某软件财务管理制度--007.doc

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×××软件技术有限公司财务管理制度
基本准则：
员工报销的差旅费、交通费、业务招待费等各项目费用必须按实际发生的费用提供发票，未发生实际费用的严禁找其他发票报销，否则按公司有关规定不予报销。

一、差旅费
1. 职责：
1) 出差人员的部门经理、总经理负责出差合理性和真实性的核准。
2) 财务部负责流程及金额的核定，并按照各人的报销标准，安排出差预支和差旅费报销。
3) 行政部负责公司出差人员的预定车票并进行考勤管理。
2. 出差申请的审批程序：
出差人员填写《出差申请单》或《借款审批单》 主管上级签字确认 总经理批准 财务经理安排款项付款（根据公司资金状况安排付款及付款方式）
1）出差准备
① 员工出差应事先作好充分的联系和业务准备，书面提交《出差申请单》按要求逐项填写出差目标、计划、行进路线，如有招待费用需注明事由，提交至部门经理并将电子档及书面批复放行政处备案，《出差申请借款单》，预借款要符合实际支出需要，经主管经理批准后方可出差；
② 出差时必须带全所有的宣传资料、演示用品及相关资金；
③ 必须确保达成出差的计划和目的。
2）出差交通
员工出差原则上乘坐汽车或火车硬卧。员工出差因特殊情况要乘坐飞机须事先征得总经理的批准后方可报销机票（机票折扣控制在7折以内），否则只报销当程的火车硬卧金额。
3） 出差住宿、市内交通和餐补
① 员工出差实行预先申报借款，出差回来核销制度，出差人员的住宿费、交通费、招待费、出差补助分项计算。
②在外地住宿员工出差住宿费的最高报销限额为：
项目
住宿标准／房间／天
所有人员
一类地区
150
地级市
二类地区
120
县级市
③出差期间发生的交通费（包括来去本市交通费）、个人餐费一律不予报销，公司对出差人员给予一定的交通和餐补，补助标准如下：
短期出差：连续出差天数15天以内，员工出差补助为40元/天，包括市内交通费及餐补，不予报销打车费。
④出差补助按天计算，住宿费在限额内实报实销,超过部分个人承担。
⑤出发之日与回来之日按合计一天计算。公司鼓励员工提高出差效率，若出差当天去当天回，车票出发时间在早上8点前回程时间在晚上5点后的车票将在原补助的基础上另给予20元补助。
⑥同性两人同时同地出差，住宿标准可以提高20％，出差补助不变。
⑦长期出差派遣人员驻外（项目组）补助办法
为了进一步规范驻外人员补助办法，使驻外补助的发放标准有章可循，特制定本办法。
1）长期出差驻外定义
指公司因项目操作需要而被公司从南京总部派往指定项目常驻业务人员；且在项目组连续工作时间超过15天以上（含15天）。
2）补助标准
驻外人员补助标准为：500元/月/人；
3）发放细则
1 以月度考勤天数为单位，不足整月的按实际天数计；如：在项目组时间为1个月15天，则发放补助位；500+（500/22*15）=840元
2享受驻外补助后不再享受出差补贴。
二、招待费
所有招待费用项目均须事前填写《招待费用申请单》，写明所属项目，使用原因及金额。单次业务招待费用300元内（含）向主管领导请示备案审批，300元以上的需再经总经理审批，至财务部门进行借款，无事前备案的招待费用将不予报销。
三、市内交通费
① 销售人员出差发生的市内交通费不再单独报销；
② 其它员工市内办公尽可能的搭乘公交车；
③ 多人同时外出，总车费高于出租车费或陪同客户、携带重物或大量现金可以乘坐出租汽车，另有特殊情况需要乘坐出租汽车须经部门经理以上批准；
④ 报销出租车票须在票后注明起始地和事由并事先征得主管领导批准，否则不予报销。
四、通讯费用
1、销售人员每月手机话费报销月实际发生额75%，最高报销限额为200元，超出部分不予报销。报销人员每月需提供手机发票及话费清单。
2. 部门经理每月手机话费报销月实际发生额75%，最高报销限额为200元，超出部分不予报销。报销人员每月需提供手机发票及话费清单。
3. 其他员工无通讯费报销，若当月发生因公出差情况，给予相应的通讯费补贴，补贴标准按当月出差天数计算：补贴标准出差天数*12元/天，最高报销限额为150元，超出部分不予报销。
4. 特殊情况：销售人员及部门经理当月出差总天数超过10天。当月话费报销标准在原有限额标准基础上上浮20%；当月出差总天数超过15天。当月话费报销标准在原有限额标准基础上上浮40%
五、项目服务合作规定：
公司不提倡也不鼓励销售人员用回扣、佣金等方式获得产品订单。在销售过程中，如果有客户提出佣金的要求，应尽量通过经销商或合作伙伴操作。
1、 服务合作款申请，按以下程序报批：
销售合同签定之前，销售人员必需就服务合作款金额、支付服务合作款原因提出申请，填写《服务合作款申请单》由及总经理审批交由财务部备案。合同签定后，行政及财务部门根据签定好的销售合同、服务合作款支付申请单进行备货发货，由财务部将审批签字后的服务合作款申请原件和合同一起存档备案。（服务合作款原则上不得超过合同总金额15％），合同签定前未经批准或未在合同签订前申请的服务合作款视为无服务合作款。
2、 服务合作款支付：原则要求执行合同额的100%回款后方可支付服务合作款，如项目较大不能一次收款时，服务合作款原则上按收款比例支付。支付时，销售人员填写《付款申请单》并提供发票由营销总监批准后支付。
3、 销售人员在核算服务合作款时需考虑服务合作款部分多开具发票税点为3.5%（国税普通发票）、6%（地税服务发票）和17%（增值税专用发票），服务合作款支付时冲帐税点为6%.
4、 服务合作款支付时，通过经销商或合作伙伴操作的服务合作款采用服务费的形式，与合作伙伴公司签定技术服务合同，支付合作伙伴开具正规的发票，收到发票后以银行转帐的形式支付，服务合作款多开税金在计算营销人员回款业绩时做费用扣除；直接与客户发生的服务合作款，支付时不能提供冲帐可使用的发票，服务合作款多开税金及冲帐税金在计算营销人员回款业绩时做费用扣除。
5、 成交价格低于公开报价3折的合同和订单, 不可提供服务合作款.
六、借款和报销
业务流程及涉及人员
涉及表单
主管上级
付款（或借款）审批单（附件完整）
付款（或借款）审批单（部门审批通过）

财务出纳
总经理
付款（或借款）审批单（总经理审批通过即付现）

审批
核单
财务安排现金付款
付款（或借款）审批单（财务核单通过）

申请人
付款（或借款）审批单
其他附件：
出差：出差申请单
采购：采购审批单，收货记录，正式发票
工资，社保等汇总表
审批

1 申请借款：
适用范围：适用于本公司因公发生的差旅费，业务招待费，交通费，通讯费等费用的报销。
A.出差等借款须填写借款单，字迹要清晰、工整、不得涂改，注明借款金额、用途、项目名称、借款人，由主管领导及总经理签字后到财务部领取备用金或支票；
B.报销制度：
费用报销的审批程序：
申请人员填写《费用报销凭证》 主管上级审核　　　财务部会计复核　　　总经理批准 　　 财务部报销。
1）员工在报销差旅费和招待费等费用时必须在票后注明项目名称、招待对象等，凭证应粘贴整齐，差旅费单据后必须附出差总结，经办人签字后，报请总经理批准，经审批后的费用实报实销；
2）员工借款执行前帐不清、后帐不借的原则;在工资发放日仍未归还借款者,将暂扣发工资，直至归还借款后，再发放工资。
3）员工出差回来五个工作日内必须进行出差费用的报销，如无特殊情况超过五个工作日将不予报销。
4）员工因个人原因，丢失、损毁票据，一律不予报销，并不得以其它票据代替。
5）对于报销单填写不符合要求，或发票金额与报销金额不相符，财务不得予以报销
2 有型资产申购流程：
适用范围：适用于本公司购置办公用品、劳保用品、教材、图书，项目设备及其他具有实物形态的资产及物资等的采购。
1. 有型资产申购审批流程：
1) 情况一，需预付款的采购审批程序：
申请人员填写《采购审批单》/《付款审批单》　　 主管上级签字确认 　　 总经理审批 财务经理安排预支 采购人员购买，并持正式发票 库管验货后开具收货记录，同正式发票 财务入帐，如果少付，对少付部分补填《付款审批单》，走付款流程。
2) 情况二，先采购后付款的采购审批程序：
申请人员填写《采购审批单》　　 主管上级签字确认 　　总经理审批 采购人员购买 库管验货后开具收货记录，同正式发票 采购人员安排付款。（暂不付款或月结的待付款时再填写《付款审批单》，走付款流程。）
3、付款流程：
适用范围：
适用于本公司所有对外付款，包括项目付款，预支借款，采购付款，工资劳保福利等付款支出。包括现金和各种非即时结算的银行转帐，银行汇款或划款。
付款审批流程：
申请人员填写《付款审批单》，如为采购，需有《采购审批单》，对于先采购后付款的还要同时附收货记录和正式发票；如为合同付款，需有事先在财务备案的付款合同；如为工资、劳保付款需附汇总表 　　 主管上级签字确认 　 财务出纳核单 总经理审批 财务经理安排付款。

七、费用核销
1、 员工在报销差旅费和招待费等费用时必须在票后注明项目名称、招待对象等，差旅费单据后必须附出差总结。
2、 财务部将在每月底将营销中心个人费用和项目费用汇总，由相关责任人进行审核；
3、 员工的所有差旅费和招待费将计入项目成本，按项目规模不同，由部门主管考评，一般项目费用不得超过项目成交额的 6%。
4、注意事项：
1) 时间程序：日常报销财务部可随时收取审批通过的日常费用报销凭证。财务部将在每周五下午的3：00-5：30办理这部分日常费用的报销付款业务,除月初前2天
2) 员工每月的最后一个工作日前把主管审批完毕等待总经理签字的报销凭证交至财务会计处审核，最晚不要超过次月3号，为了避开财务结算繁忙期（即月初至10号，）合并集中审批签字处理，原则上当月3号后不再受理上月报销费用。
八、其他
签字授权的规定：
如签字人员出差等，请事先授权签字人，并通知财务和人事部门，如时间紧急可先通过电话或MAIL通知，回来后补办程序。
本规定自公布之日起执行。
所有相关表单
《出差申请单》、《出差总结表》、《服务合作款申请单》、《招待费申请单》、《礼品申请单》

×××软件技术有限公司 财务部
2010／7／1
附：财务各项表格.xls
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