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编 号：HTH-XZYZ-01
版 本：1.0
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印章管理制度

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印章管理制度
编 号：HTH-XZYZ-01
版 本：1.0
生效日期：

1. 目 的
规范公司印章的管理，明确印章使用权限，控制印章使用风险，维护公司利益。
2. 适用范围
适用于母公司、子公司及各部门，各专业配套公司参照执行。
3. 职 责
3.1 母公司总经理办公室
1） 负责母公司印章的统一制发、备案、挂失、回收与销毁工作；
2） 负责母公司行政公章、合同专用章的保管与使用管理。
3.2 子公司行政部
1） 负责子公司印章的统一制发、备案、挂失、回收与销毁工作；
2） 负责公司行政公章、合同专用章等的保管与使用管理。
3.3 各部门
1） 负责部门印章及所属部门业务章（如财务专用章）的保管与使用管理。
4. 管理规定
4.1 印章种类与使用范围
4.1.1 印章主要种类包括：公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人印章、公司领导职章、各部门印章及其它因工作需要刻制的印章。
4.1.2 印章使用范围
1) 公司行政公章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函、报表，以及用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；
2) 合同专用章主要用于签订经营类协议和合同；
3) 法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；
4) 财务专用章及公司领导职章，主要用于各类财务票据、凭证和报表；
5) 部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书；
4.2 印章的制作
4.2.1 母公司办公室统一制作。由申报部门填写《印章刻制申请表》报集团办公室主任、副总经理审核、总经理审批。公司行政公章、合同专用章、领导职章、法人代表印章由集团办公室负责申报，财务专用章由财务管理部负责申报，各中心部门印章由各中心负责申报。
4.2.2 项目公司印章由人力行政部统一制作。由申报部门填写《印章刻制申请表》报人力行政经理审核、总经理审批，报集团办公室备案。公司行政公章、合同专用章、领导职章、法人代表印章由人力行政部负责申报，财务专用章由财务管理部负责申报，各部门印章由各部门负责申报。
4.3 印章的启用
4.3.1 母公司印章启用由集团办公室发布印章启用公文，项目公司印章启用由人力行政部发布印章启用公文，公文中应明确印章名称、使用范围、启用日期、保管部门等。启用印章公文应立卷归档，永久保存。
4.3.2 所有印章都必须由集团办公室（项目公司印章由人力行政部）在《印章备案登记表》上逐一登记，并留存印模；各部门领用属于本部门保管的印章时，应在《印章备案登记表》上签领，并明确印章责任人。
4.4 印章保管
4.4.1 集团（含集团总部和项目公司）所有印章管理须明确责任人并报集团办公室备案登记。
1) 集团总部行政公章、合同专用章由集团办公室保管，财务专用章由财务管理中心保管，各中心部门章由各中心保管。
2) 项目公司行政公章、合同专用章由人力行政部保管，财务专用章由财务管理部保管，各部门章由各部门保管。
3) 法定代表人印章及公司领导职章，由本人或本人委派的专人保管。
4.4.2 公司印章保管须安全、妥善保管，做到“人离章收”。印章不用时应加锁保存。财务专用章、法人代表章与空白支票应分开放置。
4.4.3 公司行政公章原则上不允许携带外出使用，如确因工作需要须携带外出使用的，必须报集团总经理（项目公司报总经理）批准，外带期间，必须由专人保管，实行双人押印；用毕，须及时归还。
4.5 印章的使用
4.5.1 公司行政公章、法人章、合同专用章在以下情况，可直接用印：
1） 公司领导已在相关文件材料上签字同意且符合权限规定的，可直接用印；
2） 公司领导名章用印后，如需再加盖公章的，可直接用印；
4.5.2 公司行政公章、法人章、合同专用章除上述范围的直接用印外，申请部门须填写《用印申请表》按以下程序报批后方可用印：
1） 一般性用印事项：如外出办公使用的一般行政介绍信，出具一般性证明信等，集团总部经总裁办公室行政经理审核，总裁办公室主任审批后可用印；项目公司经人力行政部经理审批后可用印。
2） 涉及经济利益和法律风险的用印事项：如各种经济合同、出具的担保函、各项委托函、资金证明、审计处罚决定以及各种承担经济责任、具有法律效力的文本；计划表、财务指标表、决算表、业务报表等报表类文书；以公司名义制定的制度、规定、通知、通报、函件等文件，集团总部经总裁办公室主任审核、常务副总裁审批后可用印（集团总裁备案）。项目公司经人力行政部经理审核，项目公司总经理审批后可用印。
4.5.3 财务专用章用印：除正常的财务事项业务外，集团总部由财务管理中心总监同意后可用印，项目公司由财务管理部负责人同意后可用印。具体可按【财务印章管理制度】执行。
4.5.4 部门印章用印：由部门负责人同意后可用印。
4.5.5 印章使用注意事项
1） 印章管理人员应遵守纪律，注意保密，严格履行盖印审核把关职责，对未经审批或审批结果不明、事项不符以及违反用印规定的，不予盖印。
2） 严禁开空白介绍信，不得在空白的介绍信、保函、合同、公文用纸等上加盖印章。
3） 每次用印，应在《印章使用登记表》上登记备查。
4.6 印章挂失、回收与销毁
4.6.1 印章出现遗失、被盗的，印章保管人须立即向集团办公室（项目公司向人力行政部）汇报，集团办公室（人力行政部）应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。
4.6.2 因机构撤并、更名、业务变动、磨损等原因，印章不能继续使用的，使用单位必须及时将印章缴回集团办公室（项目公司向人力行政部缴回）封存，缴回时应在《印章备案登记表》中登记。
4.6.3 旧印章应封存保管三年以上方可销毁。销毁旧印章，须报集团总经理（项目公司报项目总经理）批准。由集团办公室（项目公司由人力行政部）将印章逐一登记，并由二人监销，留存印模作永久保存。

5. 相关记录
5.1 印章刻制申请表
5.2 印章备案登记表
5.3 用印申请表
5.4 印章使用登记表