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大学学生档案管理暂行办法
**校发[**]58号
（**年四月五日）
为了做好学生档案管理工作，使之规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校学生管理规定》，结合我校具体情况，制定本办法。
一、管理原则
1.集中统一、归口管理原则。学生档案实行集中统一、分级负责的管理模式，明确各部门在档案管理中的职责和作用。
2.安全、保密原则。在档案管理过程中认真负责，一丝不苟，确保学生档案信息齐全、资料完整、保密、真实、转递有序。
3.公共服务原则。学生档案管理应为培养人才服务、为人事工作服务、为经济建设服务。
二、部门职责
1.招生与注册处：负责全日制普通本、专科学生档案资料的接收、整理、分类、统计与保管；毕业生档案的转递；按照档案管理规定，接受档案的查阅工作。
2.就业指导服务中心：负责提供毕业生详细的档案转递地址（县级以上单位地址或单位名称、邮政编码）。
3.教学院（系）：负责本院（系）学生归档材料的收集、整理；本院（系）毕业生档案材料的装档；协助完成本院（系）毕业生档案的转递工作。
三、归档范围
1.高中档案材料（包括考生报名登记表、考生体格检查表、招生考生志愿表、高中成绩登记表、高中毕业生登记表）
2.**大学学生历年成绩总表；
3.高等学校毕业生登记表；
4.高等学校毕业生体检表；
5.党、团组织材料；
6.校级以上的奖励材料；
7.处分材料；
8.学籍异动材料；
9.高等学校毕业生实习材料（师范类）；
10.高等学校毕业生报到证；
11.其它有价值的材料。
四、归档要求
1.归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期，并注明学生姓名、学号、所在院（系）、班级和年级。
2.归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织说明。
3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
4.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档院（系），并限期改正后归档。
6.就业指导服务中心提供就业毕业生档案转递地址（县级以上单位地址或单位名称、邮政编码）应详细准确，确保档案转递有序，不会遗失。
7.院（系）负责老师在毕业生档案材料装档工作中，应认真负责，一丝不苟，确保学生档案的真实、完整、准确；
五、档案查阅
学生档案查询原则上只向组织、教务、学生事务、招生与注册、保卫等相关职能部门和学生所在院（系）开放。查阅时，应出示书面介绍信，登记后在档案室查阅，其他单位或个人未经批准不得查阅学生档案。
六、档案转递
1.就业毕业生档案转递： 就业毕业生档案由学生信息管理中心根据毕业生就业指导服务中心提供的派遣地址以机要方式传递到派遣单位。
2.考研毕业生档案转递，应届毕业生录取研究生后，档案案由学生信息管理中心根据录取学校的调档函和学生所在院（系）签署的调档意见，以机要方式传递到录取学校。
3.往届毕业生档案转递：往届毕业生档案由学生信息管理中心根据学生的调档函和学生所在院（系）签署的调档意见，以机要方式传递到学生工作单位。
七、纪律要求
1.学生档案管理人员必须严格遵守档案管理规定，不得以任何理由私自提供档案或向他人泄露档案内容，确保档案的安全与秘密。管理人员在调动时，在离职前办理档案交接手续。
2.查阅档案，应在阅档室进行，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料，未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要需摘记档案内容时，应经主管部门同意，摘记材料要妥善保管，不得私自存放。
3.任何单位或个人如没有正当原因，无权截留或扣发毕业生档案。
4.档案的转递、查询一般当天完成；特殊情况下，一周内给予回复。
八、本办法自公布之日起执行。由招生与注册处负责解释。