工程项目管理咨询公司分公司公文管理规定.docx

中国建筑股份有限公司

版 次：A
工程项目管理咨询有限责任公司制度文件

修改码：0
人力资源类制度
ZY-XNXG-1（2012）

页 次：38-1

工程项目管理咨询有限公司分公司

公文管理规定

-5（2013）

2013-07-31发布
2013-08-01 实施

文件修订记录

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公 文 管 理 规 定

-5（2013）

第一章 总则
第一条 为适应分公司发展需要，使分公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、中共中央办公厅《中国共产党单位公文处理条例》的要求，结合总公司对公文的各项要求，特制定本规定。
第二条 公司的公文是实施领导、进行管理、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党、国家和上级机关的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通情况的重要工具。
第三条 文书处理的基本原则是准确、及时、安全、保密。
第四条 分公司综合部负责管理我司行政的公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 公文种类具体分类如下：
（一）请示 用于向上级单位请示指示和批准。
（二）报告 用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级单位的询问。
（三）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（四）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
（五）决议 用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。
（六）通知 用于发布规章、任免和评聘职务，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达上级单位的指示，发布要求下属部门办理、执行或需要知道的事项。
（七）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。
（八）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等。
（九）会议纪要 适用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部份组成。
（一）密级是公文保密程度的等级，分为秘密、机密、绝密。密级标注在公文首页左上角。
（二）紧急程度是文件送达和办理的时间有限度。有时限的文件，应分别标明“急”，“特急”。缓急时限标注在文件页左上角、密级下方位置。
（三）发文单位标识用发文单位全称套用红头大字居中印在公文首页上部。
（四）发文字号包括单位代号、年号、顺序号，标注于发文单位下方居中，联合行文只标明主办单位的发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处标明联系人的姓名和电话。
（六）标题公文标题一般由发文单位名称、事由和文种三部分组成。位于发文字号下方。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位：指主要受理公文的单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。位于正文上方，顶格排印。
（八）正文即公文的主体，用来表述公文的内容。位于标题或主送单位下方。
（九）附件在正文之后，发文单位署名之前，附件名称应按顺序标注。附件置于主体之后，与主体装订在一起。
（十）成文日期以公司领导签发或会议通过日期为准，并应完整写出年、月、日，标注在发文单位名称右下方。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。位置在成文日期和印章之下，版记之上。
（十二）发文印章是发文单位对公文效负责的凭证。要端正盖在成文日期上，并且上不压正文，下要骑年盖月。
（十三）抄报单位行文时，除主送单位外，对其他需要了解公文内容的上级单位或有领导关系的单位。标注于公文末页下端抄送单位上方。
（十四）抄送单位须阅知公文内容的同级单位、不相隶属单位和下属部门。
（十五）公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
（十六）公文用纸一般采用国际标准A4（210㎜×297㎜），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。
第八条 公司向下级部门重要行文，应抄报直属主管上级机关。
第九条 请示性文件应一文一事，只请示主管部门或主管领导，不要搞多头请示。请示性文件一般不得越级行文，特殊情况须越级行文请示，应同时抄报越过的机关。
第十条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 发文程序
第十一条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，主要包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。（流程图见附图1）
第十二条 拟稿
（一）文稿内容要求
1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2. 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
4. 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
5. 应当使用国家法定计量单位。
6. 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
7. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十三条 文稿的审核
拟好的文稿应由牵头拟文部门负责人进行核稿。主要审核：
（一）文稿是否符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法令以及省市各部门的条例规章；是否有和前发文件精神不符的地方；文件涉及的政策界限、措施和要求等是否明确具体，切实可行；文件涉及的有关部门是否已协调一致；文种使用是否恰当，引文是否无误，文章结构是否合理，文字表达是否正确、简练，文件格式是否符合规定。
（二）是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟定公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定、确定秘级是否得当等。
如若文稿需要作大幅度修改，应提出修改意见，由承办人修改或重拟。
第十四条 会签、签发
（一）文件核稿后由承办人呈公司领导签发。以公司名义发出的上行文，须由总经理签发，总经理不在时，须立即发出的文件由公司副总经理代理签发，后由总经理补签。其余公文，须由公司分管领导签发。
（二）公司与外单位联合行文时，还须呈联合行文单位领导会签。
凡对需会签的文稿，应提前将文稿送有关单位征求意见，若不能取得一致意见时，应将分歧如实汇报，经协商取得一致意见后再行文。会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。
第十五条 登记
文稿经领导审阅后，若有修改批示或具体修改意见，承办人要根据领导的修改批示或具体修改意见仔细修改并校对电子文稿。
修改好的文稿必须送综合部档案管理人员进行统一编号和登记。同时将电子文档交送综合部。
第十六条 公文的缮印
公文正式印制前，文印管理人员还应仔细检查：签发、会签手续是否完备，文稿是否编号，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，在进行必要的文字及格式整理后印制文件。印制要保证质量，做到文面清晰，用纸规范，整洁美观。
第十七条 用印、装订分封、登记和发送
标准公文均由综合部统一用印，用印后由承办人或所在部门负责装订、分封。发送文件要做到及时、安全、准确。
发出的文件，受文单位一般应进行签收，以传真形式发出的文件，除填写好所发文件编号、文件标题外，还应登记对方收件人姓名、传真号码、收文时间等。
第十八条 文件归档
文件制作完成后，须将有公司领导签发的发文单、发文原稿及正式文件一份，交综合部档案管理人员存档；除应由各部门备份建立电子文档外，还应将电子文档送综合部留存。

第六章 收文办理
第十九条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、传阅*（传批）、承办、查办等工作环节。
（一）所收文件要认真清点、登记，必须文号相符，手续完备。急件要注明签收具体时间。
（二）凡需办理的文件，由综合部、公司其它部门或项目部根据文件的内容和性质，先送有关领导阅批，后交有关部门办理，紧急文件，应当明确办理时限。
（三）已送领导批示而交有关部门办理的文件，交办部门负责检查催办，做到紧急公文紧急处理，重点公文重点催办，一般公文定期催办。
（四）审批公文时，对有具体事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。凡涉及几个部门的事项，审批时应确定一个主办部门，有关部门要积极配合。
（五）公司领导和职能部门直接收到或开会带回的文件，应先交综合部登记后再承办。各部门或各项目部直接收到的文件，应由部门秘书或项目部内业登记后承办，若是特别重要的或涉及公司及其它部门的文件，应及时交予综合部备案后再承办。
（六）机密文件须通过机要交通（或专人）传递。
第二十条 承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应该按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。
第二十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司主管领导协调或裁定。
第二十二条 本规定由分公司综合部负责解释。

附图1：
发文管理程序及要求
拟稿
用印
审核
文件签发
登记
缮印
校对
装订分发
归档
部门拟稿

拟文部门负责人初核

分管领导复核

公司领导签发

联合行文单位领导会签

综合部登记、编号

拟文部门提交电子文档

综合部负责印制

起草部门对照签发稿检查核对

印章保管人盖章

综合部装订

受文单位签收

附件2：

工程项目管理咨询有限责任公司分公司发文稿笺

签发：

核稿：
主办部门和拟稿人：
事由：

附件：
主送部门：
抄报部门：

抄送部门：

打字：
核对：
主题词：
发文 字第 号 年 月 日封发（共印 份）

附件3：行文格式样板（平行文）

西项管（鲁）字[200x]xx号

工程项目管理咨询有限责任公司分公司
关于×××××××××××

×××：（主送单位）
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：《×××××××××××××××》

二○××年×月×日（印章）

主题词：×××　×××　×××
抄 报：××××，×××。
抄 送：×××××，××××。
抄 发：××××。
工程项目管理咨询有限责任公司分公司××部 200×年×月×日印发
共印××份

附件4：
工程项目管理咨询有限责任公司分公司
文件印发登记表

印发日期
文 号
文件名称
份数
综合部
备注

收文管理程序及要求
签收
检查
登记（编号）
拟办
批办
归档
公启文件

上级文件
信封
文件
文号
编号
文件处理传阅单
部门主管拟办意见
收回保管
复印督办
公司领导批示
承办及催办
阅 知

承 办

项目部收文流程图

签 收
检查、登记
项目负责人审阅

报送所属部门
项目部承办
报送公司

部门内业按收文规定处理
综合部收文处理