公司cw5-费用报销及各项付款制度.doc

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关于费用报销及其它付款财务制度

1 总则
1.1 目的：为规范报帐及各项付款，加强开支管理、严格费用支出、杜绝浪费、提高经济效益和促进管理的规范化。
1.2 费用报销，是指公司各部门和员工因日常公办需要，对公司零星使用资金的借支、使用和报账行为。其它付款指除公司费用报销外支付其它款项。
1.3 适用范围：适用于公司全体员工，全体员工应共同遵守。
2 报销单据管理规定
2.1 票据要求
2.1.1 报销单据必须是真实、有效、完整、合法的原始凭证，不合法的单据原则上不予报销。
2.1.2 发票丢失、损坏等特殊情况下，由经办人员写出书面说明，证明人、部门经理、财务经理、分管副总经理等签字，报总经理审批后，才能报销。
2.2 审核要求：业务部门负责原始凭证的真实性、完整性审核，财务部负责原始凭证的合法、合规性审核，并根据具体情况，作如下处理：
2.2.1 对没问题的原始凭证给予办理报销手续；
2.2.2 对有问题原始凭证的处理：
2.2.2.1 不真实、不合法的不予受理；
2.2.2.2 记载不明、不完整的凭证，予以退回，要求补充、更正。
2.2.2.3 金额等重要项目有涂改的原则上予以退回。
2.2.2.4 弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应予以扣留，查明原因，及时向公司领导报告，给与严肃处理；
2.3 单据的应用说明：
单据名称
使用说明
《事务招待请示单》
招待（用餐、住宿）事前申请，注明费用支出预算、事由等
《事务请示报告单》
请购招待用品、办公用品申请
《差旅费报销单》
差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）
《费用报销单》
非差旅费的日常费用报销
《借款单》
日常费用借款
2.4 报销单据填写、粘贴要求：
报销单据必须用蓝、黑水笔书写，附件粘贴规范、有序，不得使用订书针、大头钉、回形针串别，原始凭证显示号码和金额的位置不能被粘死；不符合规定的，财务部门有权退回。
3 借支规定
3.1 借款用途：员工借款只能用于公司工作需要，不得因私事借款。
3.2 借款金额：员工因工作需要，可预先在公司借款，金额以能满足必要的支出为限。
3.3 借款审批流程：员工借款按最新实施的公司报账审批流程办理审批。
3.4 报帐、还款要求：借款人应在出差归来或业务办理完毕后10个工作日内办理报销还款手续；原则上一次借款未还清的，不得再次借款（不含备用金）。
3.5 借款催收：
3.5.1 所有借款在员工工作调动、离职、春节放假前应全部收回，由财务部及借款部门负责人监督完成。
3.5.2 借款的日常催收
部门经理对本部门员工的借款还款情况要及时跟踪了解，财务部每月清理一次账目，对逾期不还款或不报账者，应立即通知借款人及其部门经理，催还借款；对逾期一个月以上的借款，如无正当事由延迟还款及没有还款计划的，财务部上报公司总经理，以便及时采取措施，减少不必要的经济损失。
3.6 备用金制度
3.6.1 备用金的适用范围
一些岗位日常用款次数较多，如零星采购等，为控制其借款总额和方便其报帐工作，可根据其业务量核定其备用金金额。
3.6.2 日常报帐具体操作
3.6.2.1 借款人一次性从公司财务部领取规定限额的备用金，日常报帐不需冲所借备用金，直接报帐即可。
3.6.2.2 如临时发生较大的采购或费用引起备用金不够用的，可按相关程序申请临时借款，临时业务发生后，报帐单冲临时借款，归还所有临时借款。
3.6.2.3 非发生以上特殊情况，备用金借款人借款不得超过备用金限额。
3.6.3 备用金标准的核定程序
由各部门、科室对有需要的岗位人员，根据其业务量核定其备用金金额，经部门经理审核、财务审核、总经理与董事长审批。
4 出差管理规定
4.1 出差审批
出差人员出差需写请示单，说明出差原由、地点、时间等。一般员工出差需部门经理审批；部门经理出差需总经理审批；副总经理出差需总经理审核，董事长审批。出差报帐时，出差报帐单需附已审批的出差请示单，否则不予报销。为便于工作，总经理或董事长出差需相互告知，不需写书面资料。
4.2 报销范围：包括员工根据公司安排到外地出差发生的交通费用、住宿费用和出差补贴等。
4.3 报销标准
职   务
住宿费限额 （天）
伙食补贴（天）
单 人
双 人
董事长、总经理
实报实销
实报实销
实报实销
副总经理
500/人
500/人
实报实销
部门经理
300/人
300/人
实报实销
部门经理以下人员
180/人
100/人
50/人

职   务
火车
飞机
市内交通
董事长、总经理、
副总经理
软卧
普通舱
计程车
部门经理
硬卧
普通舱
计程车
一般员工
硬座

公交车
备注：公司驻外长驻人员，标准视情况另定。
4.4 报帐申批流程
4.4.1 按最新实施的公司报账审批流程办理审批。由财务报帐员办理相关审批流程，其他人员办理的不予签批。
4.4.2 审核员对票据的审核、报销要求：
4.4.2.1 审核员在收到出差发票，须附有已审批的出差请示单，否则退回不予办理。
4.4.2.2 收到已审批的出差请示单与发票，如当时不能及时填报的，要办理单据的交接手续，以免出现纠纷。
4.4.2.3 出差人应按日期写明出差路线，报帐审核员严格按财务相关制度审核、粘贴、填制，审核过程中发现有假发票、不属本次报销范围等报销单据的，将剔出不予报销。
4.4.2.4 对于超出报销标准的出差费用，原则上按标准报销，有特殊情况的经总经理审批后方可据实报销。
4.4.2.5 出差单据经财务部报帐审核员审核、粘贴、填制，并经出差人签名确认后，按财务签字审批程序代办相关签字审批工作。办好签字审批程序后，通知出差人领取出差报销单据，注意要办好单据交接手续，出差人自行到资金科报帐领款。报销金额首先冲减其个人借款，多退少补。
4.5 情况说明
4.5.1 报帐时间：出差人员回公司后，应在10天之内将出差单据核好金额交财务部报帐审核员，超期不交报帐审核员导致不能报销的，后果自负。
4.5.2 出差食宿由他人安排的处理：出差人员出差时，如食宿已被安排好、无需个人负担的，则不予报销食宿费。
4.5.3 两人以上出差的报销标准：两人或多人一起出差，职务有差异的，住宿费、交通工具标准可按高职别标准报销。全部出差费用由1人报销，其中跨部门的，需附费用分摊明细表，并由各部门经理签字确认，交财务部报帐审核员办理。
4.6 带小车出差报销规定
4.6.1 董事长、总经理、副总经理、部门经理可带小车出差，相关油费、过路费等据实报销。
4.6.2 其他人员带小车出差，需经分管副总批准。
4.7 报销标准与发票不一致的处理：报销金额按报销标准要求处理，小于报销标准的，按实际报销，高于报销标准的，按标准报销。
4.8 探亲的报销规定
探亲人员仅报销相关往来车费，不得报销伙食补贴、住宿补贴等相关费用，自驾车回去的，经理以上的实报实销，经理以下人员只报销燃油费，其它费用不予报销。
4.9 外出补助标准
4.9.1 员工因公外出中午无法回公司就餐，公司给予误餐补助。标准为：长葛市辖区10元，许昌市辖区（不含长葛）15元/人次，许昌市以外辖区20元/人次。
4.9.2 司机出差在外有住宿的给予出差津贴，第一天按20元/天，其余天数按50元/天。相关出差人员签字证明（包含司机），无相关人员的，部门经理签字证明；
4.9.3 费用报销期限为10个工作日，过期不予报销。
4.10 出差住院情况的费用报销
出差人员在出差地因病住院，期间按标准发给伙食补贴，不发交通费和住宿费。住院超过一个月的停发补助费。
4.11 公司业务无关的差旅费的处理
与办理公司业务无关的差旅费、其他应由个人承担的费用不得报销。
5 业务招待管理制度
5.1 业务招待费的使用原则
业务招待费使用必须对促进企业安全生产、经济合作、企业管理、公司形象展示起到积极的作用。
5.2 业务招待费的使用范围
5.2.1 用于上级主管部门、政府部门到本公司检查、指导工作及兄弟单位来客联系工作的接待。
5.2.2 用于业务部门外出联系工作所发生的必要招待。
5.2.3 用于本企业发生突发性事件后的抢险抢修以及救灾所发生的就餐、茶水饮料等必要性开支。
5.3 业务招待费的招待标准
行政部是业务招待费的管理部门，根据制度严格控制使用并负责检查和考核。
5.3.1 业务招待标准：接待政府部门处级以上人员、银行分行行长和业务单位高层管理人员的接待标准由公司领导决定；接待政府部门科级人员、银行支行行长或副行长、业务单位中高层人员原则上不超过150元/人的标准；接待政府部门科级以下人员、银行支行副行长以下人员、业务单位中层以下人员原则上不超过80元/人的标准；特殊情况的接待，由公司领导决定；业务用餐费用标准要按照事前请示原则执行，应列明接待及用餐人数，请示用餐金额范围；报销时除经办人签名外，至少应有一人为证明人签名。
5.3.2 外单位到公司联系工作、参观等原则上不安排用餐。特殊情况须填写事务招待请示单。报告总经理或董事长批准。
5.3.3 省、市级和相关职能部门领导接待用餐，由接待部门报总经理或董事长批准后方可接待，标准视具体情况而定，实报实销。
5.3.4 凡超过标准的，其超出部分自理；凡没有完善就餐手续所发生的招待费用一律自理。
5.4 业务招待费申请程序
各部门、科室来客招待，需要事先在就餐或者活动前两小时填写招待业务申请单，根据来客情况，确定接待标准或规格。除董事长、总经理以外，各科室招待来客先填写“事务招待请示单”，注明招待来客姓名、职务、事由、经办人、来客人数、招待标准等内容，“事务招待请示单”必须按最新审批流程办理，最后作为报销凭证。因特殊原因，来不及填写事务招待请示单的，招待单位要及时完善手续，超过两天的不予报销。
5.5 报帐审批流程
5.5.1 按最新实施的公司报账审批流程办理审批。由财务报帐审核员办理相关审批流程，其他人员办理的不予签批。
5.5.2 审核员在收到招待发票，须附有已审批的事务请示单，否则退回不予办理。收到后如不能及时办理的，要办理单据交接手续，以免出现纠纷。报帐审核员严格按财务相关制度审核、粘贴、填制，审核过程中发现有假发票、不属本次报销范围等的报销单据，将剔出不予报销。对于超出报销标准的原则上按标准报销，有特殊情况的经总经理审批后方可据实报销。招待费单据经财务部报帐审核员审核、粘贴、填制，并经经办人签名确认后，按财务签字审批程序代办相关签字审批工作。办好签字审批程序后，通知出差人领取报销单据，办好单据交接手续，由出差人自行到资金科报帐领款。报销金额首先冲减个人借款，多退少补。
5.6 其它规定
5.6.1 招待地点
除总经理、董事长外，原则上各部门、科室招待地点由行政部确定接待人员就餐、住宿等地点，如需在公司金汇阁招待就餐，须经总经理或董事长批准。
5.6.2 招待用烟酒结算
业务招待用烟、酒一律由行政部人员安排并结算。
5.6.3 就餐、住宿招待结算
公司招待只有董事长、总经理有权签字挂账，由行政办公室指定专人负责结账，其它各部门任何人进行招待不得以公司名义签字挂账。
5.6.4 公关事宜所需礼品
公司对外公关事宜，须送礼品的可参照招待费申请程序办理，请示单注明礼品预算金额。
6 后勤物品采购、保管、领用、报账管理规定
为规范公司后勤采购事务，对公司行政办公室、行政总务科、公司工会、办公用品及办公电子设备等物品的采购、保管、领用、报帐作如下规定：
6.1 行政办公室负责采购的物品
公司接待用烟酒、礼品的采购与管理由行政办公室负责，办公室采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行：
6.1.1 采购管理
6.1.1.1 烟酒、礼品采购分日常采购与专项采购。日常采购行政部应于25日填写事务招待报告单，按最新审批流程审批后方可采购。专项采购指日常计划外的采购，由各需求部门提出申请，经行政部经理、行政副总审核，总经理审批后方可采购。
6.1.1.2 已批准的采购计划，按使用情况分批采购，由行政部经理与其办公室采购专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象；本月采购计划不够使用需补充采购时，经报行政部经理、总经理或董事长批准方可采购。
6.1.2 入库、保管、领用管理
6.1.2.1 公司行政办公室指定专人负责烟酒（不能与采购专员为同一人）；
6.1.2.2 接待用采购物品均应办理入库手续，填写《招待物品入库验质单》，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；
6.1.2.3 接待物品领用必须办理领用手续，填写《招待物品出库单》，经领用部门经办人签名、领用部门经理、管理专员、行政部经理审核，总经理审批；
6.1.2.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。
6.1.3 报帐管理
6.1.3.1 由行政部经理与其办公室采购专员一起参与采购询价，参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经行政副总审核后按公司最新报帐流程签批报帐；
6.1.3.2 报帐时必须提供事务请示报告单（包含累计执行数）、发票、招待物品入库验质单。
6.1.4 报表、帐簿管理：
6.1.4.1 月未，根据帐簿编制《招待物品报表》，上报总经理、财务部经理；
6.1.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。
6.2 行政总务科负责采购的物品及外协修理
行政总务科负责的费用分两类：物品费用、服务费用。物品费用指为公寓采购物品、采购饮用水、为公司采购卫生用品等；服务费用指空调维修、门窗桌椅维修等。行政总务科负责的维修服务及物品采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行。
6.2.1 采购管理
6.2.1.1 行政总务科所负责的物品需要采购或维修时，行政总务科填写事务请示报告单，经行政部经理审核，行政副总批准后方可采购或维修；
6.2.1.2 已批准的采购计划，按使用情况分批采购，由行政总务科科长与其采购专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象。
6.2.2 物品入库、保管、领用管理及维修服务
6.2.2.1 行政总务科指定专人负责物品的保管；
6.2.2.2 行政总务科负责采购的物品均应办理入库手续，填写《入库单》，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；
6.2.2.3 行政总务科负责采购的物品必须办理领用手续，填写《物品出库单》，经领用部门经办人签名，领用部门经理、管理专员、行政部经理审核；
6.2.2.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查；
6.2.2.5 发生外协修理时，填写《服务(物品)确认单》，并及时由接受服务的相关部门经办人签字，部门经理审核，并经行政部经理审核。
6.2.3 报帐管理
参与物品采购或维修服务询价的当事人都作为经办人签字，经行政部经理审核后按公司最新报帐流程签批报帐，报帐时必须提供事务请示报告单（包含累计执行数）、发票、物品入库单、《服务（物品）确认单》。
6.2.4 报表、帐簿管理：
6.2.4.1 月末，根据帐簿编制《物品报表》，报财务部经理；
6.2.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。
6.3 公司工会负责采购的物品
公司福利物品由公司工会负责采购。公司工会采购、保管、领用、报帐程序按以下规定执行：
6.3.1 采购管理
6.3.1.1 公司工会福利物品采购分日常采购与专项采购。日常采购应于25日编制采购计划单，经工会福利物品管理专员申请，工会主席、行政副总审核、总经理批准后方可采购；专项采购指日常计划外的采购，按具体需要的时间采购，其它与日常采购程序相同；
6.3.1.2 已批准的采购计划，按使用情况分批采购，由工会主席与工会物品管理专员一起参与采购询价，货比三家，以价廉物美为优先采购对象，参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经工会主席审核后按公司最新报帐流程签批报帐；报帐时必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、物品入库单。
6.3.2 入库、保管、领用管理
6.3.2.1 工会指定专人负责工会福利物品的管理；
6.3.2.2 工会福利物品均应办理入库手续，填写《物品入库单》，管理专员、工会主席签字审核；
6.3.2.3 工会福利物品领用必须办理领用手续，填写《物品出库清单》，须经领用人、管理专员签字，工会主席审核；
6.3.2.4 根据出入库单记录帐簿；月末，由公司工会安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。
6.3.3 报帐管理
参与采购询价的当事人都作为经办人签字，经工会主席审核后按公司最新报帐流程签批报帐，报帐时必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、物品入库单。
6.3.4 报表、帐簿管理：
6.3.4.1 月未，根据帐簿编制《工会物品报表》，报财务部经理；
6.3.4.2 帐簿在年未时，转交财务部。
6.4 办公用品采购与管理
办公用品指纸张、笔墨等耗材、计算器、U盘、移动硬盘、电脑配件等。
6.4.1 采购管理
各部门每两个月提交一次办公用品耗用计划，经部门经理审核签名，上报行政部办公室，行政部办公室统计后，经行政部经理审核签名，行政副总批准后由供应部经理审核签名，安排采购，同时上报财务部经理。
6.4.2 入库、保管、领用管理
6.4.2.1 办公用品购回后应到公司行政办公室办理入库手续，填写《办公用品入库验质单》，经采购专员、管理专员、行政部经理签字审核；
6.4.2.2 办公用品领用必须办理领用手续，填写《办公用品出库单》，经领用部门经办人签字、领用部门经理、管理专员、行政部经理审核；
6.4.2.3 根据出入库单记录分别登记办公用品帐簿；月末，由行政部经理安排相关人员进行盘点，核实帐簿；财务部可安排人员监督盘点，并可不定期抽查。
6.4.3 报帐
供应部按公司最新《审批流程》审核后报销，报帐必须提供计划单（包含累计执行数）、发票、办公用品入库验质单。
6.4.4 报表、帐簿管理：
6.4.4.1 月末，根据帐簿编制《办公用品报表》，报财务部经理；
6.4.4.2 帐簿在年末时，转交财务部。
7 通讯费用管理
7.1 公司手机通讯费用报销标准为：
7.1.1 经理（含）以上级别，实报实销；
7.1.2 副经理级别：300元；
7.1.3 科长、副科长级别：200元；
7.1.4 一般行政、人事、财务、供销人员50-100元；
7.1.5 其他特别批准人员；特批人员手机通讯费按特批标准报销；
7.2 有通讯补贴相关人员24小时开机
有通讯补贴相关人员，手机必须24小时开通，1个月内有三次关机者，取消手机补贴（由各部门统计关机次数，汇总后由行政办公室报财务部门）。
7.3 实报实销人员手机费用报账
实报实销凭发票报销，由行政办公室及时缴纳，按公司最新《审批流程》审核后报销。
7.4 其他人员手机费用
其他人员手机费用按照标准直接补贴列支工资表，不得另行报销通讯费。
7.5 固定话费
固定电话费用报销由行政办公室根据发票按月报销，固定电话费用单上不允许有通讯费用外的“其他服务费用”，如有发现，经查实的由拨打电话人承担相关费用，不能查实的由固定电话负责人个人承担相关费用，公司不予报销通话费用之外的其它一切代收费。
8 关于私车公用的管理规定
8.1 符合私车公用的条件
8.1.1 公司副经理级（含）以上业务中需私车公用的人员。
8.1.2 总经理或主管副总指定或特批的特殊岗位人员。
8.2 私车公用报销范围
私车公用过程中所产生的燃油费根据实际里程，按1元/公里享受补贴；过路过桥费、停车费等凭有效发票予以报销；其它原因所产生的费用，如车辆保险费、车辆维修费、事故处理费等由个人承担。
8.3 私车公用审批流程
私车用于公司业务前，必须事先提出申请，填写《私车公用申请单》（详见附件），部门副经理报部门经理批准，部门经理报分管领导批准。
8.4 私车公用实行一事一请示，及时报销，杜绝事后补单行为；运行过程中所产生的费用必须为申请单有效期内的费用，否则不予报销。
8.5 符合集团职务级别在6级以上的领导，参照公司《关于公司公务车辆使用管理规定的通知》所规定的内容执行。
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