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大学档案工作岗位职责

主管档案工作的校领导岗位职责

一、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
二、加强对档案工作的领导，将档案工作纳入学校的整体发展规划中，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
三、建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
四、研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

校档案工作领导小组主要职责

一、领导全校档案工作；
二、协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；
三、负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；
四、审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；
五、统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

档案馆管理职责

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
二、拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
三、负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
四、编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
六、开展档案的开放和利用工作；
七、开展学校档案工作人员的业务培训；
八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
九、开展国内外档案学术研究和交流活动。

档案馆馆长岗位职责

一、在主管校长的领导下，主持档案馆日常工作；
二、负责贯彻落实上级档案部门关于档案工作的政策、法规，认真组织全馆人员参加上级档案部门组织的各项学术研究和交流活动；
三、配合学校中心工作，组织全馆人员完成学校交办的各项任务；
四、根据学校总体发展规划，负责制订全校档案工作计划，组织实施；
五、负责组织制定学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查各项制度的执行情况；
六、负责组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
七、组织全馆人员完成各类档案的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管工作，并有效地开展档案信息资源的开发利用工作，为学校的各项工作服务；
八、认真做好全馆人员的思想工作，关心职工的政治、生活与业务学习，创造良好的工作环境；
九、负责组建、调整全校档案工作网络，检查、指导档案分室的档案业务工作；负责组织对专(兼)职档案员的业务培训工作；
十、完成校领导交办的其他工作。

各单位档案工作负责人职责 

一、行使分管档案工作领导的职责，组织制订本单位的档案工作实施办法及有关规定，把档案工作纳入部门工作计划，在安排本单位各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。
二、配备具有较好政治、业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
三、组织本单位人员学习档案法规、执行学校档案工作规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成、积累，积极配合专（兼）职档案人员做好归档工作。
四、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。
   五、检查本单位专（兼）职档案人员履行职责的情况，保证档案工作时间，为本部门档案工作解决实际困难，提供必要条件。

设立《档案分室》部门的领导岗位职责

一、宣传贯彻上级及学校档案工作政策、法规，把档案工作纳入领导的议事日程。
二、结合本部门的实际情况，统筹考虑和安排本部门的档案管理工作，制定分室档案管理工作规划，制定立卷归档、库房管理、安全保密、提供借阅制度，确保本部门所管档案的质量及安全。
三、确定专(兼)职档案人员，明确工作职责；定期检查立卷归档情况；并为他们开展工作提供必要条件，帮助他们解决工作中的实际困难。
四、确定、安排符合档案保管条件的库房，配置符合规范要求的档案装具及恒温、恒湿、防火等设备。
五、负责做好所归档密级、保管期限的划定工作，负责对达到保管期限拟销毁案卷的鉴定工作，并经校主管领导审批后予以销毁，销毁清册一式两份，校档案室、档案分室各保存一份。
六、积极做好档案信息化建设工作。
七、认真搞好统计，及时向学校档案馆提供必要的信息数据。

综合档案员岗位职责

一、认真学习《档案法》及档案管理工作的政策、法规和各项管理制度；熟悉了解本岗位的业务要求与具体工作程序，较好地开展各项业务工作。
二、具有较强的计算机应用能力，熟练掌握、使用档案管理网络系统，并负责对各部
门专兼职档案员进行业务指导与培训。
三、按要求接收立卷部门移交的档案。案卷质量不符合规范要求的应退回重新整理。
四、对已接收的案卷，要及时编号、入库、上架；案卷入库时，应检查帐、卡、物是否相符。对补交的案卷，应进行补、插卷，并随时调整帐、卡数字。
五、及时编制案卷目录，卷内目录，分类目录等检索工具，对日常利用频繁的档案应编制专题目录，为用户提供方便条件。
六、要加强库房的安全管理，随时保持清洁状态，要经常检查库房温、湿度，并作好检查记录，各库房案卷存放位置的示意图应张贴在库房入口明显处。
七、要熟悉、掌握各库房案卷存放地点，提高调卷的准确程度和调卷的速度。
八、对馆藏档案要定期进行检查，尤其是早期案卷、永久保存的案卷，每年都应进行一次检查，每次均应做好详细记载，对破损、褪变档案应及时提出修补复制计划，并组织实施。
九、熟悉馆藏，主动提供利用，根据用户需要，出具证明，所提供的资料，要真实可靠。同时要认真搞好档案信息资源利用效果的跟踪调查。
十、严格执行档案借阅制度，阅档者必须办理有关手续，填写《档案借阅》登记簿，借出档案要定期催还，若发现档案丢失，追查当事者责任。
十一、做好所管档案统计工作，要建立健全统计台帐，对各类档案的收进、利用、移出、销毁等各项数据均应按年代统计造册，年终报档案馆馆长。
十二，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册送交原立卷部门领导初审，并经主管校长审批后进行存或毁。

人事档案员岗位职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》及其他有关人事档案管理的各项政策、法规；熟悉掌握本岗位的业务范围和工作程序，努力完成本职范围内的各项任务。
二、负责接收、转递调入、调出人员的档案材料。接收调入人员档案经核对无误后，一个月内应返回“回执”；调出档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
三、负责接收人事处、组织部送交的教职工的有关档案材料；负责接收分别经人事处、组织部领导签署同意装入本人档案意见的其它部门形成的有关档案材料；送交的材料经认真鉴别后，对符合归档要求的材料要及时装入教职工档案袋，以防丢失或泄密，并按类别组装成卷，同时填写好卷内目录。
四、干部、教师、工人退离休或死亡之后，应及时将档案转入退离休人员或死亡人员档案管理范围；退职、自动离职、开除的人员，档案未能转入其他单位管理的，应单独存放；各类人员档案数目的增减应在每年年底前后与人事处核对，并统计上册。
五、认真整理分管类别的各类档案，要做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
六、在整理档案工作中，档案管理人员无权擅自处理或销毁有关档案材料。如发现材料有问题或疑义时，应按程序逐级请示，经组织、人事部门审定后方可处理。
七、分别编制教职工档案名册，编制离退休人员、死亡人员档案名册，作为查找、提供利用教职工档案检索工具，
八、为阅档者提供主动、热情、周到的服务；并严格掌握借阅手续和查阅各类人员的有关规定。
九、严格遵守保密制度，不得利用工作之便随意查阅有关人员的档案材料，不得向任何人泄露档案内记述的内容。
十、要加强对档案的管理，一般不外借，外借档案要及时催回；如一时不慎出现档案丢失现象要立即向有关部门报告，并配合有关部门查清原因，追回丢失的档案。
十一、要定期检查保管案卷的完好程度，对破损、褪变的档案材料要及时采取措施予以修补或复制，要防止档案材料霉变、虫蛀等现象发生。
十二、搞好库房的安全防范工作。

学生档案员岗位职责

一、认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》及其他有关人事档案管理的各项政策、法规；熟悉掌握本岗位的业务范围和工作程序，努力完成本职范围内的各项任务。
二、负责各类学生档案的接收、管理与转递。
三、严格维护档案的机密，提高工作效率和质量。
四、建立健全学生档案统计台帐。对档案的收进和移出，要及时准确地进行统计。
五、对无需继续保存的档案，必须经过鉴定，并征求部门领导意见，报请主管领导批准，方能销毁。
六、档案员应对档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理。
七、档案员应积极创造条件，研究并应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

兼职档案员岗位职责

    一、兼职档案员要热爱档案工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
  二、主动向本单位领导和有关同志宣传档案工作法规、制度及有关规定,确保文件材料的安全并做好保密工作。
  三、坚持平时立卷。根据本部门（单位）不同种类文件形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。
  四、负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管以及整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
  五、主动接受学校档案馆的业务指导和监督检查，正确利用计算机档案管理系统，规范组卷，并按规定时间向学校档案馆移交、归档。归档案卷应符合归档要求，保证归档案卷质量。
  六、积极参加学校档案馆举办的各项活动和档案工作会议。 

专（兼）职档案员保密工作职责

一、贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及上级有关档案保管保密的规定，并认真实施。
二、严格按照学校制定的“内部事项”的范围及借阅使用办法，把住档案借阅关，防止失泄密。
三、涉及到机密和秘密文件查阅时，必须经主管领导审批签字，严格覆行借阅手续后方可给予查阅。
四、涉密档案只限于在档案馆内查阅，严禁将涉密档案借出档案室。
五、定期检查库房安全设施及案卷存放情况，每年年终和节假日前要进行一次安全保密检查，发现问题及时解决。
六、库内无人要关好门窗，班前班后要进行检查，发现问题及时汇报。
七、对所保管的档案，每学期清点一次，做到帐物相符。
八、经鉴定应销毁的档案材料，必须两人以上将档案材料送到沈阳市档案局指定地点销毁。