年会工作整体流程表(万能年会策划).docx

年会及聚餐事宜安排
流程规划起草人：
一、基本情况
1、会议事宜：
1.1会议时间：
1.2会议地点：
1.2参加人员：总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员
2、聚餐事宜
2.1聚餐时间： （需提前10分钟到场，各部门负责人清点人数，未到者聚餐开始正常开始）
2.2聚餐地点：公司总部食堂；
2.3聚餐人员：参会人员及总部人员。
3、权责：
3.1人事行政部：主导；
3.2总经办：监督各项事宜的落实；
3.3各部门负责人：落实执行人事行政部各项通知；
4、注意事项：
4.1对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求，从重处罚；
4.2由于开会地点是在 ，聚餐地点是在 ，去回过程注意安全，听部门经理的统一指挥；
4.3聚餐后住宿事宜由人事行政部 负责。
二、具体细则
会议安排事宜

序 号

阶 段

项目

细则

电子文档

截止时间

执行人/ 主导人员

协助人

监督/ 审批人
是否在规 定时间内 完成

备注

一、会议及聚餐通知
1、起草（会议和聚餐内容、流程）；

XXXX-X-X，18:00

无

完成
深圳、东莞天气预
报等信息，准备好 装备

2、发布；

XXXX-X-X，12:00

无

完成

3、温馨提示；

隔四天发布一次，并
手机群发尤其会议前 两天必须发布

完成

4、手机信息提示：时间、地点、中餐就餐地点、提前多久
到场；

XXXX-X-X，18:00

完成
避免忘记

5、会议通知、天气预报等信息（含开会前后两天）；

XXXX-X-X，18:00

完成

二、浙江人员来总部开会安 排项目
1、参加人员汇总；

XXXX-X-X,12:00

完成

2、机票预订（确定分开还是一起过来，必须保证时效）；

XXXX-X-X,18:00

XXX协

完成

3、接机事宜安排；

XXXX-X-X

完成

会 议 准 备 阶 段

4、住宿、就餐安排事宜（宾利酒店3号和4号晚上）；

XXXX-X-X

助预订酒
店及订餐

完成
5号晚上住宿到凤
岗这边住宿

三、深圳、东莞、惠州参会
人员
1、人员汇总，2、住宿地点，3、4号中晚餐、5号中餐在白
泥坑就餐

XXXX-X-X

完成

四、开会期间就餐安排
1、两天会议中餐安排事宜

XXXX-X-X

完成

五、5号开完会后的住宿预订

XXXX-X-X

完成

2

六、会议项目流程事项安排
1、会议ppt汇总（确定会议议程）

XXXX-X-X，

完成

3
2、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通；

XXXX-X-X至XXXX-X-X

完成

3、不需测试
水（饮料+矿泉水）、笔、白板、参
会签到表、座次牌、会议流程表、或 会议通知（每个领导一份，每桌一 张）、参会人员通讯录；

准备好：XXXX-X-X,12:00前
运至会议地点：XXXX-X-X，12:00

完成

4、需测试与试用效果
投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软 件、参会人员ppt会议课件试用（强 调字体大小、颜色搭配）；

XXXX-X-X，9:00至
12:00测试

完成
找XX要酒店联系
方式，提前至少三 天协商会议现场事 宜

5、会议现场布置
第三和第四项的用品的摆放及测试好

XXXX-X-X，9:00至
12:00

完成
如上午无法完成下
午继续

6、和酒店工作人员沟通，第二天必须提前三十分钟（1个小
时最好）开门，并留酒店负责现场设备人员联系方式，以备

完成

七、（是否需要聚餐）第一
天会议聚餐后聚餐地点

先确定好

会 议 实 施 阶 段

第1天会议（XXXX-X-X）

总部人员至会议场地 安排
1、职能部门参会人员提前1小时在总 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚50元，直级领导50元；

XXXX-X-X会议举行前1小时，人事行政部提 前2小时到（向祖胜留 下来组织统计未按标 准时间到的）

在参会前三天及前 一天通知到位

2、根据人员数量，公司总4辆车，是
否能满足需求

XXXX-X-X

4

会议进行时
1、清点参会人数

会前五分钟

提前10分钟入场签到
5
2、会议开场白及纪律宣布

6
3、会议进行

7
4、会议中间休息时间必须强调确定
下来时间

8
5、中午就餐及休闲（宾利酒店）

9

会议结束及总部人员 回公司安排
1、下午完会后宣布第二天的安排，
并说明晚上聚餐（确定地点、时间） 2、提醒大家准时退房；

10
2、职能部门回公司安排（主要是车
辆），注意开车喝酒人员

11

第2天会议（XXXX-X-X）

总部人员至会议场地 安排
1、职能部门参会人员提前1小时在总 部营业部集合，在规定时间内未到指 定地点，罚50元，直级领导50元；

12
2、开完会聚餐？是否需要

13

中午结束
自行安排坐车回总部

14

下午
1、参会需住宿人员和王主管对接联
系

聚餐活动事宜

序 号

阶 段

项目

细则

电子文档

截止时间

执行人/ 主导人员

协助人

监督/ 审批人
是否在规 定时间内 完成

备注
17

准 备 阶 段

1、聚餐礼物及其他礼物准备
1、优秀管理者证书打印；

XXXX-X-X

2、优秀管理者奖金包装、优秀团队（确定金额）

XXXX-X-X

18
及抽奖箱准备，人员名单打印；

XXXX-X-X

19
果瓜子盘子、一次性杯子等的；

XXXX-X-X

20
5、聚餐横幅定制

XXXX-X-X

21
2、水果、瓜子、糖类准备

XXXX-X-X

3、酒、饮料的购买

22
4、菜的购买

XXXX-X-X

XXX提供菜单

5、现场KTV、话筒、投影仪
等的试用

XXXX-X-X,10:00前

5、人员安排
抽奖奖品包装及摆放
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

买菜回来后帮忙提菜的
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点

卫生打扫
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点
23
洗菜洗水果
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点
24
做菜、切菜、帮厨

早晨9:00-下午17:30

王主管和对方沟通
25
桌及现场筷子水果的摆放
组长 ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点
26
现场装饰
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点

端菜
组长： ；成员：

早晨9:00-下午17:30

具体人员安排灵活点

6、水电用量
可开始前后数据比对，算出金额，在收款的时候扣除

如对方不提就算了，但自己必须事 先落实准备

7、发言稿安排
、“管理层代表、员工代表”提前三天写好，提
前沟通写好

员工代表及管理层代
表提前三天写好稿子

8、节目收集

XXXX-X-X

28

实 施 阶 段
1、现场主持人
待定

依次进行、时间待定

2、发言

依次进行、时间待定

3、优秀员工、管理者奖颁奖
__________颁奖

依次进行、时间待定

4、聚餐、表演节目

依次进行、时间待定

5、聚餐开始后30至1小时可
开始抽奖活动
执行：

依次进行、时间待定

具体时间以现场为准

结 束
1、卫生打扫

依次进行、时间待定

2、桌椅的归位

依次进行、时间待定

3、后期礼物等其他东西的整
理、统计

依次进行、时间待定

29

30

年会流程及任务安排表

总负责：

时间
流程
内容
负责人
备注

12月14日前

杂项采买
负责提前购买水果
12月14日周六订好，15日早送货至会场
主导人：
1、酒类（红酒，白酒，香槟）、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光 棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、 横幅；
酒水：

其他： 负责自带电脑一台，用于节目评选

除水果外在12月14日前全部采买到位；自带接线 板，用于评委评分电脑
主持稿
节目顺序和串词

背景、音乐
制作
音乐： 背景：

抽奖制作
收集人员照片、抽奖制作：1-3等奖逐个抽，4等奖2个一抽，5等奖
5个一抽
收集：
制作：

无忧宝宝图片制作

主导人：

会场桌位导视图
打印
主导人：
门口有电视屏幕可以滚动播放席位图，由
制作

12月15日9点
会务组全体人员进场
1、 到达酒店
主导人：

提前通知到位

2、 在公司负责把物品运输到年会场地
主导人：

会场布置
扎吹气球，装饰会场
主导人： ；
组员：

负责向酒店索要2卷专用胶带
易拉宝横幅的摆放
主导人： 负责摆放并拉横幅

10点
背景音乐调试、LED调试
音乐的播放流程、LED背景的播放流程，王剑与酒店音响师沟通调 试
音乐播放： 背景播放：

抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品
的摆放
在舞台的右侧有礼品桌：先封箱放置，待14:00拆箱摆放
主导人：
已与酒店确认桌子
一等奖，二等奖悬挂
奖品放在酒店的升降挂钩上
主导人： 组员：
已与酒店确认
主持人造型
女主持： 服装、化妆
主导人： 负责服装租赁
由 联系化妆师（手机： )
所有演职人员进场
开始彩排

11:40
嘉定及中粮人员出发
包车从嘉定出发到会场

包车由 负责确定，并制定行程
12点
泡泡机，烟雾机，追光灯，投 影仪及工作人员到位
各项设备调试
主导人： 摄像师开始拍摄花絮
需要无忧公司人员协助，请联系
13点
集体照拍摄位置商谈
与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜
主导人：

12点
灯光调试
和酒店预约，和外请灯光师约好
主导人：

12点
午餐 演职人员、会务组人员
面包与饮料，并做简单记录，以免漏发
发放人：
由 负责提前购买并由张师傅负责运输
13点
水果点心摆放
迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放
主导人： 组员： 负责摆放

14点
酒店开始提供茶水
与酒店方沟通

已与酒店确认

现场负责人： 主持人：

14点
全体人员入场
入场引导：__________
区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场
由__________邮件提示所有年会人员14点开始 入场

14点50分
演出倒计时通知
通知

演出正式开始
安排节目的顺序，编写主持稿，裴慧协作

15点
陈总致词

15点
晚会音乐
节目音乐播放（节目全程）
主导人：

晚会背景
节目背景播放（节目全程）
主导人：

道具

所有节目所需道具：列出清单，选准道具上下台时间点

主导人： ；组员：
节目单（附道具，道具须提前准备好，
统计好，打印好分享给 ）
话筒
根据表演人数的多少，提交话筒数量（共6个无线话筒），话筒支 架无忧自带（由 负责）
道具负责人站在舞台左边，靠音控处
灯光秀
灯光秀时间、安排：外请追光灯灯光师配合
主导人：
已与酒店方确认

安排节目衔接
所有节目均从后面过道，由右边上台，左边下台
负责邮件通知，和现场通知

负责现场排练
所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪，在等候区等待上场
提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备
化妆室后台--演出通道
化妆室：催促、引导从化妆室到入场通道--余丽敏
演出通道-舞台候场区
主导人： 组员：
演出退场引导

评委入座
主持人邀请评委入场
评委：
上午与酒店安排桌椅座位，在主桌的右前方摆放 评委席

15-17点

现场竞答

现场竞答，按问答顺序提问
负责PPT播放

负责礼品购置
确认礼品存放处
要负责给抢到答题的人员递话筒，翁美娟负责颁发礼
品

17点
评委评选结果公布
一二三等奖颁奖，颁奖嘉宾分别是
一等奖： ；二等奖： ；三等奖：

17点
无忧宝宝礼品发放
颁奖嘉宾：

17点30分
安排拍摄集体照
站位，现场组织
主导人： 协助：
事先已与酒店方确认需要拍集体照，现场人员与 服务员一起摆放椅子
17点30分-18:25分
酒店人员翻台
收拾桌子，准备晚宴
主导人： 协助：

17点32分
摆放酒水
搬运至指定服务台，由服务员进行上桌摆放
主导人： 协助：

18点30分
晚宴开席

18点30分
肖总致词

九周年蛋糕庆祝仪式

切蛋糕、倒香槟仪式（香槟塔搭建、酒杯到位）

主导人：
需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔，注意安全， 香槟杯由酒店提供，现场搭香槟塔由外请婚庆公 司人员负责，杯子摔坏照价赔偿。

12月份生日人员祝贺
叫到名字的人员到舞台领取礼物站，接受大家的祝福
由小俞组织催促，巧克力由小俞引导发放（由杨玉玲、翁美娟发 巧克力）
确定数量后由XXX统一购买

晚宴开席
负责与酒店方沟通，关注上菜的速度
主导人：
五等奖30名：5个一起

1、整个抽奖环节由 负责
抽奖操作： 协助：
四等奖12名：2个一起

抽奖仪式
2、 负责礼品的指导发放， 为礼仪负责发放
礼品；
奖品： 发放： 记录:
三等奖9名
3、 作抽到人员的名单记录
二等奖6名
20:30
晚会结束

嘉定、中粮包车回程
人员由 负责清点人数并做记录
跟踪执行人：
确保大家安全回程

特别注意： 1、以上会务组人员，请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备，所负责事情均要从头到尾全部负责到底，包括运送回公司。 2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待，禁止出现不礼貌事宜，且无论此项事情是否你本人负责，只要有人前来咨询，均要给予回复或让其找到相关负责人员，不得推诿或说不知道。
3、会务组人员内部须团结一致，互帮互助，不得出现争吵等内讧现象，以免影响公司形象。

4、如有紧急或特殊事宜，请及时联系会务总负责人魏永丽。