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学院档案管理办法
（征求意见稿）
第一章 总则
第一条 为加强对学校各类档案的综合管理，进一步推进档案工作的业务建设，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研和党政管理工作服务，根据《中华共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(27号令)及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等文件精神，结合学校实际，制订本办法。
第二条 学校档案是指学校各职能部门在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是衡量学校教育质量、科研水平和管理水平的重要标志之一，是学校评建工作的重要组成部分，纳入学校年度工作计划和事业发展规划。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 学校设置档案馆开展档案工作，业务上接受广东省档案局、广东省教育厅指导和监督。学校的档案工作由校长领导，由校长分工一名校领导直接分管。
第五条 学校成立档案工作委员会，指导、协调、检查全校档案工作。
（一）委员会人员组成：学校分管领导任主任委员，设副主任委员若干名，委员由学校所属机构负责人担任。
（二）委员会主要职责：贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；审定学校档案工作各项规章制度；研究并决定学校档案工作的重大事项；协调各部门档案工作“四同步”的关系，确保档案工作与学校其他工作同步发展；对各部门档案工作进行监督、检查与考核。
第六条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，也是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。
第七条 档案馆的主要职责:
（一）宣传、贯彻执行《中华共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和上级关于档案工作的各项方针政策，并认真组织实施。
（二）负责制定档案工作计划、规划，并指导、监督、检查各职能部门做好档案材料的形成、积累和整理归档工作。
（三）负责制订档案工作的各项规章制度，加强档案工作规范化、标准化的建设，并认真组织实施，提高管理水平。
（四）负责征集、收集、整理、分类、鉴定、统计和保管学校各门类档案及有关资料，不断增加库藏量，确保档案材料完整、安全，并做好利用和服务工作。
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（六）贯彻执行《保密法》以及上级机关关于保守党和国家机密的规定，维护档案的安全。
（七）积极做好档案信息资源的开发工作，编制检索工具和编写档案史料汇编、编辑档案参考资料，为学校各项工作以及社会利用档案史料服务。
（八）负责指导监督全校档案业务工作，保证归档档案的质量；负责组织全校兼职档案员的业务培训。
（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
（十）开展档案宣传工作和学术研究、交流活动。
第八条 各中层部门（院系）要有一名领导分管本部门（院系）的档案工作，并指定1-2 名兼职人员，负责本部门（院系）档案工作，做好档案的收集、整理立卷和移交工作。
第三章 档案队伍建设
第九条 学校专职档案工作人员列入学校事业编制，并纳入学校专业技术人员聘任范围。专职档案人员编制数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。学校档案人员队伍由专、兼职档案人员组成。
第十条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，坚持改革开放，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家方针政策，严守纪律，保守党和国家秘密。
第十一条 档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，与时俱进，刻苦钻研业务，掌握档案专业知识和相应的科学文化知识。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故和职业病的发生，保障其依法享有工伤社会保险以及其他有关待遇，并可按照有关规定予以补助。
第四章 经费、库房和设备
第十三条 学校档案工作所需经费，纳入学校财政预算统筹解决。各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需要的档案装具等设备，在经费上适当给予支持。
第十四条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。
第十五条 学校有计划地为档案馆配置必要的设备，逐步实现档案信息化、现代化管理。
第五章 文件材料的归档、移交与接收工作
第十六条 学校逐步完善归档制度，并将文件材料的归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，确保应归档的文件材料完整、准确、系统归档保存。
第十七条 各部门（院系）要做到日常工作与档案工作“四同步”，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十八条 学校实行文件材料形成部门（院系）、课题组立卷制度。各部门（院系）和课题组形成的文件材料，由立卷人按文件材料的自然形成规律系统整理组卷，统排页号或件号，填写卷内目录，交本部门（院系）档案工作人员检查合格后移交学校档案馆。档案部门负责指导立卷工作。部门（院系）、课题组立卷的档案，必须经档案部门检查，合格后方可填写卷内目录。
第十九条 科研成果、基建工程等项目进行鉴定、验收时，必须有档案馆人员参加。有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料予以审查并签署意见，没有完整、系统、准确的文件材料的项目，不予验收和上报成果。
第二十条 文件材料归档范围：
(一) 党、政管理类
主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于人事管理、行政管理，党务管理的文件材料。
(二) 教学类
主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的具有保存价值的文件材料，按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(教办字〔1987〕16号)执行。
(三) 科研类
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
(四) 基建类
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
(五) 仪器设备类
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备 (价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(六) 产品生产等科技开发类
主要包括学校自行研制、试制品的文件材料及生产过程中形成的文件材料、图纸、照片等。
(七) 出版类
主要包括学校自行编辑出版的学报、校报、教育研究等刊物以及刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(八) 外事类
主要包括学校教职工出席国际学术会议（含在国内举办）、出国考察、讲学合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师，在教学、科研及其他有关活动中形成的文件、照片、录音、录像等材料；学校外事活动、对外学术交流、友好来往的有关文件、照片、录音、录像等材料。
(九) 财会类
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》 (财预字〔1984〕第85号)执行。
(十) 声像类
主要包括学校各项活动中直接形成的，或校外单位形成的与学校有关的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件，包括照片、录音带、录像带等。
(十一) 实物类
主要包括上级领导来校视察、检查、指导工作和国内外知名人士来校参观访问的题词、捐赠的纪念品、对外交流带回的物品。学校各项大型活动的纪念品，获奖的锦旗、奖杯等有保存价值的实物。
(十二) 校史类
主要包括学校校庆活动征集各时期各种档案史料及校友赠送珍藏的毕业纪念册、报刊、书籍、字画、照片等各种材料。
(十三) 已故人员档案
主要暂收高级职称及处级以上干部已故人员档案材料。
第二十一条 归档时间和手续：
（一）党群、行政部门和按自然年度归档的部门在次年6月底以前归档。
（二）教学院系和按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。学生学籍档案在毕业后次年11月前归档。
（三）科研、基建等部门，在项目完成通过鉴定验收后6个月内归档。
（四）会计档案一般是在会计年度终了之后，由会计机构保管一年，再向档案馆归档。
（五）移交、接收档案要履行手续，填写移交清册，写明案卷数量、移交时间并签名。
第二十二条 归档的文件要求质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第二十三条 学校档案原则上由学校档案馆永久保管。在国家需要时，或学校部分档案要列入有关国家档案馆接收范围时，由学校档案馆按要求向国家档案馆提供所需档案的原件或复制件。
第二十四条 个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料或赠送的礼品、纪念品，应按规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职能活动中形成的重要档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。
第六章 档案的管理
第二十五条 学校档案部门对档案按实体分类法进行分类、编号和排列，集中统一管理。
第二十六条 学校健全档案库房管理制度。档案库房应按“十一防”（即防盗、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高温、防霉、防虫、防光、防污染）的要求加强管理，并定期检查档案安全。
第二十七条 档案馆工作人员不得带无关人员进入库房，档案人员要调离时，应办理移交手续。
第二十八条 档案馆每年按有关规定报送档案工作基本情况统计报表，建立档案统计工作制度，档案收进、借出都要登记入册办理利用手续。
第二十九条 需要销毁的档案,必须造清册,报主管档案工作的校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。
第七章 档案的利用
第三十条 档案馆应设立专门阅览室，并提供档案目录和电脑检索，积极开展利用工作。开放档案必须符合《档案法》的规定。
第三十一条 档案馆所保存的档案，主要供本校利用，凡利用者均应按学校制定的查阅办法办理借阅手续。
第三十二条 档案利用过程中，校内利用的原则上不收取查档费；校外利用，用于公益目的的，不收取查档费，用于个人或者商业目的的，按照有关规定收取费用。
第三十三条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用，如特殊需要，须经馆长批准。
第三十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第三十五条 学校与其他单位档案材料涉及归属问题时，按照《档案法》（国家教育部、国家档案局27号令）的有关规定，经主管校领导批示后，方能处理。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十六条 档案馆建立考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案人员和和在档案工作中做出突出服务成果、研究成果的人员给予表扬和奖励。
第三十七条 对于违反《档案法》的行为，根据广东省档案违法行为处罚办法的规定予以处罚，并报学校和有关部门。
第九章 附则
第三十八条 本办法自发文之日起执行，由档案馆负责解释。

附件：1、学院档案库房管理制度
2、学院档案工作保密制度
3、学院档案鉴定销毁制度
4、学院档案统计工作制度

二〇一四年三月六日

附件1: 学院档案库房管理制度
一、凡移交档案馆的档案，必须认真清点鉴定，做到档案资料的完整、准确、无误，并进行必要的除尘、消毒、杀虫处理。认真做好加工整理和科学分类、编目、登记及统计工作。
二、认真做好“十一防”工作，库内档案架（柜）要存放防虫药物，并定期更换。对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。坚持“以防为主、防治结合”的方针，最大限度延长档案的使用寿命。对贵重的档案材料，要专柜及上锁保管。
三、库房为安全保密重地，库房及箱柜钥匙固定专人保管。未经许可，非库房管理人员不得进入库房。库房内应安装必要的防盗监控设备。
四、进入库房时，须换穿拖鞋或穿带防尘鞋套。
五、档案库房应安装空调机、去湿机，配置温湿度计、吸尘器、消防器材等，并定期检查、更换；窗户应装上窗帘。
六、档案库房严禁存放易燃易爆和具有腐蚀性化学物品及其它杂物，禁止吸烟，严防火灾。
七、下班时，工作人员要及时关闭好电脑，切断所有电源，关闭办公室和库房内的门窗。发现安全隐患要第一时间向馆长汇报，并及时采取相应的措施，避免安全事故的发生和最大限度减轻安全事故带来的损失。
八、按时观察库内温湿度并认真做好记录。根据库房温湿度标准要求，温度应控制在14-24℃之间， 相对湿度控制在45-60%之间。
九、档案库房应保持室内清洁卫生，每月进行一次卫生大清洁行动。库房内严禁吃零食，不得随意吐痰、丢纸屑等。
十、节假日前后要进行安全检查，对存在的问题及时进行整改，消除事故隐患。工作人员要高度重视档案的安全，注重细节，狠抓落实，不断完善档案库房管理工作，确保档案的完整和安全。
附件2:
学院档案工作保密制度
一、认真执行《中华共和国保守国家秘密法》以及国家、省、市、本校有关保密工作规定。
二、正确处理档案的保密与利用关系。
三、对有密级的档案资料，一律不得外借，并加强管理。涉密电子档案严禁在网上公开，其它电子档案必须经过审核通过后方可公开。
四、无关人员不得进入档案库房，库房门、档案柜应加锁，防止档案丢失。违反档案携带、存放规定，导致档案丢失的，按《中华共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关条款处理。
五、剔除的档案材料、复（打）印的废纸，不得当垃圾处理，必须销毁。
六、销毁过期档案，必须办理审批、登记和监销手续。
七、在接待查档和来访人员时，不得涉及无关的秘密内容。
八、档案工作人员和有关人员，不得在私人通讯和电话中谈论与保密档案有关的事情，以免造成失、泄密事件。
九、对档案借阅者，要做好保密宣传教育工作。

附件3:
学院档案鉴定销毁制度

一、为加强对学院有价值的文件材料的保护和管理，对保管期限已满的各门类档案有计划地进行鉴定销毁工作，制订本制度。
二、档案的鉴定工作，必须坚持全面、历史的观点，认真估计档案的价值程度，按照各门类档案的保管期限表的规定，对不再有保存价值的过期档案进行处理。原规定欠妥的，经认真研究后，重新确定保管期限。
三、对某些档案材料是否销毁，没有充分把握的，应作保存处理，不得急于销毁，避免造成不可挽回的损失。
四、对于拟销毁的档案，由档案馆根据《中华共和国档案法》第十五条关于档案保存价值鉴定档案的原则，提出销毁意见，并会同有关部门或业务部门共同鉴定，严格审查，编造销毁档案清册，报校领导批准后，指派至少两名工作人员负责在指定地点销毁，档案销毁后现场工作人员要在销毁清册上签字，销毁清册应立卷长期保存。

附件4:
学院档案统计工作制度
第一条 以国家档案局指定的有关档案统计表格为核心和基础，建立健全各类统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、销毁和馆内各种有关数据。
第二条 档案统计是指对档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及学校档案馆基本情况的统计。档案馆及学校各部门、直属单位、二级学院要建立健全上述各种情况的日常登记簿，定期进行统计分析，并按要求报送各种统计报表。
第三条 学校档案工作的汇总报表，由档案馆馆长指定专人负责填报。学校档案馆各类档案的日常统计工作，由分管每一类档案的人员负责，并报送馆内汇总人员。学校各部门、直属单位、二级学院档案室应指定专人负责本部门档案工作的相关统计工作，并于每年的1月15日前，将上一年度的档案统计数据向学校档案馆报送。
第四条 统计工作中要保证统计资料的准确性，如实反映客观情况，确保无遗漏、无差错；保证统计资料的系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
第五条 要实现统计工作的标准化，按照国家规定的统一方法、计量单位、报表格式进行统计工作。
第六条 学校各部门、直属单位、二级学院的统计报表要由负责人和统计人员审核、签名或盖章后，报送学校档案馆汇总；档案馆上报的档案统计报表应由学校主管档案工作的领导和档案馆长、统计人员审核、签名或盖章，并对统计资料、报表的准确性负责。
第七条 档案统计报表一律用钢笔清晰、工整书写。各类档案统计报表及综合统计报表，需留一份纸质版和电子版存档备查。

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