电算化下会计内部控制的思考.doc
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4、算化在社会经济中的运用越来越广泛,随之而来的如何处理我国的会计电算化的问题也越来越引起人们的关注。随着计算机技术的迅猛发展,会计电算化由简单的数值计算发展到全面数值核算,进而到具有人工智能的会计管理信息系统阶段,这些变革给企业带来巨大效益,使企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。同时,也给企业内部控制带来许多前所未有的新问题,对企业内部控制制度造成了极大冲击。在这种复杂的经济环境下,一些单位内部会计控制薄弱,管理松弛,以往传统的内部会计控制方法已经不能达到有效控制的目的。建立与新形式相适应的内部会计控制制度,成为会计界、政府部门、各企业所关注的焦点。本文主要探讨了在会计电算化条件下内部
5、会计控制的意义、内容、问题及完善设想等问题。关键词:电算化,内部会计控制,内容,有效措施一电算化下企业内部控制的意义电算会计系统的内部控制是指为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,保证会计信息资料真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。对于提高会计核算的质量,促进会计职能的转变,提高效益,加强国民经济的宏观调控有十分重要的意义。(一)企业在电算化下内部控制的宏观管理意义1. 防范企业经营风险面对市场竞争环境的急速变化,很多企业在经营中遇到了许多困难,如销售不畅、资金匮乏、库存积压等。形成这种现象的原因,有一个共同点就是忽视了电算化会计信息系统的建设。为了及时、准确地提供经营管理所
6、需要的会计信息,近几年来,不少企业相继建立了电算化会计信息系统。例如:易初莲花采用直接外购通用会计软件。直接购买会计软件的好处是投入少、见效快。不过也有其致命弱点:首先,通用性越强的会计软件,对操作人员的素质要求就越高,但从现有企业状况来看,往往越是财务负责人,对会计电算化越是知之甚少,这就为正确充分使用软件带来不便;其次,现有的商品化通用会计软件尚有许多不成熟之处,还不能完全满足各个部门的不同核算要求。但最主要的是大多数工商企业在对会计信息系统电算化的好处予以认可的同时,往往忽视了电算化会计信息系统在内部控制方面所存在的巨大风险。2. 应对经济全球化条件下来自国外的挑战我国加入世贸组织后,将
7、形成全新的市场竞争格局。我国会计信息产业这些年的高速增长,除了厂商的努力,在很大程度上要归功于我国的财政制度和财政部门。但随着我国会计核算制度的进一步国际化,企业经营环境发生变化。易初莲花作为一个中外合资的企业需要有关外币业务会计和外币报表折算功能的系统。还有在成本核算体系、税务会计处理模块、非盈利组织会计等方面,我国都需要进一步完善现存的会计体系,修订和补充具体会计准则,使企业有则可依。会计制度和会计准则的变化,将对会计电算化以及其内部控制提出新的要求。3. 适应互联网时代发展趋势互联网在财务会计中的运用,使得财务数据的收集、加工、处理都可以适时进行。不仅迅捷、而且可以双向交流财务信息,工作
8、效率得到极大的提高。易初莲花所用的SCS系统中自带一个内部邮箱以便总部和分店间的联系。但这也增加了黑客和病毒侵入的危险。这种攻击可能来自于系统外部,也可能来自系统内部,而且一旦发生将造成巨大的损失。所以,加强会计电算化系统内部控制制度就显得十分重要。(二)企业在电算化下的微观管理意义1. 减轻财会人员的劳动强度,提高会计工作的效率。实行会计电算化后,只要将记账凭证输入计算机,计算机就可以自动、高速、准确地完成大量的数据计算、分类、存储、传输等。例如:易初莲花在计算工资时运用SCS系统中的工资核算功能,比人工计算要快的多。计算机进行银行存款对账一般也比人工对账提高工效十几倍。计算机过账和打印会计
9、报表完全以编好的程序进行,既及时又准确。计算机的应用大大减轻了财会人员的劳动强度,将会计人员从大量的计算,查找核对,抄写,统计余额等十分烦琐的劳动中解放出来。2. 促进会计工作规范化,提高会计人员素质。实行会计电算化后,财会人员一方面有更多时间学习各种经营管理知识,参与企业管理;另一方面,还必须掌握计算机有关的知识,使知识结构得以更新,素质不断提高。较好的会计基础和业务处理规范是实现会计电算化的前提条件。因此,会计电算化内部控制完善的过程,也是促进会计工作标准化,制度化,规范化的过程。3. 可以为企业降低成本,增加利润,提高直接经济效益。例如:易初莲花财务部门主管可依据会计电算化信息系统提供的
10、信息,通过及时控制过期的应收账款,控制合理的材料,物资存量,采购次数,产品成本费用等,及时作出相应的财务管理和生产经营决策,提高企业经营业绩。4. 促进会计理论和技术的发展,推进会计管理制度的改革。计算机在会计实务中的应用,不仅仅是对会计核算手段和会计信息处理技术的变革,而且也必然会对会计核算的内容、方法、程序、对象等会计理论和技术产生影响。促进会计理论进入更新,更高的发展阶段,对经济建设起着指导作用。二电算化下企业内部控制的内容 电算化会计处理系统的内部控制是企业整个内部控制系统的一个环节,它既包括手工步骤的控制,也包括计算机步骤的控制。在对易初莲花电算化会计信息系统的现状及存在问题调查研究
11、的基础上,笔者认为电算化会计处理系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。它们均是计算机应用于会计信息系统所产生的特殊控制,用来预防、发现和纠正系统中所发生的错误、舞弊和故障,是提供及时可靠的会计信息的重要保证。以实习单位易初莲花为例:(一)一般控制是指对电算化下会计信息系统的组织、鉴定、应用环境等方面进行的控制。主要包括以下几个方面:1. 组织控制 组织控制是指将系统中不相容的职责进行分离,即将系统中的各类人员进行分工,并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督、相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。易初莲花将会计组织机构按会计岗位和
12、工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护等岗位。在进行会计分工和职责划分时,重要的一点是不相容职务的分离, 对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。因而,在前端COS进行抛货时要与现金办进行核实款项是否已到达,数额是否正确。不能将款项直接交与COS,防止舞弊的可能性。2. 操作控制 系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统。系统应制定适当的权限标准体系,使系统不被越权操作,从而保证系统的安全。操作权限控制常采用
13、设置口令来实行。在易初莲花,会计操作人员必须取得会计从业资格证,未经授权的人员不得进入现金办进行上机操作。当会计人员进行账务处理时,其操作的步骤和产生的数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行深入调查。操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行。标准操作规程包括:软硬件操作规程,作业运行规程,用机时间记录规程等。易初莲花会计人员在进行软件操作时,若遇到业务问题当天不能及时解决,会在交接本上写明事项,做好交接手续。操作人员在离岗前要填写姓名、时间、使用情况等,以便日后检查。3.会计档案控制在实行会计电算化之后,随着存储介质的改变,对会
14、计档案管理的要求也比较严格。对会计档案的管理制度应包括:对打印输出的证、账、表和存储会计数据的存储介质以及系统开发的文档的保密工作。易初莲花超市管理制度包括:一般要按日、月、年对凭证、明细账、会计报告等进行备份。备份是要详细记录备份时间、备份内容、备份人、备份份数等。存档的卡单、报告等必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。如备份软盘应贴上保护标签,应存放在安全、洁净、防潮的地方。采用磁性介质保存的会计档案要定期进行检查和定期复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。4.病毒的防范与控制 最有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度。具体包括:软件、软盘及计算机系统的采购
15、和更新要通过病毒检测后才能使用;专机专用,绝对禁止在工作机上玩游戏,建立软盘管理制度,同时防止乱拷贝软盘;安装防毒卡和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒,采用网络防火墙技术。(二)应用控制则指对计算机会计信息系统中具体的数据处理功能的控制。应用控制具有特殊性,不同的应用系统有不同的处理方式和处理环节,因而有不同的控制问题和控制要求。但是,一般来说,计算机会计信息系统的应用控制包括以下几项控制: 1. 数据输入控制 其目的是防止未经审核的会计数据输入计算机系统内,并保证经审核的数据均能完整、准确输入并转化。由于计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大。因此,企业应该建立起一
16、整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。常用的控制方法包括:建立科目名称与代码对照文件,设计科目代码校验,以保证会计科目代码输入的正确性;应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、屏幕检查法、重复输入校验等。易初莲花工作人员对于卡单的输入会有收银机所打出的POS报告与EXCEL中输入的数据核对,以防止录入数据的错误。2.数据处理控制 是指对计算机系统进行的内部数据处理活动进行控制。处理控制是通过计算机程序自动进行的。主要有处理的流程控制、数据修改控制、数据有效性检验和程序化处理有效性检验控制等。在处理流程控制方面,会计业务处理具有一定
17、的时序性。易初莲花会计人员在收到其他部门交的支票时,要确定支票数额。不能未见支票先作账,以保证收入的确定性。在数据修改控制方面,如在处理结束前发现的错误,可将其先写入待处理文件,更正后与同批或其他批次业务数据一起再输入;对于处理结束后发现的错误,必须体现“有痕迹修改的原则”; 对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据,系统不提供更改功能。3.数据输出控制 输出控制的主要目的是为了保证计算机输出结果的正确性、可靠性、及时性和必要的保密性,保证输出的接触人员是仅限于经过授权的人员。为此,要对打印或下载的文档资料严格控制,对储存输出数据的各种磁盘或其他磁性介质也要采取各种控制措施,并建立输
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