公文礼仪培训策划书.docx

云南大学化学科学与工程学院

公文礼仪培训

策划书

主办单位：共青团云南大学化学科学与工程学院委员会
承办单位：云南大学化工学院团委学生会办公室

目录
一、 活动主题········································1
二、 活动背景········································1
三、 活动目的········································1
四、 活动对象········································1
五、 活动时间········································2
六、 活动地点········································2
七、 活动组织单位····································2
八、 活动流程
（一） 前期准备··································2
（二） 当日流程··································3
（三） 后期处理··································5
九、 物资准备········································6
十、 应急安排········································6
十一、 经费预算····································8
十二、 附件········································8

一、 活动主题
培养优秀干部，打造校园精英，构建和谐校园。
二、 活动背景
开学之后，化学科学与工程学院的各学生组织都注入了2014级的新鲜血液，各个部门的各项日常工作都将步入正轨。为使2014级新进学生干事能够较快地投入到部门日常工作中，提高化工学院团委学生会、青年志愿者协会、化学营地等学生组织的整体公文礼仪素质，化工学院团委学生会办公室有目的、有计划地为2014级新干事组织了一次公文礼仪培训。
三、 活动目的
1、 提高我院学生干部队伍的整体素质，让我院每一位学生干事成为一名优秀的学生干部；
2、 不仅让新干事了解如何写日常公文，而且针对以往我们老干部在日常工作中公文写作中出现的错误，提升干部的写作能力，使学生干部掌握基本的公文写作技巧；
3、 为2014级新干事提供一条了解部门日常工作的途径，勉励大学生在校期间能用更多的知识来弥补人生阅历的不足，增加大学生对未来的信心。
四、 活动对象
化工学院团委学生会2014级新进干事
青年志愿者协会2014级新进干事
化学营地2014级新进干事
五、 活动时间（暂定）
2014年9月20日 14:00——18:00
六、 活动地点
化工学院报告厅
七、 活动组织单位
主办：共青团云南大学化学科学与工程学院委员会
承办：云南大学化工学院团委学生会办公室
协办：云南大学化工学院团委学生会外联部
八、 活动流程
（一） 前期准备
时间
人员安排
工作安排
备注
9月8日
全体办公室成员
安排培训主持人、主讲人

9月9日
外联部成员
确定参会人数以及通讯方式

9月10日
杨胜发、杨瑞晨
培训材料审核
报张从海老师处审核
孙康、周琨
报告厅申请
需要多媒体设备

9月19日
明映菊
座位安排表的制定

杨胜发、杨瑞晨、孙康、周琨
背签的制作与粘贴

9月13日
办公室全体成员
主持稿、主讲稿的终审
终稿需报呈张从海老师
办公室、外联部全体成员
彩排
从入场到善后工作全程
9月14日
明映菊、孙康
结业证书的制作

外联部全体成员
向参会部门负责人发送邀请短信
短信样本：附件一
9月19日
办公室、外联部全体成员
准备会议以及会场布置

（二） 当日流程
时间
人员安排
工作安排
备注
10：30
外联部全体成员
最后一次与相关部门确认会议时间、地点等
短信样本：附件二
10:30
张振祥
音响、投影设备的检查调试

11:00
主持人、主讲人
麦克风试音

11:00-12:00
办公室、外联部全体成员
会场最后检查确认

13:00
全体工作人员
全体工作人员到位
新闻中心到位
13:30
引导人员
引导参会人员入场

14:00——17:00
主持人
致开场词，介绍到场嘉宾

主讲人1
介绍团学基本常识

主持人
感谢主讲人对团学知识的介绍

主讲人2
介绍常见公文类型及写作技巧

主持人
感谢主讲人

主讲人3
介绍基本礼仪常识

主持人
请张从海老师致辞并颁发结业证书

17:30
张从海与全体工作人员
全体合影留念

17：40
全体工作人员
会场的清理工作

（三） 后期处理
时间
人员安排
工作安排
备注
9月21日
明映菊
物资结算表的核查与上交

外联部全体人员
向各个部门发送感谢信并收集反馈意见
短信样本：
附件三
杨瑞晨
向新闻中心收集会议中的照片

办公室全体成员
召开工作总结会议

九、 物资准备
名称
数量（单位）
用途
矿泉水
1（箱）
供嘉宾饮用
团徽
130（枚）
供学员使用
主持稿
2（份）
供主持人使用一份，备用一份
主讲稿
6（份）
供3位主讲人使用及备用
背签
32（张）
确认16个部门的位置
结业证书
130（张）
学员培训证明
笔
5（支）
填写结业证书
院旗
1（面）
布置会场
U盘
2（个）
准备相关资料
笔记本电脑
2（台）
供主讲人使用
音乐
10（首）
会前播放
十、 应急方案
1、 出现问题：主持人的主持稿丢失或主讲人的ppt损坏 
解决方案：使用备份的主持稿或备份的ppt。 
2、 出现问题：会议期间课室突然停电。 
解决方案： 停电期间，由总负责人维持好现场秩序。若五分钟内没有来电，由总负责人宣布会议改期，时间地点另行通知，并由杨胜发和杨瑞晨指挥与会人员安全有序离场。 
3.出现问题：主持人临时因故不能出席会议。 
解决方案：由另一名主持人主持会议。 
4.出现问题：与会人员因故不能出席会议
解决方案：需要请假的与会人员需要事先发飞信告知跟进其部门的小秘，各小秘把名单交给主要负责人。
 5.出现问题：会议过程中有人身体极度不适，不能继续参与会议。
解决方案：由维护秩序的工作人员将其送去校医室。  
6.出现问题：会议过程中个别人员因故需提早离场。 
解决方案：跟工作人员说明原因 ，并安静地离场。
 7.出现问题：秘书处工作人员若因故不能进行所负责的工作 。
解决方案：需提前告知总负责人，由总负责人安排其他工作人员代其为负责。
8.出现问题：会议过程中与会人员交头接耳，影响现场秩序。 
解决方案：由工作人员提醒，保持会场安静，维持会场秩序。 
9.出现问题：个别与会人员迟到。 
解决方案：由工作人员指引其从旁边过道安静到后座入座。 
10. 出现问题：会议当天突发暴雨等极端天气状况，导致会议无法如期召开。 
解决方案：由各联络员提前半小时发短信通知其跟进的部门。
十一、经费预算

名称
数量
单位
单价（元）
总价（元）
矿泉水
1
箱
20
20
打印文稿
60
份
0.5
30
结业证书
130
张
1
130
笔
5
支
2
10
团徽
130
个
0.75
97.5
合计
287.5
十二、附件
附件一：
各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。现有如下通知需向你部门传达，化工学院团委办公室将于2014年9月20日14:00在化工学院报告厅举行2014级新进干事公文礼仪培训，请你部门带队干部以及新进干事于9月20日13:30到场，请自备笔、纸以及饮用水。收到请回复，谢谢！
附件二：
各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。现有如下通知需向你部门传达，请你部门参加今天公文礼仪培训的干部干事于13:30准时到场。收到请回复，谢谢！
附件三：
各位化工学院XXXXX部干事们，你们好，我是化工学院团委学生会外联部干部XXX。感谢贵部门对本次公文礼仪培训的鼎力支持，使得本次培训圆满结束，我谨代表化工学院团委学生会办公室以及外联部对贵部门致以万分谢意！
附件四：
办公室工作人员联系方式：
杨胜发 18487282327
杨瑞晨 18725069907
孙康 13170614023
明映菊 18487151448
周琨 18388088425
2014年9月3日星期三