房地产公司会议管理作业指引模版.doc

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会议管理作业指引四号宋体

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1. 目的
规范集团公司各类会议组织与管理，保证集团公司及各下属公司各类会议按计划、高质量举行。
2. 适用范围
适用于集团公司及各下属公司各类会议管理。
3. 职责
3.1 集团公司决策委员会：决策委员会秘书长按照总裁指示召集决策委员会成员会议，总裁办等部门给予协助配合。
3.2 集团公司投资运营部：负责落实会议组织方案及会议议程。
3.2 集团公司总裁办：负责集团公司各类会议的后勤服务工作。
3.3 集团公司各部室负责人：按照要求出席集团公司的各类会议，主持召开本部门工作会议，组织牵头跨部门业务专题或协调会议。
3.4 集团公司各部门员工：按照要求出席相应的会议。
3.5 各下属公司行政管理部门：负责各公司的会议管理并协助总裁办做好集团性大型会议的后勤服务工作。

4. 会议组织原则
会前充足准备，会中积极研讨，会终形成决议，会后贯彻执行。
5. 会议组织管理
5.1 会议分类：将会议分为定期会议和非定期会议。
5.1.1 定期会议

会议名称
时间/地点
参加人员
会议内容
召集人
主持人
1
集团月度地产办公例会
每月第一周的周五
集团高层领导、各下属地产公司总经理
研究协调集团房地产开发业务经营中的各类整体事务
投资运营部
副总裁（人力营销工程成本）
2
集团年终
大会
年终举行
（集团通知地点）
集团总部全体，各下属公司负责人及代表
总结一年工作，部署下年度工作
投资运营部/总裁办
总裁
3
集团
年中大会
年中举行
（集团通知地点）
集团高层、各部室负责人，各下属公司负责人及代表
总结上半年工作，部署下半年工作
投资运营部/总裁办
总裁
4
集团季度运营分析会
每季度第二周周五下午15：00（集团通知地点）
集团高层、各部室负责人，各下属公司负责人及代表
研究、商议集团公司及各下属公司运营管理事宜
投资运营部/总裁办
副总裁（投资运营审计）
5
集团总部
各部室
周例会
每周一次
（自定地点）
本部室全体成员
对本部室职能范围内的各项工作进行组织分工,检查和督促相关工作的推进落实情况
部门
负责人
部门负责人或分管领导
注：（1）如遇国家法定假日，会议时间顺延至假日后第一个工作日召开。
（2）因集团原因取消或延迟会议时投资运营部应及时通知参会人员。

会议名称
提拟人
参加人员
会议内容
召集/主持人
1
集团决策 委员会
集团总裁
集团决策委员会全体成员
集团重大事项的商讨、研究、决策和部署
总裁或决策委员会秘书长
2
集团高层 专题会
总裁/相关集团高层领导
相关集团高层领导及指定人员
集团重大专题事项的商讨、研究
总裁或总裁指定人员
3
集团专题会/协调会
发起部室
与会议内容有关的各部室分管领导/负责人及其他人员，需要总裁出席的邀请总裁出席
就有关重大工作进行专项会议研究或组织相关部室沟通协调
发起部室负责人/发起部室分管领导主持
4
接待性会议
发起部室
相关领导及指定人员
与接待的客人进行相关议题洽谈
发起部室负责人/发起部室分管领导主持
5.1.2 非定期会议
5.2 会议的组织程序
5.2.1 会议的组织审批
5.2.1.1 决策委员会会议的组织召开由总裁直接审批确定后执行。
5.2.1.2 集团年度、年中总结大会的组织由投资运营部根据集团公司有关规定和具体实际拟订会议议程及实施方案，报总裁审批后执行。
5.2.1.3 部门性例会和部门专题会议由各部室负责人依实际情况确定后执行。
5.2.1.4 一般性跨部门业务专题/协调会议由相关部室负责人共同研究确定后执行，必要时由分管领导组织协调。
5.2.1.5 重大跨部门业务专题/协调会议由业务部门或分管领导提出申请后，总裁审批后执行。
5.2.2 会议的准备及召集
5.2.2.1 集团性会议由总裁办负责相关行政类准备工作（服务人员、各类会议所需设备、物资等），投资运营部落实会议组织方案及会议议程(含召开时间、召开地点、参会人员、记录人员、召集方式、会议分发资料)；部门性会议则由各部门负责相关准备工作，投资运营部/总裁办给予支持或协调；其余会议遵循“谁拟提，谁召集，谁负责”的原则。
5.2.2.2 集团性定期会议因会议时间、参会人员、会议主题及召开地点已经形成惯例，各参会人员应按规定准时参加。
5.2.2.3 其他集团性会议（非定期会议）由投资运营部通过OA办公平台、公司文件、电话、邮件、短信、口头等方式通知参会人员，各参会人员收到会议通知后应按要求准时出席；各参会人员可就会议议题细节等事宜通过各种方式咨询投资运营部。
5.2.2.4 一般集团性会议投资运营部应提前一天通知与会人员，重大的集团性会议则应至少提前一周通知参会单位和人员。
5.2.2.5 各参会人员因各种原因无法出席会议时，应向上级提前请假并确定代参会人员，经上级同意后，至少在会议召开前2小时知会总裁办。
5.2.2.6 各部门在日常会议组织中需使用会议室时，应按规定提前发起OA申请审批流程或直接与总裁办协调，否则，总裁办不能保证大会议室的正常提供。
5.2.2.7 部门性会议原则上参照公司性会议组织执行，具体由各部门根据实际确定。
5.2.2.8 因处置突发事件而召集的紧急会议或总裁发起的临时会议不受以上组织程序限制。
5.2.3 会议纪律及要求
5.2.3.1 各参会人员应按规定携带相关资料准时参加会议并签到（一般应提前5分钟到场），做到不迟到、不缺席；对于要求在会前提交资料的部门或人员，应按要求将相关会议资料按规定在会议前提交相关部门或人员。
5.2.3.2 进入会场后应将各类通讯工具调整为关闭或振动状态，会议期间应保持会场安静，遇有紧急事件需要接听电话或外出时，需请示会议主持人同意后，方可离开会场。
5.2.3.3 会议期间各参会人员应按照主持人要求按顺序积极参与讨论或发言，除总裁或主持人外，任何人不得随意打断他人发言。
5.2.3.4 会议期间各参会人员应认真做好本人的会议记录，一般主持人或投资运营部会安排专人进行会议记录。
5.2.3.5 总裁办及相关会议的召集部门应作好会议期间的各项后勤服务工作。
5.2.3.6 要求各参会人员严守会议纪律，保守会议秘密，重大决策在会议决议未公布之前，不得私自泄漏会议内容，以免影响公司决议实施。
5.2.3.7 会议结束后应由总裁办或相关会议的召集部门将会议室恢复到使用前状态（涉及卫生、布局、设备等）。
5.2.3.8 集团一般性会议原则上应控制在2小时以内。
5.2.4 会议记录及会议纪要
5.2.4.1 集团各类会议原则上应确定专人负责记录。
5.2.4.2 会议记录原则上遵照“谁召集，谁记录”的原则，主持人也可根据本原则或考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员。
5.2.4.3 总裁主持的集团性会议、专题会议原则上由集团投资运营部负责会议记录工作，总裁另有指定的，按照总裁指定执行。
5.2.4.4 各部门应指定会议记录人员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
5.2.4.5 集团性各类定期及非定期会议和须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议应当整理会议纪要。
5.2.4.6 会议纪要原则上应在会后3个工作日内形成。
5.2.4.7 会议纪要的审核、发放、传阅范围由主持人确定。集团性各类会议的会议纪要由投资运营部归档、保管。部门负责组织的各类研讨会或涉及集团外部人员参加的会议纪要，除部门内部存档外应报投资运营部存档备查。
5.2.4.8 部门内部会议和由本部门负责组织的各类会议的会议记录及会议纪要，由本部门内部归档、保管。
5.2.4.9 会议记录及会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司管理制度的有关规定执行。
5.2.5 会议的督查和跟进工作
5.2.5.1 会议结束后，集团各部室或各下属单位应将可公开的会议内容与精神传达到本部室、本单位员工，并将具体工作落实到个人。
5.2.5.2 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁召集，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，按照主持人指定安排。
5.2.5.3 投资运营部对会议纪要中确定的工作任务进行目标责任追踪，各相关负责人及部室应按照会议中的要求认真贯彻执行，并在规定时限内确保完成（完成情况一般在下次会议中应进行汇报）。
5.2.5.4 集团公司投资运营部不定期地组织对会议工作督办检查，并将督办结果向总裁汇报；同时集团公司人力资源部负责将目标责任完成情况跟踪落实到责任个体，并纳入绩效考核。
5.2.5.5 涉及对会议工作不作为等情形的单位和个人，集团公司总裁办、投资运营部、人力资源部、审计部将联合组织进行责任追究。
6． 附 则
6.1 本制度由薪酬绩效制度管理委员会批准后生效，自颁布之日起执行。
6.2 本制度解释及修订权归集团投资运营部。
6.3 各下属公司具体会议管理制度由各下属公司行政部门参照本制度制定。
6.4 各下属公司行政部门应定期将本公司会议纪要呈报集团公司总裁办备案。
6.5 各下属公司各类重要会议需集团领导出席时，各下属公司行政部门应提前一周向集团公司总裁办提出，以便总裁办协调有关领导做好安排。
7．支持性文件
无
8．相关记录
8.1 《WT-QR-TY19会议签到表》