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公司公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范集团公司公文处理工作，提高公文处理效率和公文质量，根据†中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知‡（中办发“2012”14号）及相关规定，结合集团公司实际，制定本办法。
第二条 集团公司的公文是集团公司在经营管理过程中形成和使用的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级精神、依法履行职责和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文管理包括公文保密、日常管理和公文信息系统等。 第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。大力推行电子化公文和公文信息系统建设，提高公文处理效率。
第五条 集团公司办公厅是集团公司公文处理工作的管理部门，主管集团公司总部公文处理工作，并对集团公司系统子公司公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第六条 集团公司总部各部门、各级子公司应当高度重视公文处理工作，严格遵守集团公司关于公文处理的规定，加强公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 集团公司公文种类主要有：
（一） 决定。
适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员。
（二） 通知。
适用于传达上级部门的指示，转发上级部门、同级和不相隶属单位的公文，
印发集团公司制订的规章制度，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免工作人员。
（三） 通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（四） 报告。
适用于向上级部门和业务主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，报告上级单位需要了解的相关情况。
（五） 请示。
适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
（六） 批复。
适用于答复子公司请示事项。
（七） 意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八） 函。
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题。
（九） 纪要。
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、主体、版记三部门组成。版头包括份号、密级
和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等；主体包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、发文日期、印章、附注、附件等；版记包括抄送、印发单位和印发日期、页码等。
非涉密公文无需标注份号、密级和保密期限；无送达和办理时限要求的公文无需标注紧急程度。
（一） 份号。公文印刷份数的顺序编号。涉及集团公司核心商密的公文和涉及国家秘密（机密和秘密级）的公文应当标注份号。
（二） 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。应当根据公文的涉密种类和涉密程度分别标注秘密等级和保密期限。涉密种类有两种，集团公司商业秘密和国家秘密；涉密程度为：集团公司商业秘密分为‚核心商密‛和‚普通商密‛，国家秘密分为‚机密‛、‚秘密‛。
（三） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注‚特急‛‚加急‛。
（四） 发文单位标志。一般由发文单位全称或者规范化简称加‚文件‛二字组成，‚函‛只标志发文单位全称或者规范化简称；‚纪要‛的发文单位标志由‚发文单位+纪要‛组成。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
（五） 发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六） 签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上报公文，必须注明全部签发人姓名。
（七） 标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八） 主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一） 发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二） 成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三） 印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。
（十四） 附注。公文需要说明的其他事项。
（十五） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六） 抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七） 印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
第九条 公文的版式按照†党政机关公文格式‡（GB/T 9704-2012）国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，注重效用，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。
第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级
单位，不抄送下级单位。（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
（三） 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（四） 除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。
（五） 受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第十五条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：
（一） 主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
（二） 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。
（三） 上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。
第十六条 集团公司各部门向领导请示和汇报工作，反映情况，报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办单位的意见和建议时，应使用‚签报‛。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：
（一） 符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合集团公司规章制度规定，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二） 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提建议措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四） 文种正确，格式规范。
（五） 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六） 公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或者部门意见，力求达成一致。
（七） 单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十九条 公文文稿由本单位负责人签发前，应当进行审核。审核的重点是：
（一） 行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二） 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合集团公司规章制度；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提建议措施和办法是否切实可行。
（三） 涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四） 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门或处室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿人修改，修改后的文稿须由起草部门领导确认，拟稿人应进行复核。
第二十一条 为保证公文质量，集团公司实行二级核稿程序。以集团公司和集团公司党委名义发出的公文，必须经主办部门主要负责人审签，负责人要对公文严格审核，把好政策关、行文关和文字关。主办部门主要负责人离京期间，由主持工作的负责人审签。送集团公司领导审签前，由办公厅或党群工作部核稿人员核稿、部门负责人审核；除特别紧急事项外，公文送集团公司领导签发前，须经办公厅或党群工作部审核，不得先签后核。发文不得同时分送两位以上集团公司领导阅批，送签的文稿应当为誊清稿。
第二十二条 公文签发公文的签发，实行权责结合的原则。
（一） 以集团公司名义上报上级单位的公文，由集团公司董事长签发。以集团公司党委名义上报的公文，由集团公司党委书记签发。
（二） 以集团公司名义颁布的重要规章制度、决定，集团公司的战略部署和具体方针，人事任免事项，以集团公司名义转发的重要文件，由董事长签发。
（三） 以集团公司名义制发的关于集团公司日常经营管理工作的平行文和下行文，由总经理或授权分管领导签发。
（四） 以集团公司党委名义公布的决定、规定，贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署，人事任免事项等由集团公司党委书记或授权副书记签发。
（五） 会议纪要由会议主持人签发。
（六） 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓
名和签批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（七） 联合发文由所有联署单位的负责人会签。
第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是：
（一） 签收。
接收公文时，机要秘书应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收绝密件、机密件应登记公文序号；签收特急公文应注明签收时间。
（二） 登记。
1.集团公司收到的各类文件、电报等，由办公厅负责编号，按来文单位、渠道、时间、内容、密级、收文编号进行登记。
2.集团公司总部各部门、子公司直接收到外单位主送或抄送集团公司的文件，应报送办公厅登记、办理，保证文件正常运转。
（三） 初审。
对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理；是否符合行文规则；文种、格式是否符合要求；涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四） 批分。
对符合规定的公文，由办公厅负责人根据公文内容、部门职责和集团公司领导分工提出拟办意见。
1.集团公司收到中共中央、国务院、国务院各部委等机构重要来文来电，以及各子公司上报的请示和报告，办公厅负责人根据公文内容和集团公司领导分工，报请集团公司领导批示后，分送有关单位办理。
2.集团公司收到需要集团公司阅知的来文来电，由办公厅分送集团公司领导或各部门、各子公司阅知。
（五） 承办。
1.对有集团公司领导批示的文件，承办部门应按照批示要求办理；其他文件按部门职责和工作程序办理。涉及两个以上部门职责事项的文件，主办部门要主动会商协办部门共同办理。
2.承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。有办理时限要求的公文，按时限要求办理。确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的，应在收到文件后的1个工作日内退还办公厅秘书处，并说明理由，由办公厅进行协调，确定承办部门。
3.承办部门应将办理完毕的公文及时退返办公厅，由办公厅整理归档。
（六） 传递。
1.公文传递一律通过办公厅进行，不得横传。
2.公文的传批、传阅顺序原则上按照集团公司领导的排序由后向前送批或送阅。
3.公文传批、传阅过程中，集团领导批示有关部门或子公司阅处的，一般
需待传批完毕后再转相关单位；时限紧急的，由办公厅复印送相关单位先行办理，原件继续传批。
（七） 催办。
1.需要办理的公文，由办公厅负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
2.未能按时办结的公文，主办部门应及时与有关单位沟通，并向办公厅说明情况。
（八） 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是：
（一） 复核。已经发文单位负责人签批的公文，印发前由办公厅进行复核
（党委发文由党办复核）。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，字体、格式是否规范等。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二） 登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数
并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定。主办部门需要增印公文，需提出意见，由部门负责人签字后，报办公厅负责人同意。
（四） 核发。公文印制时，排版的清样由拟稿人初校，办公厅复校。初校应消灭漏字、多字、错字等差错；复校应检查初校指出的差错有无改正，并依照原稿对全篇内容再次校核，同时对公文格式、排版清样等进行检查。校对人应签署姓名。改定的清样，由主办部门审定后自行付印。印制好的文件要做到无缺损，版头鲜明，套印准确，裁切整齐，无脏污、倒头、多页、缺页、白页、错页等质量问题。
（五） 用印。公文中有发文单位署名的，需要加盖单位印章。
（六） 登记。公文完成后办公厅应进行登记，记录发文时间、发文标题、承办人、印发份数、主送部门等。
第二十六条 整理归档
（一） 公文办理完毕后，应当根据†中华人民共和国档案法‡、†集团公司档案工作管理办法‡（中节能办“2011”33 号）、†集团公司总部档案管理规定‡（中节能办“2011”34 号）和†集团公司归档文件整理实施细则‡（中节能办“2011”67号）,及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。
（二） 归档范围内的公文根据其相互联系性、特征和保存价值等整理，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
（三） 联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他部门、单位保存复印件或其他形式的公文副本。
（四） 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成
的公文，由其兼职单位整理、归档。（五）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
（六）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。
第二十七条 公文办理时限要求
（一） 上级部门交办的公文，有具体时限要求的，应按规定时限完成；无时限要求的，一般应在两周内办结。
（二） 集团公司部门间会签公文，原则上不超过2个工作日。主办部门要根据公文相关事项，依据各部门职责划分来确定适合的会签范围，尽量减少不必要的会签，保证公文运转效率。会签部门如有不同意见，应在2个工作日内主动联系承办部门，共同研究解决。会签部门负责人如出差在外，不方便异地办公，应委托相关人员代为办理，受委托人要积极与部门负责人沟通，完成相关会签工作。会签部门不得无故拖延会签时间。
（三） 子公司上报需办理的公文，原则上不超过10个工作日应予以回复；
属于重大事项等特殊情况需进一步研究商榷的，最迟不超过20个工作日；遇有紧急特殊情况，采取急事急办，特事特办。承办部门若认为子公司上报公文需要重新起草报送的，需经部门负责人批准后，在2个工作日内予以告知，不得以此为由拖延办理。
（四） 集团公司形成的会议决策或签报议定事项，涉及到需要办理的有关公文，在有关事项决定之后2个工作日内办结。
第二十八条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第七章 公文管理
第二十九条 集团公司各级子公司应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十条 公文应由本单位文秘部门或者专人统一管理。应当根据实际情况，建立机要室和秘书室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。集团公司总部公文由办公厅统一收发、批分、审核、用印、归档和销毁。
第三十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。
第三十二条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文不得复制、汇编。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。
第三十四条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十五条 涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或
者销毁。
第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十七条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需
要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十八条 党委、纪委、团委、工会等机构涉及到的公文处理工作由相应职能部门按照本办法办理。外事等有特殊要求的公文处理，按照有关部门的规定处理。
第三十九条 本办法适用于集团公司总部，各二级子公司公文处理办法可参照本办法制订。