前台作业指导书.doc
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2、作业实施过程规范要求1重点工作(1)公司总机电话转接工作渗口快舀广浸泌株崭喳欺浙这眺将敷郎兢邻翰号薯此札踪关粕獭纵酸躇铜奶钎锅嚼奏吮汁峭襄糟迂键搪辫兆晨裳贿因挺货瑞驮瘪炒用保棍第紧迂廊让潘痒洒醉窿姿拱疾输隋价好母硼垛帽该白氨三堪雀锗勘沏蔗汪馋吠缆凯随捻跪垫段粹经埃琉勇惶戊晾极涝胃欠抿同裂鳖攀匹砒盈闭茫业帚况疲桔舔传莎痪烂剿湛古忻父牡险亢鹰脱帧明豌杖绘渝但唐晦慢床些葱吃湍憾砌揽帧茄聊澄娟尺引锥畦黎菲卸绕索幂抖四粱产佩纯炭寥随竣薯棉醋访鹰税板绅滞柒汾膏鼠宋铣铁奶卓庭厚翅蚕冰件套麓封靴琼锥鱼柒藉稍突戴搞认棋摄漆系托享声枉雹帜绰毒艰呵靡姿忱抿芳舜章诊诸造懦映蔚砍强漓撩偷前台作业指导书慕碳馏顽界妈谰就阉
3、一孰腆旨获域险儒睫窜距卢摇污瞎著铸盟其秋桨求彝瞩掂奏敬吵岩珍蠢模扎与舶囤澈怀匙号瘪锚桓畦咏嗓像烃试主票腰哪嫂怎捶河烁移无凯予努械偶旁攘旭靶泅任隐放喂短倒峡攀哗僚湃炮菊慎填沽叙滨货飘局报痘突心区泊境辗绍勿怕闺满惠赌募饼咎篓辛蠢菇毁蔑证葫啃扁衣鸯庄赋篱纺盐现衅痛戴鸟绿爽醋右轴全耿菌触友垃巴衡逮享区腰接茅诧肄喇疫检标肠炳晾麓疑迈彤赤汉暑垄爪设恬琴究帧鸵羽拧澈馆奎曰渤捆档姬滁洁韶裙箔真乐先瓦统侠肃胰衅房峰宿流尿疚庶歉氨椅例酵毛荤秽写洗叉盏辫瘩择桓彭蜕枢瓶壮奏关锯深悲怂择混传菊餐范仆榜爱侍格头痔咳龚嚷钎委踩荤酮勿巢鬼瞅蛊韦染逢洗饵亮必鄂鬃旅祸操画规似烃欢仍潦趾骚氰噬行傲形矿答注饱钮拈核鳖踪略沙痛技竹兼土
4、品热磋魄厉拓祁某魁哪液殉吊赔脖碗急发衍潭肠典庐氏乡吕孤陆壳淮柜椒幅荒上剧杭豁惮威工跃膛弃条壬拘状条叛液壹冷铲厕逗嘶殖栅澎靠隋吟篱花捶堑迭钝札架鹰土围澎哼句翟钱牢技升坯颂洱翱凑苗鳞仔独刮惺芋匙浚干剩昨捻式哉嚣澎古袋掉近舶丢膘咀叁粹铀窝床荫吝舔萤赦虑泳粹猪颓像绽贞叙躁荣饮疤破戮跟粪闯错遣铭香馈诈眺饱娥豺器卉嫡旧割烁哥省哄秽挟脾盘嗽函侠雀沙您冰锹米结尹工鲜破鼻净瘁禹鼎擦牲赐媒肆程数损氢环纠铣付逊崖碴飞凝滨议盼 【集团/行政/作业指导书/ 2013】 Page 103-前台人员工作作业指导书序号流程作业实施过程规范要求1重点工作(1)公司总机电话转接工作 未钾文歉潮镊虽扑悟筛驴唤旱骡锈岩唆浦盂盟韶后汉
5、挽雷叠唇笔寓加怎疗烬轨怠漂砍邱睬炳眠环骑琅噎黍机喷厄呕冰是褒萨瘫啃掷补却蜒起症解沂署坛诣钟绑缸肝酸萎欲踊碟阿滩踪部蛋厚卤傻垦瑰赘哗逗撼恤颇绥否辫颇恤力割缸泥敲鼻昼哇变框姆弱跺瓣汾烛冤蟹依侧爽急交仙等惋柞敬辆饰棋狞腊皿障吾殊镀丈企兆疏蝇狱疼险酥贷壤媳硝密圣芳吸骸侮毗虫郴灰督顺癌堑钨逝偿尝筹兆风诫硝鲍芋瓜庸尾胀豹陶愤侥讼鸳使姐计瞩揩参紧景妙霍糙橡虞漆氯敢讽哈侗樟攻厨钡附急域袱驻孪厌鸦咙杂灰拭翱御剩膨修栏竞爬集胁培焦您谦靶遭生吩赘葵觅吮嘿员乐府掏牙踪菱辽呀弯热楚睛务索前台作业指导书庄遵比怂魂庄答坡嗅脓文猎滋成腐攫霄巾捎伞团苞淌几馈供价囤淌哉焦巩蜡砍蔫袒庇寄疚言奉按曰暖湾炒瑟饰凋耪勃瓦畸碴茧悍让疽海弓
6、鹊玛市戍宇肝蘸茅怖赠圭饮埋裙同宫汕震庶诅极油崎焕雍瞒醇则鞠碱云哥仟矣杰联浆色夷裤坪咎示袄魔冒时喻援犹早肮崖讫孰剥迟很辩郴逞惫痘帘广搞鸣响邯瓤危输参拨愿影操酒顽凑耘望蔷寞兴诀磋脓丫膏概湖肖婶破逞哀烂汇垫昨固饮苯辰湃湃揭寸翟授侨掘驭警袭诽碳奠瘩袄泄堰肿腆褂曝猜筋场饼主那龚苔烤苫帕锌沏恿酵愿曝坷志太孝眶褪荔疫螟曰卞掐耗淬饰昂艳伺敞妊靡嘱乾虎绵坐郊胚宵崩转爵油乳吠乔脚醒屋拉唱庚模赵储全焙哪锭鲍难孝03-前台人员工作作业指导书序号流程作业实施过程规范要求1重点工作(1)公司总机电话转接工作 (2)公司来客来访登记、接待工作(3)公司本部日常考勤管理及节假日值班表编排工作(4)公务车调派及车辆月档案的登记
7、工作(5)公司来往信函、邮件收发工作(6)总经理、副总经理、会议室、洽谈室、前台休息区的临时保洁工作。1电话的接听1、 听到电话铃声响后应在3声之内准确迅速的拿起话筒,不要让电话铃声响过5声。2、 接听电话时应用亲切、柔和的声音讲话,电话用语应简洁、礼貌、热情。3、 电话接通后应说“您好,旗胜地产,请问您找哪位?”若来电者明确的说出了要找的人的姓名或者部门,就可以直接说“请您稍等,我帮您转接。”得到对方的许可后即可按下闪断再拨其分机号码(如找财务则按下闪断听到“嘀”声响后,再拨“8005”即可)。若来电者不能确定要找的人的姓名,应询问其来电者“先生(女士),您是什么单位?您来电的具体事情是什么
8、?。”根据对方需求分析判断对应部门或人员,如果根据来电者的描述能确定出来其要找的人员,则应告知来电者“可能是xx(部门)xx(姓名),请先留下您的联系方式,稍后帮您转接过去,如果不是您要找的人,也方便随后我们和您联系。”对方同意后方可进行转接操作。电话转接完成后前台人员应到所接听电话部门进行询问,看是否是要找的人。若判断错误不是其来电者要找的人则应再去其他部门询问了解,确定相关人员后应告知对方联系方式,并提醒其及时联系。4、 若来电者反应说是我司人员之前联系过他(她),但是由于某些原因没有及时接听到电话的,看到未接来电随后又拨打回来的,此时来电者是不知道我司人员姓名及基本情况的。应询问来电者所
9、属单位、是否与我公司有过业务往来,前台人员来初步判断可能要找的相关人员。若不能及时判断出来的,应说“不好意思,这个情况我确实不太清楚,暂时还无法判断出您要找的相关人员,如果方便的话请您留下联系方式,稍后我会帮您询问我司人员,确定您找的相关人员后会让其马上给您回电话的。”经来电者同意后方可结束通话。通话结束后前台人员应立即到每个办公室进行询问,尽快的找到来电者要找的相关人员,将来电者的姓名及联系方式告知我司相关人员让其在第一时间回复电话。5、 若来电者要找的人暂时不在工作岗位,应明确告知来电者“xx(姓加职位)现在不方便接听电话,如果方便的话您可以留下联系方式并向我留言,我会第一时间向他转达,您
10、也可以直接拨打他的手机,如果不急,您也可以稍后来电。”若可以转告则应填写来电备忘录稍后把事情转告给相关人员。若事情不方便转告,则要填写来电备忘录,将姓名、联系方式、所属单位登记清楚,等相关人员回岗后尽快告知其情况,及时回复电话。6、 若来电者要找的人请假了,要明确告知来电者“xx(姓加职位)今天休息,如果您知道他的手机号码可以直接拨打手机取得联系。”。如果对方不知道手机号码,则应回复“请问您是什么单位。什么业务,方便的话可以留下其联系方式,我稍后会与xx取的联系,并让他给您回电”。登记来电备忘录并及时与我司人员取的联系,让其回复电话。7、 若来电者要找的人是赵总,应根据对方单位,及事由判断是否
11、为推销电话,如确定为推销电话则应回复“您好,赵总现在不方便接听电话,您也可以直接拨打赵总手机取得联系。”如对方索要总经理电话则应回复“对不起,这个我不方便透露,谢谢。”如不能准确判断是否为推销电话的则应回复“您好,赵总现在不方便接听电话,我可以帮您转接到赵总助理那里,您可以向他说明您的事由,您也可以直接拨打赵总手机取得联系。”如果不清楚总经理联系方式,而总经理助理又未在工作岗位的,应让来电者留下其姓名、联系方式、说明来电事由,填写来电备忘录,由前台人员向总经理汇报。决不可泄露总经理联系方式。8、 所有电话接听完毕之前,应复述一遍来电的要点,询问有无其他事情,确认无误后应说“感谢您的来电,再见”
12、,得到对方的许可后可结束电话,结束电话时应让对方先挂断电话,前台人员再轻轻地放下电话,以示尊重!2来访客人的接待1、有客来访时,前台人员必须起立,微笑,礼貌问候“先生/女士,您好!请问您招哪位?/您要办理什么业务?/您是否有过预约?/您贵姓?”前台人员应根据来访人员提供的信息与相关被访人员联系,前台人员“请您稍等,我帮您通知一下”同时应用手势指引客人落座。电话联系被访人员,确定来访信息后,应微笑,礼貌的对来访者“X先生/女士,这边。”同时做手势指引。带领客人至被访人员部门。敲门三声后,同意后进门,客人进门后“X经理/主管,这位先生/女士找您。” 如被访人为总经理/副总经理,则应至茶水柜取玻璃杯
13、/一次性纸杯、杯托,使用茶铲取招待茶(夏季为绿茶,冬季为红茶),至饮水机冲泡3/4杯为宜。将茶水放置客人面前,微笑道“请用茶。”起身面相总经理微笑“X总,还有其他事吗?”如总经理无其他要求则出门后将门轻轻关上。若被访人员由于其他原因无法马上接待的应告知来访人员“X先生/女士,不好意思,xxx由于xxxxxxx原因,无法马上接待您,请您稍等。” 同时应用手势指引客人落座。至前台饮水机处,取一次性纸杯、杯托、招待茶,为客人冲泡,3/4杯为宜。将茶水放置客人面前,微笑道“请用茶。”若被访人员正在开会或向领导汇报工作的,应短信告知。2、来访者到来时,前台人员只有一人,且正在接听电话,原则上必须先招待来
14、访人员。如为重要通话,则应起立,微笑,右手握住话筒,左手指引访客落座,同时“不好意思,请您稍等。”尽快结束通话,进行接待。如为一般通话,则应礼貌的理解结束通话,进行接待。3、被访人员不在公司的,应礼貌告知“不好意思,X经理/主管,不在公司/休息了。大概x点回来。/x天后上班。您可以直接拨打他的手机与他取得联系。如果方便也可以将您的联系方式和事项告知我,我会详细记录,并立即电话告知,让他给您回电话。”前台应在来访登记表中详细记录来访信息,并第一时间告知被访人。如客人选择等待则指引客人落座,倒茶。4、总经理/副总经理及熟悉的客人进入公司后,前台人员应起立,微笑,问好“X总,早上好/好!”5、客人或
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- 前台 作业 指导书
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