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电气总公司科技档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为了明确电气总公司（以下简称总公司）科技档案管理的管理职责和适用范围，进一步规范科技档案归档范围、保管期限、归档要求以及借阅、鉴定、销毁、统计等环节，根据《电气总公司档案管理制度》，结合总公司实际情况，特制订本制度。
第二条 本制度适用于总公司所属各单位。

第二章 职 责

第三条 总工程师职责
（一）负责传达贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策、法规与上级主管部门的规定、办法与工作要求；
（二）负责制订总公司的档案工作发展规划、管理办法、规定；
（三）负责总公司档案馆地建设，使档案管理现代化与单位管理现代化同步发展。
第四条 科技军工部职责
（一）负责对总公司所属各单位科技档案工作进行宏观管理、监督、指导与检查；
（二）负责参与上报、实施上级主管部门安排的科技档案有关工作；
（三）负责本单位科技档案的日常管理。
第五条 其他各单位职责
（一）文件形成或承办部门领导及项目负责人对本单位或项目归档的科技文件材料的完整性和系统性负全部责任。
（二）文件形成或承办部门领导及项目负责人负责收集、积累科技文件材料，并对归档的科技文件材料的齐全、准确和形成质量负责。
（三）文件形成单位领导负责本单位文件材料归档计划与要求的实施，并完成科技军工部安排的有关档案管理工作。

第三章 科技档案归档范围与保管期限

第六条 军研、产品档案归档范围与保管期限

序号
名称
分数
期 限
备 注
1
技术协议书
1
30年

2
委托合同书
1
30年

3
补充技术协议书
1
30年

4
项目责任书
1
30年

5
用户提供的样品测试报告
1
30年

6
研制模底报告
1
10年

7
初样用户报告
1
10年

8
正样用户报告
1
30年

9
标准评审确认证书
2
30年

10
设计定型

1.用户使用报告
1
30年

2.鉴定试验报告
1
永久

3.设计定型申请表
1
永久

4.技术总结报告
1
永久

5.产品图纸
1
30年

6.产品标准
1
永久

7.工艺文件
1
30年

8.主要工艺装备等清单
1
30年

9.试验报告
1
30年

10.标准化审查报告
1
30年

11.工艺审查报告
1
30年

12.质量审查报告
1
10年

13.成本分析报告
1
10年

14.设计定型鉴定证书
1
永久

11
合同验收

1.用户使用报告
1
30年

2.验收申请表
1
30年

3.验收结论
1
永久

4.科研经费使用报告
1
10年

5.财务分析报告
1
10年

6.报告申请表
1
30年

7.GF国防科学技术报告
1
永久

12
七专产品

1.产品例行试验报告
1
30年

2.产品交收试验报告
1
30年

3.产品筛选报告
1
30年

4.产品放行证明
1
30年

第七条 科研、技改项目文件归档范围与保管期限

序号
名 称
份数
期限
备注
1
项目申报材料
1
30年

2
项目批复材料
1
30年

3
可行性研究报告
1
30年

4
项目协议书
1
永久

5
竣工验收总结报告与请示文件
1
永久

6
竣工验收批复文件
1
永久

7
产品图纸
1
永久

8
工艺文件
1
永久

9
检测报告
1
永久

10
项目验收证书
1
永久

11
科技成果申报与登记表及附件
1
永久

12
奖励证书与批件
1
永久

13
著作与专利申请、受理证书
1
永久

14
推广应用方案、专利证书
1
永久

15
技术转让合同、协议书
1
永久

16
成果应用中形成的技术
文件与总结
1
永久

第八条 设备档案归档范围与保管期限

序号
名 称
份数
期 限
备注
1
出厂合格证
1
30年

2
出厂检验单、装箱单
1
30年

3
开箱验收单
1
30年

4
使用说明书
1
30年

5
维修说明书
1
30年

6
安装调试启用单
1
30年

7
设备检修单
1
30年

8
精度检验记录
1
30年

9
事故报告单
1
永久

10
封存启用单
1
30年

11
改进改装完工单
1
30年

12
报废单
1
30年

13
自制设备底图
1
长期

14
自制设备使用说明书
1
长期

15
自制设备验收证书
1
长期

16
设备图册
1
长期

17
设备购销合同
1
长期

18
设备购买发票
1
长期

第九条 建设工程文件材料归档范围与保管期限
序号
名称
份数
期限
备注
1
综合

厂区平面图、地下管线图 　

永久
2
前期准备

1.可行性研究报告、方案论证

永久
2.申请报告、批复文件

永久
3.建设用地申请与批复、规划许可证及附件；选址申请与选址意见书 、红线图；建设工程规划许可证及附件

永久
4.国有土地出让合同、划拨合同、土地使用证；征地协议

永久
5.勘察、测绘、设计及审批文件

永久
6.工程地质、水文地质勘察报告

永久
7.自然条件、地震调查报告

30年

8.有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、市政等）批准文件或协议，政府部门施工图的审批文件

永久

9.勘察、设计、施工及工程监理投标中标文件与合同

30年
3
项目建设

1.开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年
2.施工组织设计，施工方案、计划、技术与安全措施、施工日记

30年
3、建筑结构地基处理记录、设计与图纸变更单、技术核定单、材料代用审批单

永久
4.工程测量定位记录、地质勘探

永久
5.原材料合格证及实验报告（钢材、水泥、砖、焊接、防水等)

永久
6.砼试块与砂浆试块抗压强度及实验报告、砼配比报告、砂浆配比通知单

30年
7.隐蔽工程验收记录、技术复核记录

永久

8.沉降、位移、变形观测记录

永久
9.单位、子单位工程质量评定与资料核查记录

永久
10.安装记录，给排水与电气安装文字材料、安装质量评定

永久

11.水、暖、电、气、通讯、排水供应协议与原料、材料、燃料供应协议

永久
12.监理规划、监理实施细则、监理报告、

永久
13.监理工作总结、专题总结、月报总结

30年
14.质量控制、质量事故报告及处理意见

30年
15.造价控制、设计变更、洽商费用报审与签认

30年
16.工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理

永久
4
竣工验收:

永久

1.竣工验收总结报告、工程概况、验收结论

永久
2.竣工验收会议纪要

永久
3.竣工验收记录

永久
4.财务决算表

永久
5.竣工地形图

永久
6.工程竣工图：建筑、结构、给排水、电气、暖气 、通风、装饰、室外地下管线

永久

第四章 基本要求
第十条 凡总公司“新产品鉴定”、“技术改造”、“项目验收”、设备开箱”与“基建工程”验收，必须有档案管理人员和档案主管领导参加。
第十一条 归档的科技文件材料必须完整、齐全。交接双方应认真核对移交清册，履行签字手续、各留一份以备查考。
第十二条 归档的科技文件材料的载体、字迹、装订应符合档案保护要求。
第十三条 归档文件一般一式一份，重要的、使用频繁的可适当增加份数。
第十四条 非纸质文件材料应与其文字说明一并存档；具有保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
第十五条 归档文件材料应为原件，必须签署完备。

第五章 科技档案利用

第十六条 凡总公司在岗人员因工作需要借阅科技档案时，须持本单位证明，办理相关手续后方可借阅。
第十七条 借阅涉密档案必须严格遵守保密档案管理有关规定。借阅涉密档案须持《借阅国家秘密载体审批表》（见附件1），复制涉密档案须持《制作、复制国家秘密载体审批表》（见附件2）；档案室方可办理。
第十八条 底图、底稿一般不予借阅；需要更改时，须持本单位文件更改通知单，方可办理有关手续；底图、底稿的复制、更改仅限于本产品研制单位。
第十九条 借阅一般科技档案、资料应在两周内归还；涉密档案一周内归还；超期还须利用者，可办续借手续。不按此执行者，档案管理人员有权收回。
第二十条 凡借阅者每次借阅不得超过两本，借阅者须在放长假（春节、国庆）之前到科技档案室清理、归还所借阅的档案。借还档案当面点清，发现问题及时处理。
第二十一条 借阅者对所借阅的科技档案应负安全保密责任，不得转借、复制、污损、失密、圈画、勾画、抽页、拆散档案；涉密档案不得改变密级与保管期限。
第二十二条 凡丢失、泄密、损坏和抢窃科技档案者，按《中华人民共和国档案法》有关规定给予罚款、处分，丢失密级档案须在总公司保密委员会备案，情节严重的按有关规定给予制裁。

第六章 科技档案鉴定与销毁

第二十三条 成立由科技军工部、专业技术人员与档案管理人员组成的科技档案鉴定小组，负责确定科技文件保管期限和到期科技档案的鉴定。
第二十四条 科技档案保管期限应根据文件对本公司、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用，以及历史研究价值确定。
第二十五条 科技档案保管期限一般分为永久和定期两种。
凡是反映本公司主要职能活动和历史面貌，对本公司、国家和社会有长远利用价值的文件列为永久保管。永久科技档案是公司的核心档案。
凡是反映本公司一般工作活动，在一定时间对本公司各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。定期保管可根据查考利用价值分为30年与10年。
第二十六条 科技档案鉴定小组应定期对已到保管期限的科技档案进行鉴定。经鉴定，对仍须继续保存的科技档案重新划定保管期限；对保管期限已满确无保存价值的科技档案登记造册，一式两份，经总工程师批准后实施销毁。
第二十七条 销毁科技档案应有专人负责，二人以上监销。销毁清册归档案室永久保存。
第二十八条 销毁清册首页应填写销毁方式、销毁时间、地点、销毁人与监销人姓名，销毁机关应填字盖章。
第二十九条 档案管理人员在对应的帐卡上注明变更后的保管期限；销毁的档案应注明“已销毁”及“销毁单号”与“销毁日期”。
第三十条 档案室若保存有底图或原图，对失去使用价值的副本或重份文件，编制销毁清册，经主管领导批准，方可销毁处理 。

第七章 科技档案统计

第三十一条 科技档案管理人员应及时、准确地填报科技档案工作的年度报表及有关统计报表。
第三十二条 科技档案管理人员应建立科技档案统计台帐，主要包括：档案库藏情况；年度出入库、档案利用情况；档案专兼职管理人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。
第三十三条 科技档案统计工作应保持连续性。

第八章 附 则

第三十四条 本制度解释权属总公司科技军工部。
第三十五条 本制度修改权属于总公司总经理。
第三十六条 本制度自颁布之日起实施。

附件1：
借阅国家秘密载体审批表

申请单位

申请人

秘密载体
名称

密 级

申请理由

借阅起
至时间

年 月 日 至 年 月 日
借阅单位
意见
年 月 日
档案管理
部门意见
年 月 日
保密办
意见
年 年 月 日
保密委员会
意见
年

年 月 日
归还检查
情况

本档案于 年 月 日，经检查，（有无）发生违规使用行为

检查人： 年 月 日
备 注

年 月 日

附件2：
制作、复制国家秘密载体申请表
申请单位意见

申请人

制作（复制）
秘密载体名称
密级
制作（复制）
数量
制作（复制） 地点

制作（复制）
秘密载体理由

年 月 日
单位领导
意见

年 月 日
主管部门
意见

年 月 日
保密办
意见

年 月 日
保密委员会
意见

年 月 日