房地产公司行政物资采购作业指引模版.doc

行政物资采购作业指引

编制
xx
日期
x-7-10

审核
xx
日期
x-7-20

批准
xxx
日期
x-7-30

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

1．目的
为规范公司行政物资采购行为，保证行政物资合理配置，特制订本制度。
2．适用范围
适用于集团公司行政物资采购管理事项。
3．职责
3.1 总裁办负责对供应商的评价和采购的实施。
3.2 计划财务部负责协助采购询价。
3.2 各部室负责申报物资需求和参与对供应商的评价。
3.3 高层领导负责各自分管部门物资需求的审核、审批。
4. 定义
4.1 固定资产：是指使用年限超过一年，价值在2000元以上的有形资产，包括IT设备、电器设备、交通设备、通讯设备、房屋建筑、机械设备、其他设备等。
4.2 低值易耗品：是指单件价值在2000元以下、800元以上物品，或价值虽低于前标准，但能在较长时间内保持实物形态、并非一次性消耗的。
4.3 办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、维修用机器配件等。
4.4 行政物资：是包括固定资产、低值易耗品、办公用品在内的行政类物资总称。
5．管理程序
5.1 物资申购
5.1.1 申购纪律
5.1.1.1 各部室应根据实际工作需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。
5.1.2 计划管理
5.1.2.1 月度物资需求计划：各部室根据实际工作需要，在每月30日前填报下个自然月的《行政物资采购申请单》，原则上不支持临时采购。
5.1.3 审批程序
5.1.3.1 每笔采购申请，应根据现行的‘《皇庭集团授权表》/行政管理/集团公司行政采购申请管理授权事项’规定审批通过后交由总裁办执行，否则总裁办有权拒绝授理。
5.1.3.2总裁办在审核或采购实施过程中，有权根据全集团内部行政物资配置情况，判断是否新购或直接从其它单位/部门调拨。
5.2 采购实施
5.2.1 采购方式的分类及选择
5.2.1.1 即时询价采购：一般采用三方比价确定供应商的方式进行采购。
5.2.1.2 合格供应商报价采购： 根据市场价格优惠后对评价合格的供应商长期合作。
5.2.1.3 招投标采购：由总裁办进行初步的市场调查询价，然后确定标底并编制招标文件进行公开招标或邀请招标，由总裁办、计划财务部组成评标小组，对供应商的投标集中开标后进行评价，取得意见一致后确定供方。
5.2.2 供应商的选择
5.2.2.1 对供应商的要求
A. 供应符合质量要求的产品，质量长期稳定。
B. 交货及时，符合合同要求。
C. 发货数量准确。
D. 价格经济合理。
5.2.2.2 对供应商的评价方法
A. 供应商如已有供货关系，则先由总裁办会同使用部门，分别对供应商所提供产品的质量情况和使用情况作出评价，最后由总裁办总经理作出评价结论。
B. 对于新合作的供应商，则应对其产品进行试用后再对其进行评价。
C. 对向本公司提供常规物资的供应商，可由总裁办直接作出评价。
5.2.2.3 对合格供应商的控制
A. 建立供应商档案，建立合格供应商名录库，考察合格的供应商纳入名录库管理。
B. 定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰。对评价合格的供应商可长期保持合作；对供货质量管理下降的供应方，总裁办责令其限期整改。对不重视质量和信誉，连续出现不合格，而又不进行改进的供应商，经总裁办总经理批准，取消其合格供应商资格。
C. 常规采购应保证各有1-3家“质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供应商。
D. 各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。
5.2.3 物资采购
5.2.3.1 采购方式选择
A、低值易耗品、办公用品的采购，价值5万元以下进行询价采购，价值5万元以上采取招投标采购。
B、固定资产，采取招投标采购。
C、特殊物资由总裁办负责人裁定采购方式。
5.2.4.2 总裁办作为行政物资采购的实施部门，除公司领导特别指明外均由其统一采购，特殊资产可委托其他部门专业人员采购。根据实际库存情况并综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，切实做好物资的采购供应工作。
5.2.4.3 采购产品时是否需要签订采购合同，视具体情况而定，如不需签订采购合同，则以《行政物资采购申请单》作为采购的依据。
5.2.4.4 根据工作需要，在合格供应商处不能及时供应的情况下，经总裁办总经理批准后，由总裁办实施临时采购。
5.2.4.5 行政采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
5.2.4.6 采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
5.2.5.7 采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
5.2.4.8 对于行政采购的售后服务，总裁办须在签定合约或口头约定时，要明确服务内容。
5.2.5物资验收入库、出库
5.2.5.1 入库：采购物资到货后，由总裁办验收后登记入库。
5.2.5.2 出库：各部室凭《行政物资采购申请单》向总裁办申领相关物资，并办理出库手续。
6．支持性文件
6.1 《集团董事长对集团公司授权的专项文件》。
7．相关记录
7.1 《WT-QR-ZB20 行政物资采购申请单》。
7.2 《WT-QR-ZB21 零星行政物资领用登记表》。