13工程项目事业部综合部办主任职位说明书.doc

浙江杭萧钢构（集团）股份有限公司
管理标准
工程项目事业部综合办主任职位说明书
Q/HXJT-工程-103-13-A
第7页 共 7页

一、 本部门组织结构图
工程项目事业部总经理

综合办主任

秘书
行政专员

二、职位说明书
1.基本资料
职位名称
综合办主任
职位编号

部门定员

岗位定员
1
直接上级
工程项目事业部总经理
职务序列
管理族
直接下级
秘书、行政专员
管理幅度
直辖2岗

2.职位目标
贯彻执行工程项目事业部总经理的各项指令、要求，确保指令畅通，督促指令执行到位；为工程项目事业部各部门做好后勤保障工作，为员工提供健康舒适的工作环境，维护工程项目事业部的正常工作秩序，维护办公设施的完好，提升工程项目施工对外形象及荣誉，提高客户满意度，增强工程项目事业部的市场竞争力。

3.工作联系
3.1内部联系：与集团各成员企业、各中心、各部门的联系。
3.2外部联系：与客户、政府等的联系。

4.岗位职责
序号
工作职责
工作内容
类别
1
通用职责
1）
本岗位必须按工程项目事业部制度、流程执行，并经培训考核合格后上岗。
A
2）
本岗位必须组织并服从工程项目事业部相关部门对下属人员进行制度流程的全面培训、考核，并经培训考核合格后上岗。
A
3）
按本岗位职位说明书要求，每月最后一个工作日必须对当月工作进行总结，并制订下月满负荷、系统全面的工作计划和目标，并对上月工作不到位的管理点提出改进方法和措施，同时邮件提交上级主管领导和秘书。
B
4）
①、每月第一个工作日下班前，按各下属的职位说明书要求审核下属的工作总结，并书面指出工作不到位的地方和改进的方法措施，按绩效考评制度进行月度考评。对于业绩不佳的，要求下属提出下月书面的业绩改进计划和措施，并签字承诺改进。
②、每月第一个工作日下班前，按各下属的职位说明书要求审核、完善下属的工作计划，并日常检查、指导和督促下属员工按计划实施。
A
5）
确保所有下属人员及时有效进行ERP信息输入，并定期、不定期审阅相关的ERP信息报表，及时解决ERP信息报表反映的问题。
A
6）
在管理过程中，如发现制度缺陷，应在1个工作日内邮件发送修改意见给制度原编制部门。原编制部门在5个工作日内组织上级和相关部门讨论并确认是否修改。如确认不需修订，则在讨论当天返回意见给提出人；如确认需修订，则在5个工作日内完成文件修改通知单或修改制度，并办理完审批手续。在1个工作日内，上传到工程项目事业部文档管理系统，并邮件告知所有制度执行部门。对无特殊情况未按期完成的责任人，由提出部门报人力资源部核实后，按工程项目事业部相关制度、行为规范考核。
C
7）
按《档案管理制度》要求，每年1月份和7月份做好本事业部各类文件的归档自查工作。对未按《档案管理制度》要求执行或执行不到位的问题，立即进行整改，直至问题关闭。
C
8）
确保每周组织一次工程项目事业部办公区域的6S检查和考评工作。
C
2
人员基础素质管理
1)
确保下属进行“应知应会“的培训并考核合格上岗，培训内容包括各项行政管理制度等。
C
2）
确保直接管理下属人员的基本素质符合岗位要求，按胜任力的模式挑选各岗位适合的人才。制定年度培训计划，并100%实施，并会同人力资源部建立培训履历。确保本部门所有员工的价值观和经营理念一致。确保工程项目事业部绩效考核制度和员工行为规范管理制度得到有效执行。
C

3

行政及对外联系
1)
工程项目事业部新项目、新产品、新技术的申报工作，确保配合完成工程项目事业部所依存的公司资质升级、年检等工作，使工程项目事业部具有相关竞争优势。
B
2）
积极参与并了解国家政府各级部门下发的政策文件，积极争取国家相应优惠政策，争取行业荣誉和奖项。做好工程项目事业部现有荣誉的维护工作。
B
3)
工程项目事业部制度的归口管理，保证各类制度的有效执行；不定期了解制度的使用情况，发现不合理，及时组织修订。
B
4)
负责工程事业部对外的日常联络工作，完成工程项目事业部有关资料的上报。
B
5)
负责组织的工程项目事业部会议的具体落实工作，包括年度管理会议等各类会议安排。
B
6)
负责工程项目事业部各部门档案的督促管理，确保档案归档的及时性和资料的完整性，根据档案管理制度，制定归档计划,并监督落实。
C
7）
负责工程项目事业部的保密工作管理。
B
4

后勤管理

1)
做到办公区域节水、控电，对工程项目事业部办公区域的水、电、空调进行合理使用，并做到每月登记台账，对不合理的费用，要出具书面分析报告并整改。
C
2)
确保工程项目事业部归口管理的固定资按公司固定资产管理制度执行，做好ERP固定资产转移工作，并配合财务部做好年度盘点工作，做到账物相符，准确率达到100%，确保固定资产正常运行使用。
C
3)
办公家具的管理：每季度组织一次对工程项目事业部所有办公家具的使用状况损坏状况、保养状况的大检查，对于保养状况问题和小问题，即时督促当时使用者立即修复和保养，对于破损严重，当时使用者无法修复的家具，申请安排维修人员修复。
C
4)
每个月组织对工程项目事业部办公区域、下属各项目部进行一次6S大检查和考评。包括对办公桌椅、文件管理、文件柜、门窗、电源开关、电脑等6S管理情况进行全面检查，对存在的问题进行通报，并责令整改，确保事业部及项目部办公室区域干净、整洁，项目部现场管理符合6S标准要求。
B

5

秘书管理工作
1）
确保各类会议按期、顺利召开，保持通信设备正常运行。每次会议后3个工作日内整理成会议纪要并发送所有参会人员。
GL
2）
2.1工程项目事业部总经理指令传达及事务安排：书面登记、传达总经理的各项指令、要求，跟踪检查落实情况，每周汇总反馈一次，确保指令畅通和执行到位，及时关闭。
2.2对各部门提交总经理审批的单据进行严格审核后报总经理审批，对不符合工程项目事业部操作运转程序的单据当即向当事人提示，要求办齐有关手续后再交总经理批阅。
A
3）
每月按时催收部门经理以上人员月度工作计划总结，并组织月度例会，按“三现”原则（现场、现物、现实）进行跟踪，将完成情况形成书面滚动式过程管理文件，每月上旬报上级，当过程中发现部门岗位职责与实际情况有出入时以邮件反馈该部门负责人。
GL
4）
每次使用印章必须符合工程项目事业部印章管理制度，保管印章使用申请表，及时编号登记，建立印章使用台账，每月归档一次，确保工程项目事业部印章始终处于受控状态；
B
5）
每次使用介绍信必须符合工程项目事业部相关管理制度，确保每张介绍信的使用处于受控状态；
C
6）
按工程项目事业部总经理要求做好各类重要文件及本事业部红头文件的拟稿及邮件下发工作，并进行纸质及电子存档工作；
B
7）
做好与各部门相关的后勤服务工作，包括公用复印机、传真机、纸张等办公设施的日常管理，来客餐券、水票的合理使用等。
C
8）
协助做好各项目部及事业部客户的接待工作，维护公司形象。
C
6
接待服务管理
1）
严格执行各种接待方案和接待标准、接待费用、接待用车、接待设施、接待水果、鲜花、水、咖啡、茶、饮料、毛巾、安全帽、手套、接待地点、工程项目事业部各级别参加人员标准等制度。
C
2）
制定各种接待用的迎送接方案，对方主要人员了解、单位情况、公司介绍PPT、影片播放收听、参观考察路线等标准方案，经相关人员讨论后执行；
C
3）
每次接待不管任何政府人员、不管客户大小，事前知道的都必须经过方案比对，确认选择方案，并再系统模拟、演练、布置并检查，并通知落实到相关人员和确认相关人员是否参加，对相关人员未能参加的必须落实相等级别有能力接待的相应人员参加接待；
C
4）
确保工程事业部名下使用的公司产权车辆都处于良好保养状态下，编制车辆标准保养点检表，组织人员实施车辆的维护保养检查，对于点检中发现未有效保养的车辆属于一般保养问题有检查人员督促责任人改正，并通知相关人员，对于长期未有效保养的车辆收回使用人钥匙，把车送入专业维保单位进行维保，维保费用由责任人按1.5倍的费用有责任人个人承担，并警告一次扣一分。
C
5）
公司权属车辆维修保养费用控制。事业部包括项目部使用的所有车辆、维修保养时都应按制度核准审批后才能进行维修，“车辆外出行驶途中的维修可以即时维修”。核准时，使用人与相关人员同时在场共同确认是否需维修调换和配件价格、维修工时价格，要与对方充分谈定最合理的价格进行维修；
C
6）
严格执行集团公司各级人员用车派车标准制度和按公司批准使用人标准执行。协调并做好用车申请与联络事项。注意接待细节、礼仪规范，根据接待规格，安排适当的车辆。在沟通交流中，做好信息保密工作，维护公司形象。
C
7）
做好会议相关事务，根据会议召集人要求提前半小时做好会议室准备工作，会议期间不离开座位，及时关注并做好茶水供应。
C
8）
督促下属做好电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档等工作。
GL
9）
督促下属做好办公用品及办公设备的清洁保养，保证工程项目事业部办公区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养。
GL

5.关键绩效指标
5.1 工程项目事业部总经理指令：100%跟踪、落实。
5.2 对外关系管理：保证业务对口部门工作畅通。
5.3工程项目事业部行政及后勤管理：无投诉。
5.4 每月组织1次6S大检查,确保办公区域和项目部办公室区域符合6S管理要求。

6.任职要求
6.1学历及专业背景要求（含资格证书要求）
a）行政管理等相关专业本科及以上学历；
b）初级以上职称。
6.2经验要求
a）5年以上大型企业工作经验；
b）2年以上钢结构或工程企业工作经验
6.3其他工作技能要求
a）业务技能及专业知识：具有现代企业行政管理知识。
b）职业素质：较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致。
c）其他能力：良好的计划、沟通、协调能力。
d）语言及计算机要求：具有基本的英语沟通交流能力；熟练掌握OFFICE及及ERP等相关办公软件。
6.4有助于提升工作业绩的培训
a）行政管理知识培训。

7.工作条件
工作时间：标准工时制
工作地点：办公室，适当出差

8.职业发展
可晋升的职位：行政管理中心总经理
可转换的职位：各成员企业总经办主任
可升迁至此的职位：董事长秘书、总裁秘书

9. 本岗位使用主要文件

文件编号
文件名称
Q/HX-集团-411-B
工程项目事业部网站管理制度
Q/HX-集团-214-A
杭萧钢构注册商标及品牌管理
Q/HX-集团-220-A
月度报告制度
Q/HX-集团-222-A
现场定置和5S管理要求与检查考核
Q/HX-集团-224-A
各工程项目事业部档案管理要求
E/HX-总经-407
应急计划
M/HX-行政安全-204
会议管理
M/HX-行政安全-205-
保密工作管理
M/HX-行政安全-211
文明办公、行政6S管理考核规定
M/HX-行政安全-213
管理标准体系工作准则
M/HX-行政安全-218
小车管理
M/HX-行政安全-201
公文处理管理
M/HX-行政安全-202
印章证信管理
M/HX-行政安全-225
治安保卫管理
M/HX-行政安全-226
投诉及危机管理
M/HX-行政安全-231
客餐管理
Q/HX-行政-239
话务管理制度

10. 本岗位使用主要报表（包含ERP报表）

报表编号
报表名称
ERP报表
HX:部门费用明细账
ERP报表
HX:使用部门资产查询报表
ERP报表
HX:假勤查询报表
ERP报表
HSS:考勤异常报表

11、本岗位ERP报表的使用要求
11.1 每月月底查看自己及下属员工考勤，以了解员工每月实际工作出勤情况。
l 11.2 每月5日前审批下属假勤申请。

三、说明
本文件由工程项目事业部综合办主任编制、管理和解释。
本文件于2013年3月份编制。
本文件由集团财务总监、人力资源中心总监、战略发展中心总经理、工程项目事业部总经理会签。
本文件由集团分管副总裁审核。
本文件于集团董事长/总裁批准之日起生效。
综合办主任
编制/日期

工程项目事业部总经理
会签/日期

人力资源中心总监
会签/日期

战略发展中心总经理
会签/日期

财务总监
会签/日期

集团分管副总裁
审核/日期

董事长/总裁
批准/日期