国有企业会计档案管理办法-模版.docx

技术有限公司会计档案管理办法

第一章 总 则
第一条 为了加强中国xx技术有限公司（以下简称公司）
会计档案管理，建立健全会计档案管理制度，根据国家及xx科技集团公司有关规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部。
第二章 会计档案的内容
第三条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一） 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
（二） 会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。
（三） 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；其他专项财务报告（包括审计报告、验资报告、税审报告、资产评估报告、尽职调查报告等）。
（四） 发票类：发票登记簿、增值税专用发票抵扣联、收据存根等。
（五） 电子文档类：财务账套数据、久其系统数据。（六）其他类：现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、支票登记簿、纳税申报表、统计申报表、其他对外申报表、合同、内部管理报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
第三章 会计档案的立卷和保管
第四条 会计档案由财务部整理立卷、装订成册。
第五条 财务部应加强会计档案的保管工作,确保会计档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失和泄密。
（一） 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部相关人员编制《会计档案移交清册》，按期移交档案室由公司指定专人保管。
（二） 移交档案室保管的会计档案，应保持原卷册封装，个别需拆封重新整理的，应由档案室管理人员和财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。
（三） 财务部在将电子类会计档案移交档案室前，应定期（每半年至少一次）进行检查、复制，防止由于磁性介质损坏，造成会计档案丢失。财务部将纸质会计档案移交档案室的同时，应将相同内容的全部电子类会计档案包括财务软件的全套文档资料和财务软件程序，备份两套后以光盘的形式移交档案室。
第四章 会计档案的保存期限
第六条 各种会计档案根据其特点，分为永久保存和定期保存两
种。保存期限从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限如下：（一）永久保管的会计档案包括：年度财务报告（决算）、财务账套数据、合同、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等；
（二） 保管期限为25年的会计档案包括：库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、会计工作移交清册、验资报告、审计报告、评估报告等；
（三） 保管期限为15年的会计档案包括：原始凭证、记账凭证、现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单等；
（四） 保管期限为5年的会计档案包括：其他专项财务报告、内部管理报表等。
第五章 会计档案的借阅及保密要求
第七条 会计档案原则上不允许借出，如需借出，应按借阅程序履行登记和签字办理手续。
第八条 本单位人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请单》，经部门部长签字后，再由财务部部长签字同意后，方可调阅；外单位人员查阅会计档案需有正式介绍信，经由财务部部长、财务总监或公司负责人批准后方可查阅，并做好登记。会计档案不得借出，如有特殊需要，经公司负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。
第九条 会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
第六章 会计档案的销毁程序和审批程序
第十条 会计档案在保存期满需要销毁时，由财务部提出销毁申请，编制《会计档案销毁清册》，会同档案室管理人员共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，经报批后方可销毁。
第十一条 会计档案中未了结的债权债务类原始凭证，财务部应单独抽出另行立卷，交由档案室保管，直至债权债务结清；存在遗留问题的其他会计档案，即使保管期满，亦不得销毁，待查明问题后方可销毁。
第十二条 销毁会计档案时，应由档案室和财务部共同监销。监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告给财务部部长。
第七章 附 则
第十三条 本办法有以下附件：
（一） 《会计档案保管期限表》（附件1）
（二） 《会计档案移交清册》（附件2）
（三） 《会计档案查阅申请单》（附件3）
（四） 《会计档案销毁清册》（附件4）
第十四条 本办法由公司财务部负责解释。
第十五条 本办法自发布之日起实行。
附件1 会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类

1
原始凭证
15年

2
记账凭证
15年

3
其他会计凭证
15年

二
会计账簿类

4
总账
25年
包括日记总账
5
明细账
25年

6
日记账
25年
现金和银行存款日记账保管永久保存
7
辅助账簿
25年

三
财务报告类

包括各级主管部门汇总财务报告
8
月、季度财务报告
5年
包括文字分析
9
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
10
验资报告
25年

11
审计报告
25年

12
评估报告
25年

13
其他财务报告
5年

四
发票类

14
发票登记簿
5年

15
增值税专用发票抵扣联
5年

16
收据存根
5年

五
电子类

17
财务账套数据
永久

18
久其系统数据
5年

六
其他类

19
现金盘点表
15年

20
银行余额调节表
15年

21
银行对账单
15年

22
纳税申报表
15年

23
统计申报表
15年

24
其他对外申报表
15年

25
合同
永久

26
内部管理报表
5年

27
会计工作移交清册
25年

28
会计档案移交清册
永久

29
会计档案销毁清册
永久

附件2
会计档案移交清册
序号
资料所属年月
资料类别
名称
数量（册/页）
保管期限
保管期间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

备注：发票号码、资料等
交接人： 接收人： 监交人：时 间： 时 间： 时 间：
附件3
会计档案查阅申请单
申请人

部门

申请时间

查询内容明细及事由：

拟归还时间

财务部部长

部门部长

申请人签字

附件4
会计档案销毁清册
申请人

销毁文件种类

申请时间

申请销毁内容、情况说明（内容较多，可附明细表）
销毁文件具体说明：有无遗漏问题的资料，是否另行存档。
财务总监

财务部部长

监销人

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