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长沙银行

长沙银行库款交接管理办法
长沙银发〔2010〕348号 2010年12月1日

为了切实加强头寸箱交接、现金出入库等业务管理，严格规范交接手续，防范和化解现金出入库、头寸箱交接等风险，根据《长沙银行出纳制度》、《长沙银行总金库管理办法》、《长沙银行安全保卫管理规章制度》、《长沙银行头寸专用箱管理办法》等有关制度规定，特制定本办法。

第一章 总 则
第一条 我行网点业务人员早晚上下班和营业期间，在办理库款交接时，必须严格执行“一看一检一验”制度：即看车辆、人员是否相符；检查头寸箱是否落锁，有无差错、破损；验证提箱人员证件、相片是否与留档资料相符。
第二条 库款交接过程中使用的库款电子化交接管理系统是指银行工作人员在办理头寸箱交接、现金出入库等业务过程中，使用IC卡进行身份验证、业务处理的管理系统。
第三条 所有头寸箱交接、现金出入库等业务在使用库款电子化交接时，必须严格执行本办法。
第四条 库款交接电子化管理系统由长沙银行会计结算部统一管理，并指定专人负责操作。
第五条 库款电子化交接更换操作管理者时，必须及时办理交接登记手续，并当即修改密码。

第二章 部门职责
第六条 库款电子化交接由会计结算部牵头、安全保卫部和信息技术部参与进行管理。
第七条 长沙银行会计结算部负责管理、监控库款电子化交接在全行的运行情况。
第八条 长沙银行安全保卫部负责库款在押运途中及与支行交接过程中的安全防卫工作。
第九条 长沙银行信息技术部负责库款电子化交接系统中总金库设备软硬件的维护工作。
第十条 会计结算部在库款电子化交接中应做到每日对账，确保账实相符。如发现账实不符，应迅速查明原因，及时处理并按差错报告制度逐级汇报。
第十一条 早晚出入库和日间出入库头寸箱的使用。
（一）早晚现金出入库的运送、保管一律使用“长沙银行头寸专用箱”（红色字体），严禁其他形式运送、保管现金。
（二）营业中途现金出入库一律使用“长沙银行现金出入库专用箱”（白色字体），严禁其他形式运送、保管现金。早晚头寸专用箱和日间出入库专用箱不能串用，非营业时间一律入支行库保管。
第十二条 “长沙银行现金出入库专用箱”及专用锁具由总行统一配给。“长沙银行现金出入库专用箱” 及专用锁具视同重要器具管理。

第三章 库款电子化交接操作权限划分及人员职责
第十三条 库款电子化交接按交接IC卡的权限分为五级：一是会计结算部配备专人任超级主管;二是总金库配备专人任中心系统管理员；三是各支行委派会计任支行高级主管；四是各网点业务主管任网点主管；五是验箱员、提箱员及网点操作员为具体的操作人员。
（一）超级主管：由会计结算部指定专人担任，负责审批、签发高级主管卡、网点主管卡、网点操作员卡、中心系统管理员卡、验箱员卡、提箱员卡。
（二）中心系统管理员：具体负责操作库款交接电子化管理中心系统，恢复保存系统文件及数据；经超级主管授权后负责制作网点主管卡、上门收款员卡、验箱员卡、提箱员卡、网点操作员卡；负责每日开机、授权、IC卡业务数据确认、帐务处理、报表打印；负责数据备份和保管；负责微机的软、硬件日常管理，并按微机管理办法记录系统工作日志。中心系统管理员的更换必须经超级主管批准并注销原中心系统管理员卡，登记注销时间，双方签字。
（三）高级主管：由委派会计担任，负责确定所在支行网点主管。
（四）网点主管：由网点业务主管担任，负责确定本网点操作员及现金出入库信息的录入复核。
（五）验箱员：负责办理提箱员的头寸箱出库，验证提箱员身份及相关头寸箱信息，确保头寸箱帐实相符。
（六）提箱员：按照POS使用操作程序对网点操作员进行身份确认，办理头寸箱交易，核对实物现金与IC卡记录是否相符；妥善保管和正确使用IC卡。
（七）网点操作员：按照POS使用操作程序对提箱员进行身份确认，办理头寸箱交易，核对实物现金与IC卡记录是否相符；妥善保管和正确使用IC卡和POS机，及时向网点主管反映使用中出现的问题。

第四章 库款电子化交接设备使用及日常管理
第十四条 硬件的管理。
（一）总金库设置一名中心系统管理员，负责设备的管理、打印交接日志、发卡授权等工作。
（二）总金库应建立设备交接、登记管理制度。所有设备、IC卡、头寸调拨专用箱的领用、回收都要登记《重要物品交接登记薄》。
（三）建立设备检查制度。对设备要定期或不定期进行检查，监督各网点正确使用和妥善保管机具，确保设备正常运行。
（四）设备出现故障时，中心系统管理员应及时报告部门负责人并与厂家联系，及时维修或更换。手持POS机要经常充电或更换电池、不能随意撞击。
第十五条 软件的管理。
系统软件由厂家负责安装、调试和维护。中心系统管理员应认真按照操作程序和自身权限使用系统，不准擅自更改程序，严禁装入与业务无关的软件，防止影响系统效率与正常使用。系统安装盘由超级主管负责保管。
第十六条 IC卡的管理。
（一）会计结算部应指定专人负责空白IC卡的保管。IC卡属重要凭证，各部门、支行视同重要空白凭证管理。
（二）超级主管由会计结算部指定专人担任，超级主管卡在系统初始化时由系统生成。
（三）超级主管负责审批、签发高级主管卡、网点主管卡、网点操作员卡、中心系统管理员卡、验箱员卡、提箱员卡。
（四）高级主管卡，由委派会计保管、使用，负责给网点主管更换时授权。
（五）中心系统管理员卡，经超级主管卡授权后办理网点主管卡、网点操作员卡、验箱员卡、提箱员卡的信息录入、修改、删除；负责打印支行票面配置信息清单。
（六）高级主管卡、网点主管卡及各类操作卡的审批、签发都必须由会计结算部、安全保卫部、相关支行业务主管负责人审批后签字同意。相关审批材料应按年度装订成册，缴会计档案室保管，保管期限为两年。
（七）提箱员卡是经中心系统管理员授权后，由指定经办人员在指定时间内向指定营业网点办理头寸箱交接的专用卡，该卡具有记录授权业务信息、保存交易记录、通过POS机证明经办人员的合法身份、并限定在一个网点只能办理一次交易等功能，因此以上操作卡必须严格管理。每次领用收回都应登记“库款交接登记簿”。如有遗失，应查明情况，及时上报，并申请补发。
（八）网点主管卡由超级主管签发，是确定网点接送头寸箱人员的授权专用卡。更换交接人员必须通过网点业务主管使用网点主管卡进行变更，并登记“库款交接登记簿”。
（九）网点操作员卡由超级主管签发，具有保存交易记录的功能，网点人员凭此卡通过POS机证明自己的身份。
（十）高级主管卡、中心系统管理员卡、网点主管卡必须定期更换密码，密码更换周期最长不得超过15天；提箱员卡、网点操作员卡不能使用初始密码，应分别重新设置；
（十一）高级主管卡的信息修改由超级主管负责；网点主管卡、网点操作员卡、提箱员卡的信息修改取消安全保卫部审批环节，由各支行填写“库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表”（附件三）通过会计结算部电子审批流上报审批。
（十二）IC卡应保持整洁，防止污染、折损、潮湿、水泡，严防与强电磁源、强腐蚀性、磁性物质接触。如若损坏由网点负责人加封后交超级主管注销该卡，并由网点提出申请，报会计结算部审批备案后重新制卡。
第十七条 头寸专用箱、及专用钥匙的管理。
（一）头寸专用箱管理比照《头寸专用箱管理办法》执行。
（二）日间出入库专用箱管理：
1、支行日间现金出入库及网点间调拨均使用日间出入库专用箱，专用箱、锁由总部配发，日间出入库专用箱每个网点两只，由支行保管，使用时需做好交接记录。
2、支行如遇出入大量现金，专用箱不够使用时，可向库房申请备用日间出入库专用箱，使用完毕后归还总金库并做好交接记录。
（三）日间出入库专用箱钥匙的管理：
1、日间出入库专用箱，锁、钥匙必须配套使用，钥匙留存总金库一套，其余归支行保管。多余钥匙支行必须指派专人进行管理，并做好相关记录，如遗失或损坏须及时与总金库联系报告。
2、总金库的日间出入库专用箱钥匙由总金库配款员使用、保管，按头寸线路两人分管。
3、支行借用总金库日间出入库专用箱时，专用箱钥匙应采用专用封包存放在支行专用箱中，随箱使用，严禁随身携带备用箱钥匙。

第五章 业务管理
第十八条 早晚头寸箱交接管理。
（一）头寸箱出库：
1、中心系统管理员在每次出车前应做好有关IC卡授权工作。进行系统管理员签到，确定提箱员信息，选择线路，进行头寸箱交接的授权。
2、提箱员持授权后的IC卡到验箱员处，由验箱员在库房POS机上插入验箱员卡进行登录后，再插入提箱员卡，读取交接信息，进行头寸箱领用的核对工作。提箱员和验箱员共同核对数据和实物无误后,提箱员持卡领取头寸箱。
3、网点操作员早上到达网点后提前输入交接的头寸箱情况，待提箱员到达与网点操作员办理交接。保安公司提箱员将头寸箱放在营业网点通勤门口后，各营业网点当班的出库人员（双人）根据“总金库授权IC卡信息”核对出库头寸箱数量、头寸箱编号，查验头寸箱锁具是否完好无损，无误后，在POS机进行交接，并在“库款交接登记簿”（附件一）上填写好相关要素后双方、双人签字。
4、头寸车返回总金库后，提箱员持卡到中心系统管理员处办理销卡手续并上交IC卡。
（二）头寸箱入库：
1、中心系统管理员在提箱员早上交回IC卡后清卡，进行系统管理员签到，确定提箱员信息，选择线路，再重新给提箱员授权。
2、各营业网点当班操作员认真清点入库头寸箱，无误后，将入库款箱数量和编号写入IC卡保存。待保安公司提箱员在POS机核对后，填写好“库款交接登记簿”相关要素，并在“库款交接登记簿”双方、双人签字。我行柜员应随同提箱员至押运车，目送头寸箱进入押运车后方可离开。
3、保安公司提箱员回总金库后与验箱员办理交接并由中心系统管理员销卡。所有的入库IC卡由中心系统管理员入总金库保险柜保管。
（三）日间现金出入库：
1、日间头寸调拨“头寸箱”的交接应按要求登记“库款交接登记簿”办理交接手续，交接地点应在营业网点通勤门口或总金库外库，严禁在其他场所地点办理。
2、支行营业部网点主管在每次出车前应做好有关IC卡授权工作。其操作流程是：提前开机，进入交接授权状态，然后对提箱员卡进行头寸箱交接的授权并按要求登记“库款交接登记簿”。
3、提箱员到总金库后，到验箱员处插入IC卡读卡，验证IC卡交易信息，同时中心系统管理员通过行内交易查询、打印支行录入的现金数，需保证IC卡、综合业务系统交易记录、出入库单三方核对一致方可办理现金出入库业务，同时保存交易信息。
4、头寸车返回支行后，提箱员持卡和总金库返还的头寸箱到网点操作员处进行头寸箱运送的确认和交接并按要求登记“库款交接登记簿”。
5、提箱员持卡到营业部网点主管处办理销卡手续上交IC卡。
（四）支行网点之间现金调拨：
1、支行营业部网点主管在每次出车前应做好有关IC卡授权工作。其操作流程是：提前开机，进入交接授权状态，然后对提箱员卡进行头寸箱交接的授权。
2、网点人员提前输入交接的相关信息，待头寸车到达网点后与提箱员办理交接，提箱员插入卡后，双方分别输入密码，确认交易信息无误后将交易信息保存在提箱员卡上并按要求登记“库款交接登记簿”。
3、头寸车返回支行营业部后，如果有从网点收回的头寸箱等，提箱员则持卡到网点操作员处进行头寸箱运送的确认和交接并按要求登记“库款交接登记簿”。
4、提箱员持卡到营业部网点主管处办理销卡手续上交IC卡。
第十九条 设备、系统故障无法交接的应急处理
如确系设备、系统故障无法交接的，各支行在征得总行会计结算部相关人员确认后，可启用原头寸箱手工操作流程使用三联单进行交接。《“头寸箱”出入库单》（附件二）由各营业网点指定专人保管，当班出入库操作员负责填写，一式三联，第一联各营业网点留存，第二联保安公司留存，第三联总金库留存，填写必须字迹清楚，不得涂改，涂改无效；各营业网点必须加盖业务公章和双签，无业务公章无效。
第二十条 库款交接过程中IC卡电子信息与实物不相符情况的应急处理
总金库或支行在库款交接过程中发现IC卡电子信息与实物不相符的情况，应先停止交接，电话与对方相关人员进行确认。在确认系电子信息录入错误导致不相符的情况发生后，可启用原头寸箱手工操作流程使用三联单进行交接。手工交接流程参照“设备、系统故障无法交接的应急处理”流程办理。
第二十一条 总行、各分支行在开展现金出纳工作检查时，应将库款电子化交接的管理作为一项重要内容，包括以下几个方面：
（一）委派会计每月应对支行网点结算专管员的检查记录进行复查，及时了解支行库款交接运行情况。
（二）支行网点结算专管员应每天对网点操作员登记的“库款交接登记簿”进行检查，及时发现、解决交接过程中存在的问题。
（三）网点主任对网点的双人交接要每周检查，保证头寸箱交接安全。
（四）异地分、支行的检查工作由委派会计负责执行。

第六章 异地分、支行库款交接管理
第二十二条 异地分、支行在办理库款交接时，必须严格按照规定实行双人交接，同时在交接过程中要做到 “一看一检一验”制度：即看车辆、人员是否相符；检查头寸箱是否落锁，有无差错、破损；验证提箱人员证件、相片是否与留档资料相符，并做好交接登记工作。
第二十三条 各异地分、支行的头寸箱寄放必须与当地寄库存放行签订相应的寄库保管合同。
第二十四条 各异地分、支行库款交接必须使用总行统一的头寸箱办理。
第二十五条 各异地分、支行库款交接必须严格按照《长沙银行库款交接管理办法》中对异地分、支行的相关规定执行并根据当地实际情况制订相关实施细则报总行会计结算部备案审批。

第七章 罚 则
第二十六条 在库款交接业务中，有下列违反制度规定行为的，对相关责任人给予以下处罚。
（一）办理早晚头寸箱交接、日间现金出入库业务中，未按规定操作流程使用专用POS机、IC卡办理交接业务的，对责任人每笔处以1000元经济处罚，给予责任单位通报批评；情节严重，造成经济案件的，要追究责任单位主管领导与管理、操作人员的责任。
（二）各网点、库房在办理库款交接业务中必须坚持IC卡信息、头寸箱双人复核，并做好相关登记。未按规定及时登记“库款交接登记簿”的，对有关责任人员给予200元经济处罚。
（三）各支行、网点必须明确一名系统管理责任人，未明确责任人的，处以单位主管200元罚款。
（四）系统管理责任人应每日做好系统维护日志，因维护不到位，如设备未及时充电等原因导致系统无法按时正常运行的，处以当事人200元罚款。

第八章 附 则
第二十七条 长沙分行各支行在办理头寸箱交接业务时必须使用库款交接电子化管理系统。未使用该系统的头寸箱交接业务一律不予交接。
第二十八条 本办法由长沙银行会计结算部负责解释和修改，解释时亦同。
第二十九条 本办法自印发之日起执行。

附件：1．库款交接登记簿
2．“头寸箱”出入库单
3．库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表

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附件一
库款交接登记簿
事由：
年　　月　　日　　时　　分
事由：
年　　月　　日　　时　　分
交接地点：
头寸车牌号码：　　　　　　　　
ＩＣ卡号码：　　　　　　　　　

保安公司提箱员工牌号、签名：
工牌号：　　　　签名：　　　　　　
工牌号：　　　　签名：　　　　　　

营业网点业务人员签名：
签名：　　　　　签名：　　　　　　
交接地点：
头寸车牌号码：　　　　　　　　
ＩＣ卡号码：　　　　　　　　　

保安公司提箱员工牌号、签名：
工牌号：　　　　签名：　　　　　　
工牌号：　　　　签名：　　　　　　

营业网点业务人员签名：
签名：　　　　　签名：　　　　　　
头寸箱编号：
头寸箱编号：
数量小计：
数量小计：

附件二
“头寸箱”出入库单
* * 支行： （业务公章） 年 月 日 编号：
入库日期
“头寸箱”编号
出库日期
“头寸箱”编号

入库时间
（时、分）

出库时间
（时、分）

“头寸箱”数量小计（大写）

“头寸箱”数量小计（大写）

备注：
备注：
各营业网点入库人员签章：

总金库管库员签章：

头寸车牌号码：
保安公司提箱员工牌号、签名：
工牌号： 签名：
工牌号： 签名：

头寸车牌号码：
保安公司提箱员工牌号、签名：
工牌号： 签名：
工牌号： 签名：
总金库管库员签章：

各营业网点出库人员签章：

说明：1、本凭证填写由各营业网点办理出入库人员填写，必须字迹清楚，不得涂改，涂改无效。2、各营业网点必须加盖业务公章，无业务公章无效。3、如有头寸箱寄库或已办理寄库的头寸箱出库，请在备注栏注明。4、本凭证视同重要空白凭证保管，各营业网点必须确保号码连续，不得跳号使用，如有作废，不得销毁，应在凭证上加盖“作废”章戳，按号码顺序留存备查。

附件三
库款交接电子化管理系统IC卡信息修改申请表
编号：
申请支行

支
行
修
改
要
求

（盖章）
委派会计意见

超级主管意见

会计结算部
主管领导
意见