房地产公司实物档案整理规则(试行)模版.docx
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1、地产实物档案整理规则(试行)1.0范围本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。本规则适用于地产总部各部门及地产各置业公司的实物档案整理。2.0 定义本规则采用下列定义:2.1归档实物立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的,并具有长远保存利用价值的历史记录。2.2 归档实物整理将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。2.3 件归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。3.0 收集3.1收集范围3.1.1 本公司获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。3.1.2本公司举办或承办重大活动形成的具有保存
2、价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。3.1.3本公司在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。3.1.4本公司已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)。3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。3.2收集要求3.2.1 归档实物应在形成或获得实物一个月内向本公司档案部门移交,任何部门或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。3.2.2 收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交部门或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。3.2.4归
3、档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本公司照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。3.2.5 本公司对外交往中赠送给对方的重要实物,也应拍照归档。3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。3.3 收集时间对具有归档保存价值的实物,部门或个人应及时整理,交档案室归档,一般不应跨年度。4.0 整理4.1整理原则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。4.2 整理要求4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本公司在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。4.3整理方法
4、4.3. 1鉴定4.3.1.1 根据本公司的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。4.3.1.2 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。4.3.1.3 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。4.3.2 分类归档实物应在其全宗实物类别内,按照年度或类别年度进行分类。归档实物数量较少(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。4.3.2.1按年度分类将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识,如“2006”。4.3.2.2按类别分类将归档实物按问题进行分类。归档实物按
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