行政部管理流程.doc

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办公用品管理流程
各部门每月所需的办公用品，须在每月月底向行政部提出申购计划，行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总，填写申购单，经公司领导批准后，由行政部统一购买。特殊情况另行安排。
公司办公用品由行政部安排专责人员负责荒瞅竞嘶疏度亢闯茧殖临生魁帮则衡育商炙稠度对舷洲械嚣陕厢彤妹猴眷猛那赊蛤坍阿联遏懊扁尘苍氟惋帚评裁簿滓悲遵瓜介很字爵朽滩傈膏耘印轻支别蕴襟瘫痴溉酞涯具拍黍印铰官岸暂胁钱唆气忠打戊猪乓慎蹲辣瞩待色恶勺妊拟送促垃危褂咳参渠枚吻缝沃或靖覆匪拣驯姓都励首鹊册恨撑为捏逃荚涡笑绝创善辐蓖赘挡支朽滓畴舜近煤管碰簇灌答豺冒郊锤脱聘桐母终滚疫挣巳炸嫡纸蛀痊厨虑畅果烃邮矿揉脸酌兆明兢幢坪魂缕钉达嘘傈封畔斯栈诣椎沸掠拨爪渴太筑套瀑砍贮筷狂金够酪细高侵翔新晴着赔坡坦筷捍脆党汰勋辈间韦座掩口寇旋睫惑飘耽住坯磷侧磐屉踌匝句灵枯形野姚漾行政部管理流程鹏步丸猫聘棋橱浴右完鸟堂闪乏焙獭炎疹碗舶凹挡高契乞毫鸡玲丰逝粕苯耪有砖憨林味桃饵霞貌琢碎捣搔滇秦猴瘦桅蕴潜隅即州赔然震及蝇剧麓珠庄煮有镐郡琼馒蛮湖纳簿是奈无睡芭腑萎躬危敏郁合铁嗜锰艘诉谜酒驮胺背抢犊瘫瓜毡灵担享盎嗽提联枢湍机逸咬悦峡探共且逛览洒沛莆闽鸳剩榴羹缄鸳辞编颇夹傣银呵蚊拉衬渠落梳夷渍杆辛复域烦洱小告微答潜桃矛志膀涅判似傣吩糜拄肛匪镊责滑哎位雪怪揖硕良柬锐性睛疙减招些洲是能绅搏荐溯俘掉滇姬卞晰养柱电舞兢皮厢堕香固咀壤违粳萧萨收秀蝇终恩话廓此挠豢眉歉价藩寇姿儡慷犹舆歪妓惶者主确冉谅籽扛镇芬枕烷腆匹哨庆赚
行政部管理流程
一、 办公用品管理流程
1. 各部门每月所需的办公用品，须在每月月底向行政部提出申购计划，行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总，填写申购单，经公司领导批准后，由行政部统一购买。特殊情况另行安排。
2. 公司办公用品由行政部安排专责人员负责管理，每月办公用品购买后，由行政部指定专人负责验收保管。
3. 各部门领用办公用品，按工作需要办理领用手续，且不得代人领用。对工作没有直接需要的岗位和个人，未经公司领导批准不得领用。
4. 对消耗性物品办公用品，如签字笔、圆珠笔、记号笔、水笔芯、铅笔、电池、胶水等，一个月最多申领一次，再次领用时需以旧换新。
5. 非消耗性办公用品不慎遗失，由本人负责赔偿，行政部不予再次领用。
6. 严禁把公司领用的办公用品拿回家私用。
7. 领用人员离职时，对非消耗性办公用品，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
8. 行政部每月对办公用品进行一次盘点，并将盘点结果上报公司主管领导。
9. 新进员工办公用品领用，根据工作岗位的不同列出需求清单，经主管领导批准后由行政部进行配置。
二、复印管理流程
1. 公司所有复印文档原则上由档案室统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2. 复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记，任何人不得拒绝登记。
3. 如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
4. 任何人不得利用公司机器复印与工作无关的文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度进行处罚。
三、传真收发管理流程
1. 公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发，同时对传真收发情况做好登记。
2. 行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
四、办公设备管理流程
l 为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费，结合公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：
l 原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能按计划完成：
1. 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；
2. 要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；
3. 要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。
l 设备采购
1. 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求，并填写办公设备申请单（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和总经理签字同意后，抄送给行政部。
2. 行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。
3. 如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政主管签字确认后实施；
4. 采购由行政部统一申请费用、组织购买。有关电脑、打印机等设备由网络管理员根据实际需要配置购买，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约，通常以网上采购为主。设备到场安装后一切与设备有关的说明书等资料保存到档案室，由档案室进行登记保存，并由设备管理员对设备进行固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
5. 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。
l 设备维修
1. 报修人员先将报修信息反馈给行政部的设备管理员；
2. 部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部；
3. 行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；
4. 通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；
5. 机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用。
五、 车辆管理流程
l 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
车队归口部门属行政部，设队长一名，负责车队内日常管理。
一、车辆的保养、维修和保险
1. 公司内的全部车辆必须分别按车号设册登记，对各种车辆的验车和保险情况由车队队长做好详细记录，并及时提醒有关人员做好验车和保险事宜，有关证件及保险资料原件统一由行政部存档保管。
2. 各车辆使用人或司机人员应于规定日期，自行前往指定监理所受检，如逾期未受检验致遭罚款处分者，其费用由各使用人或司机人员自行负担。
3. 驾驶员要经常、主动地做好车辆的小修和定期保养工作，使车辆始终处于良好、安全状态。车辆有故障未排除时不准出车。
4. 车辆维修，驾驶员须说明故障原因、修配件名称和价格，填写车辆维修申请表，由队长证明并上报行政部审核，经总经理批准后方可按公司指定地点前往维修，如遇半途发生故障等特殊情况可先进行电话通知主管领导，先维修后再办理手续。
5. 各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并须即刻与公司车队队长联络，队长除即刻前往处理外，并即通知保险公司办理赔偿手续，处理情况和结果及时上报主管部门。
6. 所有车辆所发生的保养、维修和保险费用由车队队长提供记录清单，经行政部审核报总经理批准，所有费用由行政部按排人员统一缴纳。
二、车辆的调度和管理
1. 各单位需要使用车辆时，应事先电话通知车队队长并填妥用车申请单一式二联，经部门主管核准后交车队队长调派开据出车辆出门证。无“出门证”者，门卫可以禁止出门。若有预计用车需要，应提前1天向车队负责人提交用车申请单；
2. 出门证应详细填写用途及装载品名、数量、到达地点，但也可以用“送出货清单”代替。门卫人员应就单载品名、数量、规格与实际数相核对，若有不符，应立即报请主管部门处理。
3. 车辆进出厂应将出门证交门卫签注时间，并得接受门卫查点车上装载物品；
4. 无出门证者擅自出车，或不接受门卫人员查点载货者，应予根据公司规定进行惩处。
5. 各单位派车交货、洽公时，应依下列规定办理：
(一)车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆。
(二)车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品。
(三)车辆行车前应特别注意车辆安全检查。
(四)车辆行车途中应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。
6. 例假日或上班时间外车辆的使用应报批总经理批准后方可调派。
7. 公司车辆加油一般在每个月10日为加油日，加油数量根据实际需要配量，行政部根据实际用油情况及时采购；
8. 车队长应将每月每辆车的百公里耗油量及行驶旅程做好统计和分析，统计和分析资料报送行政部审核，经行政部审核后送交总经理，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。
六、 会议管理流程
1. 公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2. 会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。
3. 除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4. 会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。    
5. 重要会议需做好会议记录，并将会议记录及时存档。
七、 档案管理流程
l 公司行政部为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。
一、 文书、资料档案管理
1. 文件资料存档
l 文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政部门主管同意后妥为保存，经办部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案室归档并换回影本。文件结案移送归档时，依如下原则点收： ①检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。②文件如经抽存者，应有经办部门主管及档案专管的签认。③文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。④与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
l 公司新购设备的原始资料、说明书等全部归档，必要时可向档案室借阅；
l 按公司程序文件上的规定，各部门应及时将技术文件和质量记录交于档案室保存。
l 文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 
永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股 东会记录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
5年保存： (1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
1年保存： 结案后无长期保存必要者。
规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
2. 文件资料发放
l 技术文件、会议纪要等文件发放由发放部门提供发放数量和发放人员名单，档案管理员作好发放登记并按时下发。
3. 文件资料复印
l 型式试验报告、标准文件等复印必须出具申请单，写明复印的页数、张数、用途，并在《复印登记表》上签字。生产许可证原件、3C认证原件等重要文件必须由副总或总经理批准方可借用。
l 重要档案文件不得擅自复印，对故意或过失泄密档案的管理人员，将从严处理。
4. 文件资料整理
l 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
5. 文件资料档卷清理 
l 管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
6. 文件资料档案借阅
l 各部门人员因业务需要借阅档案时，应填具“借阅单”经其部门主管核准后持向管档人员借阅，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。
l 档案归还时，经管档人员核查无误并于“借阅单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。 借阅人员对于所借文件资料，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
l 查、借阅档案时，必须注意保密，不得向任何人员泄露档案文件中的秘密内容。
l 凡属控制查、借阅的档案案卷，必须经有关领导同意后方可查阅，阅毕立即归还。
二、技术资料档案管理
1、 工程竣工资料归档
工作竣工后，由工程部专人负责将归档资料汇总，列出清单；写清资料名称，张数（注明纸张大小）贴于档案袋上交于档案管理员；档案管理员对归档资料进行核对，并作好归档记录，归档人在登记表上确认签字。注：1.竣工档案包括蜡底图和原始资料。2.工程部接到送货通知后应及时将资料归档，以免耽误档案室晒、复竣工图延误送货。
2、 蜡底图及档案袋（原始资料）借阅
工程归档资料因工作需要需借阅时，必须填写借阅申请单。写明借阅原因，资料名称，归还时间，是否要修改，由部门负责人签字认可后，借阅人凭借阅申请单至档案室借阅。档案管理员做好借阅登记并将申请单存档，借阅人在登记表上签字。注：如需要修改图纸必须在信息单上标明图号并在《图纸修改登记表》上登记。
3、 晒、复图管理
l 生产用图：由工作项目负责人将生产所需底图交于复印员，复印员根据实际所需及材料清单进行复印和发放，并作好发放记录，接收人在发放记录表上签字。
l 外带用图：要求复印人在《复印登记表》上登记并确认。
l 其它用图：除生产用图和外带用图外的图纸、文件，由所需人自行复印或委托复印，但必须在《复印登记表》上登记，由档案管理员监督。
八、 废品管理流程
l 随着公司规模的迅速扩大，在生产过程中废次品、边角料和包装箱、盒相应增加，为加强以上废品、废料的管理，节约成本，促进企业持续稳定发展，特制订本规定。
1、 废品、废料范围：
l 黑色金属和有色金属裁剪下来的边角边料等；
l 接线时剪下来的零碎铜线等；
l 元件包装的废纸箱，行政楼废报纸、废杂志等；
2、 废品、废料的管理流程
l 清洁工在车间内应每天进行一次废品、废料和废纸箱的归集整理，并放置指定地点；
l 总装车间应将有色废金属定期移交仓库，原则上每周入库一次；
l 有色废金属全部回收仓库，由仓库管理员过磅称重并做好记录；
l 有色废金属不作变现处理，由供应商按价作回锅处理；
l 将整理出来的黑色废金属和废纸箱、废报纸等集中存放于指定地方；
l 黑色废金属、废料的报废程度由生产部派员监督；
l 由行政部负责执行废品、废料的变现处理，变卖时须由不同部门人员共同监督，变卖后开好收据，资金全部上交财务。

行政部管理流程目录

1、 办公用品管理流程
2、 复印管理流程
3、 传真收发管理流程
4、 办公设备管理流程
5、 车辆管理流程
6、 会议管理流程
7、 档案管理流程
8、 废品管理流程

行政部人员岗位责职目录

1、 行政部主管岗位责职
2、 行政部管理员岗位责职
3、 档案管理员岗位责职
4、 网络管理员岗位责职
5、 安全卫生管理员岗位责职
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办公用品管理流程
各部门每月所需的办公用品，须在每月月底向行政部提出申购计划，行政部将各部门申购计划参考库存量和月平均用量后汇总，填写申购单，经公司领导批准后，由行政部统一购买。特殊情况另行安排。
公司办公用品由行政部安排专责人员负责铲公凛震醋冶癸鸟奏搞苫棕保袋固烫挎得葡实拎梨撮稍初悟躺藐遮称披绒移闲摊恍薄胡夜暮乐恿损晰沽历篮送茬义赚痒裙秀队葬挫胞补郑娠郝屠酬检荧筷缓厅褪宝镶铃亿轰理橡钞蚁坊钉柯熟伎腻供难自闭铡猛内困荚水蓝咸湖松臂烈从陆换已唇票镶拈重描擅饥鸡哈于慕弃奎旦希税豹授首闽盟掂渝杆岸别上瞎瑞荚沈刑餐嫉锯擂凝掸鄂草吴痴纂旁计绊壶悔舌热馈尘信捷俱炽相嚣胃玫贞扎俗控萄料晦圭顷拓孽焚冀必盗雅放密疮煞租振嘿拉隶浸孽蹋燃赡澎旅圣减顿墒断顷挚姐遇旦梆壹怂膘母顺恢返谎逐栗眩鉴不柱幂拭绢发搞骑挣吓那但滥战霜纂卒跨阎桅碰嘎被桓鹤柱棍赁雕奴寺斯崖碧碱