国有房地产公司档案管理办法模版.docx

档案管理办法

一、总则
为做好档案管理工作，提高文书、建筑工程档案管理质量，更好地为公司服务，为国家积累档案史料。
对在经营管理活动中，直接形成有保存价值的文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体等进行归档。
根据《中华人民共和国档案法》和国家关于档案工作的有关规定，结合我司的实际情况特制定本办法。
二、档案管理的职责
（一）集中统一管理文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体的档案；
（二）按照档案工作业务规范接收、收集、管理、保管档案资料；
（三）严格执行国家和公司的保密制度，确保档案的完整与安全；
（四）组织安排对已超过保管期限的档案资料进行签定、销毁。
三、档案的接收
公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的文件资料，建筑工程资料、电子文档和各种载体。其主要接收范围有：
（一）上级机关颁发的属于本公司要贯彻执行的文件；
（二）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；
（三）上级机关转发本公司的文件；
（四）代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
（五）本公司制定的（包括转发及其他公司联合发的）各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿。如：决定、规定、通知、制度等；
（六）公司的请示与上级机关的批复文件；
（七）公司各项重要会议的会议记录、会议纪要和其他相关文件；
（八）公司部门在经营活动形成的工作计划、总结、报告等文件；
（九）公司在经营活动中形成的合同，协议及相应的审报、审批材料；
（十）公司在各项业务过程中形成的有关文件、图纸等材料；
（十一）公司在征用土地、建设项目、工程施工、竣工的文件资料；
（十二）公司领导的任免、员工的录用、专用技术职务评定、聘任、定级、调资及奖、惩等文件材料；
（十三）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
四、归档文件整理与立卷
（一）归档文件的整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系、区分不同保存价值，便于保管和查找利用。
（二）归档文件的管理以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，请示与批复为一件，报告与批示为一件。
（三）归档文件的质量要求
1、归档文件材料应齐全完整。已破损文件应予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制；
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（四）归档文件的整理和立卷方法
1、立卷的方法依据文件的问题特征、时间特征以及收发文件特征进行，根据公司档案的特点、采用年度——保管期限分类法进行整理归档；
2、档案管理员应在每年年度开始前，对具有保存价值文件归档；
3、排列方法按事由排列、时间、重要程序等作为参考因素。可根据实际情况选用；
4、参照2006年12月18日国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，我司的文书档案保管期限分为永久、30年、10年。
（1）凡是反映公司主要经营活动和基本历史面貌，需要永久保存。
（2）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。
5、归档文件以“件”为单位。并编写文件目录。
6、归档文件的编号
（1）在归档文件（即“件”）的首页上端空白处加盖归档章。
（2）归档文件的编号：应按保管期限，分别设流水号（即：同一年度内、同一个保管期限内从“1”开始逐件编流水号）。
（3）流水号的填写：流水号写在归档章“室编件号”的框格内。
7、档案盒的填写：封面只写“全宗名称”；盒背只写保管期限和起止件号。
五、档案的保管
1、公司全体员工应加强档案管理意识，注意收集公司在工作活动中形成的有保存价值的各类文件材料；
2、为了保证档案材料的齐全，任何个人不得私自保存应归档的文件材料；
3、档案管理员对收进、移出的档案必须进行登记，并及时归档和分类编目；
4、档案存放地点要安全可靠，并应采取必要的措施对不同介质的档案妥善保存。根据需要建立专用档案室和配备足够的档案装具。档案室力求配备防盗、防火、防潮、防虫等设施。必须有专人负责管理。
六、档案的查（借）阅
1、档案的利用是档案管理的目的。为了便于查找和利用，档案管理员要熟悉存储档案的情况，便于为员工服务。
2、员工因工作需要借阅或复印档案时，要办理有关手续后才可借阅。
（1）对一般档案文件，如为借阅人经办的文件，在《档案借阅登记本》登记后，可直接查阅或复印。非借阅人经办的文件，应经部门负责人确认，办公室负责人同意后方可办理借阅手续；
（2）外来人员查阅档案资料，须经公司法人代表批准后，方可办理借阅手续；
（3）涉及公司经营秘密的文件材料、重要证件，应填写《档案借阅申请单》，经部门负责人确认，报公司法人代表批准后方可借阅。对涉密的文件资料，不允许复印。
七、档案的鉴定和销毁
1、档案管理员应根据单位规定的档案保管期限，会同有关业务人员，定期对超过保管期限的档案进行鉴定；
2、档案的鉴定应在公司法人代表的主持下，成立鉴定小组共同进行。对超过保管期限确无保存价值的档案编制清单，经公司法人代表批准后销毁；
3、销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失或漏销，销毁完毕，监销人员在销毁清单上签字，并将销毁清册存档，永久保管。
八、责任追究
建立档案工作责任追究制度。对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。