有权就尽职调查结论与初步处罚意见中相关内容进行书面的申辩或确认，并将书面意见送交问责管理办公室。当事人逾
期不提交书面意见的，视同认可尽职调查结论及初步处罚意见。
第十七条 问责决策环节。
问责管理办公室将尽职调查报告、有关调查资料、初步处罚意见、当事人申辩或确认材料报有权决策人进行审批。有权决策人按以下规定执行：
（一） 分行启动的尽职调查事项，有权决策人为分行主要负责人。但对于涉及人员处理决定为“组织处理”或“纪律处分”的，以及处理决定超出分行授权范围的，各分行应事先报总
行问责管理办公室，经报请总行行长同意后，分行再行组织实施。
（二） 总行启动的尽职调查事项以及超出分行权限的事项，有权决策人为总行行长。
第十八条 问责实施环节。（一）认定结论为尽职免责的，由问责管理办公室通知当事人、其所在机构及相关部门，并通过召集所在机构或部门会议，或将尽职调查结论以一定载体公布等必要形式，为其消除可能或已经产生的影响。
（二）认定结论为不尽职需进行问责处罚的，由问责管理办公室将经有权决策人批准的处罚意见按照本行《员工违规行为处理暂行办法》及其它相关规定提交相关部门组织实施。
问责实施部门应按季将处罚情况书面报问责管理办公室备案。
第十九条 在尽职调查与问责过程中，如发现当事人有违法犯罪嫌疑的，应按照本行有关规定移送相关部门进行处理。
第二十条 本办法规定的对不尽职人员的处理决定不包括党纪处分。如涉及党纪处分的，由有关党组织按照党纪处分相关规定执行。

第四章 问责处罚标准
第二十一条 本行应建立统一的问责处罚标准，根据违规行为的情节和后果明确相应的处理方式，确保问责处罚的公平公正。
第二十二条 违规行为情节和后果的认定按照《员工违规行为处理暂行办法》执行，问责管理办公室可根据管理需要制定问责处罚标准实施细则。
第二十三条 本行应建立问责处罚与积分管理相结合的合规绩效考核体系，对不予问责处罚的违规事项给予积分处理，综合运用问责与积分管理工具，强化合规约束。

第五章 管理要求第二十四条 回避要求。
（一） 被调查事项所涉及的当事人及当事人的近亲属或其他利益相关方不得作为尽职调查组和评议会成员。
（二） 被调查事项所涉及的当事人有充分理由，并能证明尽职调查组和评议会成员可能对其做出不公正结论的，可向问责管理办公室提出书面申请，要求相关人员回避。如情况属实，由问责管理领导小组组长或副组长决定是否回避。
第二十五条 离岗调查要求。
尽职调查组可根据需要向问责管理领导小组组长或副组长申请，要求当事人暂时离岗接受尽职调查。
经问责管理领导小组组长或副组长批准需暂时离岗接受尽职调查的，由问责管理办公室会同人力资源管理部门告知需暂时离岗的当事人及其所在机构或部门，并对其离岗期间的出勤、联系及配合调查等事项提出要求。
第二十六条 保密要求。
在尽职调查与问责过程中，相关人员必须对尽职调查与问责的情况进行保密，未经允许，不得向尽职调查组、问责管理办公室、评议会成员以外的人员泄露尽职调查和问责情况。
第二十七条 配合调查要求。（一）当事人、证人及其他相关人员应当积极配合尽职调查与问责工作，不得以任何理由拒绝接受调查或访谈，不得隐瞒、谎报不尽职行为的事实真相，不得授意、指使、强令、胁迫他人隐瞒、谎报不尽职行为的事实真相。
（二） 当事人、证人及其他相关人员不得伪造、隐匿、篡改、毁灭有关证据，不得授意、指使、强令、胁迫他人伪造、隐匿、篡改、毁灭有关证据。
（三） 当事人不得对检举人、证人、鉴定人、尽职调查组和评议组成员、其他相关人员打击报复或威胁利诱。
（四） 当事人、证人及其他相关人员不得有妨碍尽职调查和问责的其它行为。
第二十八条 档案管理要求。
（一） 问责管理办公室应制作尽职调查和问责评议档案。
档案建立原则上应一事一档一卷，如尽职调查事项涉及人员较多且较为复杂的，可一档多卷。
（二） 尽职调查和问责评议档案主要包括：档案编号、相关单位负责人和当事人及证人的陈述材料、谈话笔录、工作底稿、相关证据材料、尽职调查报告、处罚意见、评议会会议纪要或记录、问责决策意见、处罚情况备案材料等。
（三） 尽职调查和问责评议档案的保管、调阅等按照本行档案管理的有关规定执行。
第二十九条 监督检查要求。（一）尽职调查与问责工作接受党群监察部门的纪律监督和审计部门的审计监督。
（二）总行问责管理办公室应通过现场或非现场方式，对各分支行尽职调查与问责工作进行检查、监督。
第三十条 提前与暂缓开展要求。
（一） 分行根据经营管理需要，可依据自身实施细则的规定，提前对一些业务或违规行为启动尽职调查与问责工作，并对相关责任人员进行处罚。
分行自行开展的尽职调查与问责，不影响总行依据本办法对有关事项再次启动尽职调查与问责。总行可在分行有关尽职调查与问责基础上，酌情做出维持原尽职调查与问责结论，或追加处罚的决定。
（二） 分行认为有特殊原因的，可对符合尽职调查与问责的事项提出暂缓开展的书面申请，说明暂缓原因和期限，报经总行问责管理办公室同意后，可暂缓开展尽职调查与问责。
暂缓期限原则上不得超过半年。

第六章 附则
第三十一条 尽职调查与问责人员在开展尽职调查与问责工作过程中有不尽职行为的，适用本办法。
第三十二条 本办法由银行总行负责制定、解释和修改。
第三十三条 各分行应根据本办法，结合自身经营管理实际，制定实施细则，明确相关程序和要求，报总行问责管理办公室备案后实施。