国有公司文书档案管理规则-模版.docx

公司文书档案管理规则
第一章 总 则

第一条 为规范公司（以下简称公司）文书档案管理工作，统一公司文书档案工作标准，充分发挥文书档案的作用，根据国家档案局《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、《中国中铁股份公司档案管理办法》制定本规则。

第二章 文件材料的收集、归档

第二条 文件材料的收集归档工作，应纳入公司、子公司各部门工作计划，纳入领导工作议程，纳入部门的职责范围和文书处理人员（或兼职的文书人员）的岗位责任制。
第三条 各单位、各部门在其职能活动中形成的应归档的文件材料，都必须由文书处理人员（或兼职的文书人员）收集整理，及时向档案部门移交归档，不允许承办单位、部门或个人分散保存。各单位应建立文件材料归档责任追究制度，不按要求归档、造成文件材料丢失的应追究当事人或部门的责任。
第四条 各单位、各部门文书处理人员（或兼职的文书人员）在文件材料收集、整理、归档时，应做好以下工作：
一、按照归档范围，将需归档的文件材料收集齐全、完整；二、对归档文件进行价值鉴定，确定保管期限；
三、确定文件材料的秘密等级，绝密文件应单独存放；四、按照文件材料之间的联系和特征进行分类整理。第三章 归档范围

第五条 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，都应按照《国有企业文件材料归档范围》（见附件1）及时归档。
第六条 归档文件材料的来源：一、公司内部形成的文件材料；
二、 公司所属各子（分）公司和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、 公司引进项目、外购设备附带的文件材料；
四、 公司投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料； 五、公司参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；
六、公司执行、办理的外来文件材料；
第七条 归档文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第四章 归档要求

第八条 归档文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系, 并符合有关标准、规范要求。
第九条 归档文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件归档后不得更改。
第十条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
第十一条 电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存，即反映同一内容而载体不同的文件材料要保持其一致性（纸质、电子文件一致）。
第十二条 归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求。
第十三条 归档文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十四条 两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其规定执行。
第十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门负责人签字核准后向档案部门移交。重要的文件材料移交时应编制归档说明。档案部门接收时应全面检查归档文件的质量。
第十六条 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第五章 归档时间

第十七条 管理性文件材料一般在办理完毕后的第二年上半年归档。
第十八条 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十九条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在结束后及时归档。
第二十条 公司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
第二十一条 各指挥部、项目部工作终止、机构撤销之前，应将机构存在期间形成的有参考利用价值的文件材料整理立卷移交本单位档案部门保管。
第二十二条 下列文件材料应随时归档：一、变更、修改、补充的文件材料；
二、 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
三、 公司产权变动过程中形成的文件材料； 四、其他临时活动中形成的文件材料。

第六章 文书档案的整理、保管和统计
第二十三条 保管期限的划分：
文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种，永久为50年以上，
长期为16～50年，短期为15年以下。对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存;对本单位在较长时期内有利用价值的档案，列为长期保存;对本单位在较短时期内有利用价值的档案，列为短期保存。介于两种保管期限之间的档案，保管期限一律从长。各种文件材料的具体保管期限见《公司文书档案保管期限表》（附件2）。
第二十四条 档案密级的划分：
属于国家秘密的文件资料，应按规定标明密级（绝密、机密、秘密），
确定保管期限。属于企业商业秘密的文件资料，如重大科研成果、发明创造以及试验、生产的配方和工艺诀窍、审计报告等，应由文件形成部门标明并确定保密期限。保密期限届满的，自行解密；保密期限需要延长的，由原确定密级和保管期限的部门决定；在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保管期限的部门或者上级机关应当及时解密。
第二十五条 根据《公司归档文件整理规则》，归档文件应以件为单位进行整理、装订、分类、排列、编号、编目、装盒。第二十六条 归档文件按照全宗整理，一个单位在工作活动中形成的全部档案是一个全宗，同一个全宗的档案不得拆散，不同全宗的档案不得混在一起。划分档案全宗的原则是：
一、 行政上可以独立行使职权，能够以自己的名义单独对外行文的单位；
二、 财务上是一个独立的会计单位，可以单独编制预、决算或财务计划的单位；
三、 设有专门的人事机构或管理人事的干部机构，有一定的任免权的单位。
第二十七条 一个全宗的全部档案，应根据档案的来源、产生时间、内容和形式，分门别类，区分不同的保管期限，进行科学分类，系统排列。归档文件可以采用保管期限--年度--机构或年度--机构--保管期限等分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。
第二十八条 文书档案的保管：
一、 各单位应建立必要的制度，增添必要的设备，采用科学方法，做好档案的保管工作，保护档案的安全，延长档案的寿命。具有永久和长期保存的档案，如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制，并在备考表上注明；
二、 档案库房是保存党和国家、企业机密的重地，必须设在安全地点，
结构坚固，室内保持适当的温度和相对的湿度（温度一般为 14～24℃，相对湿度为45～60％），有防火、防盗等“八防”设施和措施。档案库房应有专人负责管理，实行定期检查和清点制度，并做好平时记录。
第二十九条 档案工作人员调动时，必须在离职前将所管理的档案数量和状况交待清楚，并办理交接手续。
第三十条 文书档案的统计：
档案统计工作是档案管理的一项基础工作，各单位档案部门必须建立登记和统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁及编研开发等情况进行登记和统计。年末需编制、填写本单位文书档案年度统计表和历年统计表，对统计数字必须认真核实，并按规定向上级机关报送档案统计年报表。

第七章 文书档案的利用

第三十一条 档案工作人员应了解本单位的历史和业务，熟悉所保管的档案情况，主动开展档案利用工作，编制检索工具，如案卷目录、归档文件目录、全宗介绍等，提高查找效率；应协同有关部门，编制组织机构沿革、大事记、文件汇编、专题资料、专题目录等资料，为企业各项工作服务。
第三十二条 档案部门应根据上级有关规定和本单位档案的具体情况，制定档案查阅、摘抄、复制等制度、办法，严格借阅手续，处理好保密和利用的关系。
第三十三条 绝密档案，调阅单位必须指定专人借阅，持有介绍信，说明借阅理由，经本单位主管档案工作的领导批准，方可借阅。
第三十四条 调阅本部门档案，可持有效证件借阅；调阅其他部门档案，需经主管档案工作的领导批准。党委、纪委形成的档案，除形成档案的部门利用外，其他单位、部门借阅时必须持单位介绍信，经形成档案部门的负责人批准。
第三十五条 借阅档案资料，一般只限在档案调阅室或办公室查阅，如有特殊情况需要借出时，须经主管档案工作的领导批准，办理借出手续，借出的档案不准带至宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。

第八章 文书档案的鉴定和销毁

第三十六条 鉴定档案，应用历史的、全面的、发展的观点，正确分
析和鉴别档案的价值，准确划分档案的保管期限：一、鉴定某一部分档案时，应以档案部门为主，请形成部门人员参加，组成鉴定小组；全面鉴定时，应成立专门鉴定委员会；
二、 鉴定人员要按照文书档案保管期限表，对档案进行直接、具体地
审阅，把握文件所记述、说明的事情、事件、问题的真实性，文件作者、名称的可靠程度，产生时间、外形情况以及全宗内档案完整程度，进行综合分析，不能简单的根据档案的目录、文件的标题来划定保管期限；
三、 鉴定工作要坚持保存从宽、销毁从严，孤本从严、复本从宽的原则;
四、 鉴定工作要做到存、毁恰当，手续清楚。凡是经过变动的案卷或文件，都应将剔出文件的内容、鉴定时间、经手人姓名等，在盒内备考表上如实注明。
第三十七条 对已经超过保管期限的文书档案进行鉴定、销毁：
一、对改变保管期限继续留存的档案，要编造目录，插入相应的年度；二、对确无保管价值的需要销毁的档案，写出鉴定工作报告，编造销毁清册和销毁目录，经形成档案的部门复审后，报请领导审批销毁；三、销毁档案时要有两人以上进行监销，并在销毁清册上签字；
四、鉴定工作结束后，要将鉴定工作报告、销毁清册、目录等，列入当年的档案内长期保存。

第九章 文书档案的移交

第三十八条 公司各单位、各部门的档案不得任意分散、转移和销毁。每年上半年内，必须按时向本单位档案部门移交上一年度形成的全部档案。由移交单位（部门）填写归档文件移交清册、归档文件目录一式两份，经双方单位（部门）盖章和经办人签字后各存一份。
第三十九条 临时机构（如工程指挥部、项目经理部、办事处等）和中外合资机构所形成的档案，在机构撤消后必须指定专人进行整理，按隶属关系向档案部门移交。
第四十条 公司各单位或机构在撤销、合并以及名称变更或者发生其它重大事项变动时，其档案材料应由原单位按规定整理。如撤销，应向上一级档案管理部门移交；如合并，应向上一级档案管理部门指定的单位移交。

第十章 附则

第四十一条 本规则由公司档案部门负责解释。
第四十二条 本规则自印发之日起实施。
附件： 1.国有企业文件材料归档范围
2.公司文书档案保管期限表附件1：国有企业文件材料归档范围

国有企业文件材料归档范围一、党群工作形成的文件材料
（一） 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。
（二） 党组织建设、党员和干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。
（三） 宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。
（四） 职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。
（五） 专业学会、协会工作，群众团体活动。
二、行政管理工作形成的文件材料
（一） 企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。
（二） 企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。
（三） 企业领导班子的活动。
（四） 综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。
（五） 法律事务，纪检监察，公证工作。
（六） 审计工作。
（七） 职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。
（八） 职工教育与培训工作。
（九） 医疗卫生工作。
（十） 后勤福利，住房管理。
（十一） 公安保卫，综合治理，防范自然灾害。
（十二） 外事工作。
三、经营管理工作形成的文件材料
（一） 企业改革，经营战略决策。
（二） 计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。
（三） 资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动，清产核资。
（四） 属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。
（五） 企业信用管理，形象宣传。
（六） 商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关调查等。
（七） 财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。
（八） 物资采购、保存、供应和流通。
（九） 经营业务管理，服务质量管理。
（十） 境外项目管理。
（十一） 招投标项目管理。
四、生产技术管理工作形成的文件材料
（一） 生产准备、生产组织、调度工作。
（二） 质量管理，质量检测和质量控制工作。
（三） 能源管理。
（四） 企业管理现代化和信息化建设，科技管理。
（五） 生产安全，消防工作，交通管理。
（六） 环境保护、检测与控制。
（七） 计量工作。
（八） 标准化工作。
（九） 档案、图书、情报工作。
五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料
A 工业企业
（一） 产品的市场调研、立项论证、设计。
（二） 产品的工艺、工装、试制、加工制造。
（三） 产品的检验、包装。
（四） 产品的销售与售后服务。
（五） 产品鉴定、评优。
（六） 产品质量事故分析及处理。
B非工业企业
（一） 业务项目的研发与形成。
（二） 业务项目的经营
（三） 业务项目的保障与监督。
六、科学技术研究工作形成的文件材料
（一） 科研项目的调研、申报立项。
（二） 科研项目的研究、实验。
（三） 科研项目的总结、鉴定。
（四） 科研项目的报奖、推广应用。
七、职工个人管理形成的文件材料
（一） 职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。
（二） 职工的鉴定、考核。
（三） 职工的专业技术职务评聘。
（四） 职工的奖励与处分。
（五） 职工的工资、保险、福利待遇等。
（六） 职工的培训与岗位技能评定等。
（七） 其他记载个人重要社会活动的文件材料。
（八） 其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。 附件2：公司文书档案保管期限表公司文书档案保管期限表
顺号
条 款 名 称
保管期限
一
会议文件

（一）
本单位党政工团纪召开的代表大会、工作会议的文件材料

1
通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等
永久
2
大会发言、提案、贺信、贺电、重要的照片、录音（像）带
长期
3
一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结
短期
（二）
本公司董事、监事、理事、股东持股会会议记录、纪要、决定
永久
（三）
本单位党委、行政领导会议文件材料，如党委会、全委会、常委会、扩大会，总经理办公会，党政联席会议的决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件
永久
（四）
本单位纪委、工会、团委的会议记录、纪要、决议事项
长期
（五）
本单位专业会议、现场会议的领导讲话、重要发言稿、经验交流材料
长期
（六）
电话会、小型座谈会议记录、文件材料
短期
（七）
参加上级机关会议带回的文件材料
长期
1
重要的、需要贯彻执行的
长期
2
一般的
短期
二
上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批复、请示、批复等文件材料

（一）
上级机关颁发的

1
直属上级机关颁发的、属本单位主管业务的、非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件材料
永久
2
直属上级机关颁发的属本单位主管业务并要执行的一般文件材料
长期
3
代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿
长期
4
其他需要执行的文件材料
短期
（二）
本单位制发的

1
方针、政策法规性的、反映主要职能活动的、重要业务问题的
永久
2
一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的
长期
3
事务性有参考价值的
短期
（三）
本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示与本单位的批复

1
方针政策性的、重要问题的
永久
2
一般事务性问题
长期
（四）
同级机关和非隶属机关颁发的

1
方针政策性的、重要业务问题的
长期
2
一般性的、非本单位主管业务但要贯彻执行的
短期
三
计划、规划文件

（一）
上级机关编制下达的长远计划、年度计划、控制数字
长期
（二）
本单位编制的

1
年度以上的
永久
2
季度以下的
长期
（三）
下级单位报送的

1
年度以上的
长期
2
季度以下的
短期
四
总结、报告、调查研究等文件材料

（一）
本单位的

1
年度以上的党、政工作总结，调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料
永久
2
主要职能活动年度以上的总结、专题总结，各种普查工作、质量体系认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告、质量手册
长期
3
一般性的报告、调研材料、程序文件、质量记录
短期
（二）
下级单位报送的工作总结、一般性的报告和调研材料

1
年度以上的
长期
2
季度以下的
短期
五
统计报表

（一）
本单位编制和汇总的

1
年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料
永久
2
半年以下的
长期
3
本单位季度以下的
短期
（二）
下级单位报送的

1
年度以上的
长期
2
季度以下的
短期

六
组织机构、人员编制文件材料

（一）
本单位组织机构成立、撤消、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久
（二）
下属单位报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料

1
批准的
长期
2
未批准的
短期
七
本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料

（一）
录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料

1
上级机关管理、批准的
永久
2
本单位管理、批准的
长期
（二）
员工（干部、工人）名册
永久
（三）
组织关系介绍性存根
短期
（四）
重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料

1
省、部级及以上的
永久
2
地、市级及以下的
长期
3
本单位管理、批准的
长期
（五）
对有关人员的处分材料

1
影响大、问题严重的
永久
2
一般的
长期
八
各种事故形成的文件材料

（一）
有重大经济损失和政治影响的重大、大事故
永久
（二）
重大事故、恶性事故
长期
（三）
大事故
短期
九
纪检、监察、审计工作中形成的文件材料

顺号
条 款 名 称
保管期限
（一）
上级机关管理、批准的
永久
（二）
本单位管理、批准的
长期
十
编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本

（一）
本单位编辑的史、志、年签、组织机构沿革、大事记
永久
（二）
下属单位编辑的
长期
十一
本单位与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书、鉴订的合同、协定、协议书等文件材料

（一）
有历史意义和长远利用价值的
永久
（二）
重要的
长期
（三）
一般的
短期
十二
本单位关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料

（一）
重大活动的主要文件
永久
（二）
一般活动的审批手续、考察报告
长期
（三）
其他文件材料
短期
十三
人民来信来访材料

（一）
有省以上领导人重要指示和处理结果的
永久
（二）
有上级机关或成本单位领导人重要指示和处理结果的
长期
（三）
其他有重要处理结果的，以及没有处理结果的
短期
十四
本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证
长期
十五
党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题词、题字、讲话等重要的文字和声像材料
永久