计算机设备管理制度——入库、领用、维护.doc

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计算机设备管理制度——入库、领用、维护

目 录

第一章 总则 2
第二章 计算机设备的采购、入库和结算 3
第三章 计算机设备的领用和管理 4
第四章 计算机设备的保养、维修和报废 5
第五章 中心机房管理 7
第六章 罚则 8
第七章 附则 9

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计算机设备管理制度——入库、领用、维护

目 录

第一章 总则 2
第二章 计算机设备的采购、入库和结算 3
第三章 计算机设备的领用和管理 4
第四章 计算机设备的保养、维修和报废 5
第五章 中心机房管理 7
第六章 罚则 8
第七章 附则 9

第一章 总则
第一条 为了加强对公司计算机的统一管理，规范公司计算机设备的采购、使用、保管和维修管理，保证公司各部门正常办公，更好地发挥计算机作用，促进公司办公自动化、信息化的发展，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门全体员工。
第三条 按集中与分散相结合原则，公司设立中心机房，各部门配备计算机设备。
第四条 人力资源与公共事务部负责对公司所有计算机设备的统一管理。各部门分工和职责如下：
1、 各使用部门办理计算机设备的采购申请、报审、领用后的保管和使用、维修申请和报废申请；属于固定资产的，各使用部门建立固定资产台帐。
2、 由人力资源与公共事务部统一办理计算机设备的采购审核、出入库和库存管理、发放控制、安装调试、线路连接、维修和报废事宜。
3、 计算机设备的采购价格、型号、式样、颜色等，由使用部门、人力资源与公共事务部和采购部共同确定，报公司领导审批。
4、 公司计算机设备实行统一采购。由采购部办理计算机设备的采购询价、采购、入库和报销手续。
5、 由财务管理部办理计算机设备的资金提供和报销手续。属于固定资产的，应由财务管理部按固定资产管理。
6、 各部门文员对本部门计算机的管理和维护负有责任。各部门负责人对本部门计算机的管理和维护负有领导责任。
第五条 计算机设备包括计算机、计算机网络设备和计算机外围设备。各类过程控制的计算机除外。本制度所指计算机设备包括：
1、 计算机包括台式计算机和笔计本式计算机，属于固定资产。
2、 计算机网络设备包括网络服务器、路由器、交换机等。
3、 计算机外围设备包括打印机、扫描仪、投影仪、大屏幕显示器、不间断电源、稳压电源、万用插座、鼠标、光驱、耳机、移动硬盘、U盘、多媒体套件等。
第二章 计算机设备的采购、入库和结算
第六条 计算机设备采用随时需要、随时申请、随时采购、随时领用的方式办理。
第七条 计算机网络设备和计算机外围设备中的扫描仪、投影仪，由人力资源与公共事务部统一申请采购、统一管理。
第八条 当各部门需要购置、安装、领用计算机设备时，由部门文员提出申请，填写《计算机设备采购申请单》，报本部门经理初审后，交人力资源与公共事务部信息管理主管复核，复核无误后交人力资源与公共事务部经理审批。计算机设备的性能等技术指标须由信息管理主管提出。如采购金额在500元以内（包括500元），由人力资源与公共事务部经理批准后，交采购部办理采购手续。如采购金额在500元以上，由人力资源与公共事务部经理批准后，根据采购金额按照第九条的审批权限办理相关领导的审批手续后方可采购。
第九条 根据计算机设备的采购金额，审批权限规定如下：
序号
每单采购金额（元）
采购审批权限
1
500以内
人力资源与公共事务部部门经理
2
501—1,000
人力资源与公共事务部部门经理＋财务管理部经理
3
1,001—1,999
人力资源与公共事务部部门经理＋副总经理
4
2,000以上
人力资源与公共事务部部门经理＋总经理

第十条 计算机网络设备和计算机外围设备中的扫描仪、投影仪的采购，由人力资源与公共事务部信息管理员提出申请，按照上述审批程序办理采购申请手续。
第十一条 批准后的《计算机设备采购申请单》一式四份，申请部门文员、人力资源与公共事务部信息管理员、采购部采购员、财务管理部出纳各执一份。
第十二条 采购部采购员根据批准后的《计算机设备采购申请单》负责办理采购手续。计算机设备的采购价格和供应商，由申请部门、人力资源与公共事务部和采购部共同确定。涉及重大计算机设备的选购，须邀请专业公司招标或咨询，确保计算机的功能升级，以及维修服务的承诺。 
第十三条 采购部采购员负责计算机设备的催货、供货跟踪、到货确认、入库协调、借款和采购报销工作。如计算机设备涉及安装、调试、培训和技术指导等售后服务的，采购员应负责上述售后服务工作的协调和安排工作，做好硬件的验机和软件测试工作，确保计算机系统的可行性。
第十四条 信息管理员根据批准后的《计算机设备采购申请单》和《计算机设备领用申请单》办理入库、库存管理和领用发放手续。计算机设备采购后所附带的原始技术资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）统一由信息管理员保存，以利于日后维护与维修。
第十五条 财务管理部出纳根据《因公借款和报销管理制度》和批准后的《计算机设备采购申请单》，为采购员办理借款和采购报销事宜。
第三章 计算机设备的领用和管理
第十六条 申请部门需要领用所采购的计算机设备时，由文员填写《计算机设备领用申请单》，报本部门经理审批、信息主管复核、人力资源与公共事务部经理批准后，文员凭批准后的《计算机设备领用申请单》到信息管理员处办理领用手续。
第十七条 对于新采购需要安装、调试的或体积较大的计算机设备，可以将货物直接交付申请部门，采购部采购员在通知申请部门到货时，应同时通知信息管理员办理出入库手续；同时由文员填写并办理《计算机设备领用申请单》的审批手续。
第十八条 信息管理员应建立公司各部门计算机设备台帐，填写《公司计算机设备台帐》，详细登记各部门各项计算机设备的名称、数量、配置和购置时间等。各部门文员应建立本部门计算机设备台帐，填写《部门计算机设备台帐》。
第十九条 如计算机设备属于固定资产的，信息管理员应负责固定资产的统一编号、登记和挂牌工作，为每一台计算机设备建立固定资产档案卡片，并报财务部和各使用部门各一套。
第二十条 未经信息管理主管批准，任何人不得擅自移动或调拨计算机设备。如计算机设备发生部门之间移动或调拨时，移出部门文员应填写《计算机设备移动记录》，经本部门经理和移入部门经理审批、信息管理员复核、人力资源与公共事务部经理批准后，方可移动计算机设备。否则由此造成财产不符的追究移出部门经理和文员的责任。
第二十一条 如移动或调拨的计算机设备属于非固定资产，批准后的《计算机设备移动记录》一式三份，移出部门文员、移入部门文员、信息管理员各执一份，如移动的计算机设备属于固定资产，批准后的《计算机设备移动记录》一式四份，移出部门文员、移入部门文员、信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计各执一份。
第二十二条 如移动或调拨的计算机设备属于固定资产，发生部门之间移动后，计算机设备的固定资产档案卡片也同时随同计算机设备由移出部门移交移入部门。移出部门文员、移入部门文员、信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计应相应调整本人管理的《部门计算机设备台帐》、《公司计算机设备台帐》和财务固定资产台帐。
第二十三条 未经信息管理主管批准，任何人不得以任何借口擅自拆卸计算机设备。否则造成配置不符或设备损坏等后果由拆卸人承担，同时按本制度规定给予处罚。确需拆卸计算机设备时，须有信息管理员进行拆卸，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。
第二十四条 各部门使用人应按操作规范要求使用计算机设备，注意用电安全，爱护计算机设备，不得随意损坏。如发生计算机设备及其配件丢失、违规操作或人为损坏发生损失的，由使用人负责按价赔偿或承担相应维修费用。
第二十五条 当各部门需要借用人力资源与公共事务部企业管理员管理的扫描仪、投影仪等计算机设备时，由借用人向企业管理员申请，由企业管理员统一安排。信息管理员应协助借用人安装和调试好设备，确保设备正常使用。在借用过程中由于借用人操作不当造成设备的损坏，由借用人负责按价赔偿或承担相应维修费用。
第二十六条 未经各部门经理和人力资源与公共事务部经理同意，任何人不得擅自将本公司或部门的计算机设备借给外单位使用。
第四章 计算机设备的保养、维修和报废
第二十七条 各部门应指定专人负责本部门计算机设备的外观保洁、保养和维护等日常管理工作。指定管理人员必须经常检查所管计算机设备的状况，保持设备的清洁、整齐，及时发现和解决问题。
第二十八条 计算机设备使用者应保持设备及其所在环境的清洁。严禁在计算机旁存放易燃品、易爆品、腐蚀品和强磁性物品。严禁在计算机键盘附近放置水杯、食物，防止异物掉入键盘。
第二十九条 各部门指定管理人员要定期对计算机进行维护。发现病毒或发生故障时，使用者应及时处理；处理后仍不能排除的应与信息管理员联系，保证计算机的正常运行。
第三十条 信息管理员负责公司及各部门计算机设备的维护工作。如信息管理员能自行解决的，由信息管理员负责及时维修。维修、维护过程中，首先确保对数据、信息进行拷贝，不得丢失。 
第三十一条 在拆卸计算机设备时，信息管理员必须采取必要的防静电措施；在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；确保所用的计算机设备始终处于整洁和良好的状态。
第三十二条 对于关键的计算机设备，应配备必要的断电继电保护电源。UPS只作停电保护之用，在无市电情况下，迅速作存盘紧急操作，严禁将UPS作正常电源使用。 
第三十三条 当计算机设备无法自行维修时，如设备在保修期内出现故障时，由信息管理员直接与供应商联系维修事宜。外请人员对计算机设备进行维修时，信息管理员应自始至终地陪同。 
第三十四条 当计算机设备无法自行维修且设备已过保修期需要报请外修时，信息管理员要及时查明原因，由信息管理员填写《计算机设备维修申请单》，提出故障原因，经信息管理主管审核后交人力资源与公共事务部经理审批。如预计维修或更换配件金额在500元以内（包括500元），由人力资源与公共事务部经理批准后，由信息管理员直接与供应商联系维修事宜。如预计维修或更换配件金额在500元以上，由人力资源与公共事务部经理批准后，按照第九条的审批权限办理相关领导的审批手续后方可维修。维修费用的借款和报销手续，由信息管理员按照《因公借款和报销管理制度》办理。
第三十五条 计算机设备维修或更换配件后，信息管理员应在计算机设备档案卡中注明故障情况以及维修或更换配件的情况，文员应在《部门计算机设备台帐》中注明上述情况。
第三十六条 对公司重大计算机设备损失事故，公司列入专案调查处理。 
凡因个人使用不当所造成的计算机设备维修或更换配件的费用或损失，酌情由使用者赔偿。 
第三十七条 如计算机设备经鉴定无法维修，或修理费用相当于或超过购置相同或相似规格的新产品时，对无法维修的计算机设备作报废处理。
第三十八条 当计算机设备需要报废时，由申请报废的部门文员填写《计算机设备报废申请单》，报本部门经理初审后，交人力资源与公共事务部信息管理员复核。复核无误后交人力资源与公共事务部经理和总经理审批。
第三十九条 批准后的《计算机设备报废申请单》一式二份，申请部门文员和信息管理员各执一份；如报废的设备属于固定资产，批准后的《计算机设备报废申请单》一式三份， 申请部门文员、信息管理员和财务管理部负责固定资产管理的会计各执一份。
第四十条 申请部门文员凭批准后的《计算机设备报废申请单》将报废设备送交信息管理员办理退库手续。报废并退库后的计算机设备由信息管理员统一进行废品销售或销毁处理。
第四十一条 如报废的计算机设备属于固定资产，报废后申请部门文员、信息管理员、财务管理部负责固定资产管理的会计应相应调整本人管理的《部门计算机设备台帐》、《公司计算机设备台帐》和财务固定资产台帐。
第五章 中心机房管理
第四十二条 非中心机房工作人员未经同意，严禁进入机房。
第四十三条 中心机房工作人员进入中心机房前必须换穿软底鞋。
第四十四条 保持机房内良好卫生环境和工作秩序，要求做到：
1、 机房内不得有卫生死角、可见灰尘，不得随地乱丢纸屑或其他物品。
2、 门窗密封，防止外来粉尘污染；调节适合计算机设备的温度、湿度、负离子浓度，定时换风。 
3、 不准在机房内吃食品，或进行其他有害、污损计算机设备的行为。
4、 不准在机房内大声喧哗、嬉闹。
5、 不准将与工作无关物品带入机房内，不准在机房内睡觉休息或做与工作无关的事情。 
第四十五条 中心机房工作人员应做好计算机的防盗、防火、防水工作。要求做到：
1、 严禁在机房里吸烟或使用明火。
2、 严禁携带危险、易燃、易爆物品进入机房。
3、 机房严禁乱拉乱接电源，以防造成短路或失火。
4、 进出机房必须关闭门窗，防止计算机设备被盗。
第四十六条 机房工作人员要爱护设备，确保设备正常运行，要按相关工作流程进行日常检查，发现异常情况及时处理和报告。
第四十七条 未经人力资源与公共事务部经理同意，任何外来人员不得擅自进入中心机房参观。机房工作人员不得擅自允许外来人员进入中心机房参观，不得私自介绍本公司计算机应用情况。
第四十八条 经人力资源与公共事务部经理批准，外来人员才予安排参观。 外来人员参观机房，须有信息管理员陪同。进入机房后听从信息管理员的指挥，参观人员不得拥挤、喧哗，未经许可不得乱动机房内设施。
第四十九条 计算机处理秘密事务时，不得接待参观人员或靠近观看。 
第五十条 经信息管理主管同意，参观人员可以按指定磁盘区、限定存取范围等实地操作计算机，不准涉及秘密信息，不得调阅公司机密文件。
第五十一条 公司计算机操作人员按信息管理员要求可以在计算机上演示、咨询；对于参观人员的不合理要求，信息管理员应婉拒，计算机操作人员不得擅自操作。
第五十二条 经信息管理主管同意，参观人员可以复制通用软件，不得复制任何与公司相关的专用软件或文件、数据或资料。
 第六章 罚则
第五十三条 违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人通报批评处罚，同时处以50元罚款，如造成损失并负赔偿责任：
1、 未经批准，擅自移动、调拨或拆卸计算机设备的；
2、 未经同意，擅自将本公司或部门的计算机设备借给外单位使用的；
3、 下班后计算机未退出系统或关机的；
4、 未经同意擅自进入机房的或擅自允许外来人员进入中机房参观的；
5、 违反机房内卫生环境和工作秩序情节轻微的。
第五十四条 违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人警告处罚，同时罚款100元，如造成损失并负赔偿责任：
1、 没有采购申请进行采购计算机设备的；
2、 擅自使用他人计算机设备造成不良影响的；
3、 擅自安装、使用硬件和电气装置的；
4、 保管不当发生计算机设备丢失或违规操作人为损坏计算机设备，使公司受到的损失在2,000元以内的；
5、 违规操作造成工作数据丢失的情节轻微的；
6、 违反机房内卫生环境和工作秩序不听劝阻，情节严重的；
7、 在采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在1,000元以内的。
第五十五条 违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人严重警告或降职、撤职（仅限管理层员工）处罚，同时罚款500元，如造成损失并负赔偿责任：
1、 随意损坏或违规操作计算机设备，使公司受到的损失在10,000元以内的；
2、 违规操作造成工作数据丢失的情节严重影响正常工作的；
3、 违反中心机房防盗、防火管理规定的；
4、 在采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在5,000元以内的。
第五十六条 违反本制度有下列行为之一的，公司给予责任人开除处罚，同时罚款1,000元，并视情节移交司法机关处理：
1、 随意损坏或违规操作计算机设备，使公司受到的损失在10,000元以上的；
2、 违规操作或其它不当行为造成公司网络瘫痪的；
3、 在采购业务中索贿、受贿，收取回扣数额在5,000元以上或给公司造成较大损害的。
第七章 附则
第五十七条 本制度由人力资源与公共事务部负责解释、修改和补充，经
总经理批准后自公布之日起执行。
第五十八条 本制度使用表格和文件包括：
1、 《计算机设备采购申请单》 030101
2、 《计算机设备领用申请单》 030102
3、 《公司计算机设备台帐》 030103
4、 《部门计算机设备台帐》 030104
5、 《计算机设备移动记录》 030105
6、 《计算机设备维修申请单》 030106
7、 《计算机设备报废申请单》 030107
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计算机设备管理制度——入库、领用、维护

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第一章 总则 2
第二章 计算机设备的采购、入库和结算 3
第三章 计算机设备的领用和管理 4
第四章 计算机设备的保养、维修和报废 5
第五章 中心机房管理 7
第六章 罚则 8
第七章 附则 9

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