办公室主任职务说明书.docx

岗位名称
办公室主任
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员

直接上级
管理总监
工资等级
三级
直接下级
行政助理、法律事务、保洁员、前台、电脑维修、网络管理、司机、文书传真
薪酬类型

所辖人员
8个工作人员
岗位分析日期
2002年2月
本职：
负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作

职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。
工作
任务
负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。
通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。
协助总经理的工作，提供决策支持。
职
责
二
职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。
工作
任务
负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。
负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性
职
责
三
职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标
工作
任务
制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施
职
责
四
职责表述：负责公司形象推广、公关活动
工作
任务
负责公司形象设计和推广实施。
负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。
负责组织并协调公司的公关危机处理。
负责公司网站的建设与更新。
职
责
五
职责表述：公司企业文化建设
工作
任务
负责组织公司内部员工活动。
建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。
组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。
职
责
六
职责表述：统筹管理公司后勤服务工作
工作
任务
负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作
负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态
负责办理公司办公用品的采购、发放和管理
负责对固定资产的采购与管理工作
负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅
负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好
负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级
负责公司网站平台的筹划和建设
负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理
负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持
负责公司内的复印、传真、打印等工作
负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度
职
责
七
职责表述：部门内部管理工作
工作
任务
制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施
负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训
负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行
负责控制部门预算，降低部门管理费用
职责八
职责表述：完成总经理交办的其他任务
权力：
对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权
调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权
对出差事务的审核权
合同的审核权
印章使用的审核权
对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权
对各部门的安全隐患有限期整改权
权限内的财务审批权
有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权
对所属下级的工作有监督、检查权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门，管理总监，总经理
外部协调关系
上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等
任职资格：
教育水平
大学本科以上
专业
企业管理或相关专业
培训经历
行政管理培训、企业文化培训
经验
5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验
知识
掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法
技能技巧
熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它：
使用工具/设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标：
公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况
费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率
部门合作满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注