集团公司会议管理制度-模版.docx

会议管理制度
目的：会议是决策和沟通的主要方式，为了规范集团各部门及各事业部的各项会议，统一会议管理模式，提高会议效率和质量，特制定本制度。
责任人：行政管理部及各事业部
范围：集团及各事业部
1、会议分类
1.1集团执行委员会
1.1.1目的：研发、生产、销售体系等战略规划，以及合理化建议等管理事项，其他重大经营决策、人事决策和管理问题等。
1.1.2时间：月度会。
1.1.3出席人员：总裁、总裁助理、副总裁、事业部副总经理以上人员、集团下属各中心负责人。
1.1.4主持人：总裁。
1.1.5会议记录：总裁办。
1.2事业部总经理办公会
1.2.1目的：促进公司经营管理工作的规范化、科学化，讨论各下属公司在研发、生产、经营和管理方面所出现的问题；审议系统内各公司的重大经济合同、重大经营管理活动，以及经营管理问题；研究、制定并落实集团决议的具体措施，确保公司重大经营决策能够顺利实施。
1.2.2时间：双周会。
1.2.3出席人员：总裁、总裁助理、副总裁、集团下属各中心负责人、项目管理负责人、战略规划中心相关负责人、事业部副总经理以上人员、首席运营官∕中心负责人、事业部总经办主任。
1.2.4主持人：事业部总经理。
1.2.5会议记录：行政副经理。
1.3专项会议
1.3.1目的：系公司的生产、研发、技术、营销、财务等相关会议，由主管领导批准，各相关业务部门负责组织，就某一提案进行商讨。
1.3.2时间：不定期或定期。
1.3.3会议组织：主导部门
1.3.4出席人员：相关人员。
1.3.5会议记录：主导部门。
1.4公司周例会
1.4.1目的：上周工作完全情况汇报，下周工作计划部署，并讨论工作中遇到的问题及需协助事议。
1.4.2时间：x单周会每周五下午13：30；双周会每周五下午17:00
佰傲单周会每周五下午17：00；双周会每周五下午15：00
博溪单周会每周五上午09：00；双周会每周五下午13：00
博芙每周二上午09：00
1.4.3主持人：各公司首席运营官。
1.4.4出席人员：各部门负责人及以上人员；行政人事管理中心、财务管理中心、战略规划发展中心。
1.4.5会议记录：行政管理部人员。
1.5各部门周例会
1.5.1目的：传达公司周例会会议精神，明确部门下周计划，总结上周工作中所遇到的问题与需配合事宜。分析工作中所存在的问题，并提出合理化建议与方案，及需要其他部门协助的工作事项。
1.5.2时间：每周三上午12：00前结束。如部门负责人出差可由职务代理人代为召开。特殊情况，临时通知。
1.5.3出席人员：各部门在职人员、行政人事管理中心会议跟听人员。
1.5.4主持与记录：由各部门负责召集，各部门经理主持并指定人员记录会议纪要。
1.6年中总结表彰大会
1.6.1目的：总结半年经营情况，计划下半年工作目标，表彰先进集体和优秀个人。
1.6.2时间：7月份。
1.6.3参会人员：各公司全体员工。
1.7年度计划会
1.7.1目的：计划下一年工作目标，明确目标责任制考核任务。
1.7.2时间：12月底。
1.7.3参会人员：各公司全体员工。
1.8年度总结表彰大会
1.8.1目的：总结全年经营情况，展望下一年工作目标，表彰先进集体和优秀个人。
1.8.2时间：春节前。
1.8.3参会人员：各公司全体员工。
2、会议前准备
2.1会议必须要有明确的主题。除每周例行会议外的会议，会议组织者在会议前1 日必须告知参会者会议相关内容（所需时间、出席人员、会议主题及应该准备的文件资料）。
2.2会议组织者必须保证会议一直围绕着主题进行。
2.3通过部门内部沟通可以解决的事情要自行解决，涉及到公司发展或需三个及以上部门协同解决的事务方可组织召开跨部门会议，自行约定时间、地点。
2.4部门会议及跨部门会议时长须控制在半小时内结束，时长超过半小时的会议统一安排在下午17:00后组织召开。
2.5会议组织者须在会前做好会议准备工作，严格把控会议时间。
2.6参会人员有提议或发言，须会前有充分准备。
3、会议须知
3.1会议到会人必须是议题所涉及部门的主要负责人。
3.2到会者须在会议正式开始前5分钟到达指定会场，不得迟到，迟到10分钟以下一次扣当月绩效2分、10分钟以上一次扣当月绩效4分、20分钟以上一次扣当月绩效10分、30分钟以上按旷工处理。
3.3为了使会议能够顺利进行，会议前请将手机调至静音或振动状态，如因工作必须接听请离开会场接听，如有违反，一次扣当月绩效2分。
3.4参会者在未得到会议组织者许可前不得打断别人讲话，不得小声议论、高声喧哗、打闹、随意走动。
3.5会议主题涉及公司机密，参会人员不得传播。
3.6部门周例会每周必须召开(如因特殊原因未召开会议,需提前以书面形式告知行政管理部)，否则扣部门负责人绩效10分。
3.7会议方案、决定等会议精神一致通过后，会议记录人员负责将会议纪要发送各参会人员，并监督跟进会议精神的落实执行。
3.8因会议所需借用的办公用品和设备应及时归还。
4、会议程序
一般而言，会议组织过程包括以下几个步骤：
4.1确立会议议题。
4.1.1会议的议题可能有以下来源：公司领导提出和各部门提出、总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。
4.1.2对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：会议名称、会议主旨和目标、会议议题、会议时间、会议议程、会议主持人、出席人员、会务支出、现有筹备情况及进展。筹划时间进度等。该报告批准后方可执行。
4.2安排会议议程。
4.3发出会议通知。
4.3.1通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程等。
4.3.2方式：由会议承办人以邮件形式发布通知。如因特殊情况不能出席者，须按照会议请假流程办理请假手续，经批准后可以不予参会，否则按旷会处理。
4.4会务准备。
4.4.1会务准备包括以下内容：会议场所座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、会议资料、签到表、备用桌椅、电源插座、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、投影仪、白板等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
4.5做会议记录和摄像、录音。
4.6整理会议纪要、决议。
4.6.1起草会议纪要的内容要求: 必须全面记录会议内容。必须准确记录参会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。会议纪要必须做到全面，要详略得当，重点突出。起草会议纪要采用标题宋体加黑三号，正文宋体小四号。会议纪要应在会后的一天之内下发各参会人。会议纪要一般要由会议主持人审核同意后下发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
4.6.2各部门召开本部门会议，由本部门指定会议纪录负责人。如几个部门召开联席会议，则由主导部门指定负责人起草会议纪要，且在《会议室使用登记表》上登记会议的组织人或主持人。
4.7相关领导阅改、签批。
4.8下发有关部门、人员、并归档。
5.会议效率的管理
5.1会议是否按预期进行。
5.2目的及议题是否清晰，是否彻底讨论。
5.3会场准备是否完善。
5.4资料是否齐全。
5.5会议日程是否有计划性。
5.6参会者是否预先了解主题。
5.7讨论离题是否严重。
5.8会议气氛是否热烈。
5.9建设性发言数量。
5.10是否得出结论或对策。
5.11会议结果的落实。
6、会议管理注意事项
6.1控制出席人数，与会无关者不得参加。
6.2每次会议须明确主题。
6.3对重大或有分岐的议题，在会议上争执不休时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。
6.4会议发言应言简意赅，相对控制发言时间。
6.5对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。
7、会议室管理
7.1每周会议统筹安排
7.1.1各公司各部门每周五10:00前提报下周会议安排至行政管理部，行政管理部汇总后每周五14：00前将下周会议安排发总裁办。
7.1.2总裁办对周例会的各项会议进行统筹安排。
7.1.3对于有重复性或无多大作用的会议，行政管理部及总裁办有权拒绝安排。
7.1.4对于出席会议人员相同、内容接近、时间相冲突的会议，行政管理部有权在征得主管领导同意的情况下安排合并召开。
7.1.5总裁办汇总审核各事业部周会议安排后发行政管理部下发各事业部执行。
7.2会议室使用登记手续
7.2.1凡在周会议安排之外的会议，需会议召开部门提前填写《会议室使用登记表》做好预约登记手续。
7.2.2会议室预约登记手续在行政管理部办理。
7.2.3会议结束后将会议纪要抄送行政管理部备案。
7.3会议室使用环境卫生的要求。
7.3.1注意保持会议室的环境卫生。
7.3.2严禁在会议室吃东西。
7.3.3严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施。
7.3.4严禁在会议室处理与工作无关的事情。
7.3.5会议结束后须将会议室桌椅摆放整齐，并保持桌面、地面干净整洁。