培训学校财务管理指南.doc

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8.2 财务管理规定（附申购单 / 付款申请 /借款单 / 报销单）

1、目的：为分清权责及明确企业财务报帐管理的核决程序。
2.、适用范围：公司内部所有职员。
3、适用原则：
1） 职责分离：作为公司的基本原则，每一项业务，必须至少有两人以上认签，如主要负责人外出，他（她）必须指定其代理人。所有请购单后均需附至少三家以上报价。
2） 预算决算：校长需在每年年初作出年度预算，由投资人审核后生效。具体执行中对预算内支出按以下权限核准, 任何预算外支出均需投资人直接审批，（有关预算请在请购前咨询财务部 ）。每月结帐后校长应就预算的执行情况向投资人汇报，由投资人监督。
4、核决权限:
1) 实物采购：存货、低值易耗品、固定资产采购前必须先行询价,按公司年度预算决定购买何种规格型号后填写“采购申请单PURCHASE ORDER”（见附件文件号: AC-007-R01），“PURCHASE ORDER”的批准及签署见下表：

² 存货项目：书本、磁带及其他存货项目：

第一签字人
第二签字人（第一核准人）
第三签字人（第二核准人）
每批次
经办人
校长

² 低值易耗品：单价低于中国税法规定的固定资产标准（单价RMB2000元，使用年限生产设备1年、一般设备2年以上）的消耗品（本公司包括单价200元以上的办公用品）。

第一签字人
第二签字人（第一核准人）
第三签字人（第二核准人）
<RMB5000
经办人
校长

≥RMB5000
经办人
校长
投资人

² 固定资产项目：单价高于或等于税法规定的固定资产标准的资产（包括装修）。

第一签字人
第二签字人（第一核准人）
第三签字人（第二核准人）

经办人
校长
投资人

“Purchase Order”在此等同于“付款申请单Payment Request”(见附件AC-008-R01) ,经审批后并取得发票后可直接向财务申请支付，凡支付前未能取得发票的，经办人须于付款后5日内追回发票交财务。如实际发生额大于“Purchase Order”申请金额的，须补填“Purchase Order”注明原因并按以上权限批准。
² 零星采购：500元以下零星采购，可直接填列“报销申请单Expense Claims”(见附件AC-009-R01)，由校长批准报销。
2) 服务类：
² 维护保养类：须先签定维护保养合同，经相关负责人审核无误后，经办人填写“Payment Request”，服务性发票申请付款的核决权限如下：

第一签字人
第三签字人（第一核准人）
第四签字人（第二核准人）
<RMB5000
经办人
校长

≥RMB5000
经办人
校长
投资人

² 广告费：特定广告项目执行前经办人填写“Payment Request”, 核决权限如下，如有超出预算的项目，需经投资人批准，财务核清已批准的 “Payment Request”及服务性发票后交出纳付款。

第一签字人
第二签字人（第一核准人）
第三签字人（第二核准人）
<RMB5000
经办人
校长

≥RMB5000
经办人
校长

投资人

3) 差旅及交际费用：
a) 差旅费：按实报销，出差前每人每次可按宾馆住宿费、餐费、车旅费填列“借款单
I OU”(见附件AC-010-R01)借支差旅费，住宿宾馆按各人级别安排。出差前有借款的,出差后报销手续见“5、员工借支”。无论借款与否，差旅费报销均须按以下标准报批：
项目
标准
第一签字人
第二签字人 （第一批准人）
第三签字人 （第二批准人）
校长

申请人
投资人

校长以下员工
<5000次/人
申请人
校长

≥5000次/人
申请人
校长
投资人

² TAXI 费（含其他公交车费）：事前请示校长，完成后于每张票据正面注明日期、地点、事项。TAXI费校长以下人员由校长审批，校长费用均须由投资人批准。
² 交际费用：事前按用途目的填列“IOU”借支款项，并按以下权限标准报批，事后填列“Expense Claims”并附上已批准的“IOU”进行报销，报销权限参照以下标准。

项目
标准
第一签字人
第二签字人 （第一批准人）
第三签字人 （第二批准人）
餐费
<50/人/次
经办人
校长

≥50/人/次
经办人
校长
投资人或政府关系部
礼物
<单价200/人/次
经办人
校长

≥单价200/人/次
经办人
校长
投资人或政府关系部
以上餐费人次包括请客本人。

4） 公共用事业及工资福利类：

² 公用事业费用（租金、水电、电话等）：办公室租金及管理费、校长及外籍教师房租由经办人按合同规定日期及金额填列“Payment Request”报校长批准支付。水电及电话每月经办人按帐单填列“Payment Request”报校长批准后支付，财务须每月审查是否存在异常情况，如存在，应及时查明原因并上报校长处理。

² 工资及福利费的支付：EF的工资发放日为每月25日。教务主任于每月20日提交教师上课记录予校长，校长审核后交会计，会计必须于每月25日前根据出勤记录计算各人工资及加班费（校长应指定一位职员负责全职员工的考勤记录，考勤记录于每月最后一日提交会计，前一月的缺勤工资由下月工资中抵扣。）并编制工资表呈校长批准后（格式见附件）传真财务经理，报投资人批准后传真回，会计据此填列“Payment Request”报校长批准发放。
5） 员工借支：
² 范围：员工借支仅限于出差或RMB1000元以下的零星采购，RMB1000元以上的物资采购必须用银行支付。一般情况下员工借支不允许超过一个月，如有特殊情况，得校长特批。员工借支的核决权限与差旅费的核决权限相同。
² 填表注意事项：员工借支须填写“IOU FORM”，填写时，须注意如下几点：
a、“Planned return date”一栏必须填写明确的日期以利财务跟追。
b、员工填好借支单后，须先呈出纳，出纳在借支单空白处填写该员至目前借款余额及借款性质。
c、中国员工签收时，必须以身份证上的名字为准，同时可在中文名字的旁边加注英文名字。
² 借款支付：出纳支付借款之前，须核实手续是否齐全；支付款项后， “IOU”一联交会计记帐，一联交出纳，一联由借款员工保存。
² 借款冲销：零星采购完毕，取得发票或出差回来后须填写“Expense Claims”按核决权限呈请批准后连同借款员工联交出纳冲销借款。报销清帐后出纳在借款出纳联及员工联上分别盖上 “清帐”字样 连同已批准的 “Expense Claim”交会计入帐。

6）银行付款：银行付款的方式包括：支票、转帐、电汇及银行汇票。出纳收到核决齐全的付款请求后，必须在五个工作日内发出。

7）学费使用：公司将开设两个银行帐户，一个为基本户，可提现，用于学校日常开支；另一个为辅助帐户（收入户），此户专用于收入学费，不得提现，只能转帐。出纳每日将所收现金存入辅助帐户，不得坐支现金。当基本户余额低于RMB20,000元时可填列“Payment Request”申请将收入户资金转入基本户使用。

其他
1、印章保管：
1）财务专用章：由财务部会计掌管。
2）发票专用章：由财务部会计掌管。
3）负责人私章：由私章本人掌管，如本人出差或休假，须指定其代理人。
印章的保管人承担印章的有效使用或滥用的责任。

2、现金盘点：会计将不定期盘点现金。

3、文具管理：文具的管理由会计负责采购，出纳登记分发。

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