物业管理公司服务供方控制程序模版.doc

程 序 文 件
服务供方控制程序
文件编号
RGPM -7.4.1-B-02
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B / 0
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服务供方控制程序

1.0 目的
对服务采购过程及供方进行控制，确保所采购的服务符合规定要求。

2.0 适用范围
适用于xx物业管理公司对物业管理所需承担的服务项目分包合同的服务提供的控制。对服务供方进行选择、评价和控制。

3.0 职责
3.1 各部门或机构负责按公司的要求组织对相对应的承包合同的供方进行评价，技术部根据各部门或机构的评价意见编制合格供方名录，对服务业绩定期进行评价，建立服务供方档案,负责审批日常服务分包合同。
3.2 管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。
3.3 接受服务的相关部门或机构质量检查员负责对供方提供的服务质量进行监督。

4.0 定义
公司物业管理日常服务分包项目有：房屋公共部分或公用部分维修、养护；电梯、机电设备、公共照明、弱电系统、给排水、区内道路等公共设施维修、养护；走道、楼梯、大堂、区内道路、公共区域等的清洁、消杀、卫生；区内绿化的养护、改种、景观维护； 1万元以下的零星工程和紧急工程除外。

5.0 工作程序
5.1 服务项目分承包
由公司接受服务的相关部门或机构确定相应分包服务方式，《服务项目分承包合同》应包括服务项目、完成时间、质量标准、应负责任等。
5.2 对服务供方的验证方式。
由《服务项目分承包合同》归口管理部门或机构组织，对供方服务质量进行监督管理，验证方法可包括：
5.2.1 接受服务部门对供方服务质量进行验收。
5.2.2 合同归口管理部门或机构征求业主、住户等最终服务对象对供方服务质量的意见。
5.2.3 验证方式应在《服务项目分承包合同》中给予明确规定。
5.3 服务项目分承包商的有关信息
5.3.1 供方法人资格证明文件主营业执照、税务登记证。
5.3.2 尽可能提供服务业绩及其质量保证能力的证明材料。
5.3.3 《服务分供方评定记录表》。
5.3.4 服务项目分承包合同，应确保规定的服务要求是充分的。
5.3.5 服务项目分承包商的有关信息由合同归口管理部门或机构。
5.4 服务供方的评价
5.4.1 合格服务供方应具备的条件：
a) 应有工商部门注册、具有法人资格；
b) 有从事过类似服务项目的优良业绩；
c) 良好的质量保证能力；
d) 有承担相应服务项目的工作条件和实力；
e) 服务供方在提供服务之前，应向相关部门提交对分承包项目的服务报告，报告内容必须有分包方责任人、服务标准、分包服务方案、完成时间、质量保证等。
5.4.2 对多年已承担服务项目的供方的评价
a) 供方应提供充分的证明材料；
b) 公司接受服务的部门或管理处负责对其相应服务项目供方每半年进行评价一次， 填写《服务分供方评定记录表》，对其服务质量、工作能力等予以评价。
5.4.3 对第一次提供服务的供方的评价
a) 技术部组织相关部门，根据服务供方的营业执照、人员素质技能证明材料、市场调查业绩及所提供服务的初次试用，进行供方的初步选择；
b) 试用期按合同规定，技术部会同接受服务的部门对其服务质量进行检查，由技术部填写《服务分供方评定记录表》。
5.4.4 技术部对所有合格的服务供方应列入《合格服务供方名录》，报管理者代表审核，总经理批准。
5.4.5 对合格的服务供方在服务过程中出现的严重不合格的，技术部填写《不合格品/项评审和处理记录》RGPM–8.3–D-01-01，通知服务供方限期改正。技术部按要求跟踪验证纠正效果，如连续两次仍不符合要求，技术部报公司相关部门审核，经管理者代表批准后，可取消该服务供方的资格。
5.5 对合格服务供方的定期复评
接受供方服务的部门，每年对长期服务供方进行一次跟踪复评，公司归口管理部门填写《服务供方业绩评定表》，评价标准按百分制，服务质量评分占60%，按期完成服务评分占20%，其他（如价格、服务态度等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表审核、总经理批准，但应加强对其提供服务的验证。连续第二次评分仍不及格，应取消其服务资格。
5.6 1万元以下的零星工程和紧急工程由归口管理部门提出，报财务总监、总经理批准后执行。技术部会同提出部门按公司有关规定严格把关和验收。

6.0 相关文件

7.0 质量记录
7.1 《服务项目分包合同》 RGPM–7.4.1–D-02-01
7.2 《服务分供方评定记录表》 RGPM–7.4.1–D-02-02
7.3 《合格服务供方名录》 RGPM–7.4.1–D-02-03
7.4 《服务供方业绩评定表》 RGPM–7.4.1–D-02-04
7.5 《不合格品/项评审和处理记录》 RGPM–8.3–D-01-01
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