办公用品采购及管理办法.docx

办公用品管理制度

一、总则
为加强办公用品的用品管理，规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本制度。
本办法适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。
人事行政部负责公司办公用品的归口管理。
二、办公用品的分类
办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。
固定资产主要指：办公桌椅、文件柜、电脑、投影仪、电动自行车、相机、空调等价值较高的物品。
低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、双耳夹、橡皮、记事本、打印纸、传真纸、便签纸、档案袋（盒）、纸杯、信封、垃圾袋、卫生纸、洗手液等价值较低的日常用品。
耐用品：美工刀、直尺、订书机、打孔器、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、电饭锅、电话机、电风扇等使用期限比较长的物品。
三、办公用品计划的制定
①各部门根据本部门物品消耗和使用情况，当月编制下月办公用品需求计划表，经部门主管审批后于当月25日下班前报至人事行政部，逾期视为无需求。
②人事行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《材料采购申报表》，于当月底前报分管副总经理审核，形成采购计划。
四、办公用品计划申请、审批流程
①低值易耗品、耐用品（单品价值﹤1000元）
申请部门《月份办公用品申请计划》 部门主管审核 人事行政部确认 分管副总经理批准
②固定资产（单品价值≥1000元）
申请部门填写《材料采购申报表》 部门主管审核 分管副总经理批准
③临时急需的物品（计划外）
申请部门填写《材料采购申报表》（并在备注栏内注明急需采购的原因） 部门主管审核 分管副总经理批准
五、办公用品的采购及结算
①人事行政部根据制定的采购计划实施定时集中采购，并于每月5日前完成采购。
②在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利。
③办公用品的采购原值上每年一次招标供应商，制定协议价格，尽可能送货上门。
④人事行政部将确认无误后的单据按当月计划进行报销、付款。
六、办公用品的入库管理
①办公用品到货后，人事行政部指定专人进行验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好入库登记。
②办公用品入库后，人事行政部需根据供货清单登记入账。
③人事行政部每月申报计划前查看库存，根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。
七、办公用品的保管
①备用的办公用品由人事行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。
②对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。
对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由责任人承担相应损失。
八、办公用品的领用
①办公用品的固定领用时间为每月8日（遇节假日顺延），实行部门领用制，各部门指定专人领用物品。
②领用人应当在人事行政部的《办公用品个人领用台账》的记录上签字。涉及固定资产的，使用人亲自签字领取，以明确保管责任。
③新员工（管理人员）入职每人按标准配备：签字笔1支、记事本1本、签到卡1张，由人事行政部统一办理。
人事行政部有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。
已领取电话机、计算器、订书机、剪刀等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。
九、办公用品的报废
公司对固定资产的报废实现审批管理。各部门如有固定资产损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：
①对简单问题的可以自行修理。但对有保险服务的，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
②对维修不成的固定资产实行报废处理。报废应当是经过维修但无法修好的情况下，或是对无条件维修的、经过了人事行政部的故障认定，方可由管理该物品的保管人填写《办公用品报废申请单》写明报废原因，维修人签字确认，经人事行政部核实签字后上报分管副总审批。
③报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，尽可能开源节流。
④固定资产在完成报废程序后，应当从固定资产登记表上核销，并附上《办公用品报废申请单》。
十、办公用品的交接与回收
员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序。
移交人需逐项列出物品清单，接交人应仔细点验，人事行政部根据移交清单进行核实，如有损坏或遗失，责任人应予以赔偿。
十一、附则
本办法由人事行政部负责解释。
本办法自批准之日起执行。

年 月份办公用品申请计划表
部门：
序号
物品名称
型号
计划数量
实际数量
备注
1
签字笔
红、黑

2
签字笔笔芯
红、黑

3
圆珠笔
红、蓝

4
铅笔
2B、HB

5
双耳夹
小、中、大、特大

6
回形针

7
记事本

8
便签
小、中、大

9
信封
中、大

10
胶棒

11
橡皮擦

12
油墨笔
红、黑、蓝

13
文件夹

14
档案袋

15
档案盒

16
胶带
宽度： cm

17
复写纸
小、大

18
电池
7号、5号

19
修正液

20
打印纸
A4、A3

21
剪刀

22
直尺

23
美工刀
小、大

24
计算器

25
垃圾袋
中、大

26
卫生纸

27
肥皂

28
簸箕、扫把
塑料、白铁皮

29

30

31

32

33

34

35

分管副总经理： 人事行政部： 部门负责人： 申报人：
6

固定资产登记表 固定资产登记表
物品名称

物品名称

型号

型号

单价

单价

总金额（大写）

总金额
（大写）

经办人

经办人

购置时间

购置时间

启用时间

启用时间

登记人

登记人

领用人/保管人

领用人/保管人

领用部门负责人

领用部门负责人

备注：

备注：

报废申请单
物品名称

型号

启用时间

保修期限

使用部门

保管人

报废原因

申请人： 检修人： 日期：
确认情况及建议

人事行政部： 日期
审批意见

分管副总经理： 日期：

报废申请单
物品名称

型号

启用时间

保修期限

使用部门

保管人

报废原因

申请人： 检修人： 日期：
确认情况及建议

人事行政部： 日期
审批意见

分管副总经理： 日期：