工程部文件资料管理制度.doc

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工程资料管理程序
编号：CEM-2012-002
版号：GCB/Z
页码：第 1 页 共 6页
工程资料管理办法

工程部资料管理办法
为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的范围、接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得，顺利进行工作，以利工程建设和竣工移交，确保工程资料的科学性、准确性、完整性，体现工作责任的可追溯性，特制定本资料管理制度。
一、 适用范围
本管理办法适用于工程建设的全过程。
二、 职责
1. 负责本部门文件资料和工程图纸等资料的审核及归档管理。
2. 负责工程施工组织设计、施工方案、环境控制措施等文件的初审、督促实施，以及相关文件的归档管理。
3. 负责项目建设中工程文件资料的收集、积累和完整、准确地掌握工程施工的情况，以及竣工资料的收集、整理、审核并归档。
4. 管理好领用的工程文件，回收、整理、移交文件。
5. 负责施工单位、监理公司、各工程主管部门等的相关工程文件，进行收集、审核、归档。
6. 负责本公司工程部、综合办、销售部、施工单位等相关部门文
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件资料的收集、传递、回复、审核、归档
三、 管理内容及要求
1. 文件资料的接收、分发
1.1 对施工方、监理方、工程内部等相关单位或部门发送至我部门的文件资料进行整理、分类、审核、归档。
1.2 将整理完毕的图纸资料，经有关主管领导批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录。
2. 标识、版本更新、设计变更
2.1 设计及材料、设备文件均应在每张图上做明显状态标识，以确认是否为有效版本。
2.2 名称相同的改版文件，如是整卷册（整袋）改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张（某几张、某一部分）进行改版的，要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分）作废更换。
2.3 对于发送至工程部的设计变更通知单，工程部将对设计变更通知单分类、编号、登记。原件归档，同时按照有关要求发放给有关单位，并做好收发记录。
3. 图纸资料的补遗和索赔
3.1图纸资料如遇交付清单不符或短缺，难以辩认等问题时，

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工程部应立即通知相关部门，由相关部门传真或函告制造厂方
或设计方限期补齐和更换。
3.2如图纸资料末按合同日期提供，工程部应及时上报公司相关部门，督促落实。
4. 图纸不符的处理
4.1 收到图纸资料，如果认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还相关部门。
4.2如问题涉及甲供材料、设备制造厂商。工程部及时督促相关部门物资采购人员协调解决并负责与材料、设备厂商联系处理。
5. 对单位、分部（分项）工程的有关要求
5.1 凡过监单位必须要有相关施工资料。不过监单位工程中，工程款超过60万；建筑面积大于等于300平米的；或建筑层高超过18米的工程必须要有相关施工资料。
5.2工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类（并在工程的施工组织过程中不断补充、完善。）单位分部（分项）工程竣工验收、分部试运前应组编完毕，并作为竣工、试运必要条件，不符合要求者不予验收。
5.3 工程《开工报告》、单位工程、分部工程等必须由总监签字，无监理单位的，必须由相关主管部长签字才能生效，各相关单位必须盖章。
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5.4 工程《施工组织设计》、各《专项方案》等先由现场工程师审核许可后签字，交由其主管科长审批。同步资料由现场工程师保管，以备上级部门及综合管理科随时抽查。
5.5 各工程隐蔽验收前一至二天内，施工单位须把相关工程隐蔽验收资料交与综合科相关主管领导处审核，审核许可后由现场工程师及相关主管科长组织隐蔽验收。
5.6文件应齐全、规范、完整、符合要求，归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。
5.7在竣工后移交给有关单位和部门，有关人员对竣工资料的编制、整理、审核、交接、验收等鉴定合格，档案管理人员逐项检查，全部合格后、接收资料，由工程部保管，归档文件应为原件。
6、施工、调试文件的审查。
6.1当施工方、调试方的施工专业文件资料、资质文件资料及工程合约等准备就绪时，应由施工方、调试方单位负责人或法人代表审核、盖章（签字）确定，资料文件上报交监理方审核、确定后交工程部审核，确定，备案。
7、工程文件资料的借阅、复印
7.1工程文件资料需要借阅时，应由借阅人填写《工程文件资

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料借阅申请单》，经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，工程文件资料借阅“即借即还”不得将文件资料带至文件资料借阅 指定区域之外。
7.2工程文件资料原则上不允许复印，因工程需要必须复印时，由当事人填写《工程文件资料复印申请单》经借阅人所属部门或单位负责人核准，签字确认，方可复印。复印件按照受控文件控制要求执行。
8、工程技术资料的编制
8.1 工程技术资料主要划分为五类：
① 工程质量保证资料
② 工程分部分项（观感质量评定）评定资料
③ 工程技术资料
④ 施工管理资料
⑤ 竣工资料（竣工图）
8.2 工程技术资料的编制，应随施工进度反映工程质量，新工艺的实施，新结构的试验，地基检测，现场安全，文明施工，工程相关的照片，音像资料，能够反映工程的实施情况，资料应按有关规定装订，每册资料应有名称、目录、页码 、说明，以便查找核实，凡引用复印资料必须有复印时间，日期，复印
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人签字，复印单位的公章，并注明原件存放的位置和索引。
8.3 工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格。对于工程质量保证资料、工程分部分项评定资料、工程技术资料，应先由施工单位按照相关规定编制、填写，然后报监理公司（或相关工程主管部门）审核，监理公司（或相关工程主管部门）根据现场实际情况，对相关资料进行复核、确认，再由监理公司向建设单位工程部申报，建设单位对监理公司上报的工程技术资料进一步审核，根据资料的类型交相关负责人，包括总工办（材料部、造价部）各相关专业工程师的核实、给予签认，并留档备查，同时复回监理公司，对建设单位不须确认的工程资料，工程部存档即可返回；对于施工管理资料，工程竣工资料，施工单位应向监理公司（或相关工程主管部门）申报，经监理公司（或相关工程主管部门）审查后会同监理公司的资料统一上报综合管理科，建设单位统一审查、归档、移交社会档案管理中心。
8.4 工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料，不得涂改、删除、更换，工程资料应由专人负责。

工程部
2011-12-12日

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