办公室日常礼仪规范.docx

办公室人员基本礼仪规范

为加强办公室正规化管理，规范员工日常行为，提高员工精神面貌和企业形象，制订本规范。
第一条 员工仪容、仪表要求
1. 上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。
2. 面部、颈部、双手清洁员工头发必须经常清洗，保持发型整洁清爽，严禁头发脏乱发型怪异。
3. 员工应经常修剪指甲，不得留长指甲，女职工不得涂抹艳丽指甲油。
4. 员工上班前不得喝酒，不吃有刺激性气味的食物，保持口气、体味清新。
5. 提倡女员工化淡妆，不得浓妆艳抹，不得使用香味浓烈的香水。
6. 手机随身携带。
第二条 着装要求
1. 办公室员工上班应着公司工装、正装或商务装。
2. 男员工上班应穿着长裤，严禁穿短裤上班。
3. 男士的衬衫衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，不结领带时衬衫最多只可敞开领口向下第一颗钮扣。
4. 员工上班不得穿着拖鞋进入办公区域。
5. 女员工不得穿着露背服装、超短裙（即裙边距膝盖不得少于10cm）、奇装异服及过于透明的服装。
6. 工作时间内，怀孕员工可着孕妇装或商务休闲装，但不得穿着不适合在公司工作时间内穿着的服装。
7. 员工在上班时间佩戴工作证。
第三条 行为举止要求
1. 严禁不雅举止，如脚翘桌面、当众化妆、梳头等。
2. 禁止随地吐痰。
3. 坐姿端正，上班时间不得东倒西歪、趴桌睡觉。
4. 站姿挺拔，腰部挺直、两脚并拢或自然分开不超过肩宽距离。
5. 行走从容，避免脚步迟缓、拖拉，避免鞋跟发出太大声响。
6. 上班时间不允许在办公区域进餐。
7. 积极参与办公区域卫生清扫，桌面整洁有序。
第四条 办公规范要求
1. 同事间交谈、接听电话应控制音量，以不影响、干扰领座同事为宜；进出门、开关抽屉应轻手轻脚，避免发出撞击声。
2. 办公区域同事不在座位时，在办公电话响铃两声后，其他员工应主动接听，不得使电话长时间响铃。
3. 保持办公桌面的整洁有序，垃圾要及时扔入纸篓，保密文件的草稿应及时粉碎。
4. 工作时间不得串岗、不得闲聊（包括电话聊天、网络聊天）、不得登录与工作无关的网站。
5. 工作时间非因工作需要不得从事听音乐、唱歌等活动，严禁玩电脑网络游戏。
6. 电脑桌面应简单、健康。
7. 较长时间离开工作岗位，应通知直接上级。
8. 共享文件要放置统一位置区域。
9. 提高成本意识，节约使用复印纸等消耗性办公用品，节约用水用电。
10. 传真及对外文件，应用新纸打印。
11. 下班离开时，自觉开闭电源、空调、门窗，将办公台面整理好，椅子放回办公桌下。
12. 工作期间提倡说普通话，严禁说方言。
如违反以上条款，罚款5元/次，计入办公室公积金。
第五条 基本礼仪指导
（一）接打电话
1. 要选好时间。打电话时，如非重要事情，尽量避开受话人休息、用餐的时间，而且最好别在节假日、下班时间打扰对方。
2. “3分钟原则”。要掌握通话时间，最好先想好要讲的内容，以便节约通话时间，不要现想现说，通话一般不长于3分钟。
3. 迅速准确的接听。听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听；
4. 通话之初，应先自报家门；请受话人找人或代转时，应说“劳驾”或“麻烦您”。
5. 声音清晰、悦耳、吐字清脆，应有“代表单位形象”的意识。
6. 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食。
7. 认真清楚的记录。随时牢记5WIH技巧：① When何时② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why为什么⑥HOW如何进行。
8. 挂断电话时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。上下级关系时，上级先挂电话。平级时，拨打方先挂电话。
（二）电话常用礼貌用语
1. 你好!这里是新疆庆华（党政综合办公室）。
2. 我就是，请问您是哪一位?……请讲。
3. 请放心，我会尽力办好这件事。
4. 不用谢，这是我们应该做的。
5. ×××不在，需要替您转告吗?
6.这类业务请联系×××处(室)咨询，他们的号码是……。(×××不是这个电话号码，他(她)的电话号码是……)
7. 对不起，这个问题……，请留下您的联系电话，我们会尽快给您答复好吗?
8. 您打错电话了，我是×××公司×××处(室)，……没关系。
9. 再见!
10. 你好!请问是×××吗?
11. 我是×××公司×××部(室) ×××，您怎么称呼?
12. 请帮我找×××。年龄大的称呼“王哥、王姐”。党委政府称职务，不重点称呼副职。公司企业称经理。技术人员称“王工”
13. 对不起，我打错电话了。
14.找集团领导的电话，统一转专职秘书处。
（三）接待礼仪
1.当有来访人员时，应马上放下手中的工作，向来客问候致意，协调办理。上级来访，应起立。
2. 明确对方身份、来访目的后，应立即处理或通报领导。
3. 不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待，可请求其他人员接待。
4. 来访者长时间等待，需准备茶水。要将茶水放在临近客人的茶几上，同时要说“请喝茶”。
5.上茶先后顺序一般应为：先客后主；先女后男；先长后幼。茶水不宜斟得过满，以杯深的2/3处为宜。
6. 认真倾听来访者的叙述。要尽量让来访者把话说完，并认真倾听。
7. 对来访者的意见和观点不得轻率表态，应思考后再作，对一时不能作答的，要约定一个时间后再联系。
8. 对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速处理，不要让来访者等待，或再次来访。
9. 正在接待客人时，有电话打来或有新的来访者，应尽量请他人接待，以避免中断正在进行的接待。
10. 对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，不要刺激来访者，以免使其尴尬。
11. 要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
12. 客人离开时，要起身相送。
13. 客人离开后，及时整理接待室的卫生。
小车队参考制定。

党政综合办公室
二〇一二年八月三日
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