国有工程有限公司人力资源信息系统管理办法(试行)执行模版.doc

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人力资源信息系统管理办法（试行）
（人发〔2013〕257号）
章 总 则
条 为及时准确掌握公司人力资源状况，充分发挥人力资源信息系统作用，提高公司人力资源管理水平和工作效率，制定本办法。
条 本办法适用于公司及所属各单位、公司直属项目对人力资源信息系统的管理工作。
第三条 人力资源信息系统（以下简称“信息系统”）是指由计算机硬件、网络和通讯设备、计算机软件、信息资源、信息用户和规章制度组成的以处理信息流为目的，并且应用在人力资源管理领域的人机一体化系统。信息系统是人力资源管理现代化的重要工具，公司及所属各单位人力资源部门都应掌握并较好地使用这一工具，做到人员信息准确、业务流程顺畅。
第四条 信息系统管理遵循“统一管理、分级维护、授权操作”的原则。
章 工作职责及权限管理
第五条 信息系统管理职责和管理模式
（一）公司人力资源部是信息系统的主管部门，负责信息系统的安装、管理、检查、指导以及与系统项目组的联系与协调工作。
（二）公司各单位对信息系统的应用实行归口管理，由各单位人力资源部门统一负责。各单位所属项目对人力资源信息系统的维护和管理权限，由各单位根据实际情况确定。
（三）公司直属项目对人力资源信息系统的维护和管理权限，由公司人力资源部确定和设置。
第六条 信息系统管理人员工作职责及权限
（一）公司人力资源部设置一名信息系统管理员，主要负责维护系统的正常运行，设置和调整所属各单位信息系统管理员的权限，刷新系统组织机构，定期进行数据备份，对各单位的业务进行指导和监督。
（二）公司各单位人力资源部门应指定专人作为信息系统管理员和业务人员，分别负责系统管理和其他业务工作。公司各单位要及时维护、更新员工信息，确保各项信息准确全面；同时要及时解决项目用户在业务操作中遇到的问题，并将不能解决的问题及时向公司反映（填写《系统问题反馈单》，见附件1）。
（三）公司直属项目不设系统管理员，每个项目设置一个账号用于各项业务操作。
（四）各级人力资源业务人员（含项目操作人员）应在各自的权责范围内使用系统，及时在系统内进行业务操作，维护与本业务有关的信息数据。
第七条 相关负责人权限
（一）公司及所属各单位领导层人员（包括：总经理、党委书记、副总经理、三总师、工会主席），有查看本单位所有员工信息的权限。
（二）公司人力资源部主要负责人是人力资源信息系统负责人，有查看公司及所属各单位所有员工信息的权限。
（三）公司各单位要明确人力资源信息系统负责人，一般由人力资源部门主要负责人担任，有查看本单位所有员工信息的权限。
（四）公司及所属各单位各部门主要负责人有查看本部门所有员工信息的权限。
（五）各项目（含公司直属项目）领导层人员（包括：项目经理、书记、副经理、三总师），有查看本项目员工信息的权限。
第八条 人事调配业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责人事调配业务，具体如下：
（一）负责入职新学生、公司外调入员工信息的录入以及公司内调入员工信息的核对和维护。
（二）负责员工身份证复印件、学历学位证书、职称证书、执（职）业资格证书等证件的核对和信息录入。
（三）及时将领导审批同意调动的人员在系统内做人员异动，及时进行调出员工的报批和调入员工的审批工作，确保系统内人员信息随员工调动及时变化。
（四）保证信息系统中的人员与实际在岗人员保持一致。对于处于试用期的员工，也要及时在系统内将其调动到新单位。
（五）人事调配业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理、人事异动及其他必要的基础功能。
第九条 合同管理业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责合同管理业务，具体如下：
（一）及时与入职新学生、新调入员工（含公司外调入和公司内其他单位调入）签订劳动合同，并在系统内维护劳动合同信息。
（二）及时跟踪员工劳动合同履行情况，并根据实际情况在系统内对劳动合同的变更及续签等信息进行维护。
（三）合同管理业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理、合同管理及其他必要的基础功能。
第十条 社会保险业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责社会保险业务，具体如下：
（一）负责入职新学生、新调入员工在系统内新增保险业务。对于在所属各单位之间调动的员工，各单位要充分沟通，及时做好保险关系衔接。根据缴费实际情况，在系统内维护员工缴费基数、缴费比例等基础信息。
（二）公司各单位机关统一负责在本公司参加保险人员的保险信息维护和保险核算。每月及时在系统内进行保险核算，并提交保险数据。
（三）社会保险管理是薪资管理的前置业务，应及时做好保险核算，以便项目用户在薪资核算中使用保险数据。
（四）社会保险业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理模块中与保险相关的信息集、保险管理模块及其他必要的基础功能。
第十一条 薪资福利业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责薪资福利业务，具体如下：
（一）负责入职新学生、新调入员工在系统内新增工资业务。对于公司各单位之间调动的员工，要及时做好薪资关系的衔接。根据实际情况，在系统内维护员工的岗薪等基础信息。
（二）公司各单位机关及其项目分别负责所属员工的工资核算。各单位机关薪资福利业务岗位人员负责在本单位机关发放工资员工的工资核算，项目薪资福利业务岗位人员负责在本项目发放工资员工的工资核算。项目每月薪资是否须报机关审批后发放，各单位可根据实际情况自行规定。
（三）各单位每月应及时在系统内进行薪资核算，并提交薪资信息，供员工在系统内查看本人工资详细情况。
（四）薪资福利业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理模块中与薪资相关的信息集、保险管理模块及其他必要的基础功能。
第十二条 绩效管理业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责绩效管理业务，具体如下：
（一）全面负责本单位绩效考核的实施。在一个考核周期内，负责在系统内建立考核指标、考核计划、组织考核打分等。
（二）公司各单位机关可根据实际情况，自行设定绩效考核指标和考核计划。
（三）绩效管理业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理模块中与绩效相关的信息集及其他必要的基础功能。
第十三条 报表管理业务工作职责及权限
公司及所属各单位人力资源部门应设置专人负责报表管理业务，具体如下：
（一）负责在信息系统内提取员工统计数据。信息系统内的报表格式全统一使用，公司及所属各单位也可根据实际需要自定义报表。
（二）报表管理业务在信息系统内的权限模块主要包含：员工管理模块中与报表相关的信息集及其他必要的基础功能。
（三）特别说明：报表提取数据的依据为员工各项指标信息，因此报表数据精确程度取决于人员信息的准确程度和完整程度。建议各单位人才报表业务与员工管理业务由同一人负责，劳资报表业务与薪资福利管理业务由同一人负责。
第十四条 项目（含直属项目）用户的工作职责和权限
（一）原则上每个项目只设置一个用户，由项目人力资源管理人员使用，公司及所属各单位信息系统管理员应根据实际情况增减项目用户，并按要求进行授权。
（二）项目用户的权限主要包括信息浏览、员工管理模块中部分信息集和指标的维护、人员异动、薪资管理及其他必要的基础功能。
第三章 操作流程
第十五条 组织机构的编制与变更
（一）公司及所属各单位在系统新增项目，应先编制并审核好编码，再将其纳入系统。组织机构编码编制的主体和规则请按照《工程有限公司企业标准—编码说明（单位、内部机构、岗位、员工工号部分）》（Q/FHEC 2011-01）中的相关条款执行。
（二）各单位要对本单位全部组织机构编码定期备份。
第十六条 员工信息转移及维护
（一）新入职员工（包含试用期职工）的基本信息录入要在入职后5日内处理完毕。
（二）员工在各单位（含直属项目或直属投资项目公司）之间发生调动时，原单位和调动后单位要及时沟通，在调动手续办理完成后5个工作日内将该员工信息调整到新单位。
（三）新单位收到人员信息后，必须根据实际情况重新核实各项指标信息的正确性，使其与实际情况保持一致。
（四）新单位收到人员信息后，业务人员必须及时在系统内新增该员工的劳动合同、社会保险情况以及薪资标准等信息。
第十七条 其他业务操作
（一）公司各单位可以利用信息系统的招聘管理模块提交人员需求信息，公司审批完成后可发布到招聘网站，供入职员工填报个人信息，实现人员信息入库的目的。
（二）公司将根据信息系统的实际使用情况，逐步推广其他业务。
第四章 信息安全
第十八条 所有登陆信息系统的计算机必须安装正版杀毒软件，操作人员应定期检查并清除计算机病毒。
第十九条 严禁在公共计算机登陆信息系统，以防信息失窃，导致信息数据泄密或遭非法篡改等。
十条 系统操作人员对密码要严格保密，密码设置不少于6位数，定期变更密码，不得将密码泄露给非操作人员。
十一条 系统操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出已经登陆运行的系统，防止他人越权操作或篡改相关数据信息等行为。
十二条 各级信息系统管理员、相关负责人、各项业务岗位人员和系统操作人员对员工个人信息和系统信息均负有保密义务，应严格予以保密，不得将信息泄露给他人。一旦发生信息泄露，将追究相关人员责任。
十三条 各系统用户对权限范围内人力资源数据的准确性、完整性和安全性负责。如因工作业务需要，需要向外单位提供人员信息数据时，必须经本单位主管领导批准后方可提供。
十四条 有关信息安全的其他事宜，请按照公司信息安全管理办法相关条款执行。
第五章 管理要求
十五条 公司各单位要根据本办法和本单位的实际情况制定相应的管理制度。
十六条 各相关负责人员要及时更新员工信息，坚决杜绝系统人员与实际人员不一致的现象。
十七条 各级信息系统管理员、相关负责人、各项业务岗位人员和系统操作人员在调离前须做好工作交接，保证系统正常运行。
十八条 公司各单位人力资源部门要明确分工，并在每季度末将主要负责人、系统管理员和其他业务人员的名单及分工情况上报人力资源部备案。如有人员变化或分工调整，要及时报备变更情况。（分工情况表请见附件2《人力资源信息系统管理人员台账》）
第六章 检查考核
十九条 公司人力资源部对各单位信息系统进行定期或不定期检查，并根据实际情况对检查或抽查的结果予以通报。
第三十条 信息系统检查的内容包括：各单位、部门和人员的落实情况、员工基本信息（包含主集和子集信息）的准确性和完整性、业务使用情况等。
第七章 附 则
第三十一条 本办法由公司人力资源部负责制订、解释和修订。
第三十二条 本办法自印发之日起施行。

附件：1. 系统问题反馈单
2. 人力资源信息系统管理人员台账
附件1：
系统问题反馈单
反馈单位

反馈人姓名

反馈人电话

使用账号名称

反馈时间

紧急程度
□特急 □急 □一般
涉及系统模块
□人事模块 □薪酬模块 □异动模块 □社保模块 □其他
问题描述（请详细描述错误提示、出错问题，如有需要请附截图或附件）：

问题反馈：

处理人： 处理日期： 年 月 日

附件2：
人力资源信息系统管理人员台账
序号
公司名称
姓名
系统角色或主要负责业务
办公室电话
手机
备注
1

系统主要负责人

2

系统管理员

3

人事调配管理

4

劳动合同管理

5

社会保险管理

6

薪资福利管理

7

绩效管理

8

报表管理