13工程项目事业部综合部办主任职位说明书.doc
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1、浙江杭萧钢构(集团)股份有限公司管理标准工程项目事业部综合办主任职位说明书Q/HXJT-工程-103-13-A第7页 共 7页一、 本部门组织结构图工程项目事业部总经理综合办主任 秘书行政专员二、职位说明书1.基本资料职位名称综合办主任职位编号部门定员岗位定员1直接上级工程项目事业部总经理职务序列管理族直接下级秘书、行政专员管理幅度直辖2岗2.职位目标贯彻执行工程项目事业部总经理的各项指令、要求,确保指令畅通,督促指令执行到位;为工程项目事业部各部门做好后勤保障工作,为员工提供健康舒适的工作环境,维护工程项目事业部的正常工作秩序,维护办公设施的完好,提升工程项目施工对外形象及荣誉,提高客户满意
2、度,增强工程项目事业部的市场竞争力。3.工作联系3.1内部联系:与集团各成员企业、各中心、各部门的联系。3.2外部联系:与客户、政府等的联系。4.岗位职责序号工作职责工作内容类别1通用职责1)本岗位必须按工程项目事业部制度、流程执行,并经培训考核合格后上岗。A2)本岗位必须组织并服从工程项目事业部相关部门对下属人员进行制度流程的全面培训、考核,并经培训考核合格后上岗。A3)按本岗位职位说明书要求,每月最后一个工作日必须对当月工作进行总结,并制订下月满负荷、系统全面的工作计划和目标,并对上月工作不到位的管理点提出改进方法和措施,同时邮件提交上级主管领导和秘书。B4)、每月第一个工作日下班前,按各
3、下属的职位说明书要求审核下属的工作总结,并书面指出工作不到位的地方和改进的方法措施,按绩效考评制度进行月度考评。对于业绩不佳的,要求下属提出下月书面的业绩改进计划和措施,并签字承诺改进。、每月第一个工作日下班前,按各下属的职位说明书要求审核、完善下属的工作计划,并日常检查、指导和督促下属员工按计划实施。A5)确保所有下属人员及时有效进行ERP信息输入,并定期、不定期审阅相关的ERP信息报表,及时解决ERP信息报表反映的问题。A6)在管理过程中,如发现制度缺陷,应在1个工作日内邮件发送修改意见给制度原编制部门。原编制部门在5个工作日内组织上级和相关部门讨论并确认是否修改。如确认不需修订,则在讨论
4、当天返回意见给提出人;如确认需修订,则在5个工作日内完成文件修改通知单或修改制度,并办理完审批手续。在1个工作日内,上传到工程项目事业部文档管理系统,并邮件告知所有制度执行部门。对无特殊情况未按期完成的责任人,由提出部门报人力资源部核实后,按工程项目事业部相关制度、行为规范考核。C7)按档案管理制度要求,每年1月份和7月份做好本事业部各类文件的归档自查工作。对未按档案管理制度要求执行或执行不到位的问题,立即进行整改,直至问题关闭。C8)确保每周组织一次工程项目事业部办公区域的6S检查和考评工作。C2人员基础素质管理1)确保下属进行“应知应会“的培训并考核合格上岗,培训内容包括各项行政管理制度等
5、。C2)确保直接管理下属人员的基本素质符合岗位要求,按胜任力的模式挑选各岗位适合的人才。制定年度培训计划,并100%实施,并会同人力资源部建立培训履历。确保本部门所有员工的价值观和经营理念一致。确保工程项目事业部绩效考核制度和员工行为规范管理制度得到有效执行。C3行政及对外联系1)工程项目事业部新项目、新产品、新技术的申报工作,确保配合完成工程项目事业部所依存的公司资质升级、年检等工作,使工程项目事业部具有相关竞争优势。B2)积极参与并了解国家政府各级部门下发的政策文件,积极争取国家相应优惠政策,争取行业荣誉和奖项。做好工程项目事业部现有荣誉的维护工作。B3)工程项目事业部制度的归口管理,保证
6、各类制度的有效执行;不定期了解制度的使用情况,发现不合理,及时组织修订。B4)负责工程事业部对外的日常联络工作,完成工程项目事业部有关资料的上报。B5)负责组织的工程项目事业部会议的具体落实工作,包括年度管理会议等各类会议安排。B6)负责工程项目事业部各部门档案的督促管理,确保档案归档的及时性和资料的完整性,根据档案管理制度,制定归档计划,并监督落实。C7)负责工程项目事业部的保密工作管理。B4后勤管理1)做到办公区域节水、控电,对工程项目事业部办公区域的水、电、空调进行合理使用,并做到每月登记台账,对不合理的费用,要出具书面分析报告并整改。C2)确保工程项目事业部归口管理的固定资按公司固定资
7、产管理制度执行,做好ERP固定资产转移工作,并配合财务部做好年度盘点工作,做到账物相符,准确率达到100%,确保固定资产正常运行使用。 C3)办公家具的管理:每季度组织一次对工程项目事业部所有办公家具的使用状况损坏状况、保养状况的大检查,对于保养状况问题和小问题,即时督促当时使用者立即修复和保养,对于破损严重,当时使用者无法修复的家具,申请安排维修人员修复。 C4)每个月组织对工程项目事业部办公区域、下属各项目部进行一次6S大检查和考评。包括对办公桌椅、文件管理、文件柜、门窗、电源开关、电脑等6S管理情况进行全面检查,对存在的问题进行通报,并责令整改,确保事业部及项目部办公室区域干净、整洁,项
8、目部现场管理符合6S标准要求。B5秘书管理工作1)确保各类会议按期、顺利召开,保持通信设备正常运行。每次会议后3个工作日内整理成会议纪要并发送所有参会人员。GL2)2.1工程项目事业部总经理指令传达及事务安排:书面登记、传达总经理的各项指令、要求,跟踪检查落实情况,每周汇总反馈一次,确保指令畅通和执行到位,及时关闭。2.2对各部门提交总经理审批的单据进行严格审核后报总经理审批,对不符合工程项目事业部操作运转程序的单据当即向当事人提示,要求办齐有关手续后再交总经理批阅。A3)每月按时催收部门经理以上人员月度工作计划总结,并组织月度例会,按“三现”原则(现场、现物、现实)进行跟踪,将完成情况形成书
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