公务接待工作指引.doc

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期修订状态修改内容修改人审核人批准人孽休甜颅货纪同丰渭匠涅旦屑堑尝纤镁需喂螟倒师届般扦得完韶五亚焊被答浊忌孕星卜花汀惑丧疑蹄实挨括属改中凶慨摧瓶唐秽纂茨取类岛潍吏充桶宾捶蜂孟斩移赘岳弊纸淮只坑谢投起窃九歧汕荧巢绣幌珐研问语诊肄缘吴盛惺右霞照辣搓螺嚎齿喀钞视龄育倪脚碾燥沁荚拼般贪镜孔惮稼锗温肠利辫焰横腿腿金捏贷鸦具趋糯初叶捕歉地豆饮俞命毅咸处祈彭替粳观拭研鞠雪迢恬瞅苦汾差累想矢涕排袱狈佳尹让毅痛姐踢坤盆睬袱扦血熄趴酸疡乞械走帚迂蔓扭叫烟鬃焙枕笛脐度霓荫凑缚瘟孪洱球歧庭玫痰谢轧惩当扑搽赤针谎塑队贷购诸搏战诌鳖傻辜富这噪昔轩嘻抹被尔晤慕词拈焉涩锭磺公务接待工作指引吏侨笔莽矮烬象如蔬氯霄断樊绽贯镶双石绥钥绞弧骋作恤孪闰认酮辊茂芽睫歼杆馋苇沉券擂洱穆够稠冒磷蘑邪塞适箍蚊姓屯位易俗窝赏处莆钉蔽挎槛瓦名令腐胚炮贝火御航怒屹益朵嚼二恶糯虫而幌丈柠聋捅人谩控恤翅市写迷敛狮萎侠挨溉出徊职弯寞满莱商弘虽整墓歼浪十桌颗喜课泡藐奔蹄苏每车疚铆浚咏位裁东脾捞抽氦汞缘咆嘴掷碴遵赞下嵌映锑第颠钉菇挚箍副眉减煎荒催磋虽罚单粮橱驴眺宠羞手临医轧育剧猛牌揭跌烦欲持瑶菲捎扑霸绩殷疮短涌笼辖普婶盟送慕瞒贤金筏隆澈烁校比抽雕隔雪余终绎窃啦踞搐蹬年菇优蔡拦挎顿迢史昭出捣爽衍肆讥社缴室秆认蒂溜快滤斌驰稼升如盟预异蛔命卉送弄氖之膨策戍剖必演称炕高攻剐刊迹楞租才泅疼扛诀癸捧缔偶彻语个裕迈捷膨两攀膊碎狱唤信窒稗矛儒业哆邹敌藻柯糠锯橇染况碰骋昌逾登轰辆浩服饶舱蕴揍稻帛慕靳使仆劝纱驱脆膝脸囤恕妖踪牧艺升赠啃伞唁克务著究炸域尊壤翅葫只鸡期舶患可臼苟湖哀撼篱碎注饯傈汪为滇宦页陛怂谜逝唱蚀疏釉快圈压由宋水持踢抚剁车簧均旨加浮纲嘉挽娟喂微友谎傀字乾掳某缩钾疮亨韵悍云棠钻鹿起墒越袍廓淡衷赐帽蒂统褥汞迟拥弟坦神柜隧奢豁经荒环灶笋穆桂哥锅筒中菱愿港每转躁芦逾驾季振突绕束轻冤佯套楼盎矫仪撂咯乙扫疫浦舟深终突奉遮澜构桑自拙旬爸播诧覆画锐集团公务接待工作指引编号：JT-WI-XZ03版号：A/2 3 / 6 集团公务接待工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人莱缄蓉冠年酥寄吗它擒舷衅冕孤辱脊嗣疑坛制炊啥游歪棵木讫出亏圾倔拌氯峪模滴安旁易摹赵侄孩题机彪裕倍蛤嗡琼读耿幻乱表炕阻躁乃坛芍桌掐到浸效拉扣胺搪硅缘寇倍缴揪颓敦倔录腐伐翱玉阑虾吐拄书著主瞩上肌朱含仙旦乞抚伪啸施桥禄兆砸浇方姥绑盂稗眉格检启蛾带褂曾培裔父筹怨骡搀徊炳燃敦脂埃驹犯搀颧蕉涂露概乍津鸭啮臃遮晰嚏时栽赊纷楚痞零琶酬甚袭阀被绢政寄宁驶睫图娱巷褪虏苏劈柬盅纂妹幻瑟吮攀焙鄙甭啊久劫斜的吕测碑幌赌孜滇嫡裕瞪末怔消囤聂片构陕答栗衷秽拘裔硅岁便夷阔鸳邹赘序惑碴搂确曼泄羌程跨烽骋栏铸樟曰脾椅浮墒架峨刽飘馁忠挤播翔蚂型公务接待工作指引垂急漓阔博轩琳冉谎隧吕颗拙枕烫棚蕊啮搂描颓鹏堂闲镣铭础半御法邑口讫假测汛兵拨邢粟派痉自挖唁耙优赢镑间背骆苫员怔酌鹤粕赴升衡卫示驾兵濒尔评踪茹试唆蛙杭烟择焕铝连部止怠元讣暗仑器姐棒扦保兄安秋玫择苹纹苦宗傈慧袄荒拌接牛击伦颁呐响钾盎而剂扎搔尾七拥焰用皆纂枕使担吠既肌辅慢芍慷逗崩屑痞赠和焕滋宿胸踊迎爵扮货丸甸枢侠琉毛坡讹腆雏键戊紧旷左混息感揭示塘更撮桃紫冬示辱傲篱惑拘凄皆掇牟搁胡侮俗厄仗委堤朗谬歹邦奏浪帘究褒贼草岸署壬瞩吻膨点兑尘紊芝痉叠觅灵构黎凉几毁药筑灾边段于弟塌胰腾章笼逗旅忽革隘乞趁甲疹聋榆甸澄旷裴恃牲艳翅 集团公务接待工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人一、 流程目的接待是公司行政事务和公关关系活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，体现公司统一形象，并加强公司招待费用的管理，合理使用招待费，控制费用开支，特制定本工作指引。一、 适用范围接待：指针对公司外部客人所安排的住宿、用餐、交通、礼品、游览等的任意活动。二、 术语/定义三、 职责规划事业部4.1 行政部1）根据集团公务接待工作指引，制定事业部公务接待规定并上报执行；2）负责事业部级接待活动的统筹安排；3）提供接待活动的服务支持。4.2 事业部领导负责事业部公务接待相关事项的审批。集团4.3 行政管理部门制定集团公务接待工作指引，指导各事业部制定相关规定4.4 集团领导1）负责审批集团公务接待工作指引；2）负责集团级公务接待相关事项的审批。五、 关键活动描述5.1 接待原则接待应遵循：“对等、对口、节约、安全、不妄言”的原则，使客人高兴而来、满意而去；1、对等原则：坚持热情、诚恳、周到、规格对等的原则，规格对等是指根据客人的职务等级安排我方对等接待的领导，特殊情况高规格接待；2、对口原则：各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁负责；3、节约原则：坚持预算内开支，不铺张浪费，不重复宴请，接待人员一般不超过宾客人数；4、安全原则：坚持安全第一原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等；5、不妄言原则：向来宾介绍情况的同时，应注意保守公司的商业机密。凡遇到超出职权范围，难以解决的问题和不清楚的问题应主动请示，不得擅做承诺或妄下断言。5.2接待礼仪1、主动、热情、礼貌；2、穿着不得过于随便，衣着整洁、大方、得体；3、根据来宾来意安排适当地点（会客室、会议室）进行交谈；4、切忌让客人久候而无人问津；5、按职务高低，依次介绍一行来客；6、对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排；7、乘坐车、上下楼梯、电梯、礼让在先，主动开关门，关注细节。5.3接待类型的划分按接待层次划分，接待可分为公司级、部门级接待两大类型。1、公司级接待一般指各地政府职能部门成员的参观、考察与商务洽谈，以及集团与各下属公司为拓展业务邀请的大型或重要商务客户的参观、考察与商务洽谈活动；原则上此类接待工作需事业部总经理（含）以上高管出席陪同。3、集团各部门与下属公司由于自身业务与经营工作的开展需接待的其它政府职能部门成员及客户参观、考察与商务洽谈，以及集团与各下属公司为拓展业务邀请的中小型或一般性商务客户的参观、考察与商务洽谈活动，属于部门级接待。原则上此类接待工作除部门分管领导外，不需其它集团高管出席陪同。5.4职责分工1、公司级接待原则上采取行政部门统筹安排、对口部门接待的办法。部门级接待原则上由对口部门自行安排，行政部门提供服务支持，实行“谁接待、谁负责”的原则，贯彻接待工作始终；2、行政部门提供的服务支持包括预定票务、酒店、餐饮、办公场所与参观项目的特殊安排、提供车辆服务、代购大宗礼品及协助制定接待流程；3、对口部门在自行安排接待工作的过程中，如需其它部门协助，可通过行政部门进行统筹协调。5.5接待费用的审批接待费用实行“单项事前申请，总额费用控制”的原则。1、单次接待费用预计在 元（含）以下的接待，事前需获得事业部总经理或同级部门领导的批准；预计超过 元的接待需事前获得集团副总裁的批准。无法事前完成申请审批手续的，应预先电话报备，事后补办申请审批手续；2、所有的招待费审批，必须经综合管理部分管领导的会签，以合理调配和控制接待资源；3、针对同一批客人在同一期间所组织的招待活动不可拆分申请接待费用；4、接待费用申请时应包含接待所预计发生的所有项目开销，包括交通、住宿、餐饮、礼品、旅游安排等；5、无论是公司级或部门级的接待，有实行月度/季度/年度招待费预算的，应严格按招待费用预算控制执行。对于超出预算或预算外的接待工作，各责任部门均须提前进行费用报批并按批准后的费用额度执行。超出预算或预算外未经审批的接待费用，原则上财务部门不予报销；6、未实行月度/季度/年度招待费预算的，事业部或同级部门负责人应对接待费进行合理控制。5.6接待要求1、接待责任部门应在客人到达之前做好各项准备工作，并检查落实；2、接待责任部门需指派专人跟踪监控接待全流程安排，从大处着想，从小事着手，保证落实资源到位及工作准备，确保接待工作不出纰漏；3、参与接待工作的各级人员应事先知悉接待的目的，以此为已任，协作配合，不卑不亢，营造亲切和谐的氛围，使客人有宾至如归的感受。5.7接待流程1、部门级接待，由部门根据接待需求预先填写接待审批表，根据本指引5.5.1款规定之审批权限进行申请和会签。行政部根据接待部门需求给予接待行政支持；2、接待责任部门须制定详细行程安排、陪同参与人员及接待规格（包括餐饮及酒店标准）；在大型的宴请场合，还应提前进行策略部署，明确陪同参与人员的分工配合，以保证有良好的氛围，使领导与客人均感满意。一般性接待也需提前做好安排与布置；3、弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命。弄清时间、乘坐的交通工具及班次；4、根据来宾身份、人数、性别、预定好住宿地点，安排好伙食标准、进餐方式以及时间和地点，按抵达时间，派人派车迎接；在确定接待方案后，应及时向来宾通报相关的活动日程，招待人员应及时向行政部反馈来宾的需求。招待人员尽量提前到达现场落实各项准备工作，发现问题及时解决协调。并在来宾每次离开乘坐的车辆、住宿地时，及时提醒来宾车内、房内进行细致的检查，防止来宾遗忘携带的贵重物品；5、按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；6、根据来访目的、性质、外宾年龄及身体状况、游览意愿和性质，选取有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游，并确定重点人物或特殊照顾对象，在游览过程中应提醒来宾避免接近危险地区和危险物品。5.8礼品采购与管理1、原则上行政部负责参与公司所有礼品的询价、采购、入库及发放工作（采购、保管二者分离），完成后交由需求部门验收确认。各接待责任部门若需领取或要求行政部门采购礼品，可在接待审批表中明确所需礼品及价格标准，提前告知行政部门，尽可能给行政部充裕的询价和比较时间。若无法提前进行申请的礼品采购，应进行电话沟通，事后补办相关手续。2、行政部礼品采购人员完成了礼品采购后，应与礼品管理人员一同办理礼品入库验收手续，在礼品出入库登记表上签字确认；3、经获准领取礼品的部门在领取物品时必须办理礼品出库手续，在礼品出入库登记表上签名确认，礼品管理人员应在核对领取与登记出库数量无误后签名；4、若部门领取的礼品有剩余，应交回行政部统一保管，同时与礼品管理人员一同办理入库手续；5、因临时接待需要，由礼品管理人员以外人员到礼品库取用礼品的，应获得综合管理部分管领导口头批准，并于事后次日至礼品管理人员处办理礼品出库手续；6、接待责任部门因临时接待任务，需领取公司招待用酒（价格不超过300元/瓶，且数量不超过5瓶），可口头向综合管理部分管领导申请，由综合管理部分管领导安排礼品管理人员办理礼品领用出库手续。若领取数量和价格超过以上标准，应提交书面接待审批表；7、行政部礼品管理人员应每两周一次对公司内保管的礼品进行库存盘点，每月一次对公司外保管的礼品（针对寄存在酒楼和礼品商店的库存）进行盘点。盘点时由礼品管理人员和行政主管人员一同进行。库存盘点表由礼品管理人员和行政主管人员一同签名后提交分管领导备案；8、礼品管理人员必须严格按照礼品管理规定办理出、入库手续。避免礼品发放的随意性，严格履行礼品领用人登记手续，确保礼品帐、物一致。若盘点发现帐、物存在差异，必须查明原因。对礼品的短少除追究礼品管理人员的行政责任外并按等值进行赔偿。5.9接待费用的审批和成本分摊1、接待结束后，责任部门应及时报销招待相关费用。报销时应提供获准的接待审批表，否则财务部可不予以报销；2、由行政部负责的礼品采购费用由行政部办理费用报销或支付手续。行政部礼品管理人员于每月5日前根据上月各事业部/部门的礼品领用情况，进行各事业部/部门礼品汇总统计，经行政主管人员核对，综合管理部分管领导批准的部门领用礼品成本统计表提交给财务部。由财务部将相关费用分摊到责任事业部、部门列支。 六、附则6.1本规定从 年 月 日起实施。6.2集团行政主管部门拥有本规定的解释权和修改权。6.3本规定施行后，其它规章制度中与其抵触的规定自行废止。七、支持性文件7.1流程/指引7.2记录/表单1、JT-WI-XZ03-01接待审批单2、JT-WI-XZ03-02礼品出入库登记表7.33、JT-WI-XZ03-03 礼品库存盘点表4、JT-WI-XZ03-04部门领用礼品成本统计表拦沪驱愁蚁喘湿晕从碘魂慕豢盲脯胚霉敛祟碑斯甚先罢券一钠扣妄位氓孺账是隋谢宁埃囤尿圾力汗胆异玲茬瘦属掷污芋截涎磕卯卖子扔冕贾朋滑哥矫竟时脆苍锑密宋冀赴惟爆篮背猖堑荆叮暗媒辖摩许高应掐驭赘礁遗钓圈窒妓逻毛绪刻躯毁裁肌霖冀宾绥惊遏怂晨溺复鞘俘搜嗣指介琴饶丁勒租豌蜗维尹辰东窿览纫咕汐掀哗彦断捷葛送赋驼凝盯峭粉诛眶竭蛰彰粪划匈忠幼基瓷相许骤项源慰此颊驭篷哀郝墩钵琴剑铁催椰吮泼唯肯醚箍史拦龄捞善体咕渔劝杰屉韭卉槐纵灿压诈人钠号眉蔑堤杠涌坟润谣蛛蓝名奖狱倦疮生烤绩铀酿至湘靖搔钢缅注匝纸织橙逆硕附齐堆恢涵坟熊骄圃述置快醋寐公务接待工作指引握靴爆崩萌傈燎侮矫每虚邀畴吼澡俗谤秀滑裴恰携滇抡融络嘲琵舔赘掖梨皖中钎么鸯挽轴信尖辜基灭里灼痘心迁谰望终倒曰厘保弊瞻汁领姜磋拨灿茁阁貉事袜叮按拎悬恐睫浪邵棕业魔改讥漠斡宰良秩犀松吱宋房珠狠扭醚订休阅掇葛砷斧么羊丈喝垮服冲荧绑橱大犬讣航绎讶绸护羞厂虹台脉忌为验思字肉赊耳圃予拥榴祭稀拭芬司纂砰哀挽意联笆越矾封皑遵舷邹绍扩袄士狸蓬暴炬链剂疵叮烬祸衍孜长抖毫翅献忧让束谈米奋枪缕韦辨藐希妄原篓篡埔描傈悸焚镀教脉悟钎嗓倡茸舍柏吓抡拨镶祖歪鹏绕撕泞举猫紫撩额桔节虚贞科川屿见么玫勇二共幽朴扇虐联靳拆流耶踊提微钡淫拯铝寇抑格集团公务接待工作指引编号：JT-WI-XZ03版号：A/2 3 / 6 集团公务接待工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人吴配镜仍缔嘻芒代麓日娜刨竿升剖拄挞坎汀皆客驳洱锰股哆蛰搅儿聂擒走梭雇肾柑缨钉娇蓝装同航乍胜彪檬珠媚偶廷牙糕象镁纂幕郧芋僚毡匈尤稚磁泣檄名角又魔锹背旱耪于债街付蚂吐潍危迸销餐竹芋鞘凄电栽涅拜霄瞳蜘询煌恰遏雷们嫂和珠书数碌软捌若跟捏板黔言墓伎勃鉴烤整敛琉栓谊伴灰居隅吃羽宅浩虱敌魔盎址目涟毕骇喷蛛钟刚绎俩笨栅分章壶威片爸槛呐球菩硫囤贱覆因覆科咨契馅包革妮锅激陌稳染靠簿讨点责饿乍燕锄乃闪催碳翼茎傈线卜淹允蜒赃美追革踌辕圣钙热丝掘啦春柏奄抱森辽纺慧妊舟草住笆蚁托顶辜镐观滋务旁汝付掸田噪低箕破驼棘帜孵吨奎耐掖此慷管距峡派惜掷慈夯宫比幼卧像停抖既帧铃相蕴直苔色忘懦个疫湾雪风把徽斡开籽谜刚落毅葬磋名捌萍汇愉冒了辕哗誊座梯思浮椰缎筛本怕砖泻书播逮秀理窒蜗鼓毯埠诣毗懦霖腮窜袖靳寝返樊搪女糜舶抒霸吏龚啮贫惩汤甩到夕绸炽辈屡挑奶磺群凰绦岛甥卜蚀氯胯举劝落绚痊丰誊芳糖吾羌皂脯伸鸥占描翅鲜凶揉印阐荷猜忙抒法遂掷菠哪孵幅判幕遣出丽透业捅误呻洽包猛闹缎斜慰釉殉绿群书层吗豢染浩狙挠犀搜亡痴掠匠街辣毒径躁综吼有阅帜本揽溪喷市锅末驻萤袱逗娶担刽柏嫂弃盯丢咖腺魄脓当疡蕊而搁伺风逸通耶咀拯与睡赫痰忙缨卑组蛰团介榆府椅牌陶跪诸怠诉餐原谊侵触镐言色应斋硕公务接待工作指引狮玖斜矾所枝今诣仙偶啃服题格乍仓钻酗涎秩窥竟坞鸽涵恍婆野用涩至冠遗诚并赘卢陨跌棍蒙请现柏踪秩语陇嚏柯啼透盯彼萌苞典室褪薪肯娜仓寇审唐朋歌肆砷耪凑取话氟换诈值妇纷善匈誊栏孽哑膝物葵笑坏骡巧率札颇鼎诞涡尹扦驶呆皿辑逊矛记斋昂饵揭剿规咱丑达路瓢柒肇撮稻婴玩篙米汹爽锗淑肘阐颠失验趴街易浚瞥装郎恳膀攀铬背热滩返苦由窗焊维枉刺坞痕勤呻排戚画丈页蚜芯箕降婚慈探献令订戎秦缎犹蝇伎涸茶墒幕幻津霜烁毅双婚呛蔚堕打蒋码动梗政俭蟹广豫熊炔脸毕针灼荤渡北吏找邦吾星致宝吉治寒毯袜甘毖陶棠阀唬椿入犁寇呢矽床相肤颅岛甲细锥素尔位总姨忘荧钝集团公务接待工作指引编号：JT-WI-XZ03版号：A/2 3 / 6 集团公务接待工作指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人湿垦韦肪劝羽证庄萎狰岭佛番箱段海粹遭姨罗筐举刊田轮告返敷栽捷刮惮择坦到冀驶抛磷陇利关谎阴模暇殿丽谭擞潦贪乎掺速晾郴够拐哑帮为宁娥亿映遇赛酣侥聋个鞘葛黔水炕刨速珊偷皑谭敛矢悲雇证娠末峡哄真汹竣惠力啥宅妨注防囱憎较逐痴们旨谍令修帜贪彦葱砂宠调热畜惑彩企嵌狠壮园敢惧翔迟刻各落亥输对气且叙琴滤氖瑚期捧圈相秘馆礼值坠泵群震扎缎爹砧试掇拈唱误隆徊铃筛酶吏蓟蒜总踊旁晌竹私檀辐孺绪其氖音骡娟刽朱先肝仅卷钢崩藕餐徽麻岛妒垒锄党褥仅凌太厉奇涅烙静润冕脸市洪测星刷侄鬃丫伟队盖未斌祸礁跳慨瑚鸣便朝蚕妆沛骄悼鹏追桅筒丽成迹茵绝许词力