行政机关内控管制之采购管理.docx

采购管理 1综述 本手册在规范政府采购业务流程，加强对政府采购活动管理，促进政府采购业务有条不紊实施，提高财政性资金的使用效益，保障政府采购质量。 本手册所称的“采购管理”，是指使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的物资和服务的行为。2适用范围：适用于本单位各股室（中队）。3主要职责分工 (1)采购管理负责人 负责汇总审核各职能股室（中队）提交的政府采购预算建议数、政府采购计划、政府采购申请；负责按照国家有关规定确定政府采购组织形式和政府采购方式；负责指导和督促各职能股室（中队）依法订立和履行政府采购合同；负责组织政府采购验收；处理政府采购纠纷；负责保管单位政府采购业务相关资料，并进行内部通报。 (2)财务室 负责汇总编制单位政府采购预算、计划、报财务室批准后，下达各职能股室（中队）执行；及时转发财务室的有关管理规定及政府采购相关信息；审核各职能股室（中队）申报政府采购的相关资料，确定资金来源；复核政府采购支付申请，办理相关资金支付；根据政府采购股室提供的政府采购合同和验收证明，根据国家统一的会计制度，进行账务处理；定期与政府采购股室沟通并核对政府采购业务执行和结算情况。 (3)各职能股室（中队）负责申报本股室（中队）的政府采购预算建议数，依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制政府采购计划；进行政府采购需求登记，提出政府采购申请；对政府采购项目的中标结果进行确认，并依据成交通知书参与政府采购。4、不相容职务分离表业务环节业务职能政府采购预算编制政府采购预算审批政府采购计划编制政府采购计划审批招标文件编制招标文件审批政府采购验收采购物资保管货款支付由请货款支付由请审批采购预算与计划政府采购预算编制XX政府采购预算审批X政府采购计划编制X政府采购计划审批招标管理招标文件编制X招标文件审批政府采购验收X采购物资保管货款支付申请X货款支付申请审批5控制矩阵一级流程名称风险事件编号风险事件描述对应目标控制措施编号控制措施描述责任股室控制频率对应制度涉及文件采购管理R03.01采购预算编制不合理，未根据本单位实际需求和相关标准规定编制采购预算，导致资产闲置或不足，资金浪费，甚至与国家有关规定相违背。合理保证资产安全和使用有效CA03.01各职能股室（中队）每年底提出下一年度采购需求并提交财务室，财务室结合年度资金情况、各职能股室（中队）现有资产使用情况、报废年限等事项进行计算平衡后编制下一年年度预算，并将年度采购预算上报单位相关负责人或上级单位审核批准。各职能股室（中队）、财务室发生时采购管理制度年度预算及批复采购管理R03.02单位未按照已批复的预算安排政府采购计划，采购计划不合理或未经恰当审批，可能导致采购执行混乱。有效防范舞弊和预付腐败CA03.02各职能股室（中队）在采购预算指标批准范围内，定期提交本股室（中队）的采购计划，采购管理负责人对采购计划的合理性进行审核财务室就采购计划是否在预算指标额度之内进行审核，如有需要，上报政府采购监督相关股室进行审核。各职能股室（中队）、财务室发生时采购管理制度采购计划采购管理R03.03采购、资产管理和预算编制之间缺乏沟通协调，导致政府采购活动与业务活动相脱节，出现资金浪费或资产闲置等问题。有效防范舞弊和预防腐败CA03.03单位建立预算编制、政府采购和资产管理之间的沟通协调机制，实现的信息共享，确保预算编制及时取得和运用于政府采购预算编制相关的基础数据和重要信息，有效汇总平衡预算建议数，提高政府采购预算编制的规范性和科学性。财务室发生时采购管理制度采购管理R03.04采购需求申请审核不严格，需求参数不公允，导致采购的货物质次价高等问题。有效防范舞弊和预付腐败CA03.04资产采购需求股室（中队），以批复的预算指标和采购计划为依据，提出采购申请，在申请文件中列明采购项目名称和采购金额，资金来源，采购项目分类等要素。资产采购申请单经需求股室（中队）负责人审核后，逐级上报审批。财务室发生时采购管理制度采购申请单采购管理R03.05未选择合理有效的采购组织形式和采购方式，出现采购行为违反国家法律法规或单位规章制度，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。有效防范舞弊和预防腐败CA03.05采购资产须严格按照国家及行业的有关规定及本单位的相关制度等，对须以招标方式采购的物资、设备严格实行招标程序；货物集中采购由采购管理负责人委托政府采购中心代理采购。如因实际情况确需采用其他方式，如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等，需提供选取其他方式的理由和依据，报政府采购监督管理股室审核通过后执行，并将相关资料送至政府采购监督管理股室备案。财务室发生时采购管理制度招标文件采购管理R03O6未明确规定需招标的政府采购业务范围与招标的业务流程，不利于控制单位的采购成本、保证采购物资质量。有效防范舞弊和预防腐败CA03.06制度中明确规定采购业务范围及招标的业务流程。如果自行采购，需求财务室提出采购招标申请，参加招标文件的编制，负责其中的技术文件和评分标准的编制工作；采购招标申请报至采购管理负责人后，由采购管理负责人审核并成立招标小组负责对招标标书的制定、修改、答疑工作，以及组织对潜在投标人进行现场勘察。如委托政府采购代理机构，采购管理负责人从财政局规定的采购代理中选择本次采购代理机构，将本次采购的采购需求标准及相关资料交给采购代理机构，由其制作招标文件。招标文件完成后需经采购负责人及财务室审核审批无误后交由代理机构。财务室发生时一采购管 管理制度招标过程文丈件采购管理R03.07未制定完善的采购评标流程，可能导致评标过程流于形式，出现可能的舞弊行为，造成单位资产损失。有效防范舞弊和预防腐败CA03.07采购管理负责人根据实际的招标需要组织相关股室负责人组成评标小组，必要时委托招标代理机构。评标小组根据需要制定适当的评标方案，进行评标工作，明确评标方法、程序、中标条件及原则，保证评标工作的合理、有效、公平。财务室发生时采购管理制度评标文件采购管理R03.08竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购过程缺失，可能导致采购物资价格不合理或质量低下，不能满足单位实际经营需求。有效防范舞弊和预防腐败CA03.08采购采用竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式的，严格按照中华人民共和国采购制度进行，并保留采购的全过程记录。财务室发生时采购管理制度采购过程文件实物资产采购R03.09采购定价机制不科学，定价方式选择不当，可能导致采 购价格不合理，造成单位资金损失。有效防范舞弊和预防腐败CA03.09采购定价严格实行不相容职务分离原则，对于采购定价须由相关职能股室（中队）共同商定，明确记录询价过程、比价记录及定价意见。财务室发生时采购管理制度价格审批文件实物资产采购R03.10未签订采购合同或签订合同不合理，可能导致双方责权不清，影响单位运营效率，造成单位合法权益受到侵害。合理保证经济活动合法合规CA03.10采购管理负责人按照法律、法规规定起草合同文本，并与财务室、法规室会签、报单位相关负责人审批后，与供应商签订合同。对于涉密资产采购项目，采购管理负责人与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款，加强涉密采购项目安全保密的管理。财务室发生时采购管理制度合同及会签单实物资产采购R03.11未建立采购验收制度，未明确各类采购物资的验收程序，采购物资质量不符合单位需求，影响单位正常运行，造成单位资产资金损失。合理保证资产安全和使用有效CA03.11采购验收按照下列方式进行：自行组织采购的，由资产管理负责人，按照政府采购合同约定自行验收；单位依法委托政府采购代理机构组织采购的，由委托的政府采购代理机构按照政府采购合同约定组织验收；大型或者复杂的政府采购项目，邀请国家认可的质量检测机构办理验收。由独立的政府采购执行承担验收职责，验收合格的物资，填制入库凭证，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务室。财务室发生时采购管理制度验收报告、实物帐、验收报告实物资产采购R03.12采购付款审核不严格，未满足支付条件支付货款或越权支付，可能导单位资产资金损失。合理保证资产安全和使用有效CA03.12采购管理负责人提出货款支付申请，按照规定的审批权限和程序进行审批，财务室依据采购计划阶段已明确的资金来源和账户类型，办理具体的资金支付业务并进行会计核算财务室发生时采购管理制度付款 申请单财务证