监理现场资料管理作业指导书.doc

目 录

1． 总则 （2）
2． 作业指导对象 （2）
3 现场内业资料管理工作依据 （2）
4． 现场内业资料管理作业手册 （3）
5． 常用质量记录 （8）
6． 附录 （9）

1． 总则
1.1 现场监理内业资料是项目实施过程中对工程监督管理的原始记录，对质量控制、投资控制、进度控制以及合同管理等所做工作的真实记录。这些资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，是一份工程项目竣工验收备案前必须审查的档案材料。也是监理工作中各项控制与管理工作的依据和凭证，反映了监理人员的素质和项目监理组的管理能力和管理水平，并可作为以后发生各类纠纷问题的原始依据。
1.2 项目监理组必须在总监负责下，配备现场专职或兼职工程资料管理人员负责收集、整理监理文件，对监理文件进行科学化、规范化管理，确保监理文件的完整性。
1.3 监理内业资料的管理应严格遵循公司质量手册及质量管理体系程序文件。
1.4 监理内业资料的管理应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于内业资料的保管和利用。
1.5 为保证现场内业资料的规范与科学管理、保存和利用，特制定本作业指导书。

2． 作业指导对象
本作业指导书适用于现场监理组总监及内业资料管理人员进行内业资料的管理工作。

3． 现场内业资料管理工作依据
3.1 质量体系程序文件《质量记录控制程序》（TJPM／B-2003-4.2）
3.2 《建设工程监理规程》

4. 现场内业资料管理作业手册
4.1 总监负责，明确要求，专人管理。监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。结合工程项目的实际情况，总监负责对外协调，明确要求，对其进行相应的检查。内业资料管理人员在总监的指令下，严格按照规范、政府、公司等有关资料管理的规定，对工程实施过程中产生的各类文件根据其特征、相互联系和保存价值分类整理，做到科学、合理、规范。
4.2 日常管理中几个重要环节。
4.2.1 建立监理内业资料台帐：
a） 根据公司质量管理体系程序文件中质量记录控制程序第3.2.3条设立总台帐，建立对应的文件夹，保证工程文件资料的完整性、准确性、系统性和可操作性。
b） 建立分台帐，即在每一个文件夹首页附一份卷内目录表（参考卷内目录表），明确每一文件夹内文件资料内容、责任人、日期等基本情况。
C） 监理内业资料总的台帐（即现场档案资料夹的编号）设立方法如下：
0.0 总目录
0.1 发文登记表（台帐）
0.2 收文登记表（台帐）
1.1 监理管理类文件：监理大纲、监理中标通知书、监理合同、监理登记证。
1.2 监理规划、细则。
1.3 监理基本资料：营业执照、资质证书、ISO证书；
总监任命书、总监代表授权委托书；
包括总监调换申报表、专业工程师调换备案表等。
监理人员相关证书：职称证、监理资格证、培训证、见证人员证、安全监理证等；
监理设备清单及相关设备检定证书等。
1.4 规范、法规性文件。
1.5 公司来文
2.1 工程开工/复工报审表、工程暂停令，附开工报告及相关资料。
2.2 施工组织设计（方案）报审表，附施组、方案、包括特殊工种工人的上岗证、设备检定证书等。
2.3 分包单位资格报审表，附分包单位资质材料及相关资料。
2.4 报验申请表（台帐）
2.4.1 报验申请表——测量
2.4.2 报验申请表——桩基
2.4.3 报验申请表——基础工程
2.4.4 报验申请表——主体结构
2.4.5 报验申请表——装饰工程
2.4.6 报验申请表——机电安装工程
2.4.7 报验申请表——
（根据工程规模、结构型式或分部、分项工程可单列、扩展）
2.5 工程款支付申请表/工程款支付证书
2.6 工程临时延期申请表/审批表/最终延期审批表
2.7 费用索赔申请表/审批表
2.8 工程材料/构配件/设备报审表（台帐）
2.8.1 工程材料/构配件/设备报审表——钢材（原材料）
2.8.2 工程材料/构配件/设备报审表——钢筋焊接
2.8.3 工程材料/构配件/设备报审表——水泥
2.8.4 工程材料/构配件/设备报审表——砂、石
2.8.5 工程材料/构配件/设备报审表——砼配合比
2.8.6 工程材料/构配件/设备报审表——砼试快
2.8.7 工程材料/构配件/设备报审表——防水材料
2.8.8 工程材料/构配件/设备报审表——
（根据工程规模、涉及的内容如分部、分项工程，可单列、扩展）
2.9 工程竣工报验单/竣工资料：验收报告、质量评估报告、
合格证明书、监理总结
2.10 施工进度计划报审表，附进度计划
2.11 工程质量问题（事故）报告/处理报审表
2.12 工程专项检测资料：桩的动测、桩的静载试验、钢结构焊缝检测、
幕墙三性检测、基坑开挖监测、
（若资料多，可扩展单列：2.12.1、2.12.2、……）
2.13 施工单位来文（综合）
3.1 监理工程师通知单/回复单
3.2 监理工作联系单
3.3 巡视旁站检查记录
3.4 监理日记
3.5 监理月报
3.6 会议纪要（例会）
3.7 专题会议纪要：设计交底、图纸会审、监理细则交底会、文明安全检查
（可扩展单列）
4.1 建设单位/上级主管部门来文，包括施工许可证
4.2 图纸/设计变更/技术变更（核定单）[台帐]
4.3 建设单位提供设备清单

5.1 来往文件流转夹
5.2 待处理文件夹

d） 台帐设立方式的几点说明：
● 每个文件夹（盒）都应有完整的“卷内目录”；
● 工程规模较小的，可将相邻的文件夹合二为一，但主体编号不能缺省，资料必须分列，且有明显分隔；
● “0.2收文登记表（台帐）”中可不包括“2.4”、“2.8”、“4.2”项；以及“5.1”、“5.2”；
● 对钢筋、水泥、砖、黄沙、商品砼等大量用材的施工试验文件材料可内容的联系性，或内容的多少组合归入文件夹或单独分列。参照：《钢筋送检一览表》、《钢筋焊接送检一览表》、《水泥送检一览表》、《砌筑材料送检一览表》、《砌筑砂浆使用情况一览表》、《混凝土试块抗压试验报告一览表》（分为桩基工程、基础及主体工程）；
其他如土基（回填土）压实度试验报告、粗骨、细骨料试验报告、防水卷材试验报告、混凝土配合比报告单和质量证明书等可视文件内容的量分类组卷建立文件夹，也可分别单独建立文件夹；
● 法规性文件应按工程需要，现场逐步购买添置配备，及时关注公司有关部门分发的“规章、规范等文件目录”，自行整理编制目录。文件书籍放在现场以供监理人员查阅学习，有关法规性文件也应由总监组织监理组内部流转审阅，然后归档，随时以供查阅；
作废文件应及时抽出，另外存放，编制目录，以保证现场使用文件的准确性、有效性；
● 图纸应建立监理内部目录（图纸目录模板，以供参考），在施工过程中设计单位或施工单位对新图纸的发放及图纸的设计变更应及时在目录中反映出来，让现场各专业监理工程师掌握最新版本的图纸。
还应建立《图纸收发登记簿》及《作废图纸登记簿》。新图纸、设计或施工变更应及时让各专业监理工程师流转、掌握。作废图纸应按专业单独存放，并列作废图纸目录。

4.2.2 按文件控制程序建立《文件发放登记表》、《收发文登记表》、《文件更改通知单》、《文件销毁登记表》、《文件借阅登记表》、《作废文件保留登记表》。每一份在监理服务过程中产生的文件应在上述各表分类登记；
4.2.3 做好监理资料的内部流转工作。资料管理人员在登记来往文件后，应在原始记录封面盖上流转章，交由总监理工程师审阅并签发至各专业监理工程师查阅并签字，应建立来往文件流转夹。对于某些文件还有待商议或缓签的，列入待检文件，应建立待检文件夹。对来往文件流转夹及待检文件夹，监理管理人员应及时查看，整理，归档；
4.2.4 所有监理服务过程中产生的文件、记录应按《文件控制程序》《质量记录控制程序》（TJPM/B-2002-4.2）的规定进行编号。资料管理人员应督促查验产生的文件、记录的完整性及有效性。对收集的材料逐件审核，分类整理，检查填写内容是否准确、清晰，签章手续是否完备，并可按竣工归档内容进行整理、剔除重复件、补齐缺件、裱糊小件；
4.2.5 监理资料管理贯穿于工程项目监理的全过程，要做到及时、真实、有序，还必须重视和了解对施工资料的监理。从第一次工地例会上就要强调工程资料的重要性，及时把监理规范中的施工阶段监理工作的基本表式提供给施工单
位，要交待有关施工报验工作的程序和基本条件及提供报验原件份数，坚持报验必须资料先行，各项施工资料必须真实、合格的原则。在施工过程中，加强与施工单位有关人员联系沟通，取得他们的密切配合，使信息资料及时传递；
4.2.6 资料管理人员应当协助总监将每天产生的各类文件及工程资料完在当日的监理日记收发文情况、原材料进场情况中填写登记。这样便于资料查验；
4.2.7 根据工程竣工后应向业主、城建档案管理机构及公司提交竣工监理文件的要求，预先对工程服务中产生的有关文件留存若干份原件；
4.2.8 动态管理，及时更新。
4.3 监理竣工资料的编制、验收、移交
4.3.1 根据上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定（沪规法［2002］287号）及建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001），明确建设单位、城建档案管理机构及公司对工程竣工档案的归档范围、编制质量要求，在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案向建设单位提交。
4.3.2 归档的工程文件应为原件。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。根据不同建设单位、城建档案管理机构对档案原件的要求，资料管理人员应在文件最初形成过程中确定原件份数（例：监理工程师通知单、监理工作联系单、监理月报、工程例会、监理细则、评估报告及监理总
结等），及要求施工单位提供原件份数（例：监理工程师通知回复单、工程报验申请表、工程材料/构配件/设备报审表等施工阶段监理基本表式），以备监理竣工档案均以原件编制组卷报送验收，也可减轻在竣工档案整理阶段大量复印及补齐工作。
4.3.3 编制好的监理竣工档案移交至建设单位和城建档案管理机构时，应填写《监理竣工档案报送表》（见表以供参考）。
4.3.4 建设工程（项目）监理竣工档案归档范围

顺序
归档内容
涉及
要素
建设单位
城建档案管理机构
公司
1
监理大纲
监D
★
★
★
2
监理合同
监D
★
★
★
3
监理规划
监D
★
★
★
4
监理细则
监D
★
★
★
5
工程开工/复工报审表
A1
★

★
6
施工进度计划报审表
A1(H)
☆

☆
7
施工组织设计（方案）报审表
A2
☆

★
8
分包单位资格报审表
A3
★

★
9
＿＿＿＿报验申请表
A4
☆

★
10
工程款支付申请表
A5
☆

☆
11
监理工程师通知回复单
A6
★
★
★
12
工程临时延期申请表
A7
☆

☆
13
费用索赔申请表
A8
☆

☆
14
工程材料/构配件/设备报审表
A9
☆

★
15
工程竣工报验单
A10
★

★
16
监理工程师通知单
B1
★
★
★
17
巡视旁站检查记录
B1(H)

☆
18
工程暂停令
B2
☆

☆
19
工程款支付证书
B3
☆

☆
20
工程临时延期审批表
B4
☆

☆
21
工程最终延期审批表
B5
☆

☆
22
费用索赔审批表
B6
☆

☆
23
监理工作联系单
C1
★
★
★
24
工程变更单
C2
★
☆
★
顺序
归档内容
涉及
要素
建设单位
城建档案管理机构
公司
25
工程质量问题（事故）报告单

☆
☆
☆
26
工程质量事故处理报审单

☆
☆
☆
27
会议记录（工程例会、协调会）
监I
★
★
★
28
专题报告　
监I
☆

☆
29
实测项目检查记录表

☆

☆
30
外观项目评分表

☆

☆
31
质量保证资料检查记录表

☆

☆
32
监理日记
监J

★
33
监理月报
监K
★
★
★
34
工程检测资料
监L

★
35
工程初验报告
监M
☆

☆
36
工程质量评估报告　
监M
★
★
★
37
监理工作总结
监M
★
★
★
38
其他

注：　　★　必须归档　　　　☆　视文件产生情况归档
另注：有些在工程监理过程中形成的原始记录附有大量的报审资料，如《施工组织设计（方案）报审表》、《＿＿＿报验申请表》、《工程材料/构配件/设备报审表》，这几项内容的后附资料（如施工组织设计、隐蔽工程验收记录、施工材料质量保证文件等）一般承包单位也应按规定在工程竣工后组卷提交给建设单位及档案管理机构，因此监理单位在提交至建设单位时只需提交各类报审表，建议在资料形成过程中要求承包单位提交双份报审表，以备竣工归档。如建设单位要求报审表中一定要后附内容，再复印提交。

5． 常用质量记录
《卷内目录》、《钢筋送检一览表》、《钢筋焊接送检一览表》、《水泥送检一览表》、《砌筑材料送检一览表》、《砌筑砂浆使用情况一览表》、《混凝土试块抗压（抗渗）试验报告一览表》、《图纸目录》、《建设工程监理竣工档案报送表》

6． 附录
6.1 《文件更改一览表》

卷 内 目 录
顺序号
文件

编号
责任

者
文 件 材 料 提 名
日

期
页

次
备

注

钢筋送检一览表
编号：
编号
生产厂家
规格
质保书编号
代表数量（t）
数组
送检日期
报告日期
报告编号
试验结果
备注

钢筋焊接送检一览表
编号：
编
号
生产厂家
规格
焊接方式
焊工
姓名
证书
编号
使用
部位
送检
组数
送检
日期
报告
日期
报告编号
试验
结果
备注

水泥送检一览表
编号：
编
号
生产厂家
品种标号
准用证
质保书编号
代表数量
（t）
组
数
送检
日期
试验
日期
报告
日期
报告编号
试验
结果
备注

砌筑材料送检一览表
编号：
编
号
生产厂家
规格
质保书
编号
代表数量
组数
送检日期
报告日期
报告编号
试验
结果

砌筑砂浆使用情况一览表
编号:
编号
工程部位
砂浆
品种
日期
平均强度
（Mpa）
达到设计强度
（%）
报告编号
备注
成型
试压

现场资料管理作业指导书 TJPM／C-2003-04

混凝土试块抗压（抗渗）强度试验试验统计表
序
号
试样记号
（工程部位）
设计强
度等级
成型日期
试验日期
报告编号
折合标
试块准
强度（Mpa）

达到设
计强度
（%）

图 纸 目 录
第 页共 页
项目名称

工程名称

专业

设计阶段

完成日期

序

号
图

号
修
改
版
次
图纸名称
图

幅
修改内容
修改来
文日期
备注
设计修
改通知
技术
核定单
修改
图纸

建设工程监理竣工档案报送表
建设单位
名称

上级主管部门

地址

邮 编

法人代表

电话

项目联系人

档案联系人

电话

地 址

工程概况
项目名称

建筑面积

项目地点

总投资

开工日期

档案验收日期

用地规划许可证

工程规划许可证

监理单位
名称

上级主管部门

地址

邮 编

法人代表

电话

项目联系人

档案联系人

电话

地 址

竣工档案内容：

建设监理咨询有限公司

年月日
工程竣工档案接受单位意见：

工程竣工档案接收单位盖章
年 月 日

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