银行审计部文件收发管理办法模版.doc

xx银行审计部文件收发管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据xx银行关于文书处理的有关规定，结合审计部实际情况，特制订本办法。
第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，外部监管单位函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条 审计部各类文件(党支部和行政)统一由综合管理组（处）归口管理。
第二章 收文管理
第四条 公文的签收
一、审计部所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
二、对上级发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级，并登记差错文件的文号。
第五条　公文的编号保管
一、收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
二、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条 公文的阅批与分转
　　一、凡正式文件均需由审计部领导根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送部门其他领导和承办职能组（处）阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
二、为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到部门其他领导和承办组（处），如关系到两个以上职能组（处）的，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条 文件的传阅与催办。
一、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
二、阅读文件应严格控制时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"收发员应责成有关职能组（处）和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
三、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
四、文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
五、综合管理组（处）对文件负有催办检查督促的责任，承办职能组（处）接到文件、函电应立即责成专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合管理组（处）同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
第三章 发文的管理
第八条 发文的规定
一、审计部上报、下发正式文件的权力分别总经理和综合管理组（处），其他职能组（处）、个人一律不得自行向上、向下发送正式文件（经总经理授权的除外）。
二、对审计部门影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条 发文的范围：
一、凡是以审计部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。
二、综合管理组（处）下发文件主要用于：
1.公布审计部制订的各项规章制度；
2.转发上级、外部监管单位文件或根据上级、外部监管单位文件精神制订的文件；
3.发布项目审计报告、审计意见书、审计简报、风险提示等；
4.发布有关奖惩决定和通报；
5.其他有关重大事项。
二、审计部上行文、外发文主要用于：
1.对董事会、内部审计委员会、监事会及高级管理层、外部监管单位呈报、请示报告、处理决定；
2.日常管理、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各职能组（处）书面或口头自行通知执行，一般不用发文；
3.各职能组（处）如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以以各职能组（处）用《工作简讯》发会议纪要。
第四章 发文程序与要求
第十条　发文程序规定：
一、各职能组（处）需要发文，应事先向综合管理组（处）提出申请；
二、 综合管理组（处）审核报审计部领导同意发文后，主办职能组（处）应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；
三、草拟文稿必须从审计部角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确；详细写明文件标题、发送范围、拟稿单位与拟稿人、标定日期和密级等；
四、综合管理组（处）应根据上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；
五、经综合管理组（处）审查修改后的文稿，送审计部领导核稿(对文稿内容、质量负责)；
六、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；
七、经审计部领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号发送。
第五章 文件的借阅和清退
第十一条 各职能组（处）有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本职能组（处）负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或审计部总经理同意后方可借阅。
第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条 综合管理组（处）收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第六章 文件的立卷与归档
第十四条 文件的归档范围：
一、凡下列文件统一分别由综合管理组（处）收发员(文书)负责归档：
1.上级、外部监管单位来文，包括对报告、申请的批复、指导意见、通知等；
2.党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言及各种会议记录等；
3.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及审计部在会上汇报表言材料等；
7.上级领导、外部监管单位来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；
8.反映审计部管理活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；
9.审计部日志和大事记；
10.审计部向上级请示批复的文件及上报的有关材料；
11.其他需立卷存档资料；
二、各职能组（处）日常工作中形成的活动资料，由各职能组（处）负责立卷归档。
三、项目审计实施中涉及的审计通知书、审计报告、审计意见书、整改报告等文件，按项目档案管理要求，由项目组按项目进行立卷归档。
第十五条 立卷要求
一、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
二、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
四、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
第七章 文件的销毁
第十六条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合管理组（处）应定期清理造册，并按总行有关规定，办理申请销毁手续。
第十七条 经审核同意销毁的文件，收发员(文书)应做好登记、清册工作，并将清单及相关情况上报审计部领导审核。部门领导审核通过后，由收发员(文书)将相关清单及待销毁文件交由xx银行办公室统一销毁，并办好相关交接手续。
第八章 附则
第十八条  本办法由总行审计部负责解释和修订。
第十九条 本办法2012年1月1日起施行。

附件：1.收文登记簿
2.发文登记簿
3.文件/档案借阅登记簿
4.档案目录
5.文件/档案交接登记簿
6.文件/档案销毁移交登记表
附件1：收文登记簿
xx银行审计部收文登记簿
序号
发文单位
文号
文件标题
发文时间
收文时间
登记人

附件2：发文登记簿
xx银行审计部发文登记簿
序号
发文单位
收文单位
文号
文件标题
发文时间
收文人
登记人

附件3：文件/档案借阅登记簿
xx银行审计部文件/档案借阅登记簿
序号
借阅文件/档案名称
文号
借阅日期
借阅人
保管人
审批人
归还日期
归还人
收件人

附件4：档案目录
xx银行审计部档案目录
序号
文号
题名
责任人
日期
张号

附件5：文件/档案交接登记簿
xx银行审计部文件/档案交接登记簿
序号
文件/档案名称
交接日期
移交人
接交人
监交人

附件6：文件/档案销毁移交登记表
xx银行审计部文件/档案销毁移交登记表
序号
文号
销毁文件/档案名称
建档时间
登记人
审批人
接交人
监交人

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