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公司驻外办事处管理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步强化公司(以下简称公司)办事处在营销中的作用，理顺公司、各子（分）公司和办事处的关系，规范办事处的日常管理，提高办事处的工作效率，遵循“注重实效，有利营销” 原则，明确办事处职责、人事、办公、经费及日常管理事宜等，特制定本办法。
第二条 公司办事处的机构设置应符合“市场需要、分布合理、精简高效”的原则，一般设在直辖市、省和自治区政府及铁路局所在地。
第三条 办事处实行两种管理模式：由公司直接管理的办事处（简称公司办事处），委托子分公司管理的办事处（简称代公司办事处）。
第四条 本办法适用于公司办事处，代公司办事处除市场营销一般业务由公司市场营销部直接管理，严格按照本办法规定的职责范围和区域分管的要求执行外，其他管理事宜由代管的各子（分）公司管理，比照本办法执行。

第一章 职责范围

第五条 在公司市场营销部的指导下，负责分管区域内的路内、外营销工作，完成公司下达的营销任务。
第六条 广泛收集、梳理、跟踪分管区域内的工程建设信息，并将相关情况及时、准确地向公司市场营销部汇报。对已确定的重点项目进行详细的营销策划和项目营销实施（见附表一）。
第七条 负责与分管区域内的有关政府部门、铁路局、设计院、工程项目法人单位、招标代理、咨询机构等单位建立并保持良好的业务关系，做到随时获取与工程招投标工作相关的信息与资料。
第八条 负责与分管区域内的有关工程技术专家建立并保持良好的人际关系，使其在公司工程投标活动中提供必要的咨询服务。
第九条 负责办理公司及协助各子（分）公司办理进入办事处分管区域的市场准入手续。
第十条 根据要求，负责办理分管区域内有形建筑市场（交易中心）入会手续，并与其保持业务联系。
第十一条 配合公司市场营销部协调各子（分）公司在分管区域内的工程营销活动，并为公司和子（分）公司在分管区域内的工程营销提供服务。
第十二条 参与本区域铁路、非铁路施工项目的质量信誉评价工作，关注并经常了解、掌握在建工程的安全质量、工期进度等履约情况，保持与业主和项目经理部、子（分）公司的联系，及时反映和帮助解决影响区域营销和企业声誉的问题。
第十三条 加强办事处自身建设，认真执行国家的法律、法规，遵守
企业规章制度和营销纪律；做好办事处的内部日常管理，完善内业资料，根据办事处工作内容和工作标准的要求，按时报送各项总结报表；不断提高业务素质，杜绝投标营销活动中的严重过错，规避风险，防止重大失误和营销事故的发生。
第十四条 北京办事处负责与驻京的政府机关、行业主管部门、相关建设单位的沟通与联络，并承担公司在京的接待工作，同时负责对股份公
司投资类、总承包项目的市场营销工作，完成公司下达的区域营销计划。
第十五条 完成公司领导和市场营销部交办的其它工作。

第二章 区域分管
第十六条 营销区域的界定：
1、 设在直辖市的办事处，所在直辖市全部行政区管辖为其营销分管区域。
2、 设在省政府所在地的办事处，所在省（自治区）的全部行政区管辖为其营销分管区域。
3、 责任区域内有铁路局、铁路建设公司和铁路设计院的，则该铁路局、铁路建设公司和铁路设计院为其营销联络单位。
4、 其他未设立公司办事处的营销区域，根据市场营销需求，需要营销时由公司市场营销部明确该区域兼管的办事处。
第十七条 公司对子（分）公司的区域营销实行主、辅责分工管理，
在公司市场营销部指导下，公司办事处负责协调主、辅责单位的区域营销活动。

第三章 机构设置

第十八条 公司根据建筑市场形势的变化和营销工作的需要设置、调整和充实办事处。
第十九条 办事处人员按照精干、高效、一职多能的原则进行岗位设置和人员配制。
第二十条 办事处主任必须是公司在册专职人员，原则上不兼任其它职务（协会、理事会性质的组织团体任职除外）。
第二十一条 办事处人员配置必须严格按公司人事命令执行，确因工作需要聘用编外人员，必须经公司市场营销部同意、公司人力资源部审定，并按人事部门有关规定签订用工合同，其用工费用由办事处自理。
第二十二条 市场营销部负责对办事处的日常管理，对办事处主任和工作人员进行工作检查、监督和考核，并对其人事变动、奖惩提出意见和建议。

第四章 办公设施

第二十三条 办事处办公设施配备在满足营销工作需要的前提下，遵循“从简适度”的原则，实行标准化、制度化的办公设施配置和管理。
第二十四条 添置固定资产（包括房屋及装修、办公设备、交通工具等）时，须以书面形式上报公司有关部门审核并抄送市场营销部、财务部，经相关主要领导审批同意后按公司下达的计划购置，并按公司固定资产管理办法管理。
第二十五条 办公用品、消耗品由办事处自行掌握、采购、管理。

第五章 经费管理

第二十六条 为规范资金使用，加强经费管理，公司市场营销部对各办事处实行经费核定、收支、结算、考核一条线的统一管理。
第二十七条 办事处经费由基本经费和营销经费两部分组成。
第二十八条 基本经费由工资、工资附加费、办公费、房租、固定资产折旧费等构成，基本经费管理按公司相关规定执行。
第二十九条 营销经费按当年公司下达各办事处营销计划的 0.5%确定。北京办事处和各铁路局、铁路设计院所在地的办事处另外增加部分经费列入营销经费。办事处根据实际需要提出经费使用申请报公司市场营销部，分管领导审核后，经总经理审批，由市场营销部财务拨付。
第三十条 办事处经费纳入公司财务预算管理，经费使用原则上按月均衡拨付。特殊情况需主管领导同意后根据需要拨付。
第三十一条 如遇重大营销活动或经公司领导指示确实需要增加的费用，由公司另行拨付。
第三十二条 经公司领导指派办事处承担责任范围以外营销工作所需的费用，经领导确认后可转到市场营销部或受益单位列销；办事处承担公司指派的其它工作任务另行拨付专项费用；办事处自行接受和承办其它业务所发生的任何费用，不得纳入营销经费列支。
第三十三条 公司办事处应严格按照经费预算申请使用营销经费，确因工作需要超出预算时，由主管领导审核，总经理批准。
第三十四条 办事处无权进行出具担保、保函、预付中介款等对公司产生连带责任的经济活动。

第六章 组织管理

第三十五条 办事处党务工作隶属公司机关党委管理。
第三十六条 办事处工会工作隶属公司机关工会组织管理。

第七章 营销纪律

第三十七条 办事处应遵守国家法律法规和当地政府及建设单位的规定，依法循规进行营销活动，自觉执行公司和市场营销部制定的有关营销工作的规章制度，并对本区域主、辅责子（分）公司的营销纪律执行情况进行监督，发现问题，及时纠正或报告公司分管领导及市场营销部，防止和杜绝营销风险和损害企业信誉的事件发生。
第三十八条 办事处严格按区域分工从事营销工作。分管区域外条件具备且时机成熟的项目，其区域设有或明确有兼管的办事处，原则上应移交所在区域的办事处营销，确需单独或共同营销的，经公司市场营销部备案同意后，方可介入该区域内开展项目营销活动。
第三十九条 办事处不得擅自参与外单位一起联合营销活动。确需参与联合营销的，必须报市场营销部审核，经公司主管领导批准。
第四十条 办事处应增强保密意识，做好保密工作。所掌握的信息、数据和有关资料，均属于企业商业秘密，不得随意泄露。
第四十一条 办事处要严格执行公司和公司党委的各项纪律和规章制度，严禁以办事处或个人名义承发包工程，调用工程款和挪用公款，严禁各种违法违纪行为。

第八章 考核与奖惩

第四十二条 对办事处的考核以市场营销业绩、经费节超和职能三挂钩进行。公司对办事处按年度完成营销任务情况进行考核，由市场营销部核定并下达办事处年度营销考核指标，指标完成情况作为考核办事处工作实绩和兑现办事处主任年终奖励的依据。
第四十三条 办事处参与本区域项目营销情况，由公司主管领导和市场营销部、相关子（分）公司根据办事处营销贡献大小，核定办事处的年度完成营销考核额，按公司《市场营销奖惩管理办法》予以奖惩。
1、 铁路一级市场中标项目按5%～15%核定；
2、 无论以何名义中标的铁路二级市场及路外项目，在办事处分管区域内或公司明确其负责的项目如中标，在投标前，由办事处与子（分）公司签订合作协议，分劈一定额度作为办事处营销指标，分劈额最高不超过
50%（见附表二、附表三），同时不核减子（分）公司的市场营销额。
3、 股份公司投资类和总承包项目，视贡献大小，按分劈给公司合同额的一定比例作为北京办事处完成的新签合同额。
第四十四条 办事处绩效考核由市场营销部牵头，相关部门参加，参照公司机关绩效考核办法执行。
第四十五条 办事处连续两年未完成年度考核目标的，对办事处主任给予处罚，办事处年度考核在90分及以上的方能参加公司年底的各类评先（见附表四）。
第四十六条 对办事处人员的监督考核，每年办事处要对其员工进行全员考核，对考核不称职人员予以撤换。
第四十七条 办事处主任可根据年度营销指标的完成情况及工作实绩对其工作人员进行综合考评，考评结果上报公司，结合考评结果随公司机关年底奖励一并考虑发放。
第四十八条 公司财务部、市场营销部负责对办事处年度经费考核，
经费管理严格按照经费预算执行。如果年度经费超支，相应核减下一年度经费；如果年度经费节余，则相应转增下一年度经费。
第四十九条 办事处主任必须主动、积极关注和参与本区域在建铁路、非铁路项目的质量信誉（信用）评价工作，并负有相应责任，按公司相关文件规定奖惩。

第九章 附 则

第五十条 本办法自2011年 5月1日起生效，此前，有关规定与本办法不符的以本办法为准。
第五十一条 本办法由公司市场营销部负责解释和修订。