比质比价采购管理.doc

NTDEC-ERP
南通柴油机股份有限公司ERP操作指南
NTDEC－ERP－ZN 001－2006

比质比价采购

（试运行）

2006－02－15发布 2004－03－01实施

南通柴油机股份有限公司 企划部 发布

前 言

为指导ERP系统在采购管理工作中的应用，根据和佳ERP的功能及企业的实际情况，公司物流一体化信息化项目小组、企划部会同质保部、采购部、装备厂等相关部门，拟定了比质比价采购、合格供方审批等工作流程通过ERP运作的操作指南。操作指南是企业管理规范的具体操作要求，ERP操作人员应同时遵守和佳ERP分模块用户手册规定的操作规范和参加公司组织的相关培训。只有培训合格的人员才能被授权操作ERP系统。

起草部门：公司物流一体化信息化项目小组
编 制：王国祥
审 核：梅广生
批 准：吴亦鹏
时 间：2006-02-18

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比质比价采购ERP操作指南
（NTDEC－ERP－ZN001－2006）

1 范围
本指南主要指导通过ERP系统完成下列管理活动：
1.1 与产品实现有关的采购活动必须在“定点供方”的“定点品种”中进行；
1.2 “例外采购”必须经过批准；
1.3 “试点供方”、“合格供方的试点品种”其采购的比例必须受控；
1.4 同一物料有多供应商的，采购比例向优质供应商倾斜；要求“试点供方”或“定点供方的试点物料”采购比例不超标；
1.5 回用（让步接受）物料的价格下浮；
1.6 供应商在协议约定的统计期间内，其质量指标超过承诺的指标，其产品价格下浮一定的比例。
2 引用标准
2.1 QG/AT0501《采购管理》
2.2 QG/AT90.08《供方评定控制程序》
3 职责
3.1 财务部负责公司比质比价工作审核、维护新增物料编码的价格信息，负责对供应商进行编码。
3.2 技术中心负责ERP系统的技术实施。
3.3 企划部负责各部门授权人员的培训、系统授权。
3.4 制造部负责编制请购计划（物料需求计划）及物料编码中物料基本信息、库存信息的维护，新增物料编码的必要性审核。
3.5 采购部门负责根据请购计划编制采购计划、分解采购定单，负责物料价格信息（物料采购供应商报价）的提供和初始录入。
3.6 质保部负责供应商质量信息管理，负责物料的质量信息的维护；负责（可委托）物料检验信息的维护；负责根据公司供应商评价的结果及公司有关取消合格供方的决定执行“冻结供应商”、“报价失效”（冻结品种），的操作。
4 操作指南
4.1 定点供方的审批、例外采购的审批、试点供方、定点供方的试点品种按QG/AT90.08《供方评定控制程序》程序文件执行。
4.2 采购计划编制指南：与产品直接相关的物料的采购计划只能从制造部采购需要计划导入（如中心库、配套库、毛坯库、插秧机仓库等），通过“比价采购”流程；其他物料允许走ERP系统中的“零星采购”流程。走比价采购流程的物料符合下列条件可以由采购部门直接编制采购计划：
4.2.1 供应商按计划供货，进货时质量检验不合格，退货，原采购计划被取消，采购部门可按原计划的数量增补计划，但需在采购计划的用途和说明中注明不合格的处理单号。
4.2.2 包装箱采用按需送货，制造部不再调整计划，由采购部自行调整采购计划、采购订单。
4.2.3 特殊情况，经制造部书面通知，由采购部门直接编制采购计划的物料。
4.3 权限控制
4.3.1 新增供方，采购部提供定点供方审批表或试点供方审批表或例外采购审批表由财务部录入供应商编码，并通知质保部进行设置供应商级别。
4.3.2 定点/试点供方设置：定点供方的供应商级别设置为“定点供应商”；新增供方为试点供方，采购部在其报价中设置其报价的有效期为1年；质保部将供应商级别设置为“试点供应商”，
4.3.3 定点供方的定点品种已经录入系统，由质量、财务进行定点和价格的确认。
4.3.4 试点供方的采购品种，采购部录入报价并设置其报价的有效期为1年；财务部根据试点供方审批表及采购物资价格审批表审核确认。
4.3.5 试点供应商转为定点供应商：采购部门负责依据“定点供方”审批表重新报价；质保部将供应商级别设置为定点供应商；财务部负责依据定点审批表、采购物资价格审批表进行报价审核。
4.3.6 取消定点供方资格：取消供应商定点资格，由质保部负责执行“冻结供应商”操作。操作日期为取消定点执行之日；
4.3.7 取消定点供方的部分物料定点资格：由质保部进行供应商报价失效期的设置，进行品种失效，设定报价的失效日期、中止日期均为取消定点资格之日。
4.3.8 定点供方的增加采购品种，采购部提出具体物料明细，质量管理部门视情况决定办理“定点供方新增物料”备案或“试点审批”手续，通过供应商外部报价，采购部负责报价录入，由财务部门依据“备案单”或“试点审批表”及“采购物资价格审批表”进行价格审核。财务部价格审核时必须确认质量管理审核手续齐全。
4.3.9 因产品质量等问题并经公司批准需对供方暂停付款：由财务部执行“暂停付款”操作。
4.3.10 例外采购：例外采购审批只允许进行一次采购计划及采购定单，而且要求物料在产品报价的有效期内入库。 “例外采购”由采购部门设定物料报价的有效期为7天。非定点供方的临时“例外采购”，首先由采购部提供供应商的信息，财务维护往来户信息、增加往来户编码，然后由采购部提供供应商报价，财务审核确认供应商报价。非定点供方的临时“例外采购”经过审批以后，质报部负责执行“冻结供应商”操作。冻结时间原则为例外采购审批后7天。对于定点供方的临时例外采购通过设定物料报价的有效期为7天进行控制；财务部在审核时除审核例外采购审批表以外，需关注试点/定点供方的物料报价的有效期，质保部应在系统中检查实施情况，查询例外采购审批表中所列物料的采购计划编制情况。
4.3.11 多供应商物料的比例管理：年初由采购部门、质保部按“向优质供方倾斜”的原则确定物料采购的标准配比，标准配比由质保部负责维护。对标准配比采购部可以提出调整意见，经批准后质保部调整ERP数据。系统通过二次开发提供实际到货的比例及与标准配比间的关系查询。计划人员编制计划时ERP系统可以提供辅助资料，包括到货、计划、实际比例。详见《二次开发需求报告》。标准配比不影响月度采购计划的编制。
4.3.12 质量指标超标：供应商在协议约定的统计期间内，其质量指标超过承诺的指标，其产品价格下浮一定的比例。由质保部提供供应商名称、需要下浮的物料名称（编码）、价格下浮的比例、下浮执行的时间，财务部调整“供应商外部报价”。
4.3.13 回用品价格的下浮：每年3、6、9、12月底质保部手工统计“回用单”，企划部对手工单据与ERP记录进行比对，根据回用价格下浮统计报表由采购部逐项落实并反馈，供应商可以提供价格下浮、开票折让等办法实施下浮，财务部在6、12月底对未落实到位的集中反开票处理。待手工操作一段时间可以对软件进行二次开发。
5 附则
5.1 ERP操作功能解释
5.1.1 冻结供应商：冻结供应商的操作日期为冻结起始执行日期。指无法针对该供应商进行采购计划编制。但是，已经编制采购计划、下发采购订单的物料不影响收货、检验、结算等。
5.1.2 暂停付款：ERP系统中无法进行付款结算。
5.1.3 供应商报价：公司采购系统设置为比价采购，未进行供应商报价的物料无法编制采购计划、下订单。
5.1.4 供应商报价的有效期：供应商报价有时间期限，系统按进货时间与报价的有效期进行比照。
5.2 ERP系统中现有数据，2月28日前，质量、财务部门组织核定。
6. 检查与考核
6.1 业务由管理标准规定的职能部门进行检查，与ERP操作相关的，由企划部组织相关部门进行检查。
6.2 对违反操作指南的，考核50元；违反企业管理规定，利用ERP系统控制漏洞进行违规采购的，考核100－500元，
6.3 对操作指南在试运行中提出进一步完善的合理化建议的，由项目小组对其进行奖励。