酒店员工礼仪.doc
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(2)、从座位左侧离开;离开前从动作、语言向其表示示意,随后站起身来,动作轻缓,避免弄响座椅;离座后先采用基本站姿,站好再走; (3)、他人入座之后再入座,地位低于对方稍后离座,身份相似允许同时起身; (4)、公共场合,要想坐在别人身旁先求得对方首肯; (5)、以背部接近座椅 做法:先侧身走近座椅,背对其站立,右腿后退一点以确认座椅,然后随势坐下,可以一手扶把手 犯规的坐姿: (1)、双腿叉开过大或直伸出去(身前有桌子尽量不伸到外面去); (2)、架腿方式欠妥,如一条小腿架在另一大腿上,留出大空隙; (3)、将腿放在桌椅上或腿部抖动摇晃; (4)、脚跟接触地面,脚尖翘起或脚蹬踏他物,一般都要放在地上; (5)、以手触摸脚部,抚摸小腿或以脚自脱鞋袜; (6)、单手或双手放在身前桌下不允许; (7)、手部支于桌上,用双肘支在面前的桌子上,对同座之人不够礼貌; (8)、双手抱在腿上、将手夹在腿间或放在臀下; (9)、上身向前趴伏在桌椅上或本人大腿上,仅用于休息,在工作在不宜出现; (10)、头部靠于椅背或脚尖指向他人。 (11)、在室内,以朝南或对门的座位为尊位。 上身体位:头部抬直,看上去同地面垂直,低头办公,回答他人问题时务必抬起头来,与人交谈是可面向正前方或面部侧向对方,不准后脑勺对着对方,工作不应上身完全倚靠座椅背部。 手臂位置: 1、放在两条大腿上,双手各自扶平 2、放在一条大腿上,侧身与人交谈,双手叠放或相握自己所侧身的那条腿上 3、放在身前桌子上,双手平扶,相握叠放于桌上,或放在身旁的扶手上,侧身应双手相握,叠放在侧身一侧的扶手上; 4、放在皮包文件上,短裙女士面对男士而坐,将皮包、文件放在并拢的大腿上,双手或扶、叠、握在其上; 三、走姿(给人的感觉:愉悦) 行走时,上体要正直,身体重心略向前倾,头部要端正、颈要梗、双目平视前方、肩部放松、挺胸立腰,腹部略微上提,两臂自然前后摆动(摆动幅度为35厘米)左右,双臂外开不要超过30度,走时步伐要轻稳、雄健,女子要行如和风。两脚行走线迹应是正对前方成直线,不要两脚尖向内形成“内八字”或是“外八字”,步幅均匀、步速不要过快,行进间不能将手插在口袋里,也不能扒肩搭背、拉手搂腰。不跑动,相对而行,应主道让道,尽量走右边;相向而行,不抢道;穿行时,宾客之间在地方狭小的通道、过道或楼梯间谈话时,不能从中间穿行,应先道一声:“对不起,请让一下”,待对方挪动后再从侧面或背面通过。如果无意中碰撞了宾客,应主动表示道歉,说声:“对不起”方可离开,行走时不要碰撞酒店陈设或花木,超越客人时,要礼貌致歉。说声对不起;引领客人时,让客人、上级走在自己的右侧; 3人同行时,中间为上宾;在人行道让女士走在内侧,以便使她们有安全感;与上级、宾客相遇时,要点头示礼致意。 注意: (1)、男服务生110步/分;女服务生120步/分,较好的步速反映也服务员积极的工作态度,是客人乐于看到。 (2)、最佳步幅应为本人的一脚之长,男子每步约40厘米,女子每步约为35厘米; (3)、起步之时,身体须向前微倾,重心落在前脚掌上,并随脚步移动不断向前过渡; (4)、不可手插衣袋,尤其不可插裤袋,也不要叉腰,倒背着手; (5)、后退时扭头就走是失礼,面向他人先后退至少两三步、转体,步幅宜小,轻擦地面,转体时应身先头向。 (6)、两人或两人以上并排,以内为尊,以右为尊,以道路内侧为尊; (7)、三个人并排,由尊而卑依次居中、居右、居左; (8)、以前为尊,以后为卑,客人、女士、尊长在前;主人、男士、晚辈较低随后。 四、蹲姿 酒店员工在取低处物品或拾起在地上的东西时,不能撅臀部、弯上身、低垂头,而应采用适当的蹲姿。 正确的蹲姿:以一膝微屈为支撑点,将身体重心移此,另一腿屈膝,脚稍分开,站在东西旁边,而不要低头、弯背,将腰慢慢直下拿取物品,由于女员工多穿裙子,所以两腿要靠紧。 注意:(1)、不要突然下蹲,速度切勿过快; (2)、不要毫无遮掩,尤其是着裙装服务员; (3)、不要蹲着休息,对服务员来讲绝对不允许; (4)、不要方位失当,在服务对象旁下蹲,最好与之侧身相向; (5)、不要蹲在椅子上; (6)、不能距人过近,保持一定距离; 四、微笑 1、 纽约一家大酒店的人事主任曾经说过:“要是一个女孩子经常发出可 爱的微笑,那么,她就是小学程度我也乐聘用,要是一个哲学博士,老是摆个扑克牌的面孔,就是免费来我们酒店当服务员,我也不用” 2、 1930年在美国经济萧条严重的时期,希尔顿负债50亿美元。困难时 希尔顿充满信心对员工说“目前正值酒靠债度日时期,我决定强渡难关,我请各位记住,千万不可把愁云挂在脸上,无论客人本身遭遇的困难如何,希尔顿的服务员的微笑永远属于客人的阳光。”(微笑征服客人) 3、 有个法国旅游代表团,由于飞机误点,直到下午一点才到达上海虹桥 飞机场,饭也未来得及吃,加下旅途中的其他不顺当,全团就像一只快要爆炸的火药桶,大有一触即发之势。接待他们的是某酒店一位颇有经验的翻译人员,他意识到此时此地的任何解释无济于事,首要的是行动,友善的微笑必不可少。因此他立即将客人送回酒店用餐,要求餐厅尽量把饭菜做得精美可口一些,让客人吃好,休息好,加上热情微笑服务,美味可口的菜点,才平静客人的情绪。(微笑使客人满意) 4、 有一个西欧旅游团深夜到某酒店,由于事先联系不周,客房已告满, 只好委屈睡在大厅的临时加铺,全团扬言要检查每个房间,看是否真的无房。此时此刻,西装革履的客房经理出现在他们前面,面对客人的责问,他又微笑地耸着肩膀,表示元可奈何,爱莫能助。谁知这一笑更坏事,客人本来就住不到房间而满肚子气,又认为客房经理的笑是尖刻的讥笑,这批教养有素的西方客人竟愤怒地拍着桌子大声吼道“你再这样笑,我们就揍你。”(微笑要适宜) 5、微笑是万能的吗?对微笑和效率,顾客更需要哪个?如果顾客看到微笑的服务员拿出金额不符的账单,他是否会想“一张笑脸的背后”?如果顾客等候结账的时间已经超过5分钟,他对“对不起,请您稍等”的微笑会满意吗?离开了效率的微笑,已经失去了微笑的意义。 6、微笑不仅是一种仪表,一种职业需要,而且是员工对客服务心理的外在体现,同时也是客人对饭店服务形象最直观的第一印象,笑意写在脸上,客人挂在心上,是一种服务品质。 要求:微笑要亲切自然,不做作,嘴角含笑,嘴唇似闭非闭,不露到半牙为止,遇到客人3秒内必须微笑,与客人目光相遇应微笑致意,回答客人问题也要面带微笑。 五、称呼礼仪 A、 般习惯性称呼 称男性为“先生”,女性为“女士”;年龄大些的女士可称为“夫人”; B、 姓氏职务称呼 如“张书记”,“刘经理”。 六、致意礼仪 C、 点头礼 主要用于在同一场合已多次见面或者仅仅有一面之缘的朋友之间。路遇客人,一般可侧身止步让行,并点头微笑致意,这会使客人感觉到良好的服务态度和倍受尊重。 D、 注目礼 自然凝视对方,并随他们的行走而转移。不单独使用,而是与介绍、握手点头、举手等礼节同时使用, 双目凝视对方眼鼻之间部位预示良好的社交气氛; 双目凝视对方额头至两眼之间出现严肃社交气氛; 双目横过对方眼睛及下巴以下部位形成亲密气氛。 视线向上表现服从与任人摆布。 视线向下表现权威感和优越感, 视线水平表现客观和理智。 E、 鞠躬礼 取立正姿势,双目注视受礼者,面带微笑,然后使身体上部向前倾斜,视线也随鞠躬自然下垂。鞠躬分45度、30度、15度三种,角度越大,表示越谦恭,职位越低,年龄越轻,鞠躬时间越长,鞠躬次数越多,幅度越大。酒店服务中多有15度、45度为常用礼节。男服务员鞠躬时双手放在裤线的稍前方向;女服务员将两只手在身前轻轻搭在一起,面带微笑,动作不要太快,并自然说一些如“欢迎光临”、“再见”等 D、握手礼 标准的握手方式是:握手时,两人相距约一步,上身稍前倾,伸出右手,四指并齐,拇指张开,两人的手掌与地面垂直相握,握住手指部分,并用力要轻,略微上下摆动二三秒为宜,握手时注视对方,微笑致意,不可目光他顾,一般加适当的问候语“见到您真高兴!”“您好!”“再会”等。 一般来说,握手的基本规则是:上级在先,长辈在先,女士在 先;而下级、晚辈、男士、客人应先问候,见对方伸出手后,再伸手与之握手,在上级、长辈面前不可先伸手。若一人与多人握手时,最有礼貌的顺序应该是:先上级、后下级、先长辈、后晚辈、先主人、后客人、先女士、后男士。若男女初次见面,女方可以不与男方伸手,互致点头礼即可;若接待来宾,不论男、女主人都要主动伸手表示欢迎,男主人也可对宾先伸手表示欢迎;若一方忽略了握手的先后次序,先伸出了手,对方应立即回握,在餐旅行业中,应以客人先伸手为准,服务人员不得先伸手与客人握手。多人同时握手时,要注意别人握完再握手,不可交叉握手。握手时不能戴手套(女士是允许的)男士之间握得较紧较久,但不能用力太大,男士与女士握得不宜太紧太久。在双手右手握住后,一般左手再搭在对方伸过来的右手上,此外,握手后切忌用手帕擦手。 F、 合十礼 朋友相见,双手合十,稍稍低头,互相问好,晚辈向长辈行礼,双手合十举过前额,长辈要回礼以表示接受对方的行礼。年纪大的或地位高的人还礼时双手可不过胸。行礼时双手举得越高表示越尊敬对方。 七、应答礼节 是指和客人交谈,一问一答,解决客人问题时,首先必须按规范站立,不准依靠各种物体,双目注视对方,集中精神停止其它工作;其次要仔细耐心地倾听客人的谈话内容,必要时作好记录,以示尊重客人,没听清楚时,应说:“对不起,请您再说一遍。”简短的回答客人问题,讲话时,语气温和,音量适中,不要抢话,让对方把话说完,回答对方问话,一定要实事求是,知道多少说多少,当不清楚准确的答案或超越自己权限时,应道歉及时向同事打听清楚或者请示上级及有关部门,再答复客人。禁止说否定语,也不可凭想象,与客人交谈时,应保持一步半的距离。 注意: (1)、态度诚恳,开诚布公,不能自以为是,高人一等; (2)、言谈过程中,多用平视的目光语,注视对方的眼鼻之间,切忌东张西望、翻阅书报、似听非听,随意打呵欠,伸懒腰或不时看钟表,在与人交谈时,将头垂下是一种消极的人体信号,缺乏兴趣的行为;当双方缄默不语或别人失言时不应再看着对方 ; (3)、尽量回避别人不愿谈及的事或容易引起悲伤的事,无意涉及某些话题刺伤对方应立即道歉; (4)、不应随便议论长者、名人的私生活; (5)、轻易打断对方的讲话或随意插话,是听者的忌讳; 八、迎送礼仪 当宾客到达时,服务员应热情、主动的迎接,面带微笑,并致以恰当的问候语,当宾客离开时,服务人员应面带微笑,目送客人,并致以恰当的道别语,重要客人应组织迎送队伍,提前恭候,夹道迎送,面带微笑,鼓掌致意。 九、递送物品规范 递送笔给客人时,并将笔尖朝向自己,递送名片时,应将名片正面朝向对方,双手递给对方,不方便双手也要采用右手,递送菜单一般站在客人座位的左侧点头微笑双手递上,右手在上,左手在下,打开菜单的第一页递给女宾或长者。递送尖物如刀应刃内向, 十、操作礼节 操作注意事项: 1、不准大声喧哗、聚堆闲聊 ; 2、进房后不准关门,离开时必须关门3、不准翻阅客人书刊、杂志、信件;4、不准动用客人物品; 5、不准吃客人的食品; 6、不讲有损酒店形象的语言; 7、不讲粗言恶语,使用蔑视污辱性语言 8、严禁与客人乱开玩笑、打闹或取外号; 9、在宾客面前应禁止各种不文明的举动,如:吸烟、吃零食、掏鼻孔、剔牙齿、挖耳朵、打嗝、打喷嚏、打哈欠、抓头搔痒、搓汗垢、修指、伸懒腰等,即是在不得已的情况下也应尽力采取措施掩饰或回避; 10、在上班工作前,不要吃带有强烈异味的葱、蒜、韭菜等。在现场服务过程,绝对不能抽烟、喝酒和吃东西; 11、服务员在工作时,应保持室内安静,说话声音要轻,不在宾客面前大声喧哗、打闹、吹口哨、唱小调。走路脚步要轻,操作动作要轻,取放物品要轻,避免发出响声。(这就是我们酒店行业在所说的“三轻”); 12、对容貌体态奇特或穿着奇装异服的宾客,切忌交头接耳议论或指手划脚,更不许围观,听到宾客的方言土语认为好笑时,不能模仿讥笑。对身体有缺陷或病态的宾客,应热情关心,周到服务,不能有任何嫌弃的表情和动作。 14、不轻易接受宾客赠送的礼品,如出现不收可能失礼时应表示深切谢意,礼品收下后及时交领导处理; 15、不要随意打听宾客的年龄、职务、家属、小孩、工资收入等其他私事,特别是不要随意询问女宾客的情况。也不要轻易向宾客了解随身的服装、金银首饰及贵重用品的价格、产地、对宾客的物品不要表露喜爱或羡慕,以免产生误会。 十一、示意规范 要求:一般用右手,四指并拢,大指自然张开,手掌平伸,掌心向上,指示相应的人、物和方向。 十三、介绍礼节 在正式场合介绍两人互相认识的规则是:先把年轻人介绍给年长的人,先把男子介绍给女子(如果男子职务比女子高,则应先把女子介绍给男子),先把下级介绍给上级,先把客人介绍给主人,以便主人更好地接待客人。 在介绍过程中,先提某人的名字是对他的一种敬意,这是一条放之四海而皆准的通则。比如,要在宴会上把一姓王的男子介绍给一位姓李的女子。可以这样介绍:“李小姐,让我把王先生介绍给你,好吗?”然后就给双方作介绍:“李小姐,这们是荆都大酒店的王先生,王先生,这位是我的同事李丽小姐。” 十四、使用名片礼仪 1、递名片。事先将名片准备好,放在上衣口袋里,一到时机就双手递上。递名片时应用诚挚的语调说得:“这是我的名片,以后多联系”、“这是我的名片,以后请多关照”。倘若一次同许多人交换名片,并且都是初交,那么最好依照座次来交换;向他人索要名片,不要直截了当,最好是含蓄的向对方仔细地询问姓名、单位、地址、电话等等,如果愿意的话,一定会送给你,“如果没有什么不便,能否请您留一张名片给我?” 2、接名片。对方双手递过名片来时,立即放下手中的事,双手接过,仔细地阅读一遍,绝不要一眼不看就藏起来。有看不明白之处可向对方请教,对方一定会很高兴地告诉你,可感叹地说道:“哦,荆都大酒店的财务部经理+经理呀!”注意不要把人家的姓名和职务都读错了。接过名片后应该立即把自己的名片送给对方,如果自己没有带,那么跟人家解释:“对不起,我没带名片。”然后招呼对方,并把名片慎重地放入上衣口袋,名片放在桌上时,切忌随手乱丢或在上面压上杯子、文件夹等东西,那是不礼貌的表现。 3、 本称名片为名刺,交换名片时一般是右手送自己的名片,左手接对方的 名片。已接受对方名片,然后到处寻找自己的名片,被认为是失礼的。错把别人的名片送给对方则是严重失礼。另外,日本人交换名片时,忌讳从屁股后兜里掏或装入,这是对人不敬的严重失礼之举。 十五、乘车礼仪 吉普车 副驾驶座为上座,由尊而卑为后排右座,后排左座; 乘座四排或四排座以上的中型或大型轿车,以前排,即驾驶员身后的第一排为尊,其它各排座位由前而依次递减,由尊至卑由前而后,自右而左; 双排座轿车 1、由专职司机驾驶 由尊至卑的顺序为后排右边、后排左边、后排中间、副驾驶座; 2、车主亲自驾驶 由尊至卑的顺序为副驾驶座;后排右边、后排左边、后排中间。 副驾驶座从理论上讲这一置安全系数最低,一般由陪同、秘书、翻译、警卫乘座;社交活动中妇女、儿童不合适。 主人亲自驾车,若一个人乘车必须坐在副驾驶座,多人必须推举一人就座副驾驶座; 尊者先上车,最后下车;卑者最后登车,最先下车。上车时,低位者应让尊者由右边上车,然后再从车后绕到左边上车。 临窗座位为上座,临通道为下座;与行驶方向相同为上座,与其相反为下座。 进车 下车 十六、敬烟礼仪 1、 烟缸要及时递到执烟者手中,有二、三个烟头就要及时调换。换烟缸即 要礼貌又要有技巧,用一只清洁的烟缸盖住脏烟缸,把清洁的烟缸和脏烟缸都拿走,取掉脏烟缸,把清洁的烟缸放回桌上; 2、 用火柴点烟的时候,将火柴点燃一会儿再及时递过去,一根火柴只限一 人,为第三个点香烟时,一定要另划一根火柴,用打火机的时候,要斜递过去,火焰调节要适中,应熄灭后再重新打一次。 十七、着装礼仪(“男穿牌子、女穿样子”) (1) 穿着西装时上衣要拆除左袖口商标、纯羊毛标志,坐着的时候,可解开衣扣(防走样),站起来之后,尤其面对他人之时,衣服要扣上; (2) 扣法:单排两粒,只系上边那粒,双排扣一律都扣; 单排三粒,系上边两粒或单系中间; 单排穿西装背心最下边一般不系,双排式西装穿背心一律都扣。 (3)穿西装最好不内穿羊毛衫,如穿只允许单色薄型“V”字领,不要同时穿多件; (4)衬衫标准穿法:衬衫之内不穿棉纺、毛织背心内衣; (5)直接穿长袖衬衫打领带参加正式活动不合乎礼仪规范,在办公室可以暂时脱下; (6)最美观的做法是衬衫袖口露出西服1厘米; (7)未打领带领扣通常不系,领带结大小与衣领大小形成正比,打好后领带尖盖住皮带扣,并不是非要用领带夹,位置在七粒扣从上向下数的第四至第五粒扣之间,不宜处于外人视野之内,而“一拉得”领带不适合正式商务活动切勿使领带多于三种颜色; (8)牛皮鞋与西服最般配; (9)全身上下应该保持三种色彩之内(三一律:公文包、鞋子、腰带色彩相同); (10) 标准西裤长度为裤长盖住皮鞋,忌西服配便鞋,无论如何不要在正式场合穿一双白色运动袜; (11)在正式场合中无论室内外女士均或戴帽,(室内的交际场合男士不能戴帽子和手套,向人致意时应把帽子取下以示对他人的尊重)但帽檐不能过宽,穿裙子时应配穿长统或连裤丝裤,袜口不得短于裙摆边,穿套裙时不能穿布鞋; (12)、穿短袖衫下摆不塞裤内,长裤不要卷起,任何情况下不穿短裤参加涉外活动。 十八、 个人举止十忌 忌一在众人之中,应力求避免从身体内发出的各种异常的声音。咳嗽、打喷嚏、打哈欠等均应侧身掩面再为之。 忌二公共场所不得用手抓挠身体的任何部位。文雅起见,最好不当众抓耳搔腮、挖耳鼻、揉眼搓泥垢,也不可随意剔牙、修剪指甲、梳理头发。若身体不适非做不可,则应去洗手间完成。 忌三公开露面前,须把衣裤整理好。尤其是出洗手间时,你的样子最好与进去时保持一样,或更好才行,边走边扣扣子、边拉拉链、擦手甩水都是失礼的。 忌四参加正式活动前,不宜吃带有强烈刺激性气味的食物(如葱蒜、韭菜、洋葱等),以免因口腔异味而引起交往对象的不悦甚至反感。 忌五在公共声所里,高声谈笑、大呼小叫是一种极不文明的行为,应避免。在人群集中的地方特别要求交谈者加倍地低声细语,声音的大小以不引起他人注意为宜。 忌六对陌生人不要盯视或评头论足。当他人作私人谈话时,不可接近之。他人需要自已帮助时,要尽力而为。见别人有不幸之事,不可有嘲笑、起哄之举动。自已的行动妨碍了他人应致歉,得到别人的帮助应立即道谢。 忌七在人来人往的公共场所最好不要吃东西,更不要出于友好逼着在场的人非尝一尝你吃的东西不可,爱吃零食者,在公共场所为了维护自已的美好形象,一定要有所克制。 忌八感冒或其他传染病患者应避免参加各种公共场所的活动,以免将病毒传染给他人,影响他人的身体健康。 忌九对一切公共活动场所的规则都应无条件地遵守与服从,这是最起码的公德观念。不随地吐痰,不随手乱扔烟头及其他废物。非吐非扔不可,那就必须等找到污物桶后再行动。 忌十在大庭广众之下,不要趴在或坐在桌上,也不要在他人面前躺在沙发里。起路脚步要放轻,不要走得咚咚作响,遇到急事时,不要急不择路,慌张奔跑。 这些不利自已又有妨他人的行为举止,除令人望而生厌外,还从根本上与良好的个人礼仪相悖。因此,在日常生活中我们不应等闲视之。 十九、就餐举止十忌 其一忌是在用餐时口中或体内发出巨大的声响; 其二忌是在用餐时整理自已的衣饰,或是化妆、补妆; 其三忌是在用餐期间吸烟; 其四忌是再三劝说别人饮酒,甚至起身向别人灌酒; 其五忌是用自已的餐具为别人夹菜、舀汤或选取其他食物; 其六忌是乱挑、翻拣菜肴或其他食物; 其七忌是用餐具对着别人指指点点,或者把餐具相互敲打,搞得铿锵作响; 其八忌是直接以手取用不宜用手取用的菜肴或其他食物; 其九忌是毫无遮掩地当众剔牙; 其十忌是随口乱吐嘴里的不宜下咽之物。 二十、化妆礼仪 化妆、补妆与使用梳子梳理头发一样修饰避人,不宜装入衣袋之中,梳子随身携带的梳子,最好是置于上衣口袋之中,保持它的清洁与卫生,千万不要用手指替代梳子,当众去抓自己的头发或用其他物品替代;在工作岗位上,皮鞋不允许一时一刻使之蒙尘无光,而是要努力使之油光可鉴,使用擦鞋器擦鞋应回避他人,在外人眼前尤其不要用手指、纸张、手帕等擦皮鞋。 二十一、手机、呼机使用礼仪 (1) 外出时呼机放置的最佳位置是公文包或上衣口袋,切勿挂在衣内的腰带上; (2) 接到传呼后应不超过5分钟与对方联络,若通话应寻找无人处; (3) 不应打探他人手机、呼机号码,更不能不负责任转告,不宜随便告之于他人的手机号码; (4) 客机上应关闭手机、呼机,否则所发出的电子讯号会干扰飞机导航系统; (5) 医院里、加油站不准开启手机,呼机,否则酿成火灾,影响医疗设备正常使用; 二十二、上下楼梯礼仪 (1)、上下楼梯时遵循右上右下的原则,不准并排; (2)、陪同引导时,应上下楼梯先行在前,除此之外,一般情况下上楼尊者、妇女、客人在前,下楼时尊者、妇女、客人在后; (3)、不在楼梯休息,与人交流,或慢慢悠悠行进。 三十三、电话礼仪 作为现代通讯工具的电话,由于具有传递迅速,使用方便和效率高的特点,已成为重要的社会交往方式。如果缺乏使用电话的常识与素养,不懂得打电话的礼仪规范要求,往往会影响工作任务的完成,甚至会使本单位的良好形象受到损害。因此,重视电话礼仪十分重要。 专业电话沟通技巧之一:打电话 第一阶段,打招呼 1、 听到电话铃声,要立即接电话,电话铃声不应超过三声,左手拿起听筒,简单问候,迅速报出本部门名称及本人姓名,如:“您好,++部。”以免对方是误打,或再次询问而浪费时间。 2、 面带微笑,语调柔和,让客人从你的声音中体会到你的亲切。 3、 嘴唇与话筒距离是2厘米,自然发声,说话清晰,发音准确。 4、 问清对方姓名,事由,以正确的姓名及衔称呼对方,适时使用敬语,如“谢谢/对不起/请原谅/好的,++。” 5、 使用合适的招呼语:“早上好”,“下午好”,“晚上好”,或“您好 6、 “喂”、“什么事”等,都是不恰当,应显出我们的礼貌和专业性。 7、 无论对方是谁,他可能是公司的职员,你的好朋友,或是公司的高级经理,公司的客户等,你都要让对方感到他得到友好的接待。 第二阶段:专心聆听并提供帮助 1、 放下手头任何事情,左手拿听筒,右手做好记录准备,专心致志地听对方讲的事情。 2、 不要在接听电话的同时,做任何其他事情,如打字、阅读资料等,不要让任何事情分散你的注意力,否则是很不礼貌的,对方也很容易觉察到你的心不在焉。 3、 如果电话要找的人不在或正在忙着其他事情不能抽身,不要只告并对方不在,或正忙,要告诉对方您想怎样帮助对方,让对方感到你乐于帮助他的诚意。如:“对不起,陈先生现在正在接另一个电话/陈先生出去一会儿,请问我可以帮你留言吗/我可以让他打电话找你吗/您可以过五分钟后再打来吗/如果你愿意的话,请留下你的姓名和电话号码,我让他打电话给你,你看行吗?”等。 4、 以请求或委婉的语气,不要以要求的方式让对方提供信息。不要说“你叫什么名字?”或“你的电话号码是什么?”要说:“请问我可以知道你的名字吗?”“王先生有你的电话号码吗?”。 5、 传接电话过程中,要捂住话筒,使对方听不到这边的其他声音。 电话留言技巧: 1、 电话旁边时刻准备好记录工具,如记录纸、笔、常用电话号码等。 2、 记录时,一边记录一边重复,尤其涉及到数字、日期、时间和资料,或需要转达对方讲话内容时,记录遵循6种原则即何时、何地、何人、何事、何因、如何等。准确完整地记下通话要点。 3、 仔细听讲,不打断对方讲话,不可因不专心而要求对方重讲一次。 4、 对方讲完后予以确认,并把所讲的内容简略复述一遍。 5、 重复和确认是电话沟通中非常重要的技巧之一,他可以避免误会,或不致遗漏重要的信息等。 转电话技巧: 1、 果需要转电话,要向对方说明原因:“对不起,这里是++部,王先生在营销部,请稍等,我帮你把电话转过去。” 2、 需要转电话时,请对方稍等片刻,然后拨号,接通后,告诉对方“请说话”如遇占线,应向对方致歉,接线员应说:“对不起,占线,请稍等(或请等一会再打来)”或把有关的办事机构的电话号码提供给对方。 电话聆听技巧: 1、 在整个电话沟通过程中,克制和耐心是必不可少的。不要受到客人情绪的影响,客人生气,是对情况生气,不要引伸到个人,不要想到对方对个人有成见,你要成就并显示你的专业性。 2、 要培养以下习惯:a、赞同对方;b、在电话沟通过程中尽量使用对方的语言;c、多赞扬对方,如赞扬对方的判断力好等。 3、 要机智、并成为一个好倾听者,有技巧地显示你对对方的兴趣:a、不要显出不耐烦;b、不要打断对方说话;c、不要帮对方说完句子;d、不要没有听完就匆忙下结论;e、与对方相呼应,用“聆听嗓音”等表示我们在专心聆听。 回答问题技巧: 1、 负责地回答所有问题,如遇不清楚的事情,或说其大意,或请了解情况的人接电话,回答问题不能含糊不清。 2、 自己不了解情况,无法转达对方的电话内容,可跟对方说:“我不了解具体情况,过后我再给他回电话,您看可以吗?” 3、 假如你是职员,对方找的是你的经理,刚好又不在,最好说:“对不起,经理不在,请问您是哪一位?需要留话吗?”而不要先问对方是谁,然后再告诉他经理不在,以免给人造成实际上是在的,而不愿意接他的电话的误会,一般来说,结束谈话,致告别语是由打电话一方提出来的,如对方是长辈、上级、外宾或女性,应听到对方放下话筒才挂电话。 4、 需要适当的人处理某事时,要告诉对方你会将此事转告给适当的人来处理,或让处理该事的人打电话给他,如:“这事由 刘先生负责,如果需要的话,我帮您转达好吗?/这事由刘先生负责,如果您愿意,我会转告他,让他给您回电话。” 5、 如需对方等较长时间,应明确告知对方需要等候的时限,并建议对方稍等一会儿,或是过后回电话给他,如:“对不起,张先生正在——可以请您等几分钟吗?/过几分钟,我打电话给您好吗?” 6、 接打错的电话时,要婉转对待,谦恭有礼的告知对方拨错了电话,不可流露愠怒的声调。如:“这里是++部,请问您要哪里?”请对方需要查查是否拨错了他想要的那个号码,不可突出“您拨错了”,而应说:“这里是++部,我们这里没有++部,您确认您拨的号码对吗?” 7、 如两部电话同时响,先接其中一个,向对方致歉,请其稍等一下,迅速接另一个电话,如:“对不起,请稍等。” 8、 接电话者根据不同情况使用下列文明用语,如:“您好,请讲”“请稍等”“对不起,他刚走开,请问有什么事可转达?”切忌用“喂,你找谁?你在哪里?”“不知道!”“等一会儿!”(语气不耐烦)等不规范用语 9、 帮对方找人时,不可挂断电话。 第三阶段:结束电话 1、 在通话结束,要让对方感觉到你非常乐意帮忙,表示谢意并道“再见”;要等对方放下话筒后,再轻轻放下话筒,还有什么可能帮到您的?——陈先生,谢谢您的来电,再见!“ 2、 在对方还在说话时就挂断电话很不礼貌的。 专业电话沟通技巧之二:打电话 第一阶段:打电话前的准备事项 准备事项 准备目的 确认对方的电话号码,单位及姓名 1、时间和金钱的浪费; 2、为能准确无误地与对方通话。 记下要办事情的次序 1、为使通话简明扼要; 2、为避免遗漏要点。 备好必要的文件和材料 1、为使对方在通话中不等候自己; 2、为做到准确传达信息; 3、防止浪费时间和金钱。 打长途时,事先要准备好有关资料 为了节省通话时间 第二阶段:打招呼 1、 左手拿话筒,右手拨号,电话接通后,简单问候对方,立即报出本部和自己的姓名。如:“您好,++部。” 2、 电话拨通后,确认对方身份,如果对方不告诉姓名时,应说:“请问您是++公司的吗?” 3、 将自己的姓名、单位告诉对方,可说:“您好,我是++公司财务部陈先生。” 4、 如果打给电话对方的总机,需转分机的,总机接线员就应说:“您好,(岗位名)”或加上“请问要哪里。”你就礼貌地说:“请转(部门)分机(或部门名称)”请求对方把电话转接要找的办事单位的人员。“对不起,请转++部陈先生。” 5、 打电话的人说:“请问++在吗?”切忌说:“你是谁?叫++接电话!”等不礼貌用语。 6、 如发现你拨通的号码不是想要的号码,马上查问号码,询问不可粗暴,如:“对不起,请问您的电话号码是++吗?”发现明显不符,礼貌的做法是发自内心地进行道歉,如:“对不起,电话打错了,打扰您了。”默不作声就放下电话会使对方不快,受扰者体谅地说“没关系”或“不要紧”。 7、 在给身份地位高的人打电话时,直呼其名是失礼的,应说:“您好,我是++公司销售部的陈先生,跟王先生因合作推广贵公司产品事情想通电话,不知是否方便?” 8、 如不指定找某人,最好以请求的方式巧妙说自己的愿望,如:“我希望了解有关++情况,/请帮我为++预订。” 第三阶段:讲述事由 1、 讲述事由要简明扼要,声音和蔼,遵守5W原则“when、where、who、what、why、how(时间、地点、事件、原因、- 配套讲稿:
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