文件管理控制程序01.doc

文件管理控制程序
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文件管理控制程序
文件编号
NHXG-QP-001
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1. 目的
为加强对公司内所有与质量管理体系有关的文件的控制，确保质量管理体系有效运行所需要的各种文件能及时有效地满足内部需要，防止各种文件的误用，特制定本程序。
2. 适用范围
适用于本公司内所有与质量管理体系有关的文件（包括外来文件及电子档文件）。
3. 权责
3.1文控中心负责体系文件的管理；
3.2管理者代表(或其指定人员)负责组织体系文件的编制/变更评审工作；
3.3生产办负责技术文件的管理；
3.4管理规定性文件由负责编制的权责部门负责具体的管理；
3.5外来文件由收文部门负责具体的管理；
3.6总经理负责本公司质量方针、质量目标的制定/修订，质量手册的批准。
4. 作业流程
4.1文件分类
1 体系文件: 质量手册\程序文件\作业指导书\表格\质量方针\质量目标；

2 各职能部门形成的管理规定性文件；
内部文件
3 技术文件: 如设计图纸\原材料采购标准\允收标准\半成品检验标准\技术规范\样品\工艺要求等；
文件 1 国际\国家\地方\行业标准、法律、法规等；
外来文件 2 顾客提供的各种图样、要求等；
3 顾客或有关组织指定的各种表格、单据等；
4.2 内部文件管理
4.2.1受控标识
a) 内部使用的体系文件需在首页加盖“受控”红色印章；
b) 技术文件必需在每一页加盖“受控”红色印章；试制或定制产品所需的工艺文件必需在每页上加盖“试制”或“定制”红色印章，表示只试用此批（个）产品；
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注1：为其它目的而分发的质量手册属非受控文件，应在其封面上加盖“非受控”印章； 注2：技术文件、体系文件及其所附表格的原件，首页不用加盖印章，用来晒图和复印。
注3：管理规定性文件可以不作受控标识；
4.2.2文件编号形式
a) 质量手册的编号形式
NHXG-QM-200x X/X 表示制定年份及版次
表示文件类型
表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司
b) 程序文件、表格编号形式
NHXG -××-××× 表示流水号
表示文件类型
表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司
c) 作业指导书编号形式
NHXG -××-×××-××× 表示流水号
表示文件类型
表示分公司/职能部门代号
表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司

d) 管理规定性文件编号形式
NHXG -××-××-××× 表示流水号
表示文件类型
表示权责部门代号
表示佛山市南海矽钢铁芯有限公司
e) 技术文件的编号形式
技术文件的编号、格式由技术部确定；
注1：质量手册、程序文件、操作类作业指导书、检验类作业指导书、表格、管理规定性文件分别用QM、QP、OWI、QWI、QR、AD来表示；
注2：总经理、管理中心、营销中心、生产中心、品管部、电子生产部、电力生产部、精密生产部、分别用GM、GL、JY、SC、PG、DZ、DL、JM来表示；
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4.2.3 文件编制
a) 公司质量方针和质量目标由总经理负责制定；
b) 质量手册、程序文件、各种表格由管理者代表负责组织编制；
c) 技术类文件由技术中心负责组织编制；
d) 生产用各类作业指导书由生产中心负责组织编制；
e) 检验作业指导书由品质办负责组织编制；
各职能部门所需的管理规定性文件由其部门根据需要负责编制；
4.2.4文件审批
a) 质量手册总经理负责批准；
b) 程序文件、各种表格由管理者代表负责批准；
c) 技术文件技术中心副总负责批准
d) 生产用各类作业指导书由生产办副总负责批准；
e) 检验作业指导书由品管办经理负责批准；
f) 各职能部门内部使用的管理规定性文件，由其部门副总经理负责批准；涉及到两个或两个以上部门的管理规定性文件，由责权职能部门副总经理负责审核，总经理负责批准；各部门内部使用的管理规定性文件由各部门经理负责批准；
4. 2.5 发放、发放范围及发放数量
文件发放时发文部门使用《文件发放/回收记录表》，要求收文部门签收；
a) 质量手册、程序文件由文控中心负责发放，总经理、管理者代表、副总经理、及各部门经理各1套；
b) 生产类作业指导书、技术类文件由生产中心负责发放，发放给使用部门主管；技术类文件1份，作业指导书2份，其中1份作业指导应张贴在对应工序的生产现场；
c) 检验类作业指导文件由品管部负责发放，品管部组长、检验员各1份；
d) 表格经批准发行印刷后由各使用部门根据需要申领；
e) 管理规定性文件由权责部门负责发放，发放给总经理/副总经理/各相关部门经理各1份；
注1：没设部门经理的，由部门负责人负责签收，部门负责人也可指定相关的文职人员负责签收；
注2：除质量手册、程序文件外，其它类型文件可以根据实际情况扩大发行范围和数量；
注3：质量方针和质量目标可以在全公司各级员工范围内发行；
4.2.6 使用
各文件使用部门必须按文件的内容要求全面、正确、系统地使用各种文件，对文件有关内容不理
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解、不认同，可依照相关程序提出评审、变更等需求，在文件没有更新之前，无条件服从各文件的有关要求，不得拒绝执行文件或拒绝执行文件的一部分。
4.2.7评审时机及评审参加人员
a) 质量手册、质量方针和质量目标的评审由管理者代表提出或在管理评审会议上由相关部门提出，由经理级以上职位的人员和管理者代表共同进行评审；
b) 程序文件的评审可由管理者代表、品管部和各使用部门提出，由相关部门经理/副总经理、管理者代表共同进行评审；评审时机可在文件发布前进行，也可在文件使用过程中适时进行；
c) 作业指导书、表格的评审可由管理者代表、使用部门、各制定部门提出，由管理者代表负责组织相关人员进行评审。评审时机可在文件发布前进行，也可在文件使用过程中适时进行；
d) 技术性文件由技术中心组织本部门相关人员在适当时机进行评审，必要时可邀请其他相关人员参加。
e) 管理规定性文件由权责部门根据实际情况适时组织相关部门进行评审；
4.2.8 变更
a) 变更申请/批准
当文件不适用时或经过评审需要对文件进行变更或在授权范围内未经评审直接需要变更时，相应人员要填写《文件变更申请表》，经原批准权限人员批准后方可进行变更，变更后的文件需经再次批准；
b) 变更标识
变更后的各种文件要更改版次，各种文件的版次用A、B、C……/0、1、2、3…9表示， 26个英文字母表示版本号，0至9表示修订号，各文件制定发行时为A/0，即表示制定未经修订，第一次修订即表示为A/1，依次类推；当各文件每经过九次修订后，版本号即依次变为B、C……。文件版本更新后修订号按上述规则重复，即B/0、B/1……;质量管理体系标准修订后，体系文件可从A版重新改行；
注：技术文件变更使用的表单由技术中心另外制定；
4.2.9 保护、保存
a) 各文件使用部门在保管期间做好文件的保护工作，借阅、归还、补领、转移、更换文件时应使用《文件保护控制表》以防止文件丢失和误用；
b) 各种文件的原件由发放部门负责归档、保存。
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c) 各文件持有部门负责各部门内所有文件的保护工作，注意防火、防潮、防蚁、防鼠等，以磁盘形式的还要注意防磁、防静电等，以确保各文件在保存期间内完好无损、清晰明了。
4.2.10文件检索
各部门应编制《***部文件目录总览表》，并对本程序控制的文件进行动态管理，以便于检索；
4.2.11文件回收
当文件发生变更或作废后，原发文单位应将原文件及时回收，收文人员在《文件发放/回收记录表》上签名；
4.2.12作废
公司所有文件权责归口部门视具体情况决定文件是否作废，作废文件应立即从原使用场所撤回，不得延期使用；如因任何原因需在使用现场保留作废文件，应在文件的封面加盖“作废章”或采用其它标识，防止误用。4.6.1 新版本(修订)文件发出后﹐由文控中心收回盖有”受控”印章的作废文件，并在原稿和副本加“作废”章以视为失效文件，统一销毁。作废文件如为积累知识或备以后参考的原因而需保留的﹐可只加“作废”章标识，不于回收销毁，存档时需作明确隔离。
  4.6.2文件失效﹑不适于运作需要或文件重编被取代时﹐由申请部门填写《文件/撤回/废止通知》经管理者代表批准后，方可给予回收废止﹐正本印注“作废”分开保存三个月以备参考。

4.2.13保存期限
本公司各种文件作废回收后保存的期限为三个月；为其它使用目的可适当延长其保存期限。
4.2.14销毁
超出保存期限的各种作废文件由各部门收集、整理后填写《作废文件销毁申请表》经原文件批准人批准后进行销毁，并从部门《**部门文件目录总表》中删去；
4.3外来文件的管理
外来文件由各归口部门负责具体的管理，必要时对其进行适宜的评审，应注意其发放范围的控制，其发放、回收、保存、保护、评审、使用、作废和销毁按本程序相关条款进行控制，其标识可由归口部门灵活使用；
5. 流程图：
内部文件控制流程：
（见下页）

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经批准
文件评审
文件回收
经批准
信息输入
(必要时)评审

标识
文件制定
文件发放
文件使用
文件批准
文件变更
原件归档、保存
文件的作废、销毁
变更申请

6. 支持性文件及附表
6.1支持性文件
(无)
6.2附表
《文件发放/回收控制表》 NHXG -QR-001
《**部文件目录总表》 NHXG QR-002
《文件变更申请表》 NHXG -QR-003
《文件保护控制表》 NHXG -QR-004
《作废文件销毁申请表》 NHXG -QR-005
编制
贾超美
日期

修订

日期

批准

日期

批准

日期

文件发放/回收控制表
序号
文件编号
文件名称
版次
分 发
部 门
分发
份数
收件人
签 名
分发
日期
回收
份数
回收人
签名
回收
日期
备注

NHXG-QR-001A/0

文件目录总表
序号
文件名称
文件编号
版次
备注
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NHXG-QR-002A/0

文件变更记录表
申 请 人

申请日期

所在部门

文件名称

文件编号

文件版次

申请变更
原因

文件变更前
内容

文件变更后
内容

备 注

审核

日期

批准

日期

NHXG-QR-003A/0
文件保护控制表
文件名称
文件编号
发件部门
收件人
份数
保护类型
原因说明

备注：保护类型分为：□借阅、□归还、□补领、□转移、□更换等；
审核

日期

批准

日期

NHXG-QR-004A/0

作废文件销毁申请单

申请人

日期

部门

申请
原因
备注
序号
作废文件名称
作废文件编号
版次

审核
意见

审核： 日期:
批准
意见

批准： 日期:
NHXG-QR-005A/0