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编 号：HTH-XZDA-01
版 本：1.0
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文件档案管理制度

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文件档案管理制度
编 号：HTH-XZDA-01
版 本：1.0
生效日期：

1. 目 的
加强文书档案工作，实现文书档案管理工作的制度化、规范化、科学化，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用。
2. 适用范围
适用于集团、各子公司及各部门，各专业配套公司参照执行。
3. 术语与定义
文书档案：是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
4. 职 责
4.1 集团办公室
1) 为集团文书档案的归口管理部门；
2) 负责集团文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。
4.2 子公司行政部
1) 为子公司文书档案的归口管理部门；
2) 负责子公司文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用、鉴定和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。
4.3 各部门（含集团、子公司）
配合做好文书档案的收集、整理、移交与鉴定工作。
5. 管理规定
5.1 档案归档范围
凡公司在日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的文件材料均属于归档范围，任何部门和个人不得私自留存，据为己有，必须定期向公司档案室移交归档。
5.2 档案的保管期限
企业档案的保管期限定为永久性.
5.2.1 永久性保管的企业管理类档案主要包括：
1） 公司设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料，公司董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；
2） 公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料，对外投资文件材料；公司资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；
3） 公司关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需公司办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对公司做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，公司与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；
4） 公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；
5） 公司机构演变，人力资源管理的重要文件材料；公司涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；
6） 公司经营管理工作的重要文件材料；
7） 公司生产技术管理工作的重要文件材料；
8） 公司行政管理工作的重要文件材料；
9） 新闻媒体对公司重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道；
10） 有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到公司检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；公司参与国家和社会重大活动的重要文件材料，公司职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；
11） 公司直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。
5.2.2 不必归档的文件
1） 上级单位的下列几种文件：
a) 上级单位任免、奖惩非公司或下属公司工作人员的文件；
b) 上级单位普发参考、不须办理的文件材料；
c) 上级单位的各种征求意见稿件。
2） 公司的下列几种文件材料：
a) 重复性文件；
b) 无查考利用价值的事务性、临时性文件；
c) 未经会议讨论、未经领导审阅、虽签发未生效的文件草稿，一般性文件的历次修改稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；
d) 公司内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
e) 公司负责人兼任外单位职务形成的与公司无关的文件材料。
3） 同级单位、部门和下属单位的文件材料：
a) 参加同级单位、部门和非隶属单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
b) 非隶属单位抄送，一般的、不需要办理的文件材料；
c) 以宣传为目的的商品介绍、产品目录等材料；
d) 下属单位送来参阅的简报、情况反映、不抄报或不必备案的文件材料；
e) 下属单位抄报备案的一般性文件材料。
4） 越级抄送的，不需要办理的文件材料。
5.3 文件的整理与立卷
5.3.1 凡由公司起草的文件材料，包括与公司发文直接关系的上下级文件，办理完毕后，应及时将原稿、附件和印件归档。
5.3.2 各部门保管文件的人员，要做好文件材料的收集、分类、整理和保管工作，本年度形成的文件材料一般要求在第二年的第一季度末整理完毕后编制《档案移交清册》，经部门负责人检查后，向公司档案室移交。
5.3.3 参加上级单位召开的会议带回的文件材料，由出席会议的同志按规定及时交档案室。专业会议文件材料可暂由本部门保管，次年移交档案室。
5.3.4 各部门向档案室移交档案，应符合有关规定和要求，确保档案的质量，档案室对移交的文件材料与对应的文件目录进行审核、验收，对不合格的需进行修改或整理，合格后签收。
5.3.5 归档文件整理原则：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。归档文件的整理以件为单位，一般每份文件为一件。
1） 文件的正件与附件、定稿为一件（定稿是电脑打印且无领导改动的，可以去掉定稿，直接用批文稿头与正本）；
2） 请示与批复可为一件，也可单独为一件；
3） 归档文件如有重要批示、转发文与被转发文为一件；
4） 批办、催办、注办的也应视为同一件；
5） 非诉讼案件放在结案年立卷。
5.3.6 归档文件质量要求：归档文件每件均应齐全、完整。
1） 已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。
2） 归档文件的书写材料严禁用不耐久的字迹材料，用纸幅尺采用国际标准A4纸。
5.3.7 归档文件整理程序：按装订分类、固定、排列、加盖档号章、装盒、移交进室的文档资料机读目录整理、保管期限鉴定的步骤进行。
1） 分类：按年度---职能分类法区分。
a) 区分年度：将文件按其形成年度分开。按年度分类是将文件按形成年度或文件内容所针对的年度分类，跨年度的规划放在针对的第一年整理，跨年度的总结放在针对的最后一年整理，计划与总结同一文件的，选择在总结年度整理。
b) 区分职能：将文件按行政、经营、工程三类分开。
2） 固定
a) 归档文件按件固定。固定时，文件正本在前定稿在后；正文在前附件在后；原件在前复制件在后；转发文在前被转发文在后；批复在前报告在后；
b) 文件固定的原则。采用有利于最大限度保持文件材料原始状态的固定手段，防止文件缺页、损伤、腐蚀。
c) 归档文件取左边与上边对齐固定。对不是金属装订的有关书籍，可保持原有状态不再另行装订；对不利于档案保护的装订要统一去除，破损需要裱糊的，要统一处理后再固定。
3） 排列：同一年度、同一职能的归档文件材料按文件形成时间排列。
4） 装盒：档案应装满档案盒，其厚度不超过档案盒厚度。档案盒由档案室标注年度、职能、起止件号。
5） 编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。
6） 目录及其它整理
a) 对全年登记的发文、收文、部门形成的文件材料和机读文件的目录项目指标（件号、责任者、文号、题名、页数、备注）进行核对，把计算机的文件管理转为档案管理。
b) 做好保管期限的升级、降级及不必归档文件的清理。
c) 档案目录装订。
5.4 档案的日常管理
5.4.1 档案室应配备必要的硬件设施，建立健全档案管理制度并做好贯彻落实工作。
5.4.2 对重点档案、特种形体形成档案，必须有效地加以保护，对破损、霉变、散失、字迹褪变等受损档案应及时采取修复、复制等有效措施，确保档案的安全。
5.4.3 档案室应对保存的档案建立《档案管理台账》，对档案的收进、移出、保管等情况进行登记。
5.5 档案的保密
5.5.1 档案管理人员必须树立高度的保密观念，自觉地遵守党和国家各项保密制度和有关规定，严守国家机密。
5.5.2 不准将档案带到其它公共场所，严禁传播自己工作范围的机密。
5.5.3 未经许可，任何人不准摘录、转抄、复印、摄录档案。
5.6 档案的借阅和利用
5.6.1 集团总部内部人员查阅/借阅/复印档案时，应填写《档案借阅申请单》，非秘密档案报档案管理负责人批准，秘密级、重要级档案报子公司总经理、集团总经理批准方可借阅。
5.6.2 公司内部人员查阅/借阅/复印档案时，应填写《档案借阅申请单》，非秘密档案报人力行政部经理批准，秘密级、重要级档案报人力行政部经理审核、项目公司总经理批准方可查阅。
5.6.3 外单位借阅公司档案，须持有单位介绍信（注明利用档案的目的及范围），按以下程序报批后方可借阅：
1） 集团总部：非秘密档案报档案管理负责人批准，秘密级、重要级档案报集团办主任、集团副总经理批准。
2） 项目公司：非秘密档案报人力行政部经理批准，秘密级、重要级档案报人力行政部经理审核、项目公司总经理批准。
5.6.4 档案室的原始稿件一般不宜外借，如确因工作需要出借时，一般应在一周内归还，最长不得超过一个月。
5.6.5 借阅的档案，不得转借，并要爱护好档案，禁止在案卷上做记号、涂改、仿造，更不能擅自抽、拆、损坏档案，未经同意不能复制或摘录档案。借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，违者将按有关规定追究责任。
5.7 档案的鉴定和销毁
5.7.1 集团总部档案鉴定和销毁报批程序：由集团办公室行政经理和有关部门负责人及档案管理人员组成档案鉴定小组，每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作，重新确定文件密级并对失去保存价值的档案提出处理意见，经鉴定小组确认可以销毁的档案，由行政经理填写《档案销毁审批单》报集团办公室主任审批。
5.7.2 项目公司档案鉴定和销毁报批程序：由人力行政部经理和有关部门负责人及档案管理人员组成档案鉴定小组，每5年1次对文书档案进行检查鉴定工作，重新确定文件密级并对失去保存价值的档案提出处理意见。经鉴定小组确认可以销毁的档案，由人力行政部经理填写《档案销毁审批单》报项目公司总经理审批。
5.7.3 销毁档案应在指定地点进行，由鉴定小组指定两人监销，并在销毁清单上签字。
5.7.4 任何部门和个人未经批准不得擅自销毁档案。
5.8 档案库房管理
5.8.1 档案人员要忠于职守，确保档案完整和安全。
5.8.2 档案库房是机要重地，非档案工作人员不得入内。因工作需要进入者，须有档案人员陪同方可入内。
5.8.3 保持库房设备整洁，力求做到无尘、无霉、无虫、无杂物等。
5.8.4 根据库房温度、湿度的要求，利用现有条件做好通风、降温、去湿工作。
5.8.5 库房内严禁吸烟和存放易燃、易爆物品及酸碱腐蚀性化学剂。
5.8.6 库房内必须有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫等设施和应急措施。
5.8.7 对库房内的消防设备经常进行检查，使之保持完好。
5.8.8 对归档档案，在入库前要进行检查，发现问题及时处理和解决。
5.8.9 库房保管的档案，一年进行一次全面检查，发现问题及时向分管领导报告，并采取积极有效的措施，保持档案的安全。
5.8.10 人离库房时，断电、锁门。
6. 相关记录
6.1 档案管理台帐
6.2 档案移交清册
6.3 档案借阅使用申请单
6.4 档案销毁审批单