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银行授信档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范全行授信档案的管理，适应授信管理体制的改革和业务发展的需要，落实授信档案集中统一管理的决定，根据《银行股份有限公司档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 银行股份有限公司授信档案是总行及分、支行（部）对各类非金融机构法人和个人客户授信活动（目前包括各种对公贷款、各种零售贷款、各种按揭贷款、承兑汇票、贴现、信用证、保函、备用信用证、进出口押汇等）中形成的，反映授信业务工作情况并具有保存价值的文件资料的总称，是我行与各类非金融机构法人和个人客户间债权、债务关系的原始凭证及我行依法催收的重要法律依据，是银行股份有限公司业务档案的重要组成部分。
第三条 本办法所称授信档案，包括：尽职调查与授信审查档案、公司业务档案和零售业务档案及保全业务档案等。
第二章 授信档案的管理原则与基本要求
第四条 银行股份有限公司授信档案实行统一标准，分别保管的原则。在总行运营管理部制定授信档案保管制度和保管标准的前提下，由总行运营管理部、特殊资产管理部、授信审批部和各分、支行（部）依照各自的保管职责分别履行管理各类授信档案的职能。总行和分、支行（部）相关的授信档案管理人员应切实履行授信档案的集中保管和提供利用的职责。总行运营管理部应会同总行特殊资产管理部、授信审批部和分、支行（部）共同负责本办法的实施及对分、支行（部）授信档案管理的业务指导、监督和检查。
全行授信档案的管理应做到“三个统一”：
（一） 统一制度，即银行股份有限公司全辖均依据本办法管理各类授信档案。
（二） 统一做法，即按照统一的方法、标准来整理、保管授信档案。
（三） 统一管理软件，即统一使用我行开发的抵质押品档案管理系统。
第五条 银行股份有限公司授信档案管理的基本要求是：
（一）分段管理。将一个公司类授信项目形成的文件材料和零售类贷款形成的合同文本资料依据授信的执行状态划分为执行中的授信文件（简称授信文件）和结清后的授信档案（简称授信档案）两个阶段，根据相应的保管权限由总行运营管理部、总行特殊资产管理部、授信审批部和分、支行（部）分别集中保管，由总行运营管理部保管的授信档案在该授信结清后退回经办分、支行（部）自行保管，分、支行（部）对两类档案要分别存放。（二）专人负责。总行运营管理部、特殊资产管理部、授信审批部和各分、支行（部）应配备专职授信档案员，负责各自保管范围内的授信文件的接收归档、日常管理及信息维护等工作。授信档案员应相对稳定，并熟悉授信业务流程、档案管理专业知识及具体操作。各部门和分、支行（部）的档案员必须协助总行运营管理部和各分、支行（部）的押品保管员共同负责押品权属证书的接收、保管、清退及提供利用等工作，实现双人经办制。根据各部门和分、支行（部）的实际情况，授信档案员和押品保管员也可由一名专职人员担任。
授信档案员和押品保管员由总行各相关部门和分、支行（部）自行确定，授信档案员和押品保管员工作变动应办理交接手续，并进行变更登记。因交接手续不全致使押品权属证书和授信文件、档案损毁、遗失或其它影响档案安全的情况发生的，要查明情况并追究有关人员的责任。如有相关人员的变更须向上一级管理机构报备。同时，在报备的过程中要及时在系统中同步进行岗位
的更改。
（三） 按时交接。公司业务类授信文件的移交从阶段上分为前期移交和后续移交。前期移交以首次发放审核完毕为标志，包括授信发放申请文件和发放审批文件；后续文件的移交应随着授信额度的逐步释放随时进行，各次移交均应严格履行交接手续，填写“授信文件移交清单”（见附件 5-1-1）或“后续文件移交清单” （见附件 5-1-5），零售类授信文件随着授信发放一次性移交，个
人循环贷款随着贷款发放分次移交。
由总行运营管理部放贷中心审查出帐的抵质押类授信业务，由总行运营管理部放贷中心负责保管该出帐业务的部分授信档案资料，档案资料主要由以下资料组成：授信审批表、借款合同、抵质押合同、借据第二联复印件、相关的抵质押品权证和他项权证原件、冻结支付凭证，公司类授信业务的举债和担保法律文件（客户经理双签、原件核对无误章）等。其他授信档案资料，由分、支行（部）自行保管。各分、支行（部）经办客户经理与总行授信档案员之间在授信发放前履行授信档案和押品的移交。后续文件由分、支行（部）客户经理随着授信发放进度随时向总行运营管理部档案员移交相关档案资料及相关押品。
由分、支行（部）在出帐权限内自行审查出帐的各类授信业务，由各分、支行（部）保管其相关的授信档案，各分、支行（部）经办客户经理与分、支行（部）授信档案员和押品保管员之间在授信发放前履行授信档案和相关押品的移交。后续文件由分、支行（部）客户经理随着授信发放进度随时向本行档案员和押品保管员移交相关档案资料及相关押品。
（四） 定期检查。各分、支行各类授信档案的管理工作接受总行运营管理部的业务指导与监督。总行运营管理部对分、支行（部）在制度的执行情况及授信档案的管理状况进行定期检查，并将其纳入年度绩效考核和档案工作目标管理综合考评内容。分行要对下辖机构进行检查，出具检查报告并定期向总行运营管理部报备。
第三章 授信文件的归档范围
第六条 授信文件是指正在执行中、尚未结清授信的文件材料。按其重要程度及涵盖内容不同划分为一级授信文件和二级授
信文件。
（一） 一级授信文件主要指授信抵、质押契证和有价证券（以下简称押品权属证书）及其复印件、“银行股份有限公司运营管理部放贷中心代保管抵（质）押物品收据”（见附件 2-1）、
“银行股份有限公司----------分行-----------支行代保管抵（质）品收据”（见附件 2-2）和“授信偿还/结清通知书”（见附件 4-1）。其中押品权属证书包括但不限于：本、外币存单、银行承兑汇票、银行本票、公司股票/股权证明、备用信用证、政府和公司债券、保险批单、提货单、收费权/经营权的权利证明、产权证和他项权利证书及其它抵（质）押物的物权凭证、仓单、机器设备、存货、应收账款、知识产权等动产权属证明等。
（二） 二级授信文件主要指授信合同、担保合同等法律文件、银行内部授信审批、账务处理、贷后管理及保全清收、客户基本资料等有关文件材料。
第七条 应集中保管的几个业务类型及相应的业务品种：
（一） 风险审批类，主要分为授信审批档案、信用审查委员会的会议材料等。
（二） 公司业务类，主要包括单笔授信、授信额度、授信免保、承兑汇票、承兑汇票贴现、贸易融资档案、保函、信托、委托
贷款、定向资产管理等表内外档案资料等。
（三） 零售业务类，主要包括个人循环授信、单笔授信、各类按揭授信档案、卡类档案资料等。
（四） 保全业务类，主要包括保全清收档案、保全尽职调查
档案、核销档案、不良划转档案、资产处置委员会的会议材料等。
以上业务品种的具体归档范围详见附件 1。
第四章 授信文件的移交与归档第八条 授信文件的移交要求
（一） 如授信的担保方式含抵、质押，则要求分、支行（部）将押品权属证书按授信发放权限分别移交总行或本分、支行（部）档案保管人员后将其复印件归入授信档案内。授信结清，押品权属证书退还借款人后，其 “银行股份有限公司放贷中心代保管抵（质）押物品收据”（见附件 2）借款人签收联应连同“授信偿还/结清通知书”（见附件 4-1）一并移交归档；如担保方式非抵、质押，则仅“授信偿还/结清通知书”在授信结清后作为一级文件归档。
（二） 二级授信文件应全部移交归档。各分、支行（部）经办客户经理应在授信首次发放审核前，填写相应的“授信文件移交清单”（见附件 5-1-1），按归档要求将授信发放资料文件及时交总行运营管理部放贷中心或分、支行（部）授信档案管理人员移交，双方履行交接手续。除交由总行运营管理部放贷中心负责保管的相关授信资料外，分、支行（部）其他各类授信档案资料在总行或分、支行（部）实施授信发放后，所有的二级授信文件应全部由分、支行（部）客户经理移交分、支行档案保管员归档保管。
后续文件应由经办客户经理随着授信额度的逐步释放和相应的授信出帐发放权限随时向总行运营管理部（抵质押类）或者本部门档案员移交，移交需双方填写“后续文件移交清单”（见附件 5-1-5）。
（三） 归档的授信文件原则上应是正本（或原件）。
（四） 总行及分、支行（部）“授信文件移交清单”中所列的要件归档必须齐全，如有要件缺失的情况，应在移交清单中该缺失文件的位置以“要件缺失认定表”（见附件 6）来替代。填写该表时要求对暂时无法补齐的文件，由经办客户经理出具文字说明，说明原因和责任人，由分、支行（部）负责人签字认可并加盖公章后代替该缺失文件移交归档。待原文件补回后，再以正式文件将该表替出。
（五） 客户档案中属于授信业务档案归档范围的也应归入相应的授信档案中。
第五章 授信文件的管理第九条 押品权属证书的管理
（一）押品权属证书是授信担保的重要权利凭证，在存放保管时应视同现金管理，在管理上执行总行运营管理部有关抵质押品的管理办法。（二）分、支行（部）客户经理接收押品权属证书后，应立即在银行股份有限公司抵质押管理系统中按规定的内容逐项予以登记录入，根据出帐权限在实施授信发放时即时向总行运营管理部（或分、支行）的押品保管员进行实物的移交和系统提交，属总行保管的抵质押品，由总行押品保管员在抵质押管理系统中打印代保管抵质押物品收据一式三联，借款人、分、支行（部）经办客户经理、总行运营管理部放贷中心押品保管员三方各执一联。属分、支行（部）保管的，处理程序同总行，借款人、支行经办客户经理、分、支行（部）押品保管员三方各执一联。对于
无审批、无出账权的支行，其押品必须交由该笔授信出账机构保管，档案可由本机构保管（需具备档案保管的条件并配备相应的档案保管员）。
（三） 总行运营管理部（或分、支行）押品保管员在接收押品权属证书后以客户为单位保管，并由押品保管员在抵质押管理系统中提交，办理抵质押品的电子入库手续，分、支行（部）兼作押品保管员的授信档案员应将押品权属证书的复印件作为一级文件放入授信文件档案内。
（四） 授信结清时，分、支行（部）经办部门客户经理与总行运营管理部（或分、支行）押品保管员共同办理押品权属证书的退还手续。总行运营管理部（或分、支行）押品保管员见到经会计部门盖章的“授信偿还/结清通知书”，双方当场清验押品权属证书后，由分、支行（部）经办客户经理在抵质押品管理系统在对已结清的授信进行相关抵质押品出库提交，系统对该笔授信结清进行确认后，系统实施抵质押品出库，经办客户经理在“银行股份有限公司放贷中心代保管抵（质）押物品收据”结清联上签字后，总行和分、支行（部）方可退还押品权属证书。押
品管理员将押品交由客户经理，再由客户经理退还至客户；或由客户经理陪同客户一起领取。请总行和分、支行（部）押品保管员务必在押品出库的同时，在系统中同时提交，避免出现帐实不符的现象。
（五） 总行运营管理部（或分、支行）押品保管员将“银行股份有限公司放贷中心代保管抵（质）押物品收据”借款人签收联和“授信偿还/结清通知书”一并移交本部授信档案员归档，授信档案员将其补归入授信档案内，由总行运营管理部放贷中心保管的相关授信档案资料，在授信结清后，在分、支行（部）客户经理领取抵质押品权证时，总行保管员将其他授信档案资料一并退还给分、支行（部）予以保管。由分行保管的，在授信结清后，在支行客户经理领取抵质押品权证时，分行保管员将其他授信档案资料一并退还给支行予以保管。分、支行（部）经办客户经理对押品权证的原件和复印件的真实性负责。
（六） 特殊资产管理部接收的不良授信如有押品权属证书及 “代保管抵质押物品收据”或新办理抵、质押手续的，其管理方法参见第九条之（一）至（五）款。第十条 二级授信文件的管理
（一） 总（分）行信用审查委员会会议材料的整理
总（分）行信用审查委员会会议材料由信用审查委员会秘书负责整理，交由授信审批部档案保管员保管，双方填写“总（分）行信审会会议材料移交清单”（见附件 7-1），年度内按会议召开的时间顺序排列。各次会议形成的材料（见附件 1）按既定范围、顺序整理、装订，并填写“总（分）行信审会会议材料案卷目录”
和“总（分）行信审会会议材料卷内文件目录”（见附件 7-2、7-3）。
（二） 二级授信文件
1、 客户经理在授信首次发放审核前，应将授信发放申请文件整理入档案夹，按归档要求形成授信文件卷，逐项填写“授信文件移交清单”（见附件 5-1-1），除交由总行运营管理部放贷中心负责保管的授信档案外，其他各类授信档案资料在总行或分、支行（部）实施授信发放后，所有的二级授信文件应全部由分、支行（部）客户经理移交分、支行（部）档案保管员归档保管，分、支行（部）授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。后续放款审核的文件归档流程同上。分、支行（部）经办客户经理对二级授信文件原件和复印件的真实性负责。
2、 填写“授信业务文件卷登录卡” 。该登录卡应在授信业务发生后由授信档案员填写并保管。（见附件 5-2-1）。
3、 贷后管理等后续文件由经办客户经理随时移交给本部档案员，双方填写“后续文件移交清单”（见附件 5-1-5）。
（三）保全业务类二级授信文件
1、保全清收文件的整理
（1） 特殊资产管理部经办人员在不良授信接收后，将与原经办部门移交过程中产生的文件（简称部门间移交文件）及该笔授信原始授信文件整理入夹，形成授信文件卷，逐项填写“不良资产文件移交清单”（见附件 5-1-3），一并移交给本部门授信档案员。授信档案员应逐件核实，并在移交清单上签收。
（2） 填写“授信业务文件卷登录卡” （见附件 5-2-1）。
（3） 经办人员在清收过程中产生的文件随时移交授信档案员入夹，交接双方在“保全清收文件移交清单”（见附件 5-1-4）上做登记、签收。
2、保全尽职调查文件的整理
（1） 特殊资产管理部工作人员应在项目处置方案批复后，将该项目的尽职调查报告、相关批复文件及其他说明等整理入盒，形成尽职调查文件卷，逐项填写“保全尽职调查文件移交清单”（见附件 5-1-6），交与本部档案员，双方履行交接手续。
（2） 填写“保全尽职调查文件卷登录卡”（见附件 5-2-3）。
3、 资产处置委员会会议材料的整理
资产处置会会议材料由部门相关人员负责整理和保管，年度内按会议召开的时间顺序排列。各次会议形成的材料（见附件 1）按既定范围、顺序整理、装订，并填写“资产处置会议材料案卷目录”和“资产处置会议材料卷内文件目录”（见附件 8-2、8-3），原则上在部门相关人员保管一年后向资产管理部档案保管员移交，双方填写“资产处置会议材料移交清单”（见附件 8-1）。
4、 核销档案的整理
核销档案（呆账申报材料）由各分、支行（部）装订成册，核销档案先由总行风险管理部审核，再报内控合规部复核，经计划财务部认定核销后，向特殊资产管理部移交，交接各方填写“核销档案移交清单”（见附件 9）。核销档案按年度—申报机构—客户的顺序由特殊资产管理部保管。
5、 不良划转档案的整理
分、支行（部）不良划转档案按业务类别分为可疑类和损失类。不良划转档案申报材料已按户装订成册，作为该户划转档案的公共材料，统一放入该户项下第一笔档案材料中。
分、支行（部）划转档案向特殊资产管理部综合档案室移交时，双方填写“不良划转档案移交清单”（见附件 10-1）。划转档案按业务类别—机构—客户—项目（笔）的顺序排列保管，要求填写“不良划转档案案卷目录”和“不良划转档案卷内目录”（见附件 10-2、10-3）。
第十一条 客户基本资料（档案）的管理
各分、支行（部）要建立各自的客户资料卷（或称客户档案），入专柜集中管理，并建立借阅手续归档范围见附件 1。分、支行
（部）负责客户资料的收集和信息更新工作。
第六章 授信档案的管理
第十二条 授信档案是指已结清授信的文件材料，经过整理立卷形成的档案。其保管期限划分为：
（一） 依据授信的偿还期限，将授信档案的保管期限划分为五年期、二十年期和永久三种，其中：五年期：一般适用于授信期限在 1 年以内（含 1 年）的短期授信，结清后原则上再保管 5 年，主要包括短期单笔贷款、承兑汇票、承兑汇票贴现、贸易融资、按年度审核的授信额度等；二十年期：一般适用于授信期限在 1 年以上的中、长期授信，按揭授信，结清后原则上再保管 20 年，主要包括中长期贷款及房地产开发贷款等；永久：按照总行办公室的相关规定执行。
（二） 风险审批档案和保全尽职调查档案的保管期限原则上比照该笔授信业务档案的保管期限。
（三） 保全清收、核销、不良划转档案的保管期限于不良授信结清（核销、划转）后原则上再保管 20 年。
（四） 授信档案的保管期限自授信结清（核销）后的第二年起计算。
（五） 信用审查委员会及资产处置委员会的会议材料保管二十年。
第十三条 特殊资产管理部经办人员和分、支行（部）客户经理要在授信结清后 5 个工作日内将该笔授信的“授信偿还/结清通知书”移交给部门和分、支行（部）授信档案员，分、支行（部）授信档案员接到通知书后 15 个工作日内完成该笔授信文件的立卷保管工作。
第十四条 档号的编制
（一）按照档号顺序将永久、二十年、五年期案卷分别保管。（二）区别不同期限分别编制案卷目录备查。
第十五条 档案的销毁
保存到期的五年、二十年期授信档案由总行运营管理部（或分、支行）编制拟销毁清单并形成正式的“授信档案销毁清单”
（见附件 11），由各自负责人在正式清单上审批签字后才能销毁。
第七章 授信档案的保管与押品的出入库管理
第十六条 保管授信档案应有专用的库房和装具。库房应有余量，并做好防盗、防火、防霉、防尘、防鼠、防虫、防水、防光等工作。押品权属证书必须放置在金库或保险箱（柜）中保管。
第十七条 押品出入库管理种类主要分为临时出库、重新入库一类和置换出库、置换入库一类。如遇授信展期、重新办理抵质押品登记或冻结手续、按揭贷款抵质押登记备案进窗、债权、债务重组及法律诉讼等特殊情况确需借出或置换存放在总行的押品，必须由分、支行（部）经办客户经理在抵质押品管理系统中申请临时出库或置换出库。具体操作请按照风险管理部下发的《授信业务处理操作手册》执行。临时出库和置换出库业务一般借期不得超过一个月。如遇跨周末或节假日等特殊情况，押品保管部门应采取措施，确保押品权属证书的安全。押品权属证书重新入库和置换入库时，押品保管员需认真核对无误并及时办理入库手续。
第十八条 授信二级文件和档案原则上不办理借出，如遇审计、稽核等情况确需借出或调阅原件，必须填制“授信文件（档案）借阅申请表”（见附件 3-1），经借阅部门负责人及分、支行（部）负责人签批同意，并在“授信文件（档案）借阅登记簿”
（见附件 3-2）上进行登记后方能办理。
第十九条 各类外审机构利用授信档案需由对口业务部门介绍，一般仅限于在行内查阅，由对口业务部门档案员陪同并代为履行借阅登记手续。
第二十条 对“授信文件（档案）借阅申请表”审批手续不符合规定的，档案保管人员有权拒绝提供。应严格执行申请表批准的利用方式与利用范围，不得随意扩大范围、内容及改变利用方式。档案保管部门对授信文件（档案）借阅申请表及借阅登记簿应妥善保管，按年度装订成册。
第二十一条 借阅人对借出的押品权属证书、授信二级文件、档案必须妥善保管，确保其安全及保密。借阅期间不得对卷内文件、档案及移交清单进行勾划、涂改、抽页或损毁。一经发现，将视情节轻重对责任人给予行政处分，直至移送司法机关追究法律责任。
第二十二条 授信档案员对归还的授信文件、档案应严格检验，杜绝损毁、涂改、抽页、串换及丢失授信文件、档案现象的发生。
第八章 附 则
第二十三条 本办法由银行股份有限公司运营管理部负责解释、补充、修改。
第二十四条 本办法自印发之日起执行。
附件：1．各类授信文件移交归档范围
2．银行股份有限公司放贷中心代保管抵（质）押物品收据
3-1．授信文件（档案）借阅申请表
3-2．授信文件（档案）借阅登记簿
4-1．授信偿还/结清通知书
4-2．授信保全通知书
5-1-1．授信文件移交清单
5-1-2．风险审批文件移交清单
5-1-3．不良资产文件移交清单
5-1-4．保全清收文件移交清单
5-1-5．后续文件移交清单（之 ）
5-1-6．保全尽职调查文件移交清单
5-2-1．授信业务文件卷登录卡
5-2-2．风险审批文件卷登录卡
5-2-3．保全尽职调查文件卷登录卡
6．要件缺失认定表
7-1．信审会会议材料移交清单
7-2．信审会会议材料案卷目录
7-3．信审会会议材料卷内文件目录
8-1．资产处置会议材料移交清单
8-2．资产处置会议材料案卷目录
8-3．资产处置会议材料卷内文件目录
9．核销档案移交清单
10-1．不良划转档案移交清单
10-2．不良划转档案案卷目录
10-3．不良划转档案卷内目录
11．授信档案销毁清单
附件 1
各类授信文件移交归档范围
一级文件
一、 授信偿还/结清通知书
二、 代保管抵质押品收据（借款人签收联）三、本/外币存单四、银行本票
五、银行承兑汇票六、公司股票/股权七、政府和公司债券八、备用信用证九、保险批单十、提货单
十一、收费权/经营权权利证明十二、产权证或他项权利证书十三、抵押登记证明
十四、其他抵（质）押物物权凭证二级文件
一、风险审批档案归档范围
（一）授信审批文件
1、 审报表
2、 尽职调查报告3、分、支行（部）初审意见报告
4、 项目申报材料（指支行上报总部的项目材料）
5、 要求补充材料的通知
6、 分、支行（部）补报材料
7、 其他有关文件
（二）信用审查委员会会议文件
1、 授信审批人对项目的审查意见
2、 信用审查委员会大额手续审批记录及意见书（或信审会会议纪要或评审意见的其它材料）和风控委相关批复意见书
3、 初审及复审表
4、 其他有关文件
5、 委员签到表
6、 会议纪要
二、授信档案归档范围
（一）单笔贷款
1、 借款合同及公证书（如有）
2、 借款保证合同及公证书（如有）
3、 借款抵（质）押合同
4、 借款展期合同（如有）
5、 借款补充合同（如有）
7、 贷款到期通知书（如有）
8、 贷款催收通知书（如有）
9、 企业（股东会）董事会借款决议书10、企业（股东会）董事会借款授权委托书
11、 保证人企业同意担保的（股东会）董事会决议（授权书）
12、 保证人承诺函
13、 贷款审批表
14、 贷款分协议（如有）
15、 贷款协议生效通知书 （如有）
16、 贷款展期申请
17、 展期批复
18、 借款人申请贷款的有关资料
19、 与借款人会议纪要（如有）
20、 与借款人一般往来函件（如有）
21、 抵、质押品评估报告
22、 贷前调查报告
23、 贷后检查（跟踪）报告
24、 贷款展期调查报告（如有）
25、 项目工程进度报告（如有）
26、 项目工程竣工报告（如有）
27、 贷款总协议及修改文件（如有）
28、 借款借据
29、 还本付息凭证
30、 客户商务合同复印件
31、 一些大型项目还应提供项目可行性研究报告、国家有权部门批复文件、资金来源落实的证明文件及其他配套条件的落实情况的证明文件等
32、 银行放款凭证
33、 与保证人或抵押人的会议纪要（如有）
34、 与保证人的一般往来函件 （如有）
35、 其他有关文件
36、 放款通知书
37、 发放材料补充通知书（如有）
38、 抵质押声明
（二）授信额度
1、 信用审查委员会大额手续审批记录及意见书（或信审会会议纪要或评审意见的其它材料）和风控委相关批复意见书
2、 授信额度分配通知（如有）
3、 其他有关文件
4、 个人循环授信审批表
（三）承兑汇票
1、 商业汇票承兑协议
2、 保证合同（见授信额度卷）
3、 抵、质押合同（见授信额度卷）
4、 商业汇票承兑调查报告
5、 承兑申请书
6、 客户购销合同复印件
7、 增值税发票复印件
8、 清分资料
9、 其他有关文件
（四）承兑汇票贴现
1、 承兑汇票贴现协议
2、 贴现凭证
3、 承兑汇票复印件
4、 承兑汇票贴现申请书
5、 出票行证实书
6、 购销合同复印件
7、 增值税发票复印件
8、 贴现申请人的法人资格证明文件
9、 其他有关文件
10、 清分资料
（五）贸易融资及保函
1、 贸易融资及保函额度协议
2、 保证合同（见授信额度卷）
3、 抵、质押合同（见授信额度卷）
4、 贸易融资及保函额度评审表
5、 评审报告
6、 贸易融资及保函额度申请书 7、借款凭证（出口打包贷款）
8、 到期通知书
9、 催收通知书
10、 律师催收函
11、 其他有关文件
三、保全档案归档范围
（一）保全清收文件
1、部门间移交文件
（1） 转保全通知书
（2） 不良资产客户移交表
（3） 单笔不良资产移交表
（4） 不良资产档案移交清单
（5） 单笔不良资产移交报告
（6） 重要提示
（7） 其他有关文件
2、 从授信业务部门接收的原授信文件
3、 清收产生的文件
（1） 项目清收保全方案
（2） 项目清收保全签报
（3） 保全/诉讼审批表
（4） 评审意见/评审表
（5） 清收保全资产情况报告/清收保全结果报告
（6） 资产评估报告
（7） 企业对方案处置股东会决议
（8） 董事会决议及授权书
（9） 债务人财务报表
（10） 会计师事务所或审计师事务所对企业财务评估审查报告材料
（11） 律师事务所出具的法律意见书
（12） 企业的还款计划
（13） 起诉书
（14） 法院的判决书、裁定书或调解书
（15） 和解协议有关材料
（16） 执行申请书
（17） 企业破产申请报告
（18） 债权凭证
（19） 委托代理协议/风险代理协议
（20） 中止执行通知书
（21） 执行终止裁定书
（22） 执行和解的合同及协议
（23） 有关会谈纪要和会议纪要
（24） 清收中重要信息资料，如照片、录音、录像带等
（25） 清收台账
（26） 其他有关文件
（二）尽职调查文件
1、 以物抵债项目归档清单
（1） 总行批文
（2） 尽职调查报告
（3） 以物抵债申请报告及附件
（4） 经抵债人和我行经办单位签字盖章的抵债资产清单（5）资产评估报告
（6）其他有关文件
2、 抵债资产处置项目归档清单
（1） 总行批文
（2） 尽职调查报告
（3） 抵债资产处置申请报告及附件
（4） 处置过程中的所有重要会谈记录
（5） 有关处置的公告材料复印件
（6） 其他有关文件
3、 投资资产处置项目归档清单
（1）对外转让类
A 总行批文
B 尽职调查报告
C 投资及自办经济实体处置申请报告及附件
D 其它有关文件
（2）解散注销、撤销变现、吊销变现类
A 总行批文
B 尽职调查报告
C 资产处置申请报告及附件
D 实物资产、债权资产、股权资产和无形资产权属证明的复印件
E 其它有关文件
（3）境外机构的投资及自办经济实体和境内机构在境外的投资及自办经济实体处置应根据企业注册地、投资机构为发生地的法律、惯例、监管要求及其他实际情况，比照一、二款的规定
报送有关材料，如境外机构无法提供有关资料，应具实说明情况。
4、 减免息项目归档清单
（1） 总行批文
（2） 尽职调查报告
（3） 《关于减免ＸＸ企业表外应收未收利息的申请报告》及附件
（4） 贷款的最近一次清分资料
（5） 其他有关文件
（三）资产处置委员会会议文件
1、 委员签到表
2、 会议纪要
3、 会议签报
4、 会议议题
5、 表决单
6、 资产处置项目尽职材料
7、 其他有关文件
（四）不良划转文件
1、 申报材料
2、 债权转让协议
3、 最终责任认定文件
4、 责任人处理文件
5、 项目档案移交清单 6、划转处置审批材料
7、内部管理材料 8、其他有关文件
四、客户档案归档范围
（一） 借款人/保证人已经年检的营业执照复印件
（二） 借款人/保证人法人代码证复印件、税务登记证
（三） 借款人/保证人近三年和最近一期经年审的财务报表
（四） 借款人/保证人已经年检的贷款证（卡）复印件
（五） 借款人资本金到位情况的证明（验资报告等）
（六） 借款人公司章程及成立批复、批准证书
（七） 借款人/保证人信用评级基本情况表
（八） 借款人风险度评定表
（九） 股东会（董事会）同意担保或抵、质押决议和授权书
（十） 全体股东（董事）名单及签字样本
（十一） 企业法定代表人的身份证或护照复印件
（十二） 借款人/保证人的开户情况
（十三） 上市公司、三资企业需提供经审计的年报
（十四） 其他有关文件

－29－
附件
2-1
银行股份有限公司运营管理部
放贷中心代保管抵（质）押物品收据年 月 日
借款人名称：

借款人合同编号：

贷款金额：

贷款到期日：

代保管物品名称

数量
评估(票面)价值
设定抵(质)押值
抵(质)押凭证号码
抵押到期日

代保管物品入库记录

入库日期：

经办行名称：

放贷中心(公章)
经办人：
负责人：
年 月 日
经办行送交人签名：

代保管物品出库(调阅)记录

出库日期：

经办行名称：

出库物品名称
编号
数量
经办行批准人签字：

经办人：
放贷中心责任人：
放贷中心公章：
年 月 日
经办人签名：
年
月 日
2-2
银行股份有限公司 分行
支行代保管抵（质）押物品收据年 月 日
借款人名称：

借款人合同编号：

贷款金额：

贷款到期日：

代保管物品名称

数量
评估(票面)价值
设定抵(质)押值
抵(质)押凭证号码
抵押到期日

代保管物品入库记录

入库日期：

经办行名称：

放贷部门(公章)
经办人：
负责人：
年 月 日
经办行送交人签名：

代保管物品出库(调阅)记录

出库日期：

经办行名称：

出库物品名称
编号
数量
经办行批准人签字：

经办人：
放贷部门责任人：
放贷部门公章：
年 月 日
经办人签名：
年
月 日
3-1
授信文件（档案）借阅申请表申请日期：
借阅部门：
借阅人：
批准人：
利用方式：1、借出 2、复印 3、摘录 4、浏览 5、其他
申请系统授权：1、查看原文 2、下载原文
文档类型：1、押品权属证书 2、二级文件 3、结清档案
借阅内容

借阅目的
1、审计、稽核 2、法律诉讼 3、授信展期
4、其他（请注明）
文件（档案）管理部门经办人：
批准人：
备注：
3-2
授信文件（档案）借阅登记簿
借阅部门：
借阅人：
联系电话：
文本:1、正本 2、副本 3、复印件 4、电子文本

借阅日期：
应还日期：
续借记录：
利用效果

归还日期：
保管部门签收：

4-1
授信偿还/结清通知书填制单位： 编号：
借款人名称：
借款合同号：

抵（质）押合同号：

币种： 贷币单位：
发放总金额：
本次偿还金额：
结清总金额：
结清日期：
会计部门业务公章
年
月
日
情况说明：
业务经办部门公章

年 月
日
4-2
授信转保全通知书填制单位： 编号：
借款人名称：
借款合同号：

转保全日期：
转保全金额：
币种： 货币单位：

业务经办人员：
业务经办部门负责人：
业务经办部门公章：
年
月
日

－35－
附件
项目号：
借款人名称：
5-1-1
授信文件移交清单填报单位：
移交人：
接收人：
借款人名称：
授信起止日期：
一级授信文件清单
页数
名
称
编号
数量
文本
移交日期
备注
代保管抵质押品资料收据
授信结清通知书
单
级授信文件清
二
页数
名
称
编号
数量
文本
移交日期
备注
总分数：
授信金额： 担保方式：
移交记录接收人：
5-1-2
风险审批文件移交清单
移交人： 接收人：
申报单位：
授信金额：
批复日期：
级授信文件清单
二
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日期
备注

总份数：移交记录接收人：
5-1-3
不良资产文件移交清单
移交人： 接收人：
授信起止日期：
授信金额：
担保方式：
间移交文件清单
部门
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日期
备注
授信转保全通知书
不良资产客户移交表
单笔不良资产移交表
不良资产档案移交清单
单笔不良资产移交报告
重要提示
其他有关文件
一
级授信文件清
单
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日期
备注
代保管抵质押品收据
授信结清通知书
级授信文件清
单
二
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日期
备注

总份数：移交记录接收人：

移交人：
移交日期：
－41－
附件
5-1-4
保全清收文件移交清单
移交人： 接收人：
授信起止日期
：
授信金额
：
担保方式
：
一级
授信文件清单
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日
期
备注
代保管抵质押品资料收据
授信结清通知书
二级
授信文件清单
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日
期
备注

总份数：
5-1-5
后续文件移交清单（之 ）
项目号：
移交人：
接收人：
借款人
名称
：
授信起止日期
：
授信金额
：
担保方式
：
一级
授信文件清单
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日
期
备注
授信文件清单
二级
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日
期
备注

总份数：
注：（之）括号内填写该移交清单的序号；一、二级文件代码均承接上一张移交清单。
移交记录
移交人： 接收人：移交日期：
5-1-6
保全尽职调查文件移交清单
项目号：
移交人：
接收人：
：
项目名称
申报单位：
：
处置类别
批复结论：
授信文件清单
二级
页数
名
称
编号
文本
数量
移交日
期
备注
总份数：

－45－
附件 5-2-3
授信业务文件卷登录卡授信年度：
序号
项目号
借款人名称
项目名称
授信起止日期
卷内件数
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

－41－
风险审批文件卷登录卡批复年度：
序号
项目号
借款人名称
项目名称
申报单位
批复日期
卷内件数
备注
1

2

3

4

5

6

7