房地产公司档案管理制度模版.docx
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1、档 案 管 理 制 度1 总 则1.1 为确保公司档案的规范化管理,保证档案的完整性、系统性以及安全性,充分发挥档案信息资源在公司经营决策中的价值作用,根据中华人民共和国档案法、国家相关法律、法规及标准,结合公司实际情况,制定本制度。1.2 本制度所指的档案,是指公司在经营管理活动及建设过程中直接形成的具有保存与利用价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等各种不同形式的历史记录。1.3 档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富,是公司资产的依据和凭证,属于公司所有。公司依法享有、占有、使用、收益、处置档案的权利,并依法承担保护档案、为国家和社会积累历史材料的义务。1.4 本制度适用于集团
2、本部及各子公司,物业公司、商管公司、酒店公司参照执行。2 档案管理体系与职责2.1 档案管理体系及总体职责 2.1.1档案管理遵循集团统一领导、各公司分散管理的原则。 2.1.2各公司总经理为本公司档案管理的第一责任人,负责本公司档案管理工作;各级业务线负责人为本业务线专业档案的第一责任人,负责本业务线档案管理工作;各级专兼职档案员(或内业资料员)为本公司(或部门)档案管理执行人;各部门经办人为档案归档直接责任人。 2.1.3如因归档不及时或保管不当造成档案资料丢失、损毁、泄密等情况,档案经办人员、 保管人员及相关负责人均需承担相应责任;若给公司造成经济损失的,公司有权进一 步追究相关人员的经
3、济及法律责任。2.2 档案管理机构设置及管理职责 2.2.1集团行政管理部是档案管理的主责部门,负责集团及下属公司的档案统筹管理工作。 各子公司及专业公司行政管理部为本公司的档案管理部门,负责所属公司档案管理 工作,并在业务上接受集团的领导和检查指导。 2.2.2集团行政管理部职责: 2.2.2.1负责制订档案管理的制度和标准; 2.2.2.2具体负责集团日常档案管理工作; 2.2.2.3对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查; 2.2.2.4 组织跨区域的档案管理员、资料员业务知识交流与培训; 2.2.2.5抓好公司档案信息化建设,实现档案管理数据化、服务网络化; 2.2.2.6对集团、子
4、公司及项目部、各专业公司的档案管理工作进行档案巡查工作。2.3 集团总部各部门职责:2.3.1配合集团行政管理部制定档案管理标准; 2.3.2负责监督指导本业务线的档案管理工作; 2.3.3负责本部门档案的收集、整理、保管、统计、利用及鉴定销毁工作。2.4 各子公司、专业公司行政部门职责:2.4.1负责在集团档案制度框架内,拟订适用于本公司的档案管理制度、规范及标准;2.4.2负责本公司的档案管理工作,包括收集、整理、保管、利用及鉴定销毁等工作;2.4.3对本公司各部门及所属项目/分公司档案管理工作进行指导和检查;2.4.4组织本公司档案管理人员业务培训。2.5 项目公司行政部门职责: 2.5
5、.1负责本项目的档案管理工作。 2.5.2定期向区域综合档案室移交档案。2.6 档案管理实施、保管机构设置2.6.1档案保管的三个阶段:2.6.1.1第一阶段是在本部门、项目部资料室保管:档案产生时,第一时间交本部门内业、项目资料员保管,并将档案进行初步整理,确保档案不流失。2.6.1.2第二阶段是在档案室保管:各部门、项目部根据档案的重要程度和移交期限,将档案分类、分批送交到公司档案室,由档案室集中管理本公司档案。2.6.1.3第三阶段是在集团档案室(馆)保管:当子公司撤销或发生其他变更情况,原单位已不适合保管档案文件,应将此部分档案移交到集团档案室(馆)集中管理, 确保历史档案的完整,同时
6、为集团档案的编研提供保障。 2.6.2集团总部设立档案室或档案馆;子公司、专业公司设立档案室,有条件的也可以设 置档案馆。 2.6.3距离子公司较远的项目公司(或项目部),经公司领导审批,可授权在项目公司行政部门设置档案室。项目结束后视情况,定期将档案整体移交子公司档案室保存。 2.6.4集团各部门、子公司各部门、专业公司各部门根据需要可设置资料室,用于保存部门日常文件资料。2.7 档案管理人员配备 2.7.1 各级档案室(馆)应配置至少一名具有专业知识的专职档案管理人员。 2.7.2 集团各部门应配备内业资料员或兼职档案员,工程项目资料员应持证上岗。3 档案管理具体内容3.1 档案收集归档3
7、.1.1集团行政管理部依据相关法规,结合公司经营范围,制定xx集团文件资料归档范 围、归档时限和保管期限表,各部门应根据本制度要求,按时将应归档资料移交公 司档案管理部门。3.1.2各级专(兼)职档案员在资料归档过程中,如发现现行归档范围及分类标准与实际情 况不合适宜时,应及时与集团行政管理部联系,提出修改意见。集团行政管理部负责 增补档案分类科目及归档范围,以保证公司档案资料的完整性和实效性。3.1.3对于应归档的资料,必须按照规定时限及时移交,任何部门和个人不得无故拖延或拒 绝移交。3.1.4原则上,对于重要档案文件,如证照及开发报建等资料取得后,未归档前不得先行使 用。如确因工作需要不能
8、及时归档,应向档案管理部门报备,并安排专人妥善保管, 待使用完毕后立即归档。3.1.5各部门在移交档案前均须根据相关制度进行密级鉴定,并按保密制度规定的程序与要 求进行移交,档案室须根据档案密级按相关保密规定进行接收。3.2 归档文件质量要求3.2.1归档文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。电子文件须刻盘 归档,并应有相应的纸质文件材料一并归档。3.2.2文件书写和载体材料应能耐久保存,热敏传真纸、复写纸原则上不能直接归档,须追 加原件。3.2.3所有归档文件必须保证其真实可用,签字、盖章手续必须齐全。3.2.4声像档案要清晰完整,并提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。3
9、.2.5各部门移交档案时,应办理相关移交登记手续(批量移交时须同时提交纸质版、电子 版案卷目录及卷内目录),档案接收人员应与移交人共同清点,签字确认无误。3.2.6移交清单一式两份,由归档部门与档案室各自存档,交接双方要签名并写明移交时间, 档案室对归档文件进行登记。(具体参见附件1:归档文件移交单)。3.2.7移交人在归档移交实体档案的同时,须按规定将档案文件信息录入档案信息管理系统, 完成文件材料的实体与信息同步归档。3.3 档案整理 3.3.1档案管理人员须及时按规定对归档文件材料进行科学规范的分类整理,编制相关 目录后,装盒入库保存。(具体操作参见档案分类方案及档号编制规则;归档文件
10、整理细则,此处不做详细论述。)3.4 档案保管 3.4.1档案载体与装具 3.4.1.1 档案载体分为纸质、实物、光盘、照片、电子文件等。 3.4.1.2为保证档案实体的长期保管,各级单位必须设立专门档案室,档案应放置在专门的 档案柜或密集架进行管理,如业务部门不具备条件,也应相对独立安全的空间,并 存放在装有锁具的专用柜内。 3.4.1.3 纸质档案应采用专门牛皮纸档案盒管理:标准规格为外表尺寸310mm高x220mm宽, 卷盒厚度尺寸为50mm(特殊档案可制定专门的装具)。 3.4.1.4光盘(照片)应装入光盘(照片)档案盒,竖立存放,且避免挤压,如具备条件应 放在专用的光盘柜或防磁柜中。
11、 3.4.1.5数据库备份档案应由数据管理部门统一刻制硬盘,并做相应备份处理后,保管在防 磁柜中。 3.4.1.6项目竣工档案必须使用档案馆专业档案盒保管。 3.4.2电子文件保管 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件: 3.4.2.1电子档案应采用稳定安全的数据库进行保管,对于重要的电子档案应定期分专题刻 录光盘。光盘的管理应注意防磁和定期复制,并作防写处理,避免擦、划、触摸记 录涂层。 3.4.2.2档案室应对电子文件的载体进行检查,每年均应对电子文件的读取、处理设备的更 新情况进行一次检查登记。 3.4.2.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容
12、,应进行归档电子文 件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。 3.4.2.4保留期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行 处置。 3.4.3档案柜(架)管理 3.4.3.1档案柜排列与编号 3.4.3.1.1 档案柜(架)要统一编号,编号应按档案柜(架)的排列顺序从外到里的顺次编 号。 3.4.3.1.2 普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号,以自然数编号,例如第1号柜的第 4层,编号为“14”柜。密集架编号组成为柜号+列号+层号,例如第1号柜的 第1列第4层,编号为“11-4”柜(密集架两面均需编写柜号)。 3.4.3.1.3档案柜(架)中的每层/抽屉都要
13、贴指示标签,以指示所存资料的内容;需编制 档案存放地点索引,在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容,以便快速取 放档案。3.4.3.1.4档案柜(架)的排列,要避开强烈光线直射,同时还要注意勿使档案架、柜的排列有碍通风。 3.4.4 库房管理档案室必须做好防火、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防震工作。3.4.4.1 防火:3.4.4.1.1 要求档案装具、电器及其线路须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火设备。3.4.4.1.2为尽量减少档案在灭火过程中受到损害,灭火器材宜选用二氧化碳灭火剂,在条件允许的情况下应安装防火报警器和自动灭火装置。3.4.4.2 防水、防潮、防高温
14、:3.4.4.2.1档案室内及附近不能有水源。3.4.4.2.2档案室温度应控制在14-24之间,相对湿度控制在45%-60%之间。3.4.4.2.3电子文件的环境温度选定范围: 1720;相对湿度选定范围:35%45%。3.4.4.2.4档案管理员应对库房温湿度进行登记,定期除湿、除潮。3.4.4.3防光:3.4.4.3.1窗户配置不透光的窗帘,尽量遮蔽户外阳光中的紫外线照射。3.4.4.3.2档案库房宜安装白炽灯,尽量不要安装日光灯,防止光照对纸质档案的损害。 3.4.4.4防尘、防虫: 3.4.4.4.1档案管理人员应随时擦试档案柜,维护档案清洁。 3.4.4.4.2可根据实际情况对档案
15、室定期除虫。3.4.4.5 档案不得擅自带离办公场所,档案在库房外被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,一般不超过半小时,应及时放入库房或专用的档案柜中锁好。3.4.4.6进出档案室时随手锁门、关灯、关窗;严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不允许在档案室逗留。3.4.4.7档案库房盘点3.4.4.7.1档案员每年需对档案库房进行盘点。3.4.4.7.2统计库存档案的数量,鉴定和处理保管期满的档案,检查纸质档案与档案管理系统中所保存档案的一致性。3.4.4.7.3检查档案库房的硬件设施,并将缺失损坏的硬件设施报修或更换。3.4.4.8 未有条件设立档案室的专业公司,应根据现有的档案库房空间
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