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小企业信贷中心档案管理办法

为规范小企业信贷中心授信档案管理，实现小企业信贷客户授信业务档案的科学化、规范化、制度化管理，根据档案管理的有关规定，特制定本办法。
第一条 小企业信贷中心档案是各分中心对客户授信活动中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称。是我中心与各类客户间债权、债务关系的原始凭证及中心依法催收的重要法律依据，是小企业信贷中心业务档案的重要组成部分。
第二条 小企业信贷客户授信业务资料管理包括贷款申请资料、尽职分析资料、贷款审批资料、合同文本资料和贷后监控资料。各分中心作为授信档案的集中审核和具体管理部门，主要负责授信档案的接收审核、信息维护、集中保管和提供利用。
第三条 小企业信贷授信申请资料档案实行“双线管理”的原则。
“双线管理”是指：各分中心分别建立正副两套合同文本资料，按照管理分工进行管理；合同文本资料正本装订后交总行运营管理部，贷款申请资料、尽职分析资料、贷款审批资料、贷后监控资料正本及合同文本资料复印件由各分中心自行管理。
第四条 小企业信贷中心授信档案管理的基本要求是：
一、分段管理。将文件材料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件(简称现行贷款)、因银行或客户原因未发放的授信文件（简称拒绝贷款）和结清后的授信文件（简称完成贷款）三个阶段，除因发放贷款产生的合同文本资料原件上交总行外（广州分中心自行保管合同文本资料的原件，总中心每年对档案保管情况至少检查一次），其余资料均由各分中心集中保管，但要分别存放。
二、专人负责。各分中心应配备后台专员，负责授信文件的接收归档、日常管理及信息维护等工作。后台专员应相对稳定，并熟悉授信业务流程、档案管理专业知识及具体操作。
后台专员或管户信贷员工作变动应办理交接手续，并进行变更登记，由分中心负责人或后台专员进行监交。因交接手续不全致使授信文件、档案损毁、遗失或其它影响档案安全的情况发生的，要查明情况并追究有关人员的责任。
三、按时装订、交接。
1.贷款发放后，后台专员需将授信业务资料进行预装订，当有新增的凭证或信贷资料则暂时放入档案盒内保管，当此笔贷款结清后再将所有授信业务资料装订成册。档案预装订后，后台专员将档案交由管户信贷员自行保管，贷款还清前管户信贷员对档案的完整性负责。
2、授信文件的移交从阶段上分为前期移交和后续移交。前期移交以贷款发放审核完毕为标志，包括当月底完成分中心留存授信文件的整理、装订及次月底完成上交运营管理部的文档装订、交接；后续文件的移交应随时进行。各次移交均应严格履行交接手续，填写“分中心档案交接清单”或“授信档案移交清单”。
3、拒绝贷款、完成贷款应于拒绝、完成当月归档。
四、定期检查。各分中心授信档案的管理工作接受中心和本行相关部门的双重业务监督。
第五条 提交资料真实性职责：
信贷员对提交的客户资料应与原件核对一致，在核对一致的基础上对复印件加盖与原件一致章签字留存。档案整理不全和未加盖与原件一致章的资料，后台专员要求其整理齐全和加盖与原件一致章后受理客户档案。
信贷员应对提交的授信申请报告和审查反馈信息真实性负责，如信贷员没有尽到真实调查责任，将结合相关处罚办法进行处罚。
第六条 授信资料的管理职责：
各分中心信贷员是资料收集的第一责任人，负责外来资料的收集和岗位授信资料的收集、整理及授信档案制作。对资料的真实性、完整性、连续性和及时性负责。
后台专员负责分管流程产生的授信资料的收集、整理及授信档案制作。对档案的真实性、完整性、连续性和及时性负责。
第七条 授信档案查阅与出借的管理
授信档案的查阅以档案不离开分中心办公室为原则。
授信档案原则上不得出借，但因特殊原因确需出借的，借用人应按规定登记，由各分中心后台专员负责审核。
借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证资料的安全性和完整性。
第八条 责任与处罚
后台专员应及时整理和更新授信客户的档案资料，当月所有新增贷款原始档案部分需于次月末前上交至总行运营管理部。对未及时整理和更新授信档案资料的后台专员，分中心负责人，按照有关规定给予相应处罚。
违反档案管理规定，损毁、遗失、擅自销毁授信档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造授信档案的；擅自对外公开授信档案和相关资料的以及档案管理人员玩忽职守造成档案缺失的行为，视情节轻重追求有关当事人的相应责任。
第九条 档案的销毁
一、贷款到期五年的档案应由各分中心编制拟销毁清单，经中心综合部确认后，形成正式的“授信档案销毁清单”，由分中心后台专员、分中心负责人、综合部签字确认后才能进行统一销毁，统一销毁日期一般为每年6月30日。
二、授信档案销毁时，应由签字三方共同监销，并由监销人员在销毁清单上签字。授信业务档案销毁清单一式三份，分中心、中心、总行运营管理部各留一份备查。
三、对因特殊情况需延长保管期限的档案，可由各分中心提出申请，经中心同意后，由后台专员在档案清单中注明延长的年限。
第十条 各分中心档案管理应做好防盗、防火、防霉、防尘、防鼠、防虫、防水等工作。
第十一条 后台专员对归还的授信文件、档案应严格检查，杜绝损毁、涂改、抽页、串换及丢失授信文件、档案现象的发生。
第十二条 本办法自文件下发之日起执行，原《小企业信贷中心档案管理办法》作废。