监理竣工资料整理归档作业指导书.doc

ｘｘ工程管理有限公司

项目监理竣工资料整理归档
作 业 指 导 书

版 本 号：
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批准日期：
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目 录

1． 总则 (2)
2． 引用标准 (2)
3． 监理档案组卷的方法 (2)
4． 监理档案的验收、移交和管理 (2)
5． 文件编号方法 (3)

附件1：监理档案移交目录
附件2：工程建设监理档案封面
附件3：卷内目录
附件4：监理档案卷内备考表
附件5：档案盒条脊示例
附件6：电子文档目录图

1 总则
1.1 监理竣工资料整理、归档作业指导书规定了项目监理部在项目竣工验收后资料的收集、分类编码和存档管理的要求和办法。
1.2 监理竣工资料的范围系指在工程项目建设监理服务工作中形成的具有备案、查考和保存利用价值的和政府建设主管部门要求具备的文件资料、检查记录、工程声像资料等（以下简称文件和记录）。

2 引用标准
2.1 《建设工程监理规范》GB50319－2000
《工程建设监理规程》YJG37-1999
《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001

3 监理档案组卷的方法：
3. 1 监理文件、施工文件应按单位工程、分部工程、专业、阶段等内容进行组卷；
3. 2 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3. 3 卷内文件应按专业和形成资料的时间排序并编写卷内目录；
3. 4 卷内每一页右下角都需用铅笔注明页次；
3. 5 监理档案移交目录、封面、卷内目录、审核备考表、档案盒标签示例的格式见附表；
3. 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅；如为不同幅面应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
3. 7 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3. 8 案卷装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。卷盒、条脊、封面应采用无酸牛皮纸制作。
3. 9 组卷内容
本办法规定：每单位工程，按五卷进行组卷,卷内分册
第一卷 国家、地方法律法规，公司管理规定
第二卷 建设单位应提供文件
1）立项文件
2）建设用地、征地、拆迁文件
3）勘察、测绘、设计文件
4）招投标文件
5）开工审批文件
6）建设、施工、监理机构及负责人
第三卷 监理文件
1）监理规划、监理实施细则
A监理规划
B监理实施细则
C监理部总控制计划等
2）监理月报中的有关质量问题
3）监理会议纪要中的有关质量问题
4）进度控制
A工程开工/复工审批表
B开程开工/复工暂停令
5）质量控制
A不合格项目通知
B质量事故报告及处理意见
6）造价控制
A预付款报审与支付
B月付款报审与支付
C设计变更、洽商费用报审与签认
D工程竣工决算审核意见书
7）分包资质
A分包单位资质材料
B供货单位资质材料
C试验等单位资质材料
8）监理通知
A有关进度控制的监理通知
B有关质量控制的监理通知
C有关造价控制的监理通知
9）合同与其他事项管理
A 工程延期报告及审批
B 费用索赔报告及审批
C 合同争议、违约报告及处理意见
D 合同变更材料
10）监理工作总结
A专题竣工总结
B月报总结
C工程竣工总结
11）质量评估报告
A分部工程质量评估报告
B单位工程质量评估报告
第四卷 施工文件
1）施工技术准备文件
2）施工现场准备
3）地基处理记录
4）工程图纸变更记录
5）施工材料、成品、半成品、构配件、设备质量证明文件及复试试验报告
6）施工试验记录
7）隐蔽工程检查记录
8）施工记录
9）工程质量事故处理记录
10）工程质量检验记录
第五卷 竣工验收备案资料
1)《委托监理合同》
2《监理规划》、《监理实施细则》
3中标通知书
4《业务手册》
5竣工工程安全备案资料
6《竣工工程工作总结》
7《竣工工程质量评估报告》
8《单位工程质量竣工验收记录》

4 案卷档号编号方法
案卷档号顺序号一、二、三
ZYGL — XXJG — A -- ××
A：国家地方法律、法规及公司管理规定
B：建设单位应提供的文件
C：监理单位应整理、归档的文件
D：施工单位应提供的文件
E：竣工验收备案资料

单位工程、竣工资料拼音缩写

卓越管理拼音缩写
5 文件编号方法
ZYGL / X Y — ××
文件编号01、02、03

文件分类编号
文件分类：
A：国家地方法律、法规及有关规定
B：国家地方标准、规程、规定
C：有关公司管理文件
D：有关施工过程产生的项目管理文件

卓越管理拼音缩写

该文件编号体系适用于公司管理文件，所有施工过程中产生的文件属于D类文件，不适用于建设单位和承包单位文件·

6 监理档案的验收、移交和管理
6. 1 由总监理工程师组织监理资料的归档整理工作，并负责审核和签字验收；
6. 2 由总监理工程师负责，于工程竣工验收后1个月内将监理档案送公司总工程师审阅，并与档案管理人员办理移交手续；
6. 3 存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归还手续；
6. 4 公司配备有微机的项目监理部应交电子文档。

附件1:
监 理 档 案 移 交 目 录
第 页
序号
案卷题名
文字资料
图纸材料
其 它

备注
册
张
册
张

移交人： 移交时间： 接收人： 接收时间：

附件2:
工 程 建 设 监 理 档 案

档 号

共 册 第 册

工 程 名 称：
案 卷 题 名：

总监理工程师：
编 制 人：
编 制 日 期：
密 级 保管期限

附件3:
卷 内 目 录
序 号
文件
编号
责任者
文件题名
日期
页次
备
注

附件4：
监理档案卷内备考表

本档案共有文字材料 页，其中:
文字材料 页,图纸材料 页,
照片 张。
说明：

立卷人： 年 月 日
审核人： 年 月 日
接收单位（公司档案室）的审核说明：

技术审核人： 年 月 日
档案接收人： 年 月 日

附件5：

档号

案卷题名
1、 XXXXXXXX
2、 XXXXXXXX

ＸＸ工程管理有限公司
XX
项目监理部
档案盒宽度以实际为准；
档案盒高度统一为310mm;图示高度比例为4：3
附件6：电子文档目录图

规划细则卷
各专业监理实施细则
监理规划

例会纪要(01~n)
专题纪要(01~n)
会议纪要卷

监理月报(第一期 ~ 第n期)
监理月报卷

监理指令卷

监理通知(01~n)
监理通知

工程暂停令(01~n)
工程暂停令

工程临时延期审批(01~n)
工程最终延期审批
工程款支付证(01~n)
工程款支付卷

工程延期审批

费用索赔审批表(01~n)
费用索赔

工程变更单
(01~n)
监理工作联系单
(01~n)

各方通用卷

工程质量评估报告
专题报告卷

竣工总结
阶段总结
工作总结卷

其 它 卷